商務(wù)信函的標(biāo)準(zhǔn)格式商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場(chǎng)合或商務(wù)往來過程中所使用的簡(jiǎn)便書信。其主要作用是在商務(wù)活動(dòng)中用來建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務(wù)信息、聯(lián)系商務(wù)事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷、詢問和答復(fù)問題、處理具體交易事項(xiàng)。其種類包括聯(lián)系函、推銷函、訂購(gòu)函、確認(rèn)函、索賠函等。文種特性語氣口語性每一封商務(wù)信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務(wù)信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務(wù)信函應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡(jiǎn)單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購(gòu)買函，完全可以通過信函中的語氣，語調(diào)來表現(xiàn)。內(nèi)容直接性企業(yè)每天都要閱讀大量的信函文件。商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。所以，商務(wù)信函要寫的簡(jiǎn)明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語言來寫信函，使信函讀起來簡(jiǎn)單、清楚、容易理解。當(dāng)涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號(hào)等，要用語精確，使交流的內(nèi)容更加清楚，這更有助于加快商務(wù)活動(dòng)的進(jìn)程。態(tài)度真誠(chéng)性商務(wù)信函要能夠充分體現(xiàn)真誠(chéng)、禮貌。不管說什么，都要帶著誠(chéng)意去說。把寫好的商務(wù)信函拿起來讀一遍，確保如果此時(shí)對(duì)方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠(chéng)和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語，而是體現(xiàn)了一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。主旨單一性商務(wù)信函具有純粹的業(yè)務(wù)性，一般要求專文專事，內(nèi)容集中單一，圍繞公務(wù)，突出主旨。格式規(guī)范性商務(wù)信函結(jié)構(gòu)類似于一般的書信、有稱呼、有正文、署名。外貿(mào)商務(wù)函、電的寫作則必須依照國(guó)際慣例，用英語或?qū)Ψ絿?guó)家所使用的語言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對(duì)方的語言規(guī)范和習(xí)慣。地位平等性商務(wù)信函是在商務(wù)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)中形成的，每封信函都是一定時(shí)限內(nèi)的雙方意愿的明確表達(dá)。因此，接受對(duì)方的信函后必須及時(shí)回復(fù)。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應(yīng)這一特點(diǎn)地需要。商務(wù)信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾信頭信頭即信函開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標(biāo)題、函號(hào)、稱謂、收信人地址和單位等組成。發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。還包括電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、專用電碼、電傳、傳真、網(wǎng)址等商務(wù)聯(lián)系信息。作為商務(wù)信函，標(biāo)題與一般普通信件不一樣，只要不是企業(yè)單位個(gè)人與個(gè)人之間地交流，商務(wù)信函一般可以有標(biāo)題。標(biāo)題位置在信文首頁上方，居中書寫，其內(nèi)容是標(biāo)明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收件人通過標(biāo)題就對(duì)信文的主要內(nèi)容有大致地了解。常見的商務(wù)信函標(biāo)題有以下兩種形式：（1）由事由加文種名稱“函”構(gòu)成，如“關(guān)于要求承付XXX貨款地函”、“推銷函”、“訂購(gòu)函”、“索賠函”等。（2）先寫“事由”兩字，加冒號(hào)提示，然后直接標(biāo)寫該信函地內(nèi)容，如“事由：XX索賠”。函號(hào)即編號(hào)，分為對(duì)方編號(hào)和乙方編號(hào)。在外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的信頭上注明編號(hào)，可保證信函便于管理和查閱。函號(hào)位置一般出現(xiàn)在標(biāo)題右下方或信頭左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號(hào)的格式，采用“X函[XXX]X號(hào)”或（XXX)“函第X號(hào)”地形式；二是采用直接編號(hào)地形式，如“第X號(hào)”稱謂是對(duì)收信人或收信單位的稱呼，一般寫收文者的尊稱，這是商務(wù)信函必須的一項(xiàng)。其位置一般在標(biāo)題或函號(hào)的左下方，單獨(dú)占行，頂格書寫，后面用冒號(hào)。書寫時(shí)有兩種稱謂：（1）泛指尊稱：如“尊敬的XXX”等；（2）具體稱謂：即具體指名道姓的尊稱。如“先生”、“女士”等，一般用語寫信人與收信人彼此認(rèn)識(shí)或者非常熟悉的情況。收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。正文正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，簡(jiǎn)明扼要。問候語：即應(yīng)酬語或客氣語主體：商務(wù)信函的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說明的事項(xiàng)。不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以下兩個(gè)內(nèi)容：1、說明發(fā)函緣由：直截了當(dāng)，簡(jiǎn)明扼要；2、說明發(fā)函事項(xiàng)：主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項(xiàng)，或是針對(duì)所要商洽的問題或聯(lián)系事項(xiàng)，闡明自己的意見。結(jié)尾語：正文結(jié)束后，一般用精煉的語言將主體所敘之事加以簡(jiǎn)單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強(qiáng)調(diào)發(fā)函的目的。如請(qǐng)求函的結(jié)尾語是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結(jié)尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等，結(jié)尾語視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當(dāng)?shù)皿w。信尾祝頌語：所有的商務(wù)信函都要寫明祝頌語。A、請(qǐng)侯語：在正文結(jié)束后空兩格書寫，常用的有“敬?！薄绊橅灐薄肮ё！钡?；B、安好語：一定另起一行頂格書寫，以表示對(duì)對(duì)方的尊重。常用的安好語有“商祺”“金安”“生意興隆”等。簽署：即發(fā)信人的署名或簽名、用印。日期：指發(fā)信具體日期，分為三種形式：A、公文日期形式，如XXX年十月一日；B、阿拉伯?dāng)?shù)字形式，如2008年8月18日；C、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記年、月、日，