技術(shù)類文檔撰寫規(guī)范及提交流程指導(dǎo)書一、引言技術(shù)類文檔是技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品迭代、團(tuán)隊協(xié)作的重要載體，其質(zhì)量直接影響項目推進(jìn)效率、知識沉淀效果及跨團(tuán)隊溝通成本。為統(tǒng)一技術(shù)文檔的撰寫標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范提交流程，保證文檔內(nèi)容準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)清晰、易于檢索，特制定本指導(dǎo)書。本指導(dǎo)書適用于公司內(nèi)部所有技術(shù)類文檔的撰寫、評審、提交與歸檔環(huán)節(jié)，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程提升文檔質(zhì)量，降低溝通成本，保障技術(shù)知識的有效傳承與復(fù)用。二、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用文檔類型本指導(dǎo)書涵蓋的技術(shù)類文檔包括但不限于以下類型：需求文檔：產(chǎn)品需求文檔（PRD）、市場需求文檔（MRD）、用戶故事地圖等；設(shè)計文檔：系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔、接口設(shè)計文檔、UI/UX設(shè)計說明等；開發(fā)文檔：技術(shù)方案文檔、編碼規(guī)范說明、單元測試報告、部署手冊等；測試文檔：測試計劃、測試用例、測試報告、缺陷分析報告等；運維文檔：系統(tǒng)監(jiān)控方案、故障處理手冊、容量規(guī)劃報告等；知識沉淀文檔：技術(shù)總結(jié)、最佳實踐分享、問題排查案例等。（二）典型應(yīng)用場景新產(chǎn)品/功能開發(fā)：從需求調(diào)研到產(chǎn)品上線，各階段需輸出對應(yīng)技術(shù)文檔，作為開發(fā)、測試、協(xié)作的依據(jù)；系統(tǒng)升級與重構(gòu)：對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行架構(gòu)調(diào)整或功能優(yōu)化時，需通過設(shè)計文檔明確變更范圍、技術(shù)方案及風(fēng)險；跨團(tuán)隊協(xié)作：如研發(fā)、測試、運維團(tuán)隊間的需求傳遞，需依賴規(guī)范文檔保證信息對齊；項目評審與驗收：通過提交完整的技術(shù)文檔，支撐技術(shù)評審會、項目驗收會的順利開展；新人培訓(xùn)與技術(shù)傳承：標(biāo)準(zhǔn)化的文檔可作為新員工入職培訓(xùn)資料，幫助快速理解項目背景與技術(shù)細(xì)節(jié)。三、技術(shù)文檔撰寫與提交流程詳解技術(shù)文檔的撰寫與提交流程分為需求分析→文檔撰寫→內(nèi)部評審→修改完善→正式提交→歸檔管理六個階段，每個階段需明確職責(zé)分工與操作要求，保證文檔質(zhì)量與流程合規(guī)。（一）階段一：需求分析——明確文檔目標(biāo)與范圍目標(biāo)：清晰界定文檔的核心目標(biāo)、受眾及內(nèi)容邊界，避免文檔偏離實際需求。操作說明：需求收集：與產(chǎn)品經(jīng)理、業(yè)務(wù)方、技術(shù)負(fù)責(zé)人溝通，明確文檔需解決的問題（如“為何需要該文檔？”“文檔需支撐哪些決策？”）；確認(rèn)文檔受眾（如開發(fā)人員、測試人員、運維人員或管理層），根據(jù)受眾調(diào)整內(nèi)容深度與專業(yè)術(shù)語使用（例如給管理層看的架構(gòu)圖需簡化技術(shù)細(xì)節(jié)，突出業(yè)務(wù)價值）。范圍定義：列出文檔必須包含的核心內(nèi)容（如系統(tǒng)架構(gòu)文檔需包含架構(gòu)圖、技術(shù)選型說明、模塊交互邏輯）；排除與目標(biāo)無關(guān)的內(nèi)容（如需求文檔中無需詳細(xì)描述具體實現(xiàn)代碼）。