企業(yè)日常采購(gòu)清單及審批流程模板工具手冊(cè)引言在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)管理是控制成本、保障業(yè)務(wù)連續(xù)性的核心環(huán)節(jié)。規(guī)范的采購(gòu)清單與審批流程能夠有效避免資源浪費(fèi)、保證合規(guī)性，同時(shí)提升跨部門協(xié)作效率。本手冊(cè)基于企業(yè)采購(gòu)管理實(shí)踐，提供一套通用的采購(gòu)清單編制模板及全流程審批指南，涵蓋需求發(fā)起、供應(yīng)商選擇、物資驗(yàn)收、付款結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，適用于各類企業(yè)日常采購(gòu)場(chǎng)景，助力采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)化、透明化。一、采購(gòu)清單與審批流程的適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景1.制造業(yè)企業(yè)生產(chǎn)性物料采購(gòu)適用于生產(chǎn)車間原材料、零部件、輔助材料等物料的定期采購(gòu)。此類采購(gòu)需嚴(yán)格匹配生產(chǎn)計(jì)劃，清單需明確物料規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、到貨時(shí)間等要求，審批流程需結(jié)合生產(chǎn)部門需求與倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)存管理，避免物料積壓或短缺。2.服務(wù)業(yè)企業(yè)辦公設(shè)備與耗材采購(gòu)適用于辦公電腦、打印機(jī)、文具、清潔用品等非生產(chǎn)性物資采購(gòu)。此類采購(gòu)以“按需申領(lǐng)、控制成本”為原則，清單需區(qū)分部門需求，審批流程需關(guān)注預(yù)算匹配度，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品。3.項(xiàng)目制企業(yè)專項(xiàng)物資采購(gòu)適用于研發(fā)項(xiàng)目、工程建設(shè)項(xiàng)目等專項(xiàng)物資采購(gòu)。此類采購(gòu)具有一次性、高價(jià)值特點(diǎn)，清單需詳細(xì)列出項(xiàng)目所需物資的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交付節(jié)點(diǎn)，審批流程需增加項(xiàng)目組與技術(shù)部門的聯(lián)合評(píng)審，保證物資符合項(xiàng)目質(zhì)量要求。4.集團(tuán)型企業(yè)跨部門協(xié)同采購(gòu)適用于多分支機(jī)構(gòu)、多部門通用物資（如服務(wù)器、軟件系統(tǒng)）的集中采購(gòu)。此類采購(gòu)需統(tǒng)籌各需求，清單需匯總各部門數(shù)量需求，審批流程需設(shè)立采購(gòu)委員會(huì)，通過規(guī)?；少?gòu)降低成本，同時(shí)明確物資分配方案。二、采購(gòu)清單及審批流程全步驟操作指南步驟1：采購(gòu)需求發(fā)起與清單編制操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目組）需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃（如生產(chǎn)排程、辦公消耗、項(xiàng)目進(jìn)度）確定采購(gòu)需求，指定專人填寫《企業(yè)采購(gòu)申請(qǐng)單》（詳見模板1）。清單編制需包含以下核心信息：基礎(chǔ)信息：物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額（需標(biāo)注對(duì)應(yīng)預(yù)算科目）；需求細(xì)節(jié)：用途說明（如“用于車間生產(chǎn)”“行政部日常辦公”）、到貨時(shí)間（如“2024年X月X日前”）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“符合國(guó)家GB標(biāo)準(zhǔn)”“提供3年質(zhì)?！保?；供應(yīng)商信息：如有指定供應(yīng)商，需填寫名稱及推薦理由（如“長(zhǎng)期合作供應(yīng)商，價(jià)格優(yōu)惠”）；如無指定，可注明“需采購(gòu)部比價(jià)選擇”。輸出文檔：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）注意事項(xiàng)：數(shù)量需根據(jù)實(shí)際需求合理預(yù)估，避免過度采購(gòu)；規(guī)格描述需清晰，避免“類似型號(hào)”等模糊表述，防止采購(gòu)偏差。