行政公文撰寫格式與排版規(guī)范手冊(cè)一、本手冊(cè)的定位與應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)旨在規(guī)范機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體在行政工作中的公文撰寫與排版流程，保證公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和有效性。適用于以下場(chǎng)景：上級(jí)機(jī)關(guān)指示傳達(dá)：如通知、通報(bào)、批復(fù)等需向下級(jí)部署工作、反饋情況的正式文件；單位內(nèi)部事務(wù)管理：如會(huì)議紀(jì)要、工作方案、請(qǐng)示報(bào)告等內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)文件；跨單位公務(wù)往來：如函、會(huì)議邀請(qǐng)函等涉及對(duì)外溝通的正式文書；重大事項(xiàng)決策備案：如決定、意見等需存檔備查的重要文件。二、行政公文格式的核心構(gòu)成要素行政公文格式需嚴(yán)格遵循《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）及《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）要求，核心要素可分為“文頭、主體、文尾”三部分，具體（一）文頭部分（紅頭文件專屬）文頭位于公文首頁上方，通常為紅色印刷，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)威性，包含以下要素：要素名稱位置與格式要求示例發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，使用小標(biāo)宋體字，字號(hào)一般由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，以醒目美觀為原則，通常為22mm×15mm市人民文件發(fā)文字號(hào)由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)號(hào)”組成，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括起；居中排布，文頭下方4mm處國辦發(fā)〔2023〕1號(hào)簽發(fā)人上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，前標(biāo)“簽發(fā)人：”，后標(biāo)簽發(fā)人姓名，冒號(hào)后用楷體字簽發(fā)人*簽發(fā)人：張*（二）主體部分主體是公文的核心內(nèi)容，包含標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等要素：要素名稱位置與格式要求示例標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三部分組成，居中排布，用小標(biāo)宋體字，二號(hào)字；除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)市人民關(guān)于開展2023年度安全生產(chǎn)檢查的通知主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格編排，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)；如主送機(jī)關(guān)過多而致公文首頁不能顯示時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)移至版記各縣（市、區(qū)）人民，市各部門、各直屬機(jī)構(gòu)：主送機(jī)關(guān)下空一行編排，自然段左空二字，回行頂格；文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層黑體、第二層楷體、第三層仿宋，第四層可同第三層；行距一般為28磅一、檢查目的（一）排查安全隱患…附件說明如有附件，在下空一行左空二字編排“附件：”，后標(biāo)附件名稱全角冒號(hào)和附件編號(hào)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，附件如有序號(hào)應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件：1.X”）附件：1.市安全生產(chǎn)檢查評(píng)分表發(fā)文機(jī)關(guān)署名聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列一般將主辦機(jī)關(guān)排列在前；如需加蓋印章，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章市人民（印章）成文日期署名下方標(biāo)注成文日期，右空四字編排；年份標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），使用阿拉伯?dāng)?shù)字2023年5月20日（三）文尾部分文尾位于公文末頁，包括版記、頁碼等要素：要素名稱位置與格式要求示例版記一般包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期；抄送機(jī)關(guān)在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上，占一行，左右各空一字字編排，“抄送”二字后加全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)分隔，最后用句號(hào)抄送：市委辦公室，市人大辦公室，市政協(xié)辦公室印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般為發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室），印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注市人民辦公室2023年5月21日印發(fā)頁碼頁碼位于版心外下邊緣，數(shù)字左右各放一條一字線，單頁碼右空一字，雙頁碼左空一字；公文頁碼需“每頁頁碼”而非“共X頁第X頁-1-三、公文擬制與排版的標(biāo)準(zhǔn)化步驟（一）擬稿：明確主題與內(nèi)容框架確定文種：根據(jù)行文目的（如請(qǐng)求指示用“請(qǐng)示”，部署工作用“通知”）選擇恰當(dāng)文種，避免“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混用、“函”與“請(qǐng)示”不分。收集材料：圍繞主題收集政策依據(jù)、數(shù)據(jù)支撐、背景信息等，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。搭建框架：按“引言（背景/目的）—主體（事項(xiàng)/要求）—結(jié)尾（希望/號(hào)召）”結(jié)構(gòu)撰寫，邏輯清晰，層次分明。