采購訂單及供應(yīng)商信息管理表格使用指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具模板適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)）的采購部門，用于系統(tǒng)化管理供應(yīng)商基礎(chǔ)信息及采購訂單全流程。具體應(yīng)用場景包括：供應(yīng)商資源維護(hù)：當(dāng)企業(yè)新增合作供應(yīng)商、更新供應(yīng)商資質(zhì)信息或評估供應(yīng)商合作表現(xiàn)時，可通過供應(yīng)商信息管理表統(tǒng)一記錄，保證供應(yīng)商數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性。采購訂單跟蹤：從采購需求提報、訂單到物料入庫、付款結(jié)算全流程，通過采購訂單管理表實時記錄訂單狀態(tài)，避免訂單遺漏或進(jìn)度滯后。采購數(shù)據(jù)分析：基于長期積累的供應(yīng)商與訂單數(shù)據(jù)，可分析采購成本、供應(yīng)商交付準(zhǔn)時率、物料價格波動等，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。多部門協(xié)同：采購、倉庫、財務(wù)等部門可通過共享表格實現(xiàn)信息同步，例如倉庫根據(jù)訂單狀態(tài)安排收貨，財務(wù)根據(jù)訂單信息核對付款。二、詳細(xì)操作步驟指南（一）供應(yīng)商信息管理表操作步驟步驟1：供應(yīng)商信息初始化登記當(dāng)確定與某供應(yīng)商建立合作意向后，由采購專員*采購員負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商基礎(chǔ)信息，包括供應(yīng)商編號、全稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（由采購部門統(tǒng)一管理，避免直接公開）、地址、主營產(chǎn)品類別、營業(yè)執(zhí)照編號、開戶行及賬號（加密存儲）等，填寫至“供應(yīng)商信息管理表”的“新增供應(yīng)商”sheet中。供應(yīng)商編號規(guī)則建議統(tǒng)一格式，例如“GYS-年份-三位流水號”（如GYS-2024-001），便于后續(xù)檢索與區(qū)分。步驟2：供應(yīng)商資質(zhì)與狀態(tài)更新每季度或供應(yīng)商關(guān)鍵信息變更時（如聯(lián)系人更換、經(jīng)營范圍調(diào)整、資質(zhì)證書到期），由采購專員*采購員核實最新信息，更新至對應(yīng)供應(yīng)商的記錄中，并在“狀態(tài)變更”列標(biāo)注“正常合作”“暫停合作”“終止合作”等狀態(tài)。對于暫?；蚪K止合作的供應(yīng)商，需在“備注”列說明原因（如“質(zhì)量不達(dá)標(biāo)”“合作到期未續(xù)簽”），并同步更新采購訂單中的供應(yīng)商篩選條件，避免誤用。步驟3：供應(yīng)商績效評估記錄每半年或年度合作結(jié)束后，由采購部門聯(lián)合倉庫、使用部門對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，評估維度包括“產(chǎn)品質(zhì)量合格率”“交付準(zhǔn)時率”“價格競爭力”“售后服務(wù)響應(yīng)速度”等，將評分結(jié)果錄入“績效評估”sheet，作為后續(xù)合作優(yōu)先級調(diào)整的依據(jù)。（二）采購訂單管理表操作步驟步驟1：采購需求確認(rèn)與訂單創(chuàng)建當(dāng)使用部門提交采購需求申請（含物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、期望到貨日期等）后，由采購專員*采購員根據(jù)需求核對庫存情況，確認(rèn)采購數(shù)量后，在“采購訂單管理表”中創(chuàng)建新訂單，錄入訂單編號（規(guī)則建議“PO-年份-月份-四位流水號”，如PO-2024-05-0001）、供應(yīng)商編號（關(guān)聯(lián)供應(yīng)商信息管理表）、采購日期、預(yù)計到貨日期等基礎(chǔ)信息。步驟2：訂單明細(xì)與金額核算根據(jù)采購需求，逐條錄入物料明細(xì)信息，包括物料名稱、規(guī)格型號、單位（個/件/kg等）、數(shù)量、單價（需經(jīng)詢價或比價確認(rèn)）、金額（數(shù)量×單價），并匯總訂單總金額。若涉及運費、稅費等其他費用，需在“費用說明”列備注明細(xì)，保證訂單總金額包含所有相關(guān)成本。步驟3：訂單審批與下發(fā)采購訂單創(chuàng)建完成后，提交至采購經(jīng)理*經(jīng)理審批，審批通過后，在“訂單狀態(tài)”列標(biāo)注“已審批”，并將訂單正式下發(fā)至供應(yīng)商（可通過郵件、系統(tǒng)或書面形式，建議保留發(fā)送記錄）。審批流程中若需修改，由采購專員根據(jù)審批意見調(diào)整訂單內(nèi)容，重新提交審批，直至最終確認(rèn)。