銷售合同審查與簽署標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板一、流程目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)銷售合同管理，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，保證交易條款清晰、權(quán)責(zé)對(duì)等，提高合同處理效率，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化流程。本流程適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門及相關(guān)協(xié)作人員，涵蓋從合同起草、內(nèi)部審查、客戶溝通修訂至最終簽署歸檔的全環(huán)節(jié)管理，適用于產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等各類銷售合同場(chǎng)景。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟（一）合同起草：明確交易核心要素操作目標(biāo)：基于客戶需求與公司政策，起草內(nèi)容完整、條款清晰的銷售合同初稿。具體步驟：收集交易基礎(chǔ)信息銷售人員與客戶確認(rèn)交易細(xì)節(jié)，包括但不限于：產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、單價(jià)及總價(jià)、支付方式（賬戶信息）、交付時(shí)間/地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程、質(zhì)保期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。核對(duì)客戶基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人等），保證與營(yíng)業(yè)執(zhí)照信息一致；若為個(gè)人客戶，需記錄姓名、身份證號(hào)、聯(lián)系方式等。選擇標(biāo)準(zhǔn)合同模板根據(jù)交易類型（如標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品銷售、定制化服務(wù)、長(zhǎng)期供貨等），從公司合同模板庫(kù)中匹配對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)模板，避免直接使用空白文檔起草。若標(biāo)準(zhǔn)模板無(wú)法覆蓋特殊需求，可在模板基礎(chǔ)上補(bǔ)充“特殊條款”章節(jié)，但需提前與法務(wù)部門溝通確認(rèn)補(bǔ)充條款的合法性。填寫合同內(nèi)容按照收集的信息逐項(xiàng)填寫合同條款，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確（如金額、數(shù)量、日期等無(wú)涂改）、表述規(guī)范（避免口語(yǔ)化、模糊表述，如“盡快”“大概”等）。合同首部需注明合同編號(hào)（規(guī)則：年份+部門簡(jiǎn)稱+流水號(hào)，如“2024銷字001號(hào)”）、簽約主體雙方全稱；尾部需明確雙方法定代表人/授權(quán)代表人簽字、蓋章位置及簽約日期。（二）內(nèi)部審查：多維度風(fēng)險(xiǎn)把控操作目標(biāo)：通過(guò)法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門協(xié)同審查，識(shí)別并排除合同條款的法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及業(yè)務(wù)可行性風(fēng)險(xiǎn)。具體步驟：業(yè)務(wù)部門初審銷售負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人對(duì)照客戶需求，審查合同內(nèi)容是否與雙方溝通一致，重點(diǎn)關(guān)注：交付時(shí)間是否可滿足生產(chǎn)/排期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否與產(chǎn)品說(shuō)明一致、違約責(zé)任中關(guān)于延遲交付/質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的責(zé)任是否合理等。審查通過(guò)后，在《銷售合同審查表》（見(jiàn)附件1）中填寫業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)并簽字。財(cái)務(wù)部門復(fù)審財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審查：價(jià)款計(jì)算是否準(zhǔn)確（含稅/不含稅價(jià)、折扣等）、支付方式是否符合公司財(cái)務(wù)政策（如預(yù)付款比例、尾款支付條件、發(fā)票類型及開具時(shí)間）、賬戶信息是否準(zhǔn)確（避免收款賬戶錯(cuò)誤）、質(zhì)保金比例與返還條件是否合理等。