視頻會議管理辦法意見一、總則（一）目的為規(guī)范公司視頻會議的組織與管理，提高會議效率，降低溝通成本，確保視頻會議的順利進(jìn)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部合作伙伴之間通過視頻會議系統(tǒng)進(jìn)行的各類會議活動。（三）基本原則1.高效便捷原則：充分利用視頻會議系統(tǒng)，簡化會議流程，提高信息傳遞和溝通效率。2.規(guī)范有序原則：明確視頻會議的組織、操作、管理等各環(huán)節(jié)的規(guī)范和要求，確保會議有序進(jìn)行。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，保障視頻會議信息的安全與保密。二、會議組織（一）會議發(fā)起1.各部門如需召開視頻會議，應(yīng)提前填寫《視頻會議申請表》，明確會議主題、時間、參與人員范圍、會議議程等內(nèi)容。2.會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，確保會議必要性和相關(guān)信息的準(zhǔn)確性，審核通過后提交至行政部門。（二）會議通知1.行政部門收到《視頻會議申請表》后，負(fù)責(zé)根據(jù)會議發(fā)起部門的要求，及時通過郵件、即時通訊工具等方式向參會人員發(fā)送會議通知。2.會議通知應(yīng)包含會議主題、時間、地點（視頻會議系統(tǒng)接入地址）、參與人員、會議議程等詳細(xì)信息，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。（三）會議準(zhǔn)備1.會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)提前準(zhǔn)備會議所需的資料，如PPT、文檔等，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.行政部門協(xié)助會議發(fā)起部門進(jìn)行視頻會議系統(tǒng)的調(diào)試和測試，確保會議當(dāng)天系統(tǒng)運(yùn)行正常，畫面清晰、聲音流暢。3.對于涉及重要決策或機(jī)密信息的視頻會議，會議發(fā)起部門應(yīng)提前與行政部門溝通，采取必要的安全保密措施，如設(shè)置會議密碼、限制參會人員權(quán)限等。三、會議操作（一）參會人員要求1.參會人員應(yīng)提前10分鐘登錄視頻會議系統(tǒng)，檢查設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)連接情況，確保能夠正常參會。2.參會人員應(yīng)保持良好的會議秩序，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，避免在會議期間接聽電話或進(jìn)行其他與會議無關(guān)的操作。3.參會人員應(yīng)著裝整潔得體，言行舉止符合公司禮儀規(guī)范，尊重他人發(fā)言，積極參與會議討論。（二）會議主持1.視頻會議應(yīng)指定一名主持人，負(fù)責(zé)會議的組織、引導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作。主持人一般由會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)人或其指定人員擔(dān)任。2.主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，掌握會議時間進(jìn)度，確保會議按照預(yù)定議程順利進(jìn)行。3.在會議過程中，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員積極發(fā)言，控制討論節(jié)奏，避免出現(xiàn)跑題、爭吵等情況。對于偏離主題的發(fā)言，主持人應(yīng)及時進(jìn)行引導(dǎo)和糾正。（三）會議記錄1.對于重要的視頻會議，應(yīng)安排專人進(jìn)行會議記錄。會議記錄人員可以由會議發(fā)起部門指定，也可以由行政部門協(xié)助安排。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、發(fā)言要點、討論結(jié)果、決議事項等。記錄內(nèi)容應(yīng)盡量采用原話記錄，確保信息的真實性和準(zhǔn)確性。3.會議記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議記錄，并發(fā)送給參會人員進(jìn)行確認(rèn)。對于需要形成會議紀(jì)要的，應(yīng)按照公司公文格式要求進(jìn)行撰寫，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)布。四、會議管理（一）會議考勤1.行政部門負(fù)責(zé)對視頻會議的參會人員進(jìn)行考勤記錄?？记谟涗洃?yīng)包括參會人員姓名、部門、是否按時參會等信息。2.對于未按時參會的人員，行政部門應(yīng)及時與相關(guān)人員聯(lián)系，了解原因，并將情況反饋給會議發(fā)起部門。3.會議發(fā)起部門可根據(jù)會議考勤情況，對無故缺席會議的人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰，如納入績效考核、進(jìn)行通報批評等。（二）會議質(zhì)量評估1.會議結(jié)束后，行政部門應(yīng)通過問卷調(diào)查、面談等方式收集參會人員對視頻會議質(zhì)量的反饋意見。反饋意見應(yīng)包括會議組織、設(shè)備運(yùn)行、溝通效果等方面的評價和建議。2.行政部門根據(jù)收集到的反饋意見，對視頻會議的質(zhì)量進(jìn)行評估分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。3.對于視頻會議中出現(xiàn)的問題，如設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)中斷等，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員。同時，應(yīng)建立問題臺賬，跟蹤問題解決情況，避免類似問題再次發(fā)生。（三）會議資料歸檔1.會議結(jié)束后，會議發(fā)起部門應(yīng)及時將會議相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括會議申請表、會議通知、會議記錄、會議紀(jì)要、會議資料（PPT、文檔等）等。2.會議資料的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，確保資料的完整性和可查閱性。3.行政部門負(fù)責(zé)定期對會議資料進(jìn)行檢查和清理，對于過期或無用的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保檔案信息的安全。五、設(shè)備與技術(shù)支持（一）設(shè)備管理1.公司配備專門的視頻會議設(shè)備，包括攝像頭、麥克風(fēng)、音箱、電腦等。行政部門負(fù)責(zé)對設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理和維護(hù)，定期進(jìn)行檢查、清潔和保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。2.各部門應(yīng)妥善使用視頻會議設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝或損壞設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時向行政部門報告。3.行政部門應(yīng)建立視頻會議設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的型號、配置、使用情況、維修記錄等信息，便于設(shè)備的管理和維護(hù)。（二）技術(shù)支持1.公司設(shè)立專門的技術(shù)支持團(tuán)隊，負(fù)責(zé)視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)和保障工作。技術(shù)支持團(tuán)隊?wèi)?yīng)具備專業(yè)的技術(shù)知識和技能，能夠及時處理視頻會議中出現(xiàn)的技術(shù)問題。2.技術(shù)支持團(tuán)隊?wèi)?yīng)定期對視頻會議系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時，應(yīng)關(guān)注行業(yè)技術(shù)發(fā)展動態(tài)，不斷引入新的技術(shù)和功能，提升視頻會議的質(zhì)量和效率。3.在視頻會議期間，技術(shù)支持團(tuán)隊?wèi)?yīng)安排專人值班，實時監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時響應(yīng)和處理參會人員提出的技術(shù)問題。對于重大技術(shù)問題，應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案，確保會議不受影響。六、安全保密（一）安全管理1.視頻會議系統(tǒng)的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)和公司網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行。2.行政部門負(fù)責(zé)對視頻會議系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行管理，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.參會人員應(yīng)妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。在使用公共網(wǎng)絡(luò)接入視頻會議系統(tǒng)時，應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)安全，避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行敏感信息的傳輸。（二）保密管理1.涉及公司機(jī)密信息的視頻會議，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。會議發(fā)起部門應(yīng)提前確定會議的保密級別，并采取相應(yīng)的保密措施。2.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在會議期間泄露會議內(nèi)容和機(jī)密信息。對于會議資料，應(yīng)妥善保管，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露給無關(guān)人員。3.會議結(jié)束后，參會人