企業(yè)合同管理規(guī)范操作流程手冊(cè)一、前言在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，合同是企業(yè)明確權(quán)利義務(wù)、維護(hù)合法權(quán)益的核心載體。規(guī)范的合同管理流程不僅能降低法律風(fēng)險(xiǎn)，更能保障業(yè)務(wù)合規(guī)高效推進(jìn)。本手冊(cè)結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求與法律法規(guī)要求，系統(tǒng)梳理合同從起草到歸檔的全流程操作規(guī)范，旨在為各部門提供清晰、可落地的操作指引，確保合同管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開(kāi)展。二、合同管理組織架構(gòu)與職責(zé)（一）管理架構(gòu)企業(yè)合同管理實(shí)行“歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”原則，法務(wù)部為合同管理的歸口部門，統(tǒng)籌合同全流程合規(guī)性管理；業(yè)務(wù)部門作為合同發(fā)起與履約主體，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)需求對(duì)接、履約跟蹤；財(cái)務(wù)部從財(cái)務(wù)合規(guī)與資金安全角度參與審核；行政部（或綜合部）負(fù)責(zé)合同用印與檔案保管。（二）部門職責(zé)1.法務(wù)部：制定合同管理制度與標(biāo)準(zhǔn)模板；審核合同法律合規(guī)性，識(shí)別并提示法律風(fēng)險(xiǎn)；處理合同糾紛，提供法律支持；開(kāi)展合同管理培訓(xùn)與合規(guī)監(jiān)督。2.業(yè)務(wù)部門：發(fā)起合同需求，起草（或配合起草）合同文本；對(duì)合同標(biāo)的、履約能力、業(yè)務(wù)可行性進(jìn)行初審；跟蹤合同履行進(jìn)度，及時(shí)反饋履約異常；配合糾紛處理，提供業(yè)務(wù)背景資料。3.財(cái)務(wù)部：審核合同價(jià)款、付款方式、發(fā)票條款的財(cái)務(wù)合規(guī)性；評(píng)估合同資金風(fēng)險(xiǎn)，提出財(cái)務(wù)優(yōu)化建議；按合同約定辦理收付款、開(kāi)票等財(cái)務(wù)手續(xù)。4.行政部：負(fù)責(zé)合同用印的審批與登記；建立合同檔案管理體系，保管紙質(zhì)/電子合同；按權(quán)限辦理合同檔案借閱、調(diào)閱手續(xù)。三、合同起草流程（一）起草依據(jù)與模板使用合同起草應(yīng)基于業(yè)務(wù)真實(shí)需求與法律法規(guī)（如《民法典》合同編），優(yōu)先使用企業(yè)法務(wù)部發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如買賣合同、服務(wù)合同模板庫(kù)）。若業(yè)務(wù)場(chǎng)景特殊無(wú)對(duì)應(yīng)模板，需由業(yè)務(wù)部門牽頭，聯(lián)合法務(wù)部定制文本框架。（二）條款核心要素合同文本需包含以下核心要素（根據(jù)業(yè)務(wù)類型調(diào)整）：當(dāng)事人信息：名稱、住所、法定代表人（或授權(quán)代表）、聯(lián)系方式，確保與營(yíng)業(yè)執(zhí)照/資質(zhì)文件一致；標(biāo)的：明確合同交易對(duì)象（貨物、服務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等），描述需具體、可量化（如設(shè)備型號(hào)、服務(wù)內(nèi)容清單）；數(shù)量與質(zhì)量：數(shù)量單位清晰（如“臺(tái)”“小時(shí)”），質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需引用國(guó)標(biāo)、行標(biāo)或雙方約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；價(jià)款與支付：金額大小寫一致，付款方式（一次性/分期）、支付節(jié)點(diǎn)（如“貨到驗(yàn)收后30日內(nèi)”）、發(fā)票類型（專票/普票）需明確；履行期限與地點(diǎn)：履行起止時(shí)間、交貨/服務(wù)地點(diǎn)需具體（如“XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)倉(cāng)庫(kù)”）；違約責(zé)任：針對(duì)雙方主要義務(wù)（如遲延交貨、付款違約）約定責(zé)任形式（違約金、賠償損失等），避免責(zé)任失衡；爭(zhēng)議解決：優(yōu)先選擇企業(yè)住所地法院或仲裁機(jī)構(gòu)（需明確仲裁委員會(huì)名稱），避免管轄約定不明。