輸出成果：完成《文檔需求確認(rèn)表》（見表1），明確文檔目標(biāo)、范圍、受眾及交付時間。（二）階段二：文檔撰寫——遵循結(jié)構(gòu)與規(guī)范目標(biāo)：按照標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)撰寫文檔，保證內(nèi)容邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式統(tǒng)一。操作說明：文檔結(jié)構(gòu)模板：技術(shù)文檔需包含以下核心章節(jié)（可根據(jù)文檔類型調(diào)整）：封面：文檔名稱、版本號、作者、所屬部門、創(chuàng)建日期、密級（如公開、內(nèi)部、秘密）；修訂記錄：記錄文檔每次修改的版本、日期、修改人、修改內(nèi)容摘要；目錄：自動，包含章節(jié)標(biāo)題及頁碼；1引言（目的、背景、范圍、術(shù)語定義）；2總體設(shè)計（架構(gòu)圖、核心模塊、技術(shù)選型）；3詳細(xì)設(shè)計（接口說明、數(shù)據(jù)流程、算法邏輯）；4測試與驗證（測試用例、結(jié)果分析、問題處理）；5部署與運維（環(huán)境配置、操作步驟、常見問題）；6附錄（參考資料、縮略詞表、敏感信息說明）；審批頁：作者自評、評審人意見、最終審批簽字。撰寫規(guī)范：內(nèi)容準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)需注明來源（如“數(shù)據(jù)來源于2023年Q4系統(tǒng)監(jiān)控報表”），技術(shù)方案需經(jīng)過可行性驗證；邏輯清晰性：采用“總-分”結(jié)構(gòu)，章節(jié)間過渡自然，例如先說明“系統(tǒng)架構(gòu)包含A、B、C三個模塊”，再分別闡述各模塊功能；語言規(guī)范性：使用書面語，避免口語化表達(dá)（如將“這個功能很簡單”改為“該功能實現(xiàn)邏輯清晰，開發(fā)復(fù)雜度低”）；術(shù)語需統(tǒng)一（如全文統(tǒng)一使用“用戶ID”而非“用戶ID/用戶標(biāo)識”）；圖表規(guī)范：圖表需有編號（如圖1、表2）和標(biāo)題，圖表內(nèi)容需與描述一致（如架構(gòu)圖需標(biāo)注模塊名稱、數(shù)據(jù)流向）。工具推薦：文檔撰寫：（支持版本控制）、MicrosoftWord（模板豐富）、Confluence（團(tuán)隊協(xié)作）；圖表繪制：Visio（架構(gòu)圖）、ProcessOn（流程圖）、Draw.io（免費圖表工具）；版本控制：Git（配合文檔）、SVN（管理Word文檔修訂版本）。（三）階段三：內(nèi)部評審——保障內(nèi)容質(zhì)量目標(biāo)：通過團(tuán)隊評審發(fā)覺文檔中的錯誤、遺漏與邏輯漏洞，保證文檔內(nèi)容準(zhǔn)確、可執(zhí)行。操作說明：評審組織：由文檔作者發(fā)起評審，邀請3-5名相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c（如架構(gòu)設(shè)計文檔需邀請架構(gòu)師、開發(fā)負(fù)責(zé)人、測試負(fù)責(zé)人參與）；提前3個工作日將文檔初稿及《評審議程》發(fā)送給評審人，明確評審重點（如“重點關(guān)注技術(shù)選型合理性”“接口參數(shù)是否完整”）。評審流程：評審會（30-60分鐘）：作者介紹文檔背景與核心內(nèi)容（5-10分鐘）；評審人逐章提出問題與修改建議（20-40分鐘）；記錄爭議點并達(dá)成共識（5-10分鐘）。評審意見輸出：評審人需在2個工作日內(nèi)填寫《技術(shù)文檔評審意見表》（見表2），明確問題等級（嚴(yán)重/一般/建議）及修改建議。問題處理：作者需匯總所有評審意見，逐條確認(rèn)并制定修改計劃；對于“嚴(yán)重”級問題（如架構(gòu)設(shè)計缺陷、關(guān)鍵接口缺失），需在修改后重新組織評審；完成修改后，向評審人反饋處理結(jié)果，保證所有問題閉環(huán)。