上海大型會議管理辦法一、總則（一）目的為了加強上海大型會議的規(guī)范管理，提高會議組織效率和質(zhì)量，確保會議活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于在上海舉辦的各類大型會議，包括但不限于政府部門組織的重要會議、企事業(yè)單位召開的大型業(yè)務(wù)會議、行業(yè)協(xié)會舉辦的專業(yè)研討會等。（三）基本原則1.合法性原則：會議的組織和實施必須符合國家法律法規(guī)以及上海市的相關(guān)規(guī)定。2.安全第一原則：確保會議期間參會人員的人身安全、財產(chǎn)安全以及會議場所的安全。3.高效有序原則：優(yōu)化會議流程，合理安排會議時間、場地和人員，提高會議效率。4.節(jié)儉務(wù)實原則：倡導(dǎo)節(jié)儉辦會，反對鋪張浪費，注重會議實際效果。二、會議籌備（一）會議計劃1.需求調(diào)研：主辦單位應(yīng)提前進行會議需求調(diào)研，明確會議主題、目的、規(guī)模、議程、時間、地點等基本要素。2.計劃制定：根據(jù)調(diào)研結(jié)果，制定詳細的會議計劃，包括會議籌備時間表、任務(wù)分工表等，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）會議審批1.審批流程：按照上海市相關(guān)規(guī)定和本單位的審批程序，對會議計劃進行審批。涉及重要事項或跨部門的會議，需經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)。2.審批內(nèi)容：主要審查會議的必要性、可行性、合法性、安全性以及經(jīng)費預(yù)算等。（三）會議組織架構(gòu)1.成立籌備小組：根據(jù)會議規(guī)模和復(fù)雜程度，成立由主辦單位相關(guān)人員組成的會議籌備小組，負責(zé)會議的具體籌備工作。2.職責(zé)分工：明確籌備小組各成員的職責(zé)，包括會議策劃、組織協(xié)調(diào)、場地布置、資料準(zhǔn)備、后勤保障、安全保衛(wèi)等。（四）會議場地與設(shè)施1.場地選擇：根據(jù)會議規(guī)模和需求，選擇合適的會議場地。場地應(yīng)具備良好的交通條件、安全設(shè)施、通訊設(shè)備和餐飲住宿條件等。2.設(shè)施設(shè)備檢查：提前對會議場地的設(shè)施設(shè)備進行檢查和調(diào)試，確保正常運行。如音響、燈光、投影儀、網(wǎng)絡(luò)等。（五）會議資料準(zhǔn)備1.資料內(nèi)容：準(zhǔn)備會議相關(guān)的資料，包括會議議程、會議手冊、發(fā)言稿、匯報材料、宣傳資料等。2.資料審核：對資料進行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、符合會議主題和要求。（六）會議通知與報名1.通知發(fā)布：提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程、報名方式等信息。通知應(yīng)采用多種渠道發(fā)布，如郵件、短信、網(wǎng)站公告等。2.報名管理：建立報名系統(tǒng)，對參會人員的報名信息進行收集、整理和審核。及時確認參會人員的報名情況，并做好相關(guān)統(tǒng)計工作。（七）會議經(jīng)費預(yù)算與管理1.預(yù)算編制：根據(jù)會議計劃，編制詳細的會議經(jīng)費預(yù)算，包括場地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲住宿、交通接送、專家費用、宣傳推廣等各項費用。2.經(jīng)費審批：將會議經(jīng)費預(yù)算報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，嚴格控制經(jīng)費支出。3.經(jīng)費管理：設(shè)立專門的賬戶，對會議經(jīng)費進行獨立核算和管理。嚴格執(zhí)行財務(wù)制度，確保經(jīng)費使用合法、合規(guī)、透明。三、會議實施（一）會議報到1.報到時間與地點：在會議通知中明確報到時間和地點，安排專人負責(zé)報到工作。2.報到流程：對參會人員進行身份驗證、資料發(fā)放、住宿安排等工作，確保報到工作順利進行。（二）會議接待1.接待標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)會議規(guī)格和參會人員情況，制定合理的接待標(biāo)準(zhǔn)，包括餐飲、住宿、交通等方面。2.接待安排：安排專人負責(zé)會議期間的接待工作，為參會人員提供熱情、周到的服務(wù)。（三）會議議程執(zhí)行1.主持人職責(zé)：明確會議主持人的職責(zé)，確保會議按照議程有序進行。主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員積極發(fā)言，維護會議秩序。2.發(fā)言要求：對參會人員的發(fā)言進行規(guī)范，要求發(fā)言內(nèi)容緊扣會議主題，觀點明確，語言簡潔。3.