行政申購(gòu)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政申購(gòu)采購(gòu)行為，加強(qiáng)對(duì)行政物資采購(gòu)工作的管理與監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，滿足公司日常運(yùn)營(yíng)需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)因日常辦公、運(yùn)營(yíng)管理等需要進(jìn)行的行政物資申購(gòu)采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的采購(gòu)流程和審批制度執(zhí)行，確保采購(gòu)過(guò)程透明、公正、規(guī)范。3.效益性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，追求采購(gòu)效益最大化。4.及時(shí)性原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，及時(shí)安排采購(gòu)，確保物資供應(yīng)不影響公司正常運(yùn)營(yíng)。二、申購(gòu)管理（一）申購(gòu)需求提出1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，定期或不定期填寫(xiě)《行政物資申購(gòu)單》，詳細(xì)注明申購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急的申購(gòu)需求，應(yīng)在申購(gòu)單上注明原因及預(yù)計(jì)使用時(shí)間，并盡快提交申購(gòu)申請(qǐng)。（二）申購(gòu)審批流程1.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)的申購(gòu)需求進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申購(gòu)物資的必要性、合理性以及預(yù)算安排等，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。2.提交至行政部門(mén)，行政部門(mén)根據(jù)公司庫(kù)存情況及整體采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行復(fù)核。若庫(kù)存能夠滿足需求，則反饋給申購(gòu)部門(mén)自行領(lǐng)用；若需采購(gòu)，行政部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)申購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，確保申購(gòu)金額在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)。審核通過(guò)后，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.最終，申購(gòu)單提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體運(yùn)營(yíng)情況及資源配置狀況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié)。（三）申購(gòu)變更與撤銷(xiāo)1.若申購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、型號(hào)等發(fā)生變更，申購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提交《行政物資申購(gòu)變更單》，按照原申購(gòu)審批流程進(jìn)行審批。2.在采購(gòu)活動(dòng)開(kāi)始前，若申購(gòu)部門(mén)因特殊原因需要撤銷(xiāo)申購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)提交《行政物資申購(gòu)撤銷(xiāo)單》，經(jīng)原審批流程各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可撤銷(xiāo)。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)方式選擇1.集中采購(gòu)：對(duì)于通用性強(qiáng)、采購(gòu)量大的行政物資，如辦公用品、辦公設(shè)備等，原則上采用集中采購(gòu)方式。由行政部門(mén)統(tǒng)一組織采購(gòu)，與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，定期進(jìn)行批量采購(gòu)。2.分散采購(gòu)：對(duì)于具有特殊規(guī)格、型號(hào)或個(gè)性化需求的行政物資，經(jīng)審批后可采用分散采購(gòu)方式。由申購(gòu)部門(mén)自行組織采購(gòu)，但需遵循本辦法規(guī)定的采購(gòu)流程和審批制度。3.招標(biāo)采購(gòu)：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或?qū)具\(yùn)營(yíng)有重大影響的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式確定供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等資料。根據(jù)申購(gòu)物資的類(lèi)別和需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核。2.供應(yīng)商評(píng)估與選擇成立供應(yīng)商評(píng)估小組，由行政部門(mén)、使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成。對(duì)篩選出的潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同或框架協(xié)議。3.供應(yīng)商管理定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。建立供應(yīng)商溝通機(jī)制，及時(shí)了解供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況和產(chǎn)品信息，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂前，必須由公司法律顧問(wèn)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)。審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。3.采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員，以便跟蹤合同執(zhí)行情況。（四）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)人員按照采購(gòu)合同約定，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.建立采購(gòu)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期向申購(gòu)部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)進(jìn)展情況，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。3.物資到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)通知申購(gòu)部門(mén)和相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等要求進(jìn)行驗(yàn)收。2.對(duì)于國(guó)家有強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的物資，應(yīng)按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收流程1.物資到貨后，申購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)包括使用部門(mén)代表、行政部門(mén)代表等。2.驗(yàn)收人員對(duì)照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、外觀、質(zhì)量等進(jìn)行逐一檢查。3.對(duì)于需要進(jìn)行功能測(cè)試或質(zhì)量檢驗(yàn)的物資，應(yīng)按照規(guī)定的方法和程序進(jìn)行測(cè)試和檢驗(yàn)。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《行政物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。（三）驗(yàn)收記錄與存檔1.《行政物資驗(yàn)收單》應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果等信息。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，作為物資采購(gòu)檔案的重要組成部分，以備查閱和審計(jì)。五、付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料，填寫(xiě)《行政物資付款申請(qǐng)單》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等憑證。2.《行政物資付款申請(qǐng)單》應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息。（二）付款審批流程1.采購(gòu)人員將《行政物資付款申請(qǐng)單》提交至行政部門(mén)審核，行政部門(mén)重點(diǎn)審核采購(gòu)事項(xiàng)的真實(shí)性、合規(guī)性以及驗(yàn)收情況等，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。2.提交至財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、金額準(zhǔn)確性等，審核通過(guò)后由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.最終，付款申請(qǐng)?zhí)峤恢凉痉止茴I(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況及審批權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可安排付款。（三）付款方式與時(shí)間1.根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同約定，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。2.嚴(yán)格按照合同約定的付款時(shí)間進(jìn)行付款，避免逾期付款給公司帶來(lái)不必要的損失。如因特殊原因需要延遲付款，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并取得其同意。六、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存管理制度1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立健全公司行政物資庫(kù)存管理制度，明確庫(kù)存管理流程、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)方法、庫(kù)存安全管理等要求。2.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的庫(kù)存管理人員，負(fù)責(zé)行政物資的出入庫(kù)登記、庫(kù)存保管、盤(pán)點(diǎn)等工作。（二）庫(kù)存分類(lèi)與標(biāo)識(shí)1.根據(jù)行政物資的用途、性質(zhì)、價(jià)值等因素，對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行分類(lèi)管理。分類(lèi)可包括辦公用品、辦公設(shè)備、耗材、勞保用品等。2.對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期、保質(zhì)期等信息，便于識(shí)別和管理。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)行政物資庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存物資的實(shí)際數(shù)量與賬面數(shù)量是否一致，檢查物資的質(zhì)量狀況、存放情況等。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，編制《行政物資盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，如實(shí)反映盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和物資調(diào)整。（四）庫(kù)存安全管理1.加強(qiáng)庫(kù)存物資的安全管理，確保庫(kù)存物資不受損壞、丟失、被盜等。2.庫(kù)存保管場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。3.制定庫(kù)存物資安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。七、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)行政申購(gòu)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、物資驗(yàn)收與付款情況等。2.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）投訴處理1.設(shè)立行政申購(gòu)采購(gòu)?fù)对V渠道，接受公司內(nèi)部員工及供應(yīng)商的投訴舉報(bào)。投訴渠道可包括電話、郵箱、意