步驟2：部門內(nèi)部初審與預(yù)算核對(duì)操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部預(yù)算專員需求部門負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)需求的合理性，確認(rèn)數(shù)量、規(guī)格是否匹配業(yè)務(wù)實(shí)際，簽字后提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部預(yù)算專員核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單的預(yù)算科目與金額，保證不超出部門年度預(yù)算。若預(yù)算不足，需需求部門說明原因并提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》（需分管副總審批）。輸出文檔：《預(yù)算審核意見表》（財(cái)務(wù)部填寫）注意事項(xiàng)：緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的備件）可啟動(dòng)“綠色審批通道”，但需在備注欄注明緊急原因，事后補(bǔ)辦預(yù)算手續(xù)。步驟3：采購(gòu)部門復(fù)核與供應(yīng)商匹配操作主體：采購(gòu)部專員、采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)部收到申請(qǐng)單后，復(fù)核需求清單的完整性（如規(guī)格、數(shù)量、到貨時(shí)間是否明確），若信息不全，退回需求部門補(bǔ)充。根據(jù)采購(gòu)類型選擇供應(yīng)商匹配方式：標(biāo)準(zhǔn)化物資（如辦公用品）：從《合格供應(yīng)商名錄》（詳見模板4）中選擇合作良好的供應(yīng)商，直接詢價(jià)；非標(biāo)準(zhǔn)化/高價(jià)值物資（如生產(chǎn)設(shè)備）：至少邀請(qǐng)3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫《供應(yīng)商比價(jià)表》（含報(bào)價(jià)、資質(zhì)、交期、售后服務(wù)等信息），報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審核。輸出文檔：《供應(yīng)商比價(jià)表》《采購(gòu)任務(wù)分配單》（明確采購(gòu)責(zé)任人）注意事項(xiàng)：新增供應(yīng)商需先通過資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、質(zhì)量認(rèn)證等），納入《合格供應(yīng)商名錄》后方可參與采購(gòu)。步驟4：財(cái)務(wù)部預(yù)算與合規(guī)性審核操作主體：財(cái)務(wù)部經(jīng)理、審計(jì)專員（必要時(shí)）財(cái)務(wù)部審核采購(gòu)價(jià)格的合理性，對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格，保證價(jià)格公允；對(duì)高價(jià)值采購(gòu)（如單次超10萬元），可啟動(dòng)第三方價(jià)格評(píng)估。審計(jì)專員審核采購(gòu)流程合規(guī)性，如需求部門是否有預(yù)算、供應(yīng)商選擇是否符合公司制度（如是否規(guī)避招標(biāo)、是否存在利益關(guān)聯(lián)）。輸出文檔：《財(cái)務(wù)合規(guī)性審核意見表》注意事項(xiàng)：若采購(gòu)涉及固定資產(chǎn)（如單價(jià)超5000元的設(shè)備），需同步填寫《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確資產(chǎn)編號(hào)、使用部門、折舊年限等信息。步驟5：管理層審批與采購(gòu)指令下達(dá)操作主體：分管副總、總經(jīng)理（根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批）根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批：金額≤5萬元：采購(gòu)部經(jīng)理審批；5萬元＜金額≤20萬元：分管副總審批；金額＞20萬元：總經(jīng)理審批。審批通過后，采購(gòu)部下達(dá)《采購(gòu)指令單》（明確供應(yīng)商、物資規(guī)格、數(shù)量、交期、付款方式等），與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》（需法務(wù)部審核，合同模板需包含質(zhì)量條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等內(nèi)容）。輸出文檔：《采購(gòu)指令單》《采購(gòu)合同》注意事項(xiàng)：緊急采購(gòu)需在審批環(huán)節(jié)注明“緊急”，審批人需在24小時(shí)內(nèi)完成審批；合同簽訂需加蓋公司公章，禁止以個(gè)人名義簽訂。