合同管理流程標準化指南前言本指南旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，降低合同風(fēng)險，提高合同管理效率，保證合同簽訂、履行、變更及歸檔等環(huán)節(jié)的合規(guī)性與標準化。本指南適用于企業(yè)各部門（包括法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)、行政等）的合同管理工作，涵蓋采購、銷售、服務(wù)、合作等各類合同類型，為企業(yè)合同管理提供清晰的操作指引。一、適用范圍與應(yīng)用場景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部所有涉及合同管理工作的場景，具體包括但不限于：業(yè)務(wù)場景：企業(yè)對外采購物資/服務(wù)、銷售產(chǎn)品/服務(wù)、開展項目合作、簽訂保密協(xié)議等需簽訂合同的場景；管理場景：合同起草、評審、談判、簽署、履行跟蹤、變更、歸檔等全流程管理；風(fēng)險防控場景：合同條款審核、法律風(fēng)險排查、履約異常處理等。無論是新簽合同、續(xù)簽合同還是補充合同，均需遵循本流程規(guī)范。二、標準化操作流程詳解合同管理流程分為合同立項與起草、合同評審、合同談判與簽署、合同履行與跟蹤、合同變更與解除、合同歸檔六個核心環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)需嚴格按步驟執(zhí)行，保證責(zé)任到人、流程清晰。（一）合同立項與起草操作步驟：需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購需求、合作需求），填寫《合同立項申請表》，明確合同目的、合作方基本信息、預(yù)算金額、履行期限等核心內(nèi)容，部門負責(zé)人簽字確認后提交至法務(wù)部門。合作方背景調(diào)查：法務(wù)部門協(xié)同業(yè)務(wù)部門對合作方主體資格進行審查，包括：核實合作方是否為合法注冊的企業(yè)/組織（查驗營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證等）；評估合作方履約能力（如財務(wù)狀況、過往履約記錄、行業(yè)口碑）；確認合作方簽約代表是否具備合法授權(quán)（如授權(quán)委托書、法定代表人身份證明）。合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)立項申請及合作方溝通結(jié)果，起草合同文本，內(nèi)容需包含以下核心條款：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/簽約代表信息）；合同標的（貨物/服務(wù)/項目的具體名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準）；權(quán)利義務(wù)（雙方主要權(quán)利、義務(wù)及履行期限）；價格與支付方式（金額、計價方式、支付條件、賬戶信息）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計算方式、爭議解決方式）；保密條款（如適用）、不可抗力條款、合同生效條件及期限。起草完成后，部門負責(zé)人審核內(nèi)容完整性，提交法務(wù)部門。（二）合同評審操作步驟：法務(wù)初審：法務(wù)部門重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性及邏輯性，包括：主體資格是否有效，簽約權(quán)限是否充分；條款是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等）；權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確；爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否約定清晰。法務(wù)部門出具《合同評審意見表》，標注修改意見并反饋至業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門復(fù)審：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)意見修改合同文本，重點審核業(yè)務(wù)條款的準確性（如標的數(shù)量、質(zhì)量標準、履行時間），保證與業(yè)務(wù)需求一致。財務(wù)評審：財務(wù)部門審核合同中的財務(wù)條款，包括：價格是否符合預(yù)算審批流程；支付方式與企業(yè)財務(wù)制度是否沖突（如發(fā)票要求、稅務(wù)處理）；保證金、違約金等金額的合理性。會簽審批：法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)部門評審?fù)ㄟ^后，根據(jù)合同金額及重要性提交至對應(yīng)層級負責(zé)人審批（如部門負責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理），重大合同需提交至企業(yè)決策委員會審議。（三）合同談判與簽署操作步驟：談判準備：業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門共同制定談判方案，明確談判底線、核心訴求及備選方案，準備合作方背景資料及合同草案。合同談判：雙方就合同條款進行協(xié)商，重點溝通價格、履行期限、違約責(zé)任等爭議條款，談判過程需形成《會議紀要》，記錄關(guān)鍵共識及分歧點。