（四）階段四：修改完善——落實評審意見目標(biāo)：根據(jù)評審意見優(yōu)化文檔內(nèi)容，保證問題整改到位。操作說明：修改原則：對于“嚴(yán)重”級問題：必須修改，例如“接口缺少超時參數(shù)”需補充參數(shù)說明及默認(rèn)值；對于“一般”級問題：建議修改，例如“術(shù)語不統(tǒng)一”需全文替換為規(guī)范術(shù)語；對于“建議”級問題：可根據(jù)實際情況調(diào)整，例如“圖表顏色對比度不足”可優(yōu)化排版。修改記錄：在文檔《修訂記錄》中更新修改內(nèi)容，注明“版本號、修改日期、修改人、修改摘要”（如“V1.1，2023-10-20，，補充接口超時參數(shù)說明”）；使用修訂模式（Word）或Git對比功能（）標(biāo)注具體修改位置，方便評審人核查。二次驗證：修改完成后，作者需自查確認(rèn)所有評審意見已處理；若涉及重大修改（如架構(gòu)調(diào)整），需再次邀請核心評審人進(jìn)行復(fù)核。（五）階段五：正式提交——按渠道與規(guī)范交付目標(biāo)：將最終版文檔提交至指定平臺，保證文檔可被目標(biāo)受眾高效獲取。操作說明：提交前檢查：確認(rèn)文檔版本為最終版（如V2.0），且《修訂記錄》完整；檢查文檔格式：頁碼連續(xù)、圖表清晰、無錯別字、附件完整；確認(rèn)文檔密級與權(quán)限設(shè)置（如“秘密級”文檔僅限項目組成員訪問）。提交渠道：內(nèi)部文檔平臺：如Confluence、SharePoint，需最終版PDF（防止格式錯亂）及源文件（如、Word），填寫文檔標(biāo)簽（如“架構(gòu)設(shè)計”“Java”）；項目管理系統(tǒng)：如Jira、禪道，需將文檔關(guān)聯(lián)至對應(yīng)項目任務(wù)，更新任務(wù)狀態(tài)為“文檔已完成”；版本控制庫：如Git，需將文檔源文件提交至指定目錄（如/docs/design/），并提交備注（如“提交用戶系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計文檔V2.0”）。提交確認(rèn)：提交后截圖記錄，發(fā)送郵件通知相關(guān)人員（如項目組、產(chǎn)品經(jīng)理、文檔管理員）；若提交至外部平臺（如客戶方系統(tǒng)），需確認(rèn)對方已簽收并獲取反饋憑證。（六）階段六：歸檔管理——保證文檔可追溯目標(biāo)：對文檔進(jìn)行分類歸檔，支持后續(xù)檢索與復(fù)用。操作說明：歸檔范圍：所有已提交的最終版技術(shù)文檔（含評審記錄、修改記錄附件）。歸檔流程：文檔管理員每月對平臺提交的文檔進(jìn)行整理，核對文檔信息（名稱、版本、作者、提交日期）是否完整；按項目名稱、文檔類型（如“需求”“設(shè)計”“測試”）建立分類目錄，例如“/項目A/需求文檔/”“/項目B/架構(gòu)設(shè)計/”；歸檔文檔需保留至少3年（重要項目文檔永久保留），到期前由技術(shù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)是否延長保留期。檢索與復(fù)用：文檔平臺需支持關(guān)鍵詞檢索（如“用戶系統(tǒng)架構(gòu)”“接口V1.0”）；鼓勵在復(fù)用文檔時注明來源（如“本文檔參考《系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計V2.0》”），避免重復(fù)勞動。四、標(biāo)準(zhǔn)化模板工具與示例（一）文檔需求確認(rèn)表字段名稱填寫說明示例文檔名稱需撰寫的文檔全稱《用戶系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計文檔》文檔版本初版填寫V1.0，后續(xù)修改遞增版本號V1.0文檔類型從“需求、設(shè)計、開發(fā)、測試、運維、知識沉淀”中選擇設(shè)計撰寫人作者姓名所屬部門作者所在部門研發(fā)部目標(biāo)受眾文檔的主要使用者（可多選）開發(fā)團(tuán)隊、測試團(tuán)隊、架構(gòu)師組文檔目標(biāo)需解決的核心問題或達(dá)成的目的明確用戶系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