2025采購合同文檔管理流程[模板]正文鑒于合同雙方在平等互利的基礎上就采購事項達成一致，根據(jù)《中華人民共和國合同法》等相關法律法規(guī)，結(jié)合實際情況，特制定本采購合同文檔管理流程，以規(guī)范合同的簽署、履行、歸檔等事項，確保合同的合法性和有效性。第一條總則本流程適用于（采購方名稱）與（供應商名稱）之間于2025年簽訂的所有采購合同。合同雙方應嚴格遵守本流程的規(guī)定，確保合同文檔的完整性和規(guī)范性。第二條合同文檔管理流程第二條第一款合同簽署前的準備工作合同文本的制定與審核采購方應根據(jù)實際需求制定合同文本，并由法律顧問或相關負責人審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)，并明確雙方的權(quán)利義務。合同內(nèi)容的確認合同雙方應就合同條款達成一致，確保合同內(nèi)容真實、準確、完整。對于合同中的技術條款、付款方式、交貨時間等重要事項，應特別注明并經(jīng)過雙方確認。合同簽署地點與日期合同應在雙方協(xié)商一致的地點簽署，并注明簽署日期。如需公證，應按照相關法律法規(guī)辦理公證手續(xù)。第二條第二款合同簽署過程合同簽署的參與人員合同簽署應由雙方授權(quán)代表簽字，并加蓋公章或合同專用章。授權(quán)代表應具備相應的授權(quán)委托書，確保其簽署行為的合法性。簽署儀式的記錄簽署過程應有相關人員進行記錄，包括簽署時間、地點、參與人員等，并保留相關影像資料，以備后續(xù)查閱。第二條第三款合同履行過程中的文檔管理合同履行記錄的建立在合同履行過程中，雙方應建立詳細的履行記錄，包括但不限于采購訂單、驗收單、付款憑證、交貨單等。所有記錄應真實、準確，并妥善保存。變更與補充協(xié)議的管理如需對合同進行變更或補充，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。補充協(xié)議應與原合同一并存檔，并明確變更內(nèi)容及生效日期。違約記錄的管理如一方出現(xiàn)違約行為，應記錄相關事實，并由雙方簽字確認。違約記錄應作為合同檔案的重要組成部分，以備后續(xù)爭議解決時使用。第二條第四款合同履行完畢后的歸檔合同歸檔的范圍合同履行完畢后，雙方應將所有相關文檔進行歸檔。歸檔范圍包括但不限于原合同文本、補充協(xié)議、履行記錄、驗收單、付款憑證等。歸檔存檔期限合同歸檔后，應按照相關法律法規(guī)及公司規(guī)定進行存檔，存檔期限不得少于年。如需銷毀，應按照公司規(guī)定辦理相關手續(xù)，并保留銷毀記錄。第三條電子文檔管理要求電子文檔的備份與存儲合同雙方應建立電子文檔管理系統(tǒng)，對合同電子版進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)備份，確保電子文檔的安全性和完整性。電子簽名的使用如需采用電子簽名方式簽署合同，應選擇符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方電子簽名服務，并確保電子簽名的合法性和有效性。電子文檔的訪問權(quán)限電子文檔的訪問權(quán)限應嚴格控制，確保只有授權(quán)人員方可查閱或修改，防止未經(jīng)授權(quán)的人員篡改或泄露合同內(nèi)容。第四條保密條款保密義務合同雙方應對合同內(nèi)容及相關文檔負有保密義務，未經(jīng)對方書面同意，不得向第三方泄露合同內(nèi)容或與合同相關的信息。保密期限保密義務自合同簽署之日起生效，且在合同終止后繼續(xù)有效，期限為年。違反保密義務的責任如一方違反保密義務，應承擔相應的法律責任，并賠償給另一方造成的損失。第五條爭議解決協(xié)商解決如因合同履行過程中發(fā)生爭議，雙方應通過友好協(xié)商解決。調(diào)解與仲裁如協(xié)商不成，任何一方均可向（地點）的仲裁委員會申請仲裁，或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。爭議解決過程中文檔的提供在爭議解決過程中，雙方應根據(jù)需要提供與合同相關的文檔資料，以協(xié)助解決爭議。第六條合同變更與終止合同變更的程序如需變更合同條款，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。補充協(xié)議應與原合同具有同等法律效力。合同終止的條件合同終止的情形包括但不限于以下情形：①合同期限屆滿；②雙方協(xié)商一致終止合同；③因不可抗力導致合同無法履行。合同終止后的文檔處理合同終止后，雙方應按照本流程的規(guī)定，對合同文檔進行歸檔處理，并妥善保存相關記錄。第七條附則合同的生效本流程自雙方簽字蓋章之日起生效，并成為合同不可分割的一部分。合同的修改與補充本流程的任何修改與補充均應以書面形式作出，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認。其他事項本流程未盡事宜，雙方可另行協(xié)商解決，并簽訂書面補充協(xié)議。甲方（采購方）：乙方（供應商）：