ka費(fèi)用核銷管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司KA費(fèi)用的管理，規(guī)范費(fèi)用核銷流程，確保費(fèi)用使用的合理性、合規(guī)性和有效性，提高公司資源利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與KA客戶（重點(diǎn)客戶）發(fā)生的各類費(fèi)用的核銷管理，包括但不限于市場推廣費(fèi)用、促銷費(fèi)用、渠道建設(shè)費(fèi)用等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：費(fèi)用核銷必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)政策以及公司內(nèi)部相關(guān)規(guī)定。2.真實(shí)性原則：費(fèi)用支出應(yīng)真實(shí)發(fā)生，相關(guān)憑證和資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效。3.合理性原則：費(fèi)用安排應(yīng)與公司業(yè)務(wù)目標(biāo)和市場策略相匹配，具有合理的商業(yè)目的。4.及時性原則：費(fèi)用核銷應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的及時準(zhǔn)確。二、KA費(fèi)用的分類及定義（一）市場推廣費(fèi)用用于提升公司品牌知名度、產(chǎn)品形象，促進(jìn)市場銷售的各類費(fèi)用，如廣告投放、公關(guān)活動、市場調(diào)研等費(fèi)用。（二）促銷費(fèi)用為刺激KA客戶購買公司產(chǎn)品或服務(wù)，增加銷售量而發(fā)生的費(fèi)用，如折扣、返利、贈品、促銷活動執(zhí)行費(fèi)用等。（三）渠道建設(shè)費(fèi)用用于拓展和優(yōu)化與KA客戶合作渠道的費(fèi)用，如渠道拓展費(fèi)用、渠道維護(hù)費(fèi)用、KA客戶關(guān)系管理費(fèi)用等。三、費(fèi)用核銷流程（一）費(fèi)用申請1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)與KA客戶的合作計劃和市場策略，提前制定費(fèi)用預(yù)算，并填寫《KA費(fèi)用申請表》，詳細(xì)說明費(fèi)用項目、金額、用途、預(yù)計執(zhí)行時間等信息。2.《KA費(fèi)用申請表》需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。（二）費(fèi)用審批1.財務(wù)部門收到《KA費(fèi)用申請表》后，對費(fèi)用預(yù)算的合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通并要求其調(diào)整。2.經(jīng)財務(wù)部門審核通過的《KA費(fèi)用申請表》，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，依次提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可執(zhí)行費(fèi)用支出。（三）費(fèi)用執(zhí)行1.業(yè)務(wù)部門按照審批通過的《KA費(fèi)用申請表》組織實(shí)施費(fèi)用支出。在費(fèi)用執(zhí)行過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保費(fèi)用支出真實(shí)、合理、合規(guī)。2.費(fèi)用支出發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)憑證和資料，包括發(fā)票、合同、活動報告、驗(yàn)收證明等，作為費(fèi)用核銷的依據(jù)。（四）費(fèi)用核銷1.業(yè)務(wù)部門在費(fèi)用支出完成后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)填寫《KA費(fèi)用核銷表》，并附上相關(guān)憑證和資料，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到《KA費(fèi)用核銷表》及相關(guān)憑證后，對費(fèi)用的真實(shí)性、合規(guī)性、合理性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：憑證是否真實(shí)有效、費(fèi)用支出是否符合申請用途、是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。3.如審核通過，財務(wù)部門在《KA費(fèi)用核銷表》上簽字確認(rèn)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。如審核不通過，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，說明原因，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，重新提交費(fèi)用核銷申請。（五）特殊情況處理1.對于因特殊原因無法按照原計劃執(zhí)行的費(fèi)用項目，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向財務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，并說明原因。經(jīng)批準(zhǔn)后，可調(diào)整費(fèi)用預(yù)算或變更費(fèi)用用途。2.對于已發(fā)生但未及時申請核銷的費(fèi)用，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在發(fā)現(xiàn)后及時提交費(fèi)用核銷申請。如因特殊原因無法及時提交，應(yīng)向財務(wù)部門說明情況，并在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)資料。財務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核核銷。四、費(fèi)用核銷的相關(guān)要求（一）憑證要求1.所有費(fèi)用支出必須取得合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)符合國家稅務(wù)部門的規(guī)定，內(nèi)容真實(shí)、完整，包括發(fā)票抬頭、發(fā)票號碼、開票日期、服務(wù)內(nèi)容、金額等。2.除發(fā)票外，還應(yīng)提供相關(guān)的合同、協(xié)議、活動報告、驗(yàn)收證明等資料，以證明費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、支付方式等條款；活動報告應(yīng)詳細(xì)記錄活動的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員、效果評估等情況；驗(yàn)收證明應(yīng)由KA客戶或相關(guān)第三方出具，證明費(fèi)用支出所對應(yīng)的工作或項目已完成并達(dá)到預(yù)期效果。3.對于涉及多個項目或多個KA客戶的費(fèi)用支出，應(yīng)在發(fā)票或相關(guān)憑證上注明具體的項目名稱或KA客戶名稱，以便準(zhǔn)確核算和核銷。（二）時間要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在費(fèi)用支出完成后的[X]個工作日內(nèi)提交費(fèi)用核銷申請。對于跨年度的費(fèi)用支出，應(yīng)在次年[X]月[X]日前完成上一年度費(fèi)用的核銷工作。2.財務(wù)部門應(yīng)在收到業(yè)務(wù)部門提交的費(fèi)用核銷申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作。如遇特殊情況需要延長審核時間的，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，并說明原因。（三）預(yù)算控制1.費(fèi)用核銷應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如因業(yè)務(wù)需要確需超出預(yù)算的，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。未經(jīng)批準(zhǔn)的超預(yù)算費(fèi)用，財務(wù)部門不予核銷。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對KA費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，確保費(fèi)用支出與預(yù)算目標(biāo)相符。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對KA費(fèi)用的核銷情況進(jìn)行審計，檢查費(fèi)用支出的真實(shí)性、合規(guī)性、合理性以及核銷流程的執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財務(wù)檢查財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對KA費(fèi)用的日常財務(wù)管理和監(jiān)督，定期對費(fèi)用核銷情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改。同時，應(yīng)配合內(nèi)部審計部門做好相關(guān)審計工作。（三）違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于：責(zé)令整改、追回已核銷費(fèi)用、扣減績效獎金、通報批評等。對于情節(jié)嚴(yán)重、構(gòu)成違法犯罪的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