多功能費(fèi)用報(bào)銷流程表單電子審批版使用指南一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本電子審批版費(fèi)用報(bào)銷表單適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織員工日常費(fèi)用報(bào)銷場(chǎng)景，涵蓋差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)、交通費(fèi)、通訊費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等常見(jiàn)費(fèi)用類型。通過(guò)線上化審批流程，可實(shí)現(xiàn)費(fèi)用申請(qǐng)、審批、歸檔全流程數(shù)字化，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷流程中審批效率低、單據(jù)易丟失、查詢追溯困難等問(wèn)題，同時(shí)規(guī)范費(fèi)用管理標(biāo)準(zhǔn)，提升財(cái)務(wù)處理效率，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。二、電子審批全流程操作指南（一）前置準(zhǔn)備：系統(tǒng)登錄與權(quán)限激活登錄系統(tǒng)：?jiǎn)T工通過(guò)企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)、釘釘、企業(yè)等指定辦公平臺(tái)，使用個(gè)人工號(hào)/賬號(hào)及密碼登錄“費(fèi)用報(bào)銷”模塊。權(quán)限確認(rèn)：首次使用需確認(rèn)賬號(hào)已開(kāi)通“費(fèi)用報(bào)銷發(fā)起”權(quán)限（通常由人事部門在入職時(shí)配置）；部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)人員需具備對(duì)應(yīng)層級(jí)的審批權(quán)限。（二）第一步：填寫報(bào)銷表單基礎(chǔ)信息進(jìn)入報(bào)銷頁(yè)面：登錄后“新建報(bào)銷單”，進(jìn)入表單填寫界面。填寫基礎(chǔ)字段：申請(qǐng)人信息：填寫真實(shí)姓名（系統(tǒng)默認(rèn)顯示登錄人姓名，不可修改）、所屬部門、聯(lián)系電話（用于審批人聯(lián)系）。報(bào)銷類型：勾選對(duì)應(yīng)費(fèi)用類別（如“差旅費(fèi)”“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”等），不同類型表單字段會(huì)自動(dòng)適配（如差旅費(fèi)需填寫出差地點(diǎn)、天數(shù)等）。報(bào)銷事由：簡(jiǎn)要說(shuō)明費(fèi)用發(fā)生原因（如“項(xiàng)目客戶洽談差旅費(fèi)”“部門月度辦公采購(gòu)費(fèi)”），需清晰、具體，避免模糊表述（如“日常開(kāi)銷”）。報(bào)銷總金額：填寫本次報(bào)銷的合計(jì)金額（系統(tǒng)自動(dòng)匯總明細(xì)金額，需手動(dòng)輸入大寫金額，用于財(cái)務(wù)核對(duì)）。（三）第二步：添加費(fèi)用明細(xì)及附件添加費(fèi)用明細(xì)：“添加明細(xì)”按鈕，逐筆填寫費(fèi)用信息：費(fèi)用發(fā)生日期、費(fèi)用具體事由（如“北京-上海高鐵票”“客戶晚餐招待費(fèi)”）、金額、費(fèi)用承擔(dān)部門/項(xiàng)目（如涉及多部門分?jǐn)傂枳⒚鳎ＶС峙繉?dǎo)入：若費(fèi)用筆數(shù)較多（如辦公耗材采購(gòu)），可通過(guò)Excel模板批量導(dǎo)入明細(xì)（系統(tǒng)提供模板功能，需按格式填寫）。附件材料：按費(fèi)用類型合規(guī)憑證：如差旅費(fèi)需發(fā)票、行程單、住宿明細(xì)；業(yè)務(wù)招待費(fèi)需發(fā)票、招待對(duì)象說(shuō)明（含單位、姓名、事由）；辦公費(fèi)需采購(gòu)清單、發(fā)票等。附件要求：掃描件或照片需清晰完整，單張文件大小不超過(guò)5MB，格式為PDF/JPG/PNG；每筆明細(xì)需至少1張對(duì)應(yīng)附件，支持多附件（如一張發(fā)票+一張行程單）。（四）第三步：提交審批并流轉(zhuǎn)選擇審批路徑：根據(jù)企業(yè)審批規(guī)則，選擇審批流程：常規(guī)審批：申請(qǐng)人→部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)（若金額超過(guò)設(shè)定閾值，如5000元）；特殊審批：如涉及大額費(fèi)用（如超10萬(wàn)元）、跨部門費(fèi)用，需額外勾選“總經(jīng)理審批”或“聯(lián)合審批”。