步驟4：訂單執(zhí)行狀態(tài)跟蹤供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，采購專員需跟蹤訂單生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，在“訂單狀態(tài)”列實時更新狀態(tài)（如“已確認(rèn)”“已發(fā)貨”“部分到貨”“已完成”）。物料到貨后，倉庫管理員*倉管員根據(jù)訂單信息核對到貨數(shù)量與質(zhì)量，確認(rèn)無誤后在“入庫確認(rèn)”列簽字標(biāo)注“已入庫”，并將入庫信息同步反饋至采購專員。步驟5：訂單完成與歸檔物料入庫且財務(wù)完成付款后，采購專員在“訂單狀態(tài)”列標(biāo)注“已完成”，并在“歸檔日期”列記錄歸檔時間，同時將訂單相關(guān)單據(jù)（如采購申請、審批表、入庫單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于3年（根據(jù)企業(yè)檔案管理要求調(diào)整）。三、模板表格示例（一）供應(yīng)商信息管理表（部分字段示例）序號供應(yīng)商編號供應(yīng)商全稱聯(lián)系人聯(lián)系方式（內(nèi)部加密）地址主營產(chǎn)品類別營業(yè)執(zhí)照編號合作狀態(tài)績效評分（最近一次）備注錄入人錄入日期1GYS-2024-001科技有限公司*聯(lián)系人加密存儲市區(qū)路電子元器件91110108MA056正常合作92分2023年度優(yōu)秀供應(yīng)商*采購員2024-01-152GYS-2024-002商貿(mào)有限公司*聯(lián)系人加密存儲市區(qū)路辦公用品91110108MA057暫停合作78分交付延遲3次*采購員2024-03-20（二）采購訂單管理表（部分字段示例）序號訂單編號供應(yīng)商編號供應(yīng)商名稱采購日期預(yù)計到貨日期實際到貨日期物料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）金額（元）訂單狀態(tài)入庫確認(rèn)采購員審批人歸檔日期1PO-2024-05-0001GYS-2024-001科技有限公司2024-05-012024-05-102024-05-09電阻器0805個10000.50500.00已完成*倉管員*采購員*經(jīng)理2024-05-152PO-2024-05-0002GYS-2024-002商貿(mào)有限公司2024-05-032024-05-12-A4復(fù)印紙70g箱5025.001250.00已發(fā)貨-*采購員*經(jīng)理-四、使用與管理注意事項（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性保障供應(yīng)商信息與訂單信息錄入時，需仔細(xì)核對關(guān)鍵字段（如供應(yīng)商編號、物料規(guī)格、數(shù)量、單價等），避免因人為失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤。建議采用雙人復(fù)核機制，即錄入人自查后由另一名同事交叉檢查。供應(yīng)商聯(lián)系方式、銀行賬號等敏感信息需加密存儲（如企業(yè)內(nèi)部權(quán)限系統(tǒng)），僅限采購經(jīng)理及授權(quán)人員查詢，防止信息泄露。（二）信息及時更新供應(yīng)商狀態(tài)變更（如新增、暫停、終止）、訂單狀態(tài)更新（如發(fā)貨、入庫、完成）需在24小時內(nèi)完成，保證表格數(shù)據(jù)與實際業(yè)務(wù)同步，避免因信息滯后導(dǎo)致決策失誤。每月末由采購專員對當(dāng)月新增供應(yīng)商與訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總核對，保證無遺漏或重復(fù)記錄。（三）權(quán)限與安全管理根據(jù)崗位職責(zé)設(shè)置表格查看與編輯權(quán)限：采購專員可編輯所有內(nèi)容，倉庫管理員僅可編輯“入庫確認(rèn)”列，財務(wù)人員僅可查看訂單金額與付款狀態(tài)，普通員工僅可查看非敏感信息。定期（如每季度）對表格數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，可采用本地存儲與云端備份結(jié)合的方式，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）審批流程規(guī)范采購訂單必須經(jīng)過“需求提報—采購專員創(chuàng)建—采購經(jīng)理審批—下發(fā)供應(yīng)商”完整流程，嚴(yán)禁跳過審批直接下單，保證采購行為的合規(guī)性。訂單修改（如數(shù)量、價格、到貨日期變更）需重新提交審批，審批通過后方可執(zhí)行，避免口頭指令導(dǎo)致的訂單混亂。（五）數(shù)據(jù)應(yīng)用與優(yōu)化每季度對供應(yīng)商績效評分進(jìn)行分析，對評分低于80分的供應(yīng)商進(jìn)行