合同評審與跟蹤管理系統(tǒng)指南一、系統(tǒng)建設(shè)背景與核心價(jià)值在企業(yè)經(jīng)營活動中，合同作為明確雙方權(quán)利義務(wù)的核心載體，其管理水平直接影響企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制、運(yùn)營效率及合規(guī)性。傳統(tǒng)合同管理常面臨評審流程不透明、履約跟蹤滯后、變更管理混亂等問題，易導(dǎo)致合同糾紛、經(jīng)濟(jì)損失及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。本合同評審與跟蹤管理系統(tǒng)旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程、數(shù)字化工具實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理，提升評審效率、強(qiáng)化履約監(jiān)控、降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)穩(wěn)健經(jīng)營提供支撐。二、系統(tǒng)適用場景與行業(yè)覆蓋本系統(tǒng)適用于各類企業(yè)及組織涉及合同管理的全場景，覆蓋但不限于以下行業(yè)與合同類型：（一）核心應(yīng)用場景采購與供應(yīng)鏈管理：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等采購類合同的評審與履約跟蹤，保證采購條款合規(guī)、成本可控、交付及時。銷售與業(yè)務(wù)合作：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、渠道代理等銷售類合同的評審與執(zhí)行監(jiān)控，保障回款安全、服務(wù)質(zhì)量及合作穩(wěn)定性。項(xiàng)目合作管理：工程建設(shè)、研發(fā)外包、聯(lián)合開發(fā)等項(xiàng)目類合同的評審與進(jìn)度跟蹤，明確各方權(quán)責(zé)，保證項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。人力資源與外包服務(wù)：勞動合同、勞務(wù)派遣、咨詢服務(wù)等人力相關(guān)合同的評審與履行監(jiān)督，防范用工風(fēng)險(xiǎn)及服務(wù)合規(guī)問題。租賃與資產(chǎn)管理：場地租賃、設(shè)備租賃等租賃類合同的評審與租金/期限跟蹤，避免資產(chǎn)流失及合同糾紛。（二）核心價(jià)值體現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化：統(tǒng)一合同評審節(jié)點(diǎn)、職責(zé)及時限，減少人為操作隨意性；風(fēng)險(xiǎn)可控化：通過法務(wù)、財(cái)務(wù)多維度評審，提前識別條款漏洞、履約風(fēng)險(xiǎn)；履約透明化：實(shí)時跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，自動提醒關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如付款、交付、驗(yàn)收）；數(shù)據(jù)資產(chǎn)化：集中存儲合同數(shù)據(jù)，支持統(tǒng)計(jì)分析，為決策提供數(shù)據(jù)支持。三、合同全生命周期操作流程（一）合同評審流程：從發(fā)起至簽署的標(biāo)準(zhǔn)化管控1.合同發(fā)起與資料提交操作人：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（如銷售經(jīng)理、采購專員）操作說明：（1）登錄系統(tǒng)，選擇“合同發(fā)起”模塊，根據(jù)合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）選擇對應(yīng)模板；（2）填寫合同基礎(chǔ)信息：合同名稱、合同編號（按規(guī)則自動，如“CG-2024-X”）、簽約主體、合同金額、合同期限、主要條款（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、違約責(zé)任等）；（3）合同附件：如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、對方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）、過往合作記錄等；（4）提交發(fā)起申請，選擇評審參與部門（業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等）。輸出物：合同草案（含附件）、評審發(fā)起通知。2.業(yè)務(wù)部門初審操作人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如銷售總監(jiān)、采購經(jīng)理）操作說明：（1）在“待辦事項(xiàng)”中接收合同評審任務(wù)，查看合同內(nèi)容及附件；（2）重點(diǎn)審核：業(yè)務(wù)需求匹配度（如銷售合同中的產(chǎn)品規(guī)格、交付周期是否符合客戶需求）、合作方背景（歷史履約記錄、信用狀況）、商業(yè)條款合理性（價(jià)格、付款方式是否在授權(quán)范圍內(nèi)）；（3）填寫初審意見，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”，并說明理由；若需修改，退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人調(diào)整。輸出物：業(yè)務(wù)部門初審意見表。3.