若涉及跨境交易，需審查匯率條款、稅務(wù)承擔(dān)（如關(guān)稅、增值稅）是否明確。審查通過(guò)后，在《銷售合同審查表》中填寫財(cái)務(wù)意見(jiàn)并簽字；存在異議的，注明修改建議并退回業(yè)務(wù)部門。法務(wù)部門終審法務(wù)部門從法律合規(guī)性角度審查：簽約主體資格（核實(shí)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等授權(quán)文件，避免無(wú)權(quán)代理）、條款合法性（如格式條款是否排除對(duì)方主要權(quán)利、違約責(zé)任是否顯失公平）、爭(zhēng)議解決方式（約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否明確且有效）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（若涉及技術(shù)/軟件銷售）、保密條款（保密范圍、期限是否清晰）等。對(duì)法律法規(guī)禁止性條款（如“霸王條款”）或重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，要求業(yè)務(wù)部門與客戶協(xié)商修訂；對(duì)一般性表述問(wèn)題，可直接在合同稿中標(biāo)注修改意見(jiàn)。審查通過(guò)后，在《銷售合同審查表》中出具“同意簽署”意見(jiàn)；未通過(guò)的，注明“暫不簽署”及理由。（三）客戶溝通與修訂：達(dá)成條款一致操作目標(biāo)：將內(nèi)部審查后的合同版本與客戶溝通，協(xié)商修訂爭(zhēng)議條款，最終形成雙方認(rèn)可的終稿。具體步驟：發(fā)送合同并說(shuō)明修訂點(diǎn)銷售人員將法務(wù)審查通過(guò)的合同終稿（加蓋公司公章或合同章）發(fā)送給客戶，同時(shí)附《合同修訂記錄表》（見(jiàn)附件2），清晰標(biāo)注本次修訂的條款內(nèi)容及修訂原因（如“根據(jù)法務(wù)審查意見(jiàn)，調(diào)整違約責(zé)任條款”）。接收客戶反饋并內(nèi)部同步客戶如有修訂意見(jiàn)，銷售人員需及時(shí)記錄，并與法務(wù)、財(cái)務(wù)部門溝通確認(rèn)是否可接受：若涉及重大條款變更（如價(jià)款、交付時(shí)間、爭(zhēng)議解決方式等），需重新啟動(dòng)內(nèi)部審查流程；若為非核心條款（如補(bǔ)充細(xì)節(jié)描述），可由法務(wù)部門快速審核后反饋客戶。雙方協(xié)商一致后，更新《合同修訂記錄表》，記錄每次修訂的雙方確認(rèn)人（客戶方需簽字/蓋章確認(rèn)）及日期。確定最終簽署版本經(jīng)多輪修訂無(wú)異議后，形成雙方簽字蓋章的最終合同文本，保證版本號(hào)唯一（如“V3.0最終版”），避免“版本混淆”導(dǎo)致履約爭(zhēng)議。（四）最終審批與簽署：固化權(quán)利義務(wù)操作目標(biāo)：履行公司內(nèi)部審批程序，由授權(quán)代表簽署合同，保證簽署行為合法有效。具體步驟：履行審批權(quán)限根據(jù)合同金額及類型，提交至對(duì)應(yīng)審批人審批（如：10萬(wàn)元以下由銷售總監(jiān)審批；10萬(wàn)-50萬(wàn)元由分管副總審批；50萬(wàn)元以上由總經(jīng)理審批）。審批人需確認(rèn)《銷售合同審查表》《合同修訂記錄表》等材料齊全、審查流程完整，在審批系統(tǒng)中簽署“同意”意見(jiàn)。合同簽署由公司法定代表人或其書面授權(quán)的授權(quán)代表人簽署合同（授權(quán)委托書需作為合同附件）。簽署時(shí)需核對(duì)對(duì)方簽約人身份：企業(yè)方需核對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（若為授權(quán)代表）；個(gè)人方需核對(duì)身份證原件。合同簽署頁(yè)必須加蓋公司公章或合同章（騎縫章），保證“騎縫章”覆蓋合同所有頁(yè)，防止拆頁(yè)篡改；若為多頁(yè)合同，需加蓋“騎縫章”并在每頁(yè)加蓋“騎縫章”或“合同章復(fù)印件”。合同交付與留存簽署完成后，銷售人員將合同正本（一式兩份或按客戶要求份數(shù)）交付客戶，并獲取對(duì)方簽收憑證（如《合同簽收單》，見(jiàn)附件3）；同時(shí)留存合同副本及全套審批材料（審查表、修訂記錄、授權(quán)委托書等）。（五）歸檔與管理：全程可追溯操作目標(biāo)：規(guī)范合同檔案存儲(chǔ)，保證合同文本及關(guān)聯(lián)材料完整，便于后續(xù)履約跟蹤與糾紛處理。具體步驟：整理歸檔材料將合同正本、副本、審批表、修訂記錄、客戶資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、身份證復(fù)印件）、授權(quán)委托書、簽收單等材料整理成冊(cè)，按“一合同一檔”原則編號(hào)歸檔。錄入合同管理系統(tǒng)在公司合同管理系統(tǒng)中錄入合同關(guān)鍵信息（合同編號(hào)、簽約主體、金額、履行期限、負(fù)責(zé)人等），設(shè)置履約提醒節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、質(zhì)保期滿時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)等）。