會議記錄：安排專人負責(zé)會議記錄，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、討論情況和決議事項等。會議記錄應(yīng)及時整理，形成會議紀要。（四）會議安全保障1.安全制度制定：制定會議安全管理制度，明確安全責(zé)任和防范措施。2.安全檢查：在會議前對會議場地進行全面的安全檢查，包括消防設(shè)施、電氣設(shè)備、疏散通道等，確保安全無隱患。3.人員安全管理：加強對參會人員和工作人員的安全教育，提高安全意識。會議期間安排專人負責(zé)安全保衛(wèi)工作，維護會議秩序，防止發(fā)生安全事故。（五）會議后勤保障1.餐飲服務(wù)：提供符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和會議要求的餐飲服務(wù)，合理安排餐飲時間和菜品。2.住宿服務(wù)：確保參會人員的住宿條件舒適、安全，及時解決住宿過程中出現(xiàn)的問題。3.交通服務(wù)：根據(jù)參會人員的需求，合理安排交通接送車輛，確保交通順暢。（六）會議宣傳與推廣1.宣傳方案制定：根據(jù)會議主題和目標(biāo)受眾，制定會議宣傳方案，明確宣傳渠道、宣傳內(nèi)容和宣傳時間。2.宣傳實施：通過多種渠道進行會議宣傳，如網(wǎng)站、社交媒體、新聞媒體等，提高會議的知名度和影響力。四、會議結(jié)束（一）會議總結(jié)1.總結(jié)內(nèi)容：會議結(jié)束后，主辦單位應(yīng)及時對會議進行總結(jié)，包括會議成果、經(jīng)驗教訓(xùn)、存在問題等。2.總結(jié)報告：撰寫會議總結(jié)報告，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為今后會議組織工作的參考。（二）會議資料歸檔1.資料收集：收集會議期間形成的各類資料，包括會議通知、報名信息、會議議程、會議手冊、發(fā)言稿、會議記錄、會議紀要、宣傳資料等。2.資料整理與歸檔：對收集到的資料進行整理和分類，按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存，以便日后查閱和參考。（三）會議經(jīng)費結(jié)算1.費用核算：對會議經(jīng)費的支出進行核算，確保經(jīng)費使用符合預(yù)算要求。2.報銷結(jié)算：按照財務(wù)制度辦理會議經(jīng)費的報銷結(jié)算手續(xù)，提供相關(guān)票據(jù)和憑證。（四）參會人員反饋收集1.反饋方式：通過問卷調(diào)查、意見箱、座談會等方式，收集參會人員對會議組織、內(nèi)容、服務(wù)等方面的反饋意見。2.反饋處理：對參會人員的反饋意見進行認真分析和處理，及時回復(fù)處理結(jié)果，并將處理情況作為改進會議組織工作的重要依據(jù)。五、監(jiān)督與評估（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：主辦單位應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對會議籌備和實施過程進行全程監(jiān)督，確保各項工作符合規(guī)定和要求。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、相關(guān)職能部門以及社會公眾的監(jiān)督，對提出的意見和建議及時進行整改。（二）評估指標(biāo)1.會議組織指標(biāo)：包括會議籌備時間、任務(wù)完成情況、會議流程合理性等。2.會議效果指標(biāo)：如參會人員滿意度、會議達成的目標(biāo)、產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益等。3.會議安全指標(biāo)：安全事故發(fā)生率、安全制度執(zhí)行情況等。4.會議成本指標(biāo)：經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況、成本控制效果等。（三）評估方法1.問卷調(diào)查：在會議結(jié)束后，向參會人員發(fā)放問卷調(diào)查，了解他們對會議的評價和意見。2.數(shù)據(jù)分析：對會議相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析，如參會人數(shù)、發(fā)言次數(shù)、決議事項執(zhí)行情況等，評估會議效果。3.實地考察：對會議場地、設(shè)施設(shè)備等進行實地考察，檢查會議籌備和實施過程中的各項工作落實情況。（四）評估結(jié)果應(yīng)用1.總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)：根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)會議組織工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的會議組織提供參考。2.改進工作措施：針對評估中發(fā)現(xiàn)的問題，制定改進