法務(wù)合規(guī)評審操作人：法務(wù)專員*或法務(wù)部門負(fù)責(zé)人操作說明：（1）接收評審任務(wù)后，重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：主體資格：簽約方是否具備民事行為能力，授權(quán)委托是否有效；條款完整性：是否包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款；風(fēng)險(xiǎn)提示：是否存在格式條款陷阱、知識產(chǎn)權(quán)歸屬不明、違約責(zé)任不對等風(fēng)險(xiǎn)；（2）出具法務(wù)評審意見，對高風(fēng)險(xiǎn)條款提出修改建議（如“違約責(zé)任上限不應(yīng)超過合同總額的20%”“爭議解決約定為訴訟不利于高效處理”）；（3）對通過法務(wù)評審的合同，提交至下一環(huán)節(jié)；對存在重大風(fēng)險(xiǎn)的合同，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門溝通調(diào)整。輸出物：法務(wù)合規(guī)評審意見書。4.財(cái)務(wù)評審操作人：財(cái)務(wù)經(jīng)理*或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人操作說明：（1）審核合同中的財(cái)務(wù)相關(guān)條款：價(jià)格條款：是否符合公司定價(jià)策略，是否存在虛高報(bào)價(jià)或折扣異常；付款方式：是否與公司現(xiàn)金流匹配（如預(yù)付款比例、分期付款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金約定）；稅費(fèi)承擔(dān)：是否明確稅費(fèi)類型及承擔(dān)方，是否符合稅法規(guī)定；成本效益：合同總成本是否在預(yù)算范圍內(nèi)，投入產(chǎn)出比是否合理；（2）填寫財(cái)務(wù)評審意見，對資金風(fēng)險(xiǎn)、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等提出預(yù)警；（3）審核通過后，提交至最終審批環(huán)節(jié)。輸出物：財(cái)務(wù)評審意見表。5.最終審批操作人：分管領(lǐng)導(dǎo)（如分管銷售副總、分管運(yùn)營總監(jiān)）或總經(jīng)理（根據(jù)合同金額及重要性分級授權(quán)）操作說明：（1）綜合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門的評審意見，結(jié)合公司戰(zhàn)略及業(yè)務(wù)重要性，最終決策是否簽署；（2）對審批通過的合同，在系統(tǒng)中簽署審批意見；對審批不通過的合同，注明原因并退回發(fā)起部門。輸出物：最終審批意見書。6.評審結(jié)果反饋與用印管理操作人：行政專員*或合同管理員操作說明：（1）系統(tǒng)自動向業(yè)務(wù)經(jīng)辦人推送評審結(jié)果，通過評審的合同“合同用印申請單”；（2）經(jīng)辦人持用印申請單及終版合同至行政辦公室辦理用印手續(xù)，系統(tǒng)同步記錄用印時間、用印人；（3）用印完成后，將紙質(zhì)合同正本至少2份（雙方各執(zhí)1份）提交至檔案管理員歸檔，同時在系統(tǒng)中合同掃描件及歸檔信息。輸出物：用印完成的紙質(zhì)合同、歸檔記錄。（二）合同跟蹤管理流程：從簽署到終止的全流程監(jiān)控1.合同登記與建檔操作人：合同管理員*操作說明：（1）在“合同臺賬”模塊錄入已簽署合同信息：合同編號、簽約日期、生效日期、到期日期、簽約主體、合同金額、幣種、主要義務(wù)（如交付、付款）、責(zé)任人（業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*）；（2）關(guān)聯(lián)合同附件（終版PDF、評審意見書、補(bǔ)充協(xié)議等），保證電子檔案完整；（3）設(shè)置合同分類標(biāo)簽（如“采購-原材料”“銷售-設(shè)備”“服務(wù)-咨詢”），便于后續(xù)檢索。輸出物：標(biāo)準(zhǔn)化合同臺賬（電子）。2.履約節(jié)點(diǎn)設(shè)置操作人：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、法務(wù)專員操作說明：（1）根據(jù)合同條款，在系統(tǒng)中設(shè)置關(guān)鍵履約節(jié)點(diǎn)及提醒規(guī)則：采購合同：預(yù)付款支付節(jié)點(diǎn)、到貨通知節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金支付節(jié)點(diǎn)；銷售合同：發(fā)貨節(jié)點(diǎn)、到貨確認(rèn)節(jié)點(diǎn)、開票節(jié)點(diǎn)、回款節(jié)點(diǎn)；服務(wù)合同：服務(wù)啟動節(jié)點(diǎn)、階段性交付節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、尾款支付節(jié)點(diǎn)；（2）明確每個節(jié)點(diǎn)的責(zé)任人、完成時限及提醒方式（系統(tǒng)消息、郵件、短信）；（3）節(jié)點(diǎn)設(shè)置完成后，提交法務(wù)專員*審核，保證與合同約定一致。輸出物：合同履約節(jié)點(diǎn)配置表。3.履約跟蹤與提醒操作人：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*、系統(tǒng)自動操作說明：（1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人實(shí)時更新節(jié)點(diǎn)進(jìn)展：如交付驗(yàn)收單、錄入回款金額、記錄服務(wù)完成情況；（2）系統(tǒng)根據(jù)節(jié)點(diǎn)設(shè)置自動觸發(fā)提醒：節(jié)點(diǎn)到期前7天：向責(zé)任人發(fā)送“即將到期”提醒；節(jié)點(diǎn)到期當(dāng)