電器設(shè)備公司合同付款管理辦法一、總則為規(guī)范公司合同付款流程，確保資金安全、合理使用，提高資金使用效率，特制定本管理辦法。本辦法適用于公司所有涉及電器設(shè)備采購、銷售、服務(wù)等業(yè)務(wù)合同的付款管理。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)依據(jù)合同約定及業(yè)務(wù)需求，填寫付款申請單，并提供相關(guān)合同文本、驗收報告、發(fā)票等付款依據(jù)。2.跟進(jìn)合同執(zhí)行進(jìn)度，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理合同執(zhí)行過程中的問題，確保付款條件具備。（二）銷售部門1.對于涉及銷售返利、退款等付款業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)審核相關(guān)業(yè)務(wù)的真實性、合規(guī)性，提供客戶銷售合同、返利政策文件、退款申請等資料，并填寫付款申請單。2.協(xié)助財務(wù)部門與客戶溝通款項事宜，及時反饋客戶信息。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核付款申請單及所附資料的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，包括合同條款、金額計算、發(fā)票真?zhèn)蔚取?.根據(jù)公司資金狀況安排付款計劃，合理調(diào)配資金，確保公司資金鏈的穩(wěn)定。3.辦理付款手續(xù)，按照財務(wù)制度和審批流程進(jìn)行資金支付，并及時登記賬務(wù)。（四）法務(wù)部門1.對合同付款相關(guān)條款進(jìn)行法律審查，確保合同付款約定符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險。2.在合同付款糾紛處理中提供法律支持和專業(yè)意見。（五）管理層1.負(fù)責(zé)審批重大合同付款申請，根據(jù)公司戰(zhàn)略、財務(wù)狀況等綜合因素做出決策。2.監(jiān)督合同付款管理流程的執(zhí)行情況，對出現(xiàn)的問題及時提出整改要求。三、付款申請流程1.**付款申請?zhí)峤?*：業(yè)務(wù)部門在合同約定的付款期限前，根據(jù)實際業(yè)務(wù)進(jìn)展情況填寫《付款申請單》。申請單應(yīng)詳細(xì)填寫合同編號、供應(yīng)商或客戶名稱、付款金額、付款用途、付款方式、收款賬號等信息，并附上與付款相關(guān)的合同文本、驗收報告、發(fā)票、對賬單等原始憑證。2.**部門審核**：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對付款申請的真實性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)付款事項符合合同約定及公司業(yè)務(wù)需求，簽字確認(rèn)后提交給財務(wù)部門。3.**財務(wù)審核**：財務(wù)部門收到付款申請后，對申請單及所附資料進(jìn)行全面審核。重點審核合同條款與付款申請的一致性、發(fā)票的合規(guī)性與真實性、付款金額的準(zhǔn)確性、賬務(wù)處理的正確性以及公司資金狀況是否允許本次付款等。如發(fā)現(xiàn)問題或資料不全，及時與業(yè)務(wù)部門溝通并要求補充或更正。財務(wù)審核無誤后，財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.**法務(wù)審查（如有需要）**：對于涉及重大法律風(fēng)險或法律條款復(fù)雜的合同付款，財務(wù)部門審核后提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門審查付款事項是否存在法律漏洞、法律風(fēng)險，以及合同付款條款的執(zhí)行是否符合法律規(guī)定，出具法律審查意見并簽字。5.**管理層審批**：根據(jù)公司審批權(quán)限，金額較小的常規(guī)付款由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額較大或涉及重大項目、戰(zhàn)略決策的付款申請，需提交總經(jīng)理或董事會審批。管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略、財務(wù)狀況、業(yè)務(wù)需求等綜合考慮，對付款申請做出批準(zhǔn)或否決決定，并在付款申請單上簽字確認(rèn)。四、付款方式與時間1.**付款方式**：公司合同付款方式應(yīng)遵循安全、便捷、經(jīng)濟(jì)的原則，優(yōu)先選擇銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等電子支付方式，減少現(xiàn)金支付。對于特殊情況需要采用支票、匯票等支付方式的，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)財務(wù)規(guī)定辦理手續(xù)，確保票據(jù)的安全傳遞和兌現(xiàn)。2.**付款時間**：財務(wù)部門應(yīng)在收到經(jīng)審批通過的付款申請單及完整付款資料后的規(guī)定工作日內(nèi)安排付款。對于緊急付款事項，經(jīng)管理層特批后可加快辦理。原則上，應(yīng)避免提前或逾期付款，嚴(yán)格按照合同約定的付款時間執(zhí)行，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽。五、發(fā)票管理1.業(yè)務(wù)部門在申請付款前，必須確保已收到合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與合同約定的貨物或服務(wù)內(nèi)容、金額一致，發(fā)票抬頭應(yīng)為公司全稱，稅號、地址、電話等信息準(zhǔn)確無誤。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對發(fā)票進(jìn)行真?zhèn)尾轵灪秃弦?guī)性審核，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商或客戶溝通更換發(fā)票。對于虛假發(fā)票或不合規(guī)發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并追究相關(guān)人員責(zé)任。3.發(fā)票應(yīng)按照財務(wù)規(guī)定進(jìn)行妥善保管和存檔，建立發(fā)票臺賬，記錄發(fā)票的取得、使用、認(rèn)證、抵扣等情況，便于財務(wù)核算和稅務(wù)申報。六、賬務(wù)處理1.財務(wù)部門在完成付款后，應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，按照會計準(zhǔn)則和公司財務(wù)制度，準(zhǔn)確記錄付款業(yè)務(wù)的相關(guān)會計科目、借貸方向、金額等信息，確保賬務(wù)數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對合同付款賬務(wù)進(jìn)行核對和清理，與業(yè)務(wù)部門、供應(yīng)商或客戶進(jìn)行賬務(wù)對賬，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬務(wù)差異問題，保證公司財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)實際情況相符。七、監(jiān)督與審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對合同付款管理流程進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查付款申請的審批流程是否合規(guī)、付款依據(jù)是否充分、資金支付是否安全、賬務(wù)處理是否正確等。對審計發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.管理層應(yīng)加強對合同付款管理工作的日常監(jiān)督，定期聽取財務(wù)部門關(guān)于合同付款情況的匯報，及