（三）起草注意事項(xiàng)語(yǔ)言表述：使用書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化（如“大概”“盡量”），條款需無(wú)歧義、無(wú)矛盾；附件清單：涉及技術(shù)方案、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等，需作為合同附件并在正文中注明“本合同附件與正文具有同等法律效力”；版本管理：起草過(guò)程中保留修訂痕跡，明確最終版以“經(jīng)各方簽字蓋章的文本”為準(zhǔn)。四、合同審核流程（一）審核層級(jí)與主體合同需經(jīng)業(yè)務(wù)部門初審→財(cái)務(wù)部審核→法務(wù)部審核（重大合同需提交管理層審議），審核主體根據(jù)合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)確定（如金額超一定標(biāo)準(zhǔn)的合同需總經(jīng)理審批）。（二）各部門審核要點(diǎn)1.業(yè)務(wù)部門初審：確認(rèn)合同與業(yè)務(wù)需求的一致性（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格是否匹配談判結(jié)果）；評(píng)估對(duì)方履約能力（如供應(yīng)商資質(zhì)、客戶信用記錄）；提出業(yè)務(wù)層面的修改建議（如調(diào)整付款節(jié)點(diǎn)、增加服務(wù)范圍）。2.財(cái)務(wù)部審核：核查價(jià)款計(jì)算邏輯（如折扣、稅費(fèi)是否正確）；評(píng)估付款節(jié)奏對(duì)現(xiàn)金流的影響，提示資金風(fēng)險(xiǎn)；要求補(bǔ)充財(cái)務(wù)條款（如“開(kāi)具發(fā)票后付款”“違約方承擔(dān)維權(quán)律師費(fèi)”）。3.法務(wù)部審核：審查合同主體資格（對(duì)方是否具備簽約資質(zhì)，如特殊行業(yè)需許可證）；校驗(yàn)條款合法性（如競(jìng)業(yè)限制、違約金約定是否符合《勞動(dòng)合同法》《民法典》）；識(shí)別隱性風(fēng)險(xiǎn)（如“霸王條款”“格式條款未提示說(shuō)明”），提出修改意見(jiàn)（如增加“不可抗力”條款、明確通知送達(dá)方式）。（三）審核反饋與修改審核部門需在3個(gè)工作日內(nèi)（或約定時(shí)限）反饋書(shū)面意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門牽頭組織修改，形成《合同審核意見(jiàn)回復(fù)表》，同步各審核部門確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。五、合同簽訂流程（一）簽署權(quán)限管理法定代表人簽署：適用于重大合同（如戰(zhàn)略協(xié)議、金額較高的合同）；授權(quán)代表簽署：業(yè)務(wù)部門/法務(wù)部出具《授權(quán)委托書(shū)》，明確授權(quán)范圍（如“簽署XX項(xiàng)目買賣合同”），授權(quán)期限不超過(guò)1年。（二）用印審批與登記1.用印申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印審批表》，附最終版合同文本、審核意見(jiàn)回復(fù)表；2.審批流程：部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部→法務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)（按權(quán)限）；3.用印登記：行政部核對(duì)審批手續(xù)后用印，登記《合同用印臺(tái)賬》（記錄合同編號(hào)、用印時(shí)間、份數(shù)），確?！膀T縫章”完整覆蓋合同頁(yè)碼。（三）簽署后分發(fā)合同簽署后，原件由行政部歸檔，業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部留存復(fù)印件（或電子掃描件），確保各部門信息同步。六、合同履行與監(jiān)控（一）履約臺(tái)賬管理業(yè)務(wù)部門需建立《合同履約臺(tái)賬》，記錄以下信息：合同基本信息（編號(hào)、對(duì)方主體、金額）；履約節(jié)點(diǎn)（如“交貨日期”“付款日期”）；實(shí)際履約情況（如“已交貨，驗(yàn)收合格”“已付款XX萬(wàn)元”）；異常事項(xiàng)（如“對(duì)方遲延交貨，已發(fā)催辦函”）。（二）履約跟蹤與預(yù)警業(yè)務(wù)部門在履約節(jié)點(diǎn)前3個(gè)工作日提醒責(zé)任人（如“付款前提醒財(cái)務(wù)部準(zhǔn)備資金”“交貨前確認(rèn)物流進(jìn)度”）；發(fā)現(xiàn)履約異常（如對(duì)方遲延、質(zhì)量瑕疵），需在24小時(shí)內(nèi)書(shū)面通知法務(wù)部，啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。