步驟6：采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂操作主體：采購(gòu)部專員、法務(wù)部采購(gòu)部根據(jù)《采購(gòu)指令單》與供應(yīng)商對(duì)接，確認(rèn)生產(chǎn)周期、發(fā)貨方式、物流跟蹤等細(xì)節(jié)，保證按時(shí)交付。法務(wù)部審核《采購(gòu)合同》條款，重點(diǎn)關(guān)注：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：明確物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“提供第三方檢測(cè)報(bào)告”）；交付違約：約定延遲交付的違約金（如“按日收取合同總額的0.5%”）；付款條件：明確付款節(jié)點(diǎn)（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付90%，質(zhì)保期滿后支付10%”）。輸出文檔：《采購(gòu)合同》（正本2份，采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部各存1份）注意事項(xiàng)：合同簽訂前，供應(yīng)商需提供《產(chǎn)品合格證》《質(zhì)量保證書》等文件；大宗采購(gòu)可要求供應(yīng)商支付合同總額5%-10%的履約保證金。步驟7：物資驗(yàn)收與入庫(kù)登記操作主體：需求部門、倉(cāng)儲(chǔ)部、質(zhì)檢部物資到貨后，需求部門與倉(cāng)儲(chǔ)部共同清點(diǎn)數(shù)量，核對(duì)送貨單與《采購(gòu)指令單》是否一致（如型號(hào)、數(shù)量、批次）。質(zhì)檢部按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)（如抽檢比例≥10%，關(guān)鍵物資需全檢），填寫《物資驗(yàn)收單》（詳見模板5）：驗(yàn)收合格：需求部門、倉(cāng)儲(chǔ)部、質(zhì)檢部簽字確認(rèn)，物資辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格：當(dāng)場(chǎng)拒收，采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并填寫《不合格品處理記錄》，必要時(shí)啟動(dòng)索賠流程。輸出文檔：《物資驗(yàn)收單》《入庫(kù)單》（倉(cāng)儲(chǔ)部填寫，一式三聯(lián)，需求部門、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部各執(zhí)一聯(lián)）注意事項(xiàng)：驗(yàn)收需在物資到貨24小時(shí)內(nèi)完成，生鮮、易腐物資需縮短至6小時(shí)內(nèi)；未經(jīng)驗(yàn)收的物資不得直接投入使用，禁止“先使用后驗(yàn)收”。步驟8：付款申請(qǐng)與財(cái)務(wù)結(jié)算操作主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部采購(gòu)部根據(jù)《物資驗(yàn)收單》《采購(gòu)合同》填寫《采購(gòu)付款申請(qǐng)單》（詳見模板6），附上發(fā)票、驗(yàn)收單、合同復(fù)印件等資料，提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部審核單據(jù)一致性（如合同金額與發(fā)票金額、驗(yàn)收數(shù)量與申請(qǐng)付款數(shù)量是否匹配），確認(rèn)無誤后安排付款。輸出文檔：《采購(gòu)付款申請(qǐng)單》《銀行付款回單》注意事項(xiàng)：發(fā)票需與實(shí)際采購(gòu)物資一致（如名稱、規(guī)格、數(shù)量），避免“虛開發(fā)票”“大頭小尾”等違規(guī)行為；付款前需確認(rèn)供應(yīng)商是否已開具合規(guī)增值稅發(fā)票。步驟9：檔案歸檔與流程復(fù)盤操作主體：采購(gòu)部、檔案管理員采購(gòu)部將采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)單、審批表、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，保存期限不少于5年（固定資產(chǎn)采購(gòu)檔案需保存10年以上）。每月/每季度召開采購(gòu)復(fù)盤會(huì)，分析采購(gòu)數(shù)據(jù)（如預(yù)算執(zhí)行率、供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率、物資合格率），優(yōu)化采購(gòu)清單模板與審批流程。輸出文檔：《采購(gòu)檔案目錄》《采購(gòu)分析報(bào)告》注意事項(xiàng)：檔案需按“單次采購(gòu)”獨(dú)立歸檔，標(biāo)注采購(gòu)編號(hào)與日期；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。