（二）審核：核內(nèi)容與格式一致性內(nèi)容審核：由部門負(fù)責(zé)人審核政策依據(jù)是否有效、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、措施是否可行，重點(diǎn)檢查是否存在敏感表述或矛盾信息。格式審核：對(duì)照本手冊(cè)“核心構(gòu)成要素”檢查標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、成文日期等要素是否規(guī)范，附件是否齊全。（三）簽發(fā)：履行審批程序上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告）：需經(jīng)本單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，或根據(jù)單位規(guī)定經(jīng)分管負(fù)責(zé)人審核后報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；下行文/平行文（如通知、函）：一般由分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)，重要公文需經(jīng)單位集體審議后簽發(fā)。簽發(fā)人在“簽發(fā)人”欄內(nèi)手寫簽名，不得打印或代簽。（四）排版：按規(guī)范設(shè)置格式頁面設(shè)置：采用A4紙張（210mm×297mm），頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；版心尺寸156mm×225mm（含頁碼）。字體與字號(hào)：小標(biāo)宋體，二號(hào)；仿宋GB2312，三號(hào)；一級(jí)黑體，三號(hào)；二級(jí)楷體GB2312，三號(hào)；三級(jí)仿宋GB2312，三號(hào)加粗。行距與段落：行距固定為28磅，段前段后間距0行；首行縮進(jìn)2字符，兩端對(duì)齊。（五）校對(duì)：保證無誤后印發(fā)校對(duì)內(nèi)容：檢查文字、標(biāo)點(diǎn)、數(shù)字、格式是否正確，附件是否與一致，頁碼是否連續(xù)。校對(duì)流程：實(shí)行“初校—復(fù)?！思t”三級(jí)校對(duì)制度，由擬稿人、校對(duì)人、核對(duì)人分別簽字確認(rèn)，避免“一人包辦”。四、高頻公文模板參考框架（一）通知類模板單位關(guān)于開展活動(dòng)的通知主送機(jī)關(guān)：為貫徹落實(shí)[上級(jí)文件/會(huì)議精神]，根據(jù)[具體要求]，決定開展活動(dòng)，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、活動(dòng)目的（簡(jiǎn)述活動(dòng)開展的背景和預(yù)期目標(biāo)，如“進(jìn)一步提升能力，保證工作落實(shí)到位”）二、活動(dòng)時(shí)間年月日至月日三、活動(dòng)內(nèi)容（分點(diǎn)列出具體任務(wù)，如“1.組織培訓(xùn)；2.開展檢查；3.推廣經(jīng)驗(yàn)”）四、工作要求（提出保障措施，如“1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)；2.強(qiáng)化宣傳引導(dǎo)；3.及時(shí)總結(jié)反饋”）單位（印章）年月日（二）請(qǐng)示類模板單位關(guān)于審批事項(xiàng)的請(qǐng)示市人民：為保證項(xiàng)目順利推進(jìn)，根據(jù)《條例》（X發(fā)〔〕X號(hào)）及我單位實(shí)際，擬開展事項(xiàng)（如“建設(shè)項(xiàng)目”“采購設(shè)備”），現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)示一、項(xiàng)目背景與必要性（說明開展事項(xiàng)的原因、依據(jù)及緊迫性，如“當(dāng)前設(shè)施老化嚴(yán)重，存在隱患，亟需更新改造”）二、項(xiàng)目主要內(nèi)容與預(yù)算（具體說明事項(xiàng)內(nèi)容、實(shí)施步驟、所需資金等，如“項(xiàng)目包括工程，預(yù)計(jì)總投資萬元，資金來源為”）三、請(qǐng)示事項(xiàng)（明確請(qǐng)求上級(jí)審批的內(nèi)容，如“懇請(qǐng)批準(zhǔn)項(xiàng)目立項(xiàng)，并撥付專項(xiàng)資金萬元”）妥否，請(qǐng)批示。項(xiàng)目資金預(yù)算表單位（印章）年月日（三）報(bào)告類模板單位關(guān)于2023年度工作情況的報(bào)告市人民：根據(jù)上級(jí)要求，現(xiàn)將我單位2023年度工作情況報(bào)告一、工作成效（分領(lǐng)域總結(jié)成果，用數(shù)據(jù)支撐，如“全年完成任務(wù)項(xiàng)，同比增長(zhǎng)%，群眾滿意度達(dá)%”）二、主要做法（提煉工作經(jīng)驗(yàn)，如“1.強(qiáng)化統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；2.創(chuàng)新工作方法；3.加強(qiáng)督導(dǎo)考核”）三、存在問題與下一步計(jì)劃（客觀分析不足，提出改進(jìn)措施，如“當(dāng)前存在問題，下一步將予以解決”）特此報(bào)告。單位（印章）年月日五、格式與內(nèi)容易錯(cuò)問題規(guī)避指南（一）格式規(guī)范“五嚴(yán)禁”嚴(yán)禁要素缺失：上行文必須標(biāo)注“簽發(fā)人”，下行文需明確“主送機(jī)關(guān)”，附件說明不得遺漏附件名稱及編號(hào)；嚴(yán)禁字體字號(hào)混用：標(biāo)題不得用“黑體”或“仿宋”，一級(jí)標(biāo)題不得用“楷體”，文號(hào)年份不得用方括號(hào)“[]”代替六角括號(hào)“〔〕”；嚴(yán)禁頁碼錯(cuò)誤：雙面印刷時(shí)，頁碼需“雙頁左空、單頁右空”，不得出現(xiàn)“倒頁”“跳頁”；嚴(yán)禁印章不規(guī)范：印章需壓成文日期，上不壓，下不壓成文日期底線（即“騎年蓋月”）；嚴(yán)禁標(biāo)點(diǎn)符號(hào)誤用：標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)；中“一、”“（一）”“1.”“（1）”后不得再用頓號(hào)、逗號(hào)。（二）語言表達(dá)“三避免”避免口語化：不得使用“大概”“可能”“搞定”等非正式表述，需用“基本”“預(yù)計(jì)”“完成”；避免歧義：時(shí)間、數(shù)量、范圍等需明確，如“5月前”應(yīng)寫為“5月31日前”，“以上”“以下”需注明是否含本數(shù)（如“含本數(shù)”）；避免冗長(zhǎng)：應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，每段控制在3-5行，避免大段文字堆砌；事由部分用“為……特作如下通知/報(bào)告”等固定句式，直接切入主題。（三）特殊場(chǎng)景處理要點(diǎn)聯(lián)合行文：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可用“主辦機(jī)關(guān)+聯(lián)合行文機(jī)關(guān)+文件”，如“市人