審批人系統(tǒng)自動(dòng)匹配（如部門負(fù)責(zé)人為固定審批人），也可手動(dòng)指定（需提前獲得審批人授權(quán)）。提交申請(qǐng)：確認(rèn)信息無(wú)誤后，“提交”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)銷單號(hào)（如“FYB202405001”），并發(fā)送審批通知至審批人待辦事項(xiàng)。（五）第四步：審批進(jìn)度跟蹤與處理申請(qǐng)人跟蹤進(jìn)度：在“報(bào)銷單查詢”頁(yè)面輸入單號(hào)或篩選條件，可查看當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)（如“待部門負(fù)責(zé)人審批”“財(cái)務(wù)審核中”“已駁回”）。審批過(guò)程中若收到審批人反饋（如“發(fā)票信息有誤，請(qǐng)修改”），需及時(shí)登錄系統(tǒng)“撤回”或“修改”（僅限審批人未操作時(shí)），修改后重新提交。審批人操作：審批人收到待辦提醒后，進(jìn)入報(bào)銷單詳情，查看明細(xì)、附件及申請(qǐng)人說(shuō)明；審批意見(jiàn)：通過(guò)則“同意”，備注“已閱，同意報(bào)銷”；駁回則注明駁回原因（如“發(fā)票抬頭錯(cuò)誤，請(qǐng)重開(kāi)”“事由不清晰，補(bǔ)充說(shuō)明”），申請(qǐng)人將收到駁回通知；審批時(shí)限：企業(yè)需設(shè)定各節(jié)點(diǎn)審批時(shí)限（如部門負(fù)責(zé)人24小時(shí)內(nèi)審批，財(cái)務(wù)3個(gè)工作日內(nèi)審核），超時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)提醒。（六）第五步：財(cái)務(wù)審核與付款財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)人員收到審批通過(guò)的報(bào)銷單后，重點(diǎn)核對(duì)：發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^(guò)稅務(wù)平臺(tái)查驗(yàn)）、金額準(zhǔn)確性、附件完整性、費(fèi)用是否符合公司報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（如差旅住宿上限、招待費(fèi)占比）。審核通過(guò)：“財(cái)務(wù)確認(rèn)”，報(bào)銷憑證，移交出納付款；審核不通過(guò)：駁回并注明原因（如“發(fā)票未蓋章”“超標(biāo)準(zhǔn)金額需申請(qǐng)人說(shuō)明”）。付款與歸檔：出納根據(jù)確認(rèn)后的報(bào)銷單，通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬、備用金等方式支付款項(xiàng)；系統(tǒng)自動(dòng)將報(bào)銷單、附件、審批記錄歸檔至電子檔案庫(kù)，支持按日期、單號(hào)、申請(qǐng)人等條件檢索，保存期限符合財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定（通常5-10年）。三、費(fèi)用報(bào)銷表單模板及填寫說(shuō)明（一）通用費(fèi)用報(bào)銷表單模板字段類別字段名稱填寫要求基礎(chǔ)信息申請(qǐng)人系統(tǒng)自動(dòng)帶出，不可修改所屬部門系統(tǒng)自動(dòng)帶出，不可修改報(bào)銷日期提交當(dāng)天的系統(tǒng)日期報(bào)銷單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，格式為“FYB+年月日+流水號(hào)”（如FYB20240501001）報(bào)銷類型下拉選擇：差旅費(fèi)/業(yè)務(wù)招待費(fèi)/辦公費(fèi)/交通費(fèi)/通訊費(fèi)/培訓(xùn)費(fèi)/其他費(fèi)用報(bào)銷事由簡(jiǎn)明扼要，不超過(guò)50字報(bào)銷總金額（小寫）精確到分，與明細(xì)合計(jì)一致報(bào)銷總金額（大寫）需與金額一致，如“壹仟貳佰元整”費(fèi)用明細(xì)序號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)費(fèi