三、企業(yè)采購(gòu)管理核心模板工具模板1：企業(yè)采購(gòu)申請(qǐng)單適用場(chǎng)景：需求部門發(fā)起采購(gòu)時(shí)填寫，作為審批與執(zhí)行的依據(jù)。申請(qǐng)單編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期采購(gòu)類型□生產(chǎn)物料□辦公用品□設(shè)備采購(gòu)□其他緊急程度□緊急□普通預(yù)算科目預(yù)算金額實(shí)際申請(qǐng)金額物品清單序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位12供應(yīng)商信息名稱（可選）聯(lián)系人聯(lián)系電話*審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)部意見：經(jīng)辦人：經(jīng)理：日期：財(cái)務(wù)部意見：經(jīng)辦人：經(jīng)理：日期：分管副總/總經(jīng)理意見：簽字：日期：備注：模板2：采購(gòu)審批流程跟蹤表適用場(chǎng)景：記錄各審批節(jié)點(diǎn)狀態(tài)，實(shí)時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，避免流程卡頓。采購(gòu)編號(hào)申請(qǐng)部門物品名稱申請(qǐng)金額關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)責(zé)任人*完成狀態(tài)完成時(shí)間意見/備注CG202405001生產(chǎn)部鋼材8.5萬元需求發(fā)起張*已完成2024-05-01匹配Q2生產(chǎn)計(jì)劃部門初審李*已完成2024-05-01同意采購(gòu)采購(gòu)復(fù)核王*進(jìn)行中已聯(lián)系2家供應(yīng)商比價(jià)財(cái)務(wù)審核趙*待處理總經(jīng)理審批劉*待處理模板3：采購(gòu)執(zhí)行跟蹤表適用場(chǎng)景：監(jiān)控采購(gòu)訂單執(zhí)行過程，保證供應(yīng)商按時(shí)按質(zhì)交付。采購(gòu)編號(hào)供應(yīng)商訂單號(hào)訂單金額簽約日期預(yù)計(jì)交期實(shí)際交期交付狀態(tài)驗(yàn)收結(jié)果CG202405001鋼鐵廠PO2024050018.5萬元2024-05-052024-05-202024-05-20已交付合格物流信息運(yùn)單號(hào)*承運(yùn)商發(fā)貨時(shí)間到貨時(shí)間運(yùn)費(fèi)（元）SF5678順豐速運(yùn)2024-05-102024-05-20300異常情況處理結(jié)果模板4：合格供應(yīng)商評(píng)估表適用場(chǎng)景：新供應(yīng)商引入或現(xiàn)有供應(yīng)商年度評(píng)估，保證供應(yīng)商資質(zhì)與履約能力。供應(yīng)商名稱所屬行業(yè)合作年限聯(lián)系人*聯(lián)系電話*評(píng)估維度評(píng)估指標(biāo)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）得分備注資質(zhì)條件（20分）營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、質(zhì)量認(rèn)證齊全且有效20分，缺少1項(xiàng)扣5分價(jià)格水平（25分）報(bào)價(jià)合理性、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力低于市場(chǎng)均價(jià)10%以上25分，5%-10%20分，持平15分質(zhì)量保障（30分）產(chǎn)品合格率、質(zhì)保期、投訴處理合格率≥99%30分，95%-98%25分，＜95%0分交付能力（15分）準(zhǔn)時(shí)交貨率、應(yīng)急響應(yīng)準(zhǔn)時(shí)率≥95%15分，90%-94%10分，＜90%0分服務(wù)水平（10分）售后響應(yīng)速度、問題解決效率24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)10分，48小時(shí)5分，超時(shí)0分綜合評(píng)分評(píng)級(jí)：□優(yōu)秀（≥90分）□合格（70-89分）□不合格（＜70分）評(píng)估結(jié)論□納入名錄□保留觀察□清退評(píng)估人*：日期：模板5：物資驗(yàn)收單適用場(chǎng)景：物資到貨后驗(yàn)收，記錄數(shù)量與質(zhì)量情況，作為入庫(kù)與付款依據(jù)。