文本定稿：談判達成一致后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果修改合同文本，經(jīng)法務(wù)部門最終審核確認，形成正式合同文本（一式多份，雙方各執(zhí)一份，企業(yè)留存至少兩份）。簽署與用?。汉贤炇鹦栌呻p方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋企業(yè)公章/合同專用章（騎縫章）；用印前需核對合同文本與審批版本是否一致，簽署人身份及授權(quán)權(quán)限是否有效，填寫《合同用印申請表》，經(jīng)行政管理部門審核后蓋章。（四）合同履行與跟蹤操作步驟：履行交底：業(yè)務(wù)部門在合同生效后3個工作日內(nèi)，向法務(wù)、財務(wù)及相關(guān)部門履行交底，明確合同履行節(jié)點（如交付時間、驗收標準、付款時間）、責(zé)任分工及風(fēng)險提示。履約監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門按合同約定履行義務(wù)，并跟蹤合作方履約情況，重點監(jiān)控：貨物/服務(wù)交付時間、質(zhì)量是否符合約定；付款進度是否按節(jié)點支付；合作方是否存在違約行為（如延遲交付、質(zhì)量不達標）。每月填寫《合同履行跟蹤表》，記錄履約進度及異常情況，及時上報部門負責(zé)人。驗收與確認：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)部門（如技術(shù)、質(zhì)檢）按約定標準進行驗收，形成《驗收報告》，由雙方簽字確認作為付款依據(jù)。（五）合同變更與解除操作步驟：變更申請：因業(yè)務(wù)需求變化或不可抗力需變更合同時由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容及對合同金額、履行期限的影響，附相關(guān)證明材料（如雙方確認的變更函、會議紀要）。變更審批：變更審批流程參照原合同評審流程，經(jīng)法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)部門審核及負責(zé)人審批后，簽訂《合同補充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容，原合同相關(guān)條款自動失效。解除處理：協(xié)商解除：雙方協(xié)商一致解除合同的，簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除時間、已履行部分的處理方式及違約責(zé)任；單方解除：因?qū)Ψ竭`約導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)的，守約方需書面通知對方解除合同，并收集違約證據(jù)（如逾期交付證明、驗收不合格報告），必要時通過法律途徑維權(quán)。（六）合同歸檔操作步驟：資料整理：合同履行完畢（或解除/終止）后，業(yè)務(wù)部門收集合同相關(guān)資料，包括：合同文本、審批文件、談判紀要、驗收報告、付款憑證、補充協(xié)議、解除協(xié)議等，保證資料完整、真實。歸檔登記：行政管理部門對合同資料進行分類編號（按合同類型+年份+流水號），填寫《合同歸檔登記表》，記錄合同名稱、編號、簽訂日期、歸檔日期、保管期限等信息。保管與查閱：合同資料原件由行政管理部門統(tǒng)一保管（電子版同步存檔），保管期限根據(jù)合同類型及法律法規(guī)要求確定（如一般合同保管不少于5年，重要合同不少于10年）。查閱合同需填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人及法務(wù)部門審批。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表格模板（一）合同評審意見表合同名稱合同編號合同類型評審部門評審日期評審階段評審意見-法務(wù)意見：-業(yè)務(wù)意見：-財務(wù)意見：修改建議評審結(jié)論□通過□修改后通過□不通過簽字確認評審人：部門負責(zé)人：（二）合同履行跟蹤表合同名稱合同編號合作方履行期限履行節(jié)點計劃時間實際時間履行情況交付階段驗收階段付款階段異常情況□無□有（說明：）處理措施更新日期記錄人（三）合同變更申請表原合同名稱原合同編號變更原因變更內(nèi)容-條款修改：-金額調(diào)整：-期限變更：影響評估對合同金額的影響：對履行期限的影響：對雙方權(quán)利義務(wù)的影響：審批意見□同意□不同意□修改后同意簽字確認申請人：部門負責(zé)人：法務(wù)部門：四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示主體資格審查：合作方必須為合法存續(xù)的法人/組織，簽約代表需提供有效授權(quán)，避免因“無權(quán)代理”導(dǎo)致合同無效。條款嚴謹性：合同條款需明確、具體，避免模糊表述（如“盡快”“合理價格”），違約責(zé)任需量化（如“逾期每日按合同總額的0.05%支付違約金”）。評審時限：合同評審需在收到草案后3個工作日內(nèi)完成，緊急合同可縮短時限，但不得跳過評審環(huán)節(jié)。履約監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤履約情況，發(fā)覺異常（如對方延遲履行）需立即上報，避免損失擴大。檔案管理：合同資料需完整歸檔，