)用發(fā)生日期格式：YYYY-MM-DD費(fèi)用項(xiàng)目如“市內(nèi)交通費(fèi)”“餐費(fèi)”“住宿費(fèi)”等，需與報(bào)銷類型匹配費(fèi)用事由具體說(shuō)明，如“4月15日北京客戶拜訪出租車費(fèi)”金額（小寫）精確到分承擔(dān)部門/項(xiàng)目涉及成本核算時(shí)填寫，如“市場(chǎng)部推廣項(xiàng)目”附件清單附件名稱手動(dòng)填寫，如“北京-上海高鐵票.pdf”“酒店住宿清單.jpg”附件類型下拉選擇：發(fā)票/行程單/審批單/其他審批流程申請(qǐng)人簽字電子簽名（需提前在系統(tǒng)設(shè)置）部門負(fù)責(zé)人審批審批意見(jiàn)+電子簽名財(cái)務(wù)審核審核意見(jiàn)+電子簽名分管領(lǐng)導(dǎo)審批（可選）審批意見(jiàn)+電子簽名（僅限金額超過(guò)閾值時(shí)）總經(jīng)理審批（可選）審批意見(jiàn)+電子簽名（僅限大額/特殊費(fèi)用時(shí)）（二）模板字段填寫說(shuō)明報(bào)銷類型與費(fèi)用項(xiàng)目對(duì)應(yīng)關(guān)系：差旅費(fèi)：對(duì)應(yīng)“交通費(fèi)”“住宿費(fèi)”“餐補(bǔ)助”“市內(nèi)交通費(fèi)”等；業(yè)務(wù)招待費(fèi)：對(duì)應(yīng)“餐費(fèi)”“禮品費(fèi)”等（需注明招待對(duì)象及事由）；辦公費(fèi)：對(duì)應(yīng)“采購(gòu)費(fèi)”“維修費(fèi)”等（需附采購(gòu)清單）。金額規(guī)范：小寫金額前加“￥”，大寫金額需使用“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億、元、整、角、分”，不得涂改。附件要求：每筆費(fèi)用明細(xì)需1張及以上附件，發(fā)票需抬頭為公司全稱、稅號(hào)正確，并加蓋發(fā)票專用章；電子發(fā)票需PDF原件，避免截圖。四、使用注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題（一）核心注意事項(xiàng)填寫規(guī)范：報(bào)銷事由需真實(shí)、具體，避免“其他費(fèi)用”“雜費(fèi)”等模糊表述；費(fèi)用發(fā)生日期需與發(fā)票日期一致，跨月報(bào)銷需在發(fā)票開(kāi)具后30天內(nèi)提交（具體以公司制度為準(zhǔn)）。附件合規(guī)性：發(fā)票需在有效期內(nèi)（增值稅普通發(fā)票為開(kāi)票日起360天內(nèi)），不得重復(fù)報(bào)銷（系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)查重）；差旅費(fèi)報(bào)銷需附出差審批單（提前通過(guò)OA系統(tǒng)審批），招待費(fèi)需附《招待費(fèi)用申請(qǐng)表》（注明招待對(duì)象、人數(shù)、事由及預(yù)算）。審批時(shí)效：申請(qǐng)人需在費(fèi)用發(fā)生后15個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷，超期需提交《超期報(bào)銷說(shuō)明》并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字；審批人需在收到通知后2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，緊急事項(xiàng)可電話提醒審批人。信息安全：嚴(yán)禁泄露個(gè)人賬號(hào)密碼，離職時(shí)需及時(shí)申請(qǐng)權(quán)限注銷；報(bào)銷附件涉及敏感信息（如客戶名稱）時(shí)，需在備注欄說(shuō)明“附件信息已脫敏處理”。（二）常見(jiàn)問(wèn)題處理Q：報(bào)銷單提交后發(fā)覺(jué)填寫錯(cuò)誤，如何撤回？A：在報(bào)銷單狀態(tài)為“審批中”且審批人未操作時(shí)，申請(qǐng)人可在“報(bào)銷單查詢”頁(yè)面“撤回”，修改后重新提交；若審批人已審批，需聯(lián)系審批人駁回或聯(lián)系管理員介入處理。Q：發(fā)票丟失怎么辦？A：需提交《發(fā)票丟失說(shuō)明》（由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)），并附登報(bào)聲明發(fā)票作廢的憑證（金額在500元以下可由部門負(fù)責(zé)人審批；500元以上需財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審