驗(yàn)收單編號(hào)采購(gòu)編號(hào)供應(yīng)商到貨日期驗(yàn)收日期需求部門倉(cāng)儲(chǔ)部質(zhì)檢部驗(yàn)收人*物資信息序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量12驗(yàn)收結(jié)論□驗(yàn)收合格，同意入庫(kù)□驗(yàn)收不合格，作退/換貨處理需求部門簽字：倉(cāng)儲(chǔ)部簽字：質(zhì)檢部簽字：日期：模板6：采購(gòu)付款申請(qǐng)單適用場(chǎng)景：驗(yàn)收合格后申請(qǐng)付款，關(guān)聯(lián)采購(gòu)合同與驗(yàn)收記錄，保證付款合規(guī)。付款申請(qǐng)編號(hào)采購(gòu)編號(hào)供應(yīng)商合同金額已付金額本次申請(qǐng)金額付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他付款賬戶付款依據(jù)序號(hào)單據(jù)類型單據(jù)編號(hào)金額（元）備注1采購(gòu)合同HT2024050018.5萬元2物資驗(yàn)收單YS2024050018.5萬元3增值稅發(fā)票FP2024050019.95萬元（稅率17%）審批意見采購(gòu)部：經(jīng)辦人：經(jīng)理：日期：財(cái)務(wù)部：經(jīng)辦人：經(jīng)理：日期：總經(jīng)理：簽字：日期：四、采購(gòu)流程執(zhí)行中的關(guān)鍵管控要點(diǎn)1.需求清單的準(zhǔn)確性管控需求部門需與技術(shù)、使用部門共同確認(rèn)物資規(guī)格，避免“想當(dāng)然”采購(gòu)。例如生產(chǎn)采購(gòu)需結(jié)合工藝圖紙明確材料的化學(xué)成分、物理功能；辦公采購(gòu)需調(diào)研員工實(shí)際使用習(xí)慣（如電腦屏幕尺寸、軟件版本），保證采購(gòu)物資“買得對(duì)、用得上”。2.審批權(quán)限的分級(jí)管理根據(jù)采購(gòu)金額設(shè)置差異化審批權(quán)限，避免“一言堂”。例如5萬元以下采購(gòu)由部門負(fù)責(zé)人審批，側(cè)重需求合理性；20萬元以上采購(gòu)需總經(jīng)理審批，側(cè)重成本效益與戰(zhàn)略匹配度。緊急采購(gòu)需啟動(dòng)“雙人審批”（需求部門負(fù)責(zé)人+分管副總），保證流程不失控。3.預(yù)算執(zhí)行的剛性約束財(cái)務(wù)部需每月編制《采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行分析表》，對(duì)比實(shí)際采購(gòu)金額與預(yù)算差異，對(duì)超預(yù)算采購(gòu)實(shí)行“一票否決”（除特殊審批外）。同時(shí)建立預(yù)算預(yù)警機(jī)制，當(dāng)部門采購(gòu)金額達(dá)到預(yù)算80%時(shí)，提醒需求部門控制后續(xù)采購(gòu)。4.供應(yīng)商選擇的合規(guī)性禁止與“皮包公司”、無資質(zhì)供應(yīng)商合作，大宗采購(gòu)需通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式選擇供應(yīng)商。建立供應(yīng)商黑名單制度，對(duì)存在虛假報(bào)價(jià)、質(zhì)量欺詐、延遲交付等行為的供應(yīng)商，永久取消合作資格并通報(bào)行業(yè)。5.驗(yàn)收環(huán)節(jié)的閉環(huán)管理驗(yàn)收需做到“三方在場(chǎng)”（需求部門、倉(cāng)儲(chǔ)部、質(zhì)檢部），數(shù)量清點(diǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)需同步進(jìn)行，禁止“代簽”“后補(bǔ)”。對(duì)隱蔽性質(zhì)量問題（如內(nèi)部零件老化），需要求供應(yīng)商提供第三方檢測(cè)報(bào)告，必要時(shí)委托專業(yè)機(jī)構(gòu)復(fù)檢。6.檔案資料的完整性采購(gòu)檔案需覆蓋“需求-審批-執(zhí)行-結(jié)算”全流程，保證可追溯。例如若出現(xiàn)物資質(zhì)量問題，可通過檔案快速定位供應(yīng)商、驗(yàn)收記錄、合同條款，啟動(dòng)索賠流程。電子檔案需定期備份（如每月刻錄光盤），防止因系統(tǒng)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。五、常見問題與優(yōu)化建議問題1：采購(gòu)需求描述模糊導(dǎo)致采購(gòu)偏差表現(xiàn)：需求部門填寫“采購(gòu)一批辦公文具”，未明確A4紙的規(guī)格（如70g/80g）、數(shù)量（如50包/100包），導(dǎo)致采購(gòu)的物資不符合使用要求。優(yōu)化建議：制定《采購(gòu)需求描述規(guī)范》，明確常用物資的標(biāo)準(zhǔn)化描述模板（如“A4紙：80g，白色，雙面打印，500張/包，需提供FSC認(rèn)證”）；對(duì)非標(biāo)物資，要求需求部門附技術(shù)圖紙或樣品照片。問題2：審批流程因資料不全反復(fù)退回表現(xiàn)：采購(gòu)申請(qǐng)單未填寫預(yù)算科目，或缺少供應(yīng)商資質(zhì)證明，導(dǎo)致審批節(jié)點(diǎn)多次退回，延長(zhǎng)