)，支撐開發(fā)團(tuán)隊實現(xiàn)功能模塊核心內(nèi)容范圍必須包含的章節(jié)或主題系統(tǒng)總體架構(gòu)、模塊交互設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、接口規(guī)范交付時間計劃完成文檔的日期2023-11-15業(yè)務(wù)方/產(chǎn)品經(jīng)理簽字確認(rèn)需求的準(zhǔn)確性___________（簽字）日期簽字日期2023-10-20（二）技術(shù)文檔評審意見表評審人所屬部門評審日期評審章節(jié)問題描述問題等級修改建議處理結(jié)果（作者填寫）測試部2023-10-25第4章測試與驗證4.2節(jié)缺少“用戶登錄接口”的異常測試用例（如密碼錯誤、賬號鎖定場景）嚴(yán)重補充異常測試用例，明確測試步驟與預(yù)期結(jié)果已補充，詳見V1.1版第4.2節(jié)架構(gòu)師組2023-10-25第2章總體設(shè)計架構(gòu)圖未標(biāo)注“緩存模塊”與“數(shù)據(jù)庫模塊”的數(shù)據(jù)同步方式一般在架構(gòu)圖中補充數(shù)據(jù)流向箭頭，文字說明同步策略（如“實時同步”）已優(yōu)化，詳見V1.1版圖2.1趙六產(chǎn)品部2023-10-25第1章引言1.3節(jié)“范圍”未明確是否包含“第三方登錄功能”建議補充說明“本文檔范圍不包含第三方登錄功能的技術(shù)實現(xiàn)”已補充，詳見V1.1版第1.3節(jié)（三）文檔封面模板公司技術(shù)文檔文檔名稱：系統(tǒng)接口設(shè)計文檔文檔版本：V2.0撰寫人：*所屬部門：研發(fā)部-中間件組創(chuàng)建日期：2023年10月25日密級：內(nèi)部文檔編號：RD-2023-1025-002（公司LOGO）（四）修訂記錄模板版本號修訂日期修訂人修訂內(nèi)容摘要修訂原因V1.02023-09-15初稿創(chuàng)建新項目啟動V1.12023-10-20補充緩存模塊設(shè)計說明根據(jù)架構(gòu)師評審意見V2.02023-10-25優(yōu)化接口參數(shù)說明，補充異常處理流程根據(jù)測試反饋修改五、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)與方案需可驗證錯誤做法：“系統(tǒng)功能滿足用戶需求”（無具體數(shù)據(jù)支撐）；正確做法：“系統(tǒng)響應(yīng)時間≤500ms（基于100并發(fā)用戶測試，數(shù)據(jù)來源：Jmeter測試報告V1.0）”；風(fēng)險規(guī)避：關(guān)鍵數(shù)據(jù)需注明測試環(huán)境、工具及版本，技術(shù)方案需經(jīng)過PoC（概念驗證）或原型驗證。（二）格式統(tǒng)一性：避免排版混亂影響閱讀常見問題：標(biāo)題字體不統(tǒng)一（如第一章用“黑體三號”，第二章用“宋體四號”）；圖表編號連續(xù)（如圖1、圖2，而非圖1、圖3）；解決方法：使用（如公司提供的Word模板），通過樣式功能統(tǒng)一標(biāo)題、的字體、字號與行距；圖表編號按章節(jié)（如圖2-1表示第2章第1個圖）。（三）流程合規(guī)性：禁止跳過評審直接提交風(fēng)險：未經(jīng)評審的文檔可能存在重大缺陷（如架構(gòu)設(shè)計不合理），導(dǎo)致開發(fā)返工或項目延期；要求：所有技術(shù)文檔（除簡單知識沉淀文檔外）必須經(jīng)過內(nèi)部評審并獲取《評審意見表》后方可提交；緊急項目可先提交初標(biāo)，但需在24小時內(nèi)完成評審。（四）版本管理：防止文檔覆蓋與混淆常見問題：多人協(xié)作時，不同版本的文檔未區(qū)分命名，導(dǎo)致使用錯誤版本（如使用V1.0而非V2.0的接口文檔開發(fā)）；解決方法：文檔命名規(guī)則為“項目名稱-文檔類型-版本號-日期”（如“項目-接口設(shè)計-V2.0-20231025”）；源文件通過Git或SVN管理，避免本地文件覆蓋。（五）敏感信息保護(hù)：避免泄露公司機(jī)密禁止內(nèi)容：直接包