定期跟蹤與更新銷售部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況（如交付進(jìn)度、回款狀態(tài)），及時(shí)更新合同管理系統(tǒng)中的履約信息；若發(fā)生合同變更、解除或終止，需簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議并履行相應(yīng)審批、歸檔流程。三、關(guān)鍵工具表格附件1：銷售合同審查表合同編號(hào)起草部門起草人合同名稱簽約相對(duì)方日期審查項(xiàng)目審查內(nèi)容審查部門主體資格對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)文件是否齊全有效；簽約主體與合同相對(duì)方是否一致法務(wù)標(biāo)的物條款產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否清晰、準(zhǔn)確業(yè)務(wù)價(jià)款與支付單價(jià)、總價(jià)、支付方式、賬戶信息、發(fā)票類型及開具時(shí)間是否合理、合規(guī)財(cái)務(wù)履行條款交付時(shí)間/地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程、質(zhì)保期限是否明確、可執(zhí)行業(yè)務(wù)違約責(zé)任違約情形、違約金計(jì)算方式、責(zé)任承擔(dān)是否合法、公平法務(wù)爭(zhēng)議解決約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否明確、有效法務(wù)其他特殊條款保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、所有權(quán)保留等是否需要補(bǔ)充或調(diào)整法務(wù)綜合審查結(jié)論□同意簽署□修改后重新提交□暫不簽署（請(qǐng)注明理由：________________________）法務(wù)附件2：合同修訂記錄表合同編號(hào)版本號(hào)修訂日期修訂人修訂前條款內(nèi)容修訂后條款內(nèi)容修訂原因確認(rèn)人（客戶）（示例）第5.1條：交付時(shí)間為“合同簽訂后30日內(nèi)”第5.1條：交付時(shí)間為“合同簽訂后30個(gè)工作日內(nèi)”法務(wù)審查明確“工作日”概念（客戶）附件3：合同簽收單合同編號(hào)合同名稱簽署日期交付份數(shù)正本_份，副本_份總份數(shù)客戶簽收信息收件人姓名：____________收件單位：____________聯(lián)系方式：____________簽收意見(jiàn)□已收到上述合同文本，內(nèi)容無(wú)誤□其他（請(qǐng)注明：________________________）客戶方簽章（客戶單位公章或簽字）日期四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）主體資格審查：避免“簽約主體不適格”風(fēng)險(xiǎn)核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)）、經(jīng)營(yíng)范圍是否包含本次交易內(nèi)容；若對(duì)方為分公司，需提供總公司授權(quán)書；若為個(gè)人，需核對(duì)身份證原件并留存復(fù)印件。禁止與無(wú)民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽約（如未取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照的個(gè)體工商戶、未成年的個(gè)人客戶等）。（二）條款明確性：減少“履行爭(zhēng)議”所有條款需具體、量化，避免模糊表述：如“合理時(shí)間”應(yīng)明確為“X個(gè)工作日”，“質(zhì)量合格”應(yīng)引用具體標(biāo)準(zhǔn)（如“符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T-2023”）。價(jià)款條款需明確是否含稅、稅率及發(fā)票類型（如“增值稅專用發(fā)票，稅率13%”）；支付方式需明確“電匯”“銀行承兌匯票”等具體方式，避免“支付貨款”等籠統(tǒng)描述。（三）法律合規(guī)性：規(guī)避“條款無(wú)效”風(fēng)險(xiǎn)不得設(shè)置“霸王條款”（如“最終解釋權(quán)歸本公司所有”“本公司對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量不承擔(dān)任何責(zé)任”等），避免因格式條款被認(rèn)定為無(wú)效。違約責(zé)任需遵循“對(duì)等原則”，不得約定明顯過(guò)高的違約金（一般不超過(guò)實(shí)際損失的30%），否則可能被法院調(diào)整。（四）證據(jù)留存：保證“糾紛可追溯”所有溝通記錄（郵件、會(huì)議紀(jì)要）需留存，特別是關(guān)于合同條款修訂的協(xié)商過(guò)程；客戶確認(rèn)的《合同修訂記錄表》《簽收單》需加蓋對(duì)方公章或簽字，作為合同附件。電子簽署需符合《