會議紀要編寫及跟蹤執(zhí)行標準化模板一、適用會議類型與場景本模板適用于各類企業(yè)內部會議的紀要編寫與執(zhí)行跟蹤，涵蓋但不限于以下場景：項目啟動會：明確項目目標、分工及關鍵節(jié)點，同步各方職責；周/月度例會：回顧階段性工作進展，協(xié)調跨部門資源，部署下一階段任務；專題研討會：針對特定問題（如技術難點、流程優(yōu)化）討論解決方案并形成決議；跨部門協(xié)調會：解決部門間協(xié)作障礙，明確責任主體與完成時限；決策評審會：對重大事項（如預算審批、方案選型）形成結論性意見并跟蹤落地。二、標準化操作流程（一）會前準備：保證會議高效聚焦明確會議目標與議程會議發(fā)起人需提前1-2天確認會議核心目標（如“確定Q3營銷方案”“解決研發(fā)測試資源瓶頸”），并制定詳細議程，明確各議題討論時長及負責人。示例議程：上周工作進展回顧（15分鐘，負責人：*經(jīng)理）Q3營銷方案初稿討論（30分鐘，負責人：*主管）測試資源協(xié)調問題（20分鐘，負責人：*工程師）下周工作計劃（15分鐘，全體）確定參會人與材料準備根據(jù)議程篩選必要參會人（決策人、執(zhí)行人、相關方），提前發(fā)送會議通知（含時間、地點、議程、參會人），并要求議題負責人提前準備相關材料（如PPT、數(shù)據(jù)報表、問題清單）。（二）會中記錄：精準捕捉關鍵信息分工記錄，突出重點指定專人擔任記錄人，采用“關鍵詞+結論+行動項”記錄法，避免逐字逐字記錄，重點關注：討論要點：各方核心觀點、分歧及共識（如“市場部建議增加短視頻投放，研發(fā)部評估需2周開發(fā)周期”）；決議結論：經(jīng)會議確認的最終決定（如“Q3營銷方案采用短視頻+線下活動組合，預算控制在50萬以內”）；行動項：明確“做什么、誰負責、何時完成”（如“*主管負責9月10日前完成短視頻腳本定稿，同步給市場部”）。實時標注待確認信息對會議中未當場明確的內容（如“需法務部審核合同條款，預計2個工作日反饋”），記錄人需標注“待確認”，會后由發(fā)起人跟進補充。（三）會后整理：規(guī)范輸出紀要文檔24小時內完成初稿記錄人需在會后24小時內整理會議記錄，按“會議基本信息-議程回顧-討論要點-決議結論-行動項-附件”結構撰寫紀要初稿，保證信息準確、語言簡潔。審核與分發(fā)初稿完成后提交會議發(fā)起人審核，重點核對決議結論的準確性、行動項的明確性（負責人、截止時間是否清晰）；審核通過后，1個工作日內將紀要分發(fā)至所有參會人及相關方，并抄送部門負責人及項目組存檔。（四）跟蹤執(zhí)行：閉環(huán)管理落地效果建立行動項跟蹤表將紀要中的“行動項”單獨提取至《會議行動項跟蹤表》（見模板表格），明確“負責人、截止時間、當前狀態(tài)、完成情況”，作為執(zhí)行跟蹤的核心工具。定期跟進與預警記錄人/項目助理每周更新行動項狀態(tài)，對臨近截止日期（如距截止日不足3天）或逾期未完成的行動項，及時提醒負責人；在下次例會中優(yōu)先回顧未完成行動項，分析原因（如資源不足、需求變更）并調整計劃，保證“事事有跟進、件件有反饋”。三、會議紀要標準模板（一）會議基本信息項目內容會議名稱[如：項目Q3啟動會]會議時間[YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM]會議地點/形式[會議室A/騰訊會議]主持人*[姓名]記錄人*[姓名]參會人*[姓名1]、[姓名2]、[姓名3]（共X人）缺席人員及原因*[姓名]（因事請假）會議目標[明確1-2句核心目標，如“確定Q3項目里程碑及分工”]（二）議程回顧與討論要點序號議題名稱討論要點1上周工作進展回顧-研發(fā)部：完成核心模塊開發(fā)，測試用例覆蓋率達90%（工程師匯報）；-市場部：競品分析報告初稿完成，待優(yōu)化數(shù)據(jù)可視化（主管匯報）。2Q3營銷方案討論-市場部建議：短視頻投放（預算20萬）+線下快閃活動（預算30萬），預計觸達用戶10萬+；-研發(fā)部反饋：短視頻互動功能需2周開發(fā)周期，建議延遲至9月中旬上線；-分歧點：活動時間是否等待研發(fā)功能落地。（三）決議結論序號決議內容1Q3營銷方案采用“短視頻預熱（9月上旬）+線下活動（9月20日）”組合，總預算50萬，由市場部*主管負責9月5日前細化執(zhí)行計劃。2研發(fā)部優(yōu)先完成互動功能開發(fā)，9月15日前上線測試版，由*工程師牽頭，測試部配合。（四）行動項列表序號行動內容負責人截止時間當前狀態(tài)完成情況/備注1細化Q3營銷執(zhí)行計劃（含短視頻內容、線下場地清單）*主管2023-09-05進行中待同步法務部審核合同條款2完成互動功能開發(fā)并提交測試*工程師2023-09-15未開始需協(xié)調UI設計師資源支持3提供競品分析報告優(yōu)化版（含數(shù)據(jù)可視化）*助理2023-09-03已完成已提交市場部*主管審閱（五）附件附件1：《Q3營銷方案初稿》附件2：《競品分析報告（V1.2）》四、使用關鍵提示（一）紀要編寫原則客觀準確：如實反映會議討論內容，避免記錄人主觀臆斷，對未達成一致的議題需標注“未達成共識，后續(xù)需進一步討論”。簡潔明了：用短句、要點式表述，避免冗長描述，關鍵數(shù)據(jù)（如預算、時間節(jié)點）需明確數(shù)字，不使用“盡快”“適時”等模糊詞匯。閉環(huán)管理：每個行動項必須明確“負責人+截止時間”，無責任主體的行動項視為無效，需會議發(fā)起人重新確認。（二）跟蹤執(zhí)行注意事項權限管理：《會議行動項跟蹤表》由記錄人維護，參會人可查看權限，修改狀態(tài)需經(jīng)記錄人確認，避免信息混亂。問題升級：對因資源不足、跨部門協(xié)調困難導致無法按時完成的行動項，負責人需提前2個工作日向會議發(fā)起人反饋，啟動升級流程（如提交部門負責人協(xié)調）。歸檔要求：會議紀要及行動項跟蹤表需按“年份+月份”分類存檔，電子版保存不少于1年，紙質版需經(jīng)主持人簽字確認后歸檔至行政部。（三）常見問題