（三）合同變更與解除1.變更流程：因業(yè)務(wù)調(diào)整需變更合同（如增減標(biāo)的、調(diào)整價(jià)格），由業(yè)務(wù)部門發(fā)起《合同變更申請(qǐng)》，經(jīng)對(duì)方確認(rèn)后，按“起草→審核→簽訂”流程簽訂補(bǔ)充協(xié)議，明確“本補(bǔ)充協(xié)議與原合同沖突的，以本協(xié)議為準(zhǔn)”。2.解除流程：符合法定/約定解除條件（如對(duì)方根本違約），由法務(wù)部出具《解除通知書(shū)》（注明解除事由、依據(jù)），經(jīng)審批后送達(dá)對(duì)方；解除后需清理未履行義務(wù)（如退款、返還貨物），并簽訂《解除協(xié)議》確認(rèn)權(quán)利義務(wù)終止。七、合同檔案管理（一）歸檔范圍與時(shí)限歸檔范圍：合同文本（正/副本）、審核意見(jiàn)、用印審批表、授權(quán)委托書(shū)、變更/解除協(xié)議、履約憑證（如送貨單、發(fā)票、驗(yàn)收單）；歸檔時(shí)限：合同履行完畢（或解除）后1個(gè)月內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門整理資料移交行政部。（二）檔案保管要求紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜，按“年度+業(yè)務(wù)類型+合同編號(hào)”分類編號(hào)，防潮、防火、防盜；電子檔案：掃描件上傳企業(yè)OA系統(tǒng)/檔案管理平臺(tái)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如法務(wù)部、財(cái)務(wù)部可查閱，業(yè)務(wù)部門限查本部門合同）；保管期限：一般合同保管5年，重大合同（如投資、擔(dān)保合同）保管10年以上，到期后按《檔案銷毀制度》處理。（三）檔案借閱與調(diào)閱內(nèi)部借閱：?jiǎn)T工填寫《檔案借閱單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在行政部指定區(qū)域查閱，禁止涂改、抽取檔案；外部調(diào)閱：需法務(wù)部審批，且對(duì)方需出具介紹信/授權(quán)書(shū)，僅限查閱與業(yè)務(wù)相關(guān)的非核心條款。八、風(fēng)險(xiǎn)防控與糾紛處理（一）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)與防控1.主體風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方無(wú)簽約資質(zhì)（如“皮包公司”）→業(yè)務(wù)部門簽訂前核查對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)，法務(wù)部通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”驗(yàn)證；2.條款風(fēng)險(xiǎn)：付款條件模糊（如“驗(yàn)收合格后付款”未明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）→法務(wù)部審核時(shí)細(xì)化條款，明確“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)為XX，驗(yàn)收期限為到貨后7日內(nèi)，驗(yàn)收合格以雙方簽署的《驗(yàn)收單》為準(zhǔn)”；3.履約風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方遲延履約→業(yè)務(wù)部門建立履約預(yù)警機(jī)制，法務(wù)部提前準(zhǔn)備催辦函、律師函模板。（二）糾紛處理流程1.協(xié)商解決：糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門牽頭與對(duì)方協(xié)商，法務(wù)部提供法律建議，爭(zhēng)取達(dá)成《和解協(xié)議》；2.調(diào)解/仲裁：協(xié)商無(wú)果且合同約定仲裁的，向約定仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁；無(wú)仲裁約定的，可向行業(yè)協(xié)會(huì)、人民調(diào)解委員會(huì)申請(qǐng)調(diào)解；3.訴訟維權(quán)：調(diào)解/仲裁不成的，法務(wù)部在訴訟時(shí)效內(nèi)（一般3年）向法院提起訴訟，業(yè)務(wù)部門配合提供證據(jù)（如合同、履約憑證、溝通記錄）。（三）證據(jù)管理要求履約過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門需留存書(shū)面憑證（如郵件、微信記錄需截圖打印，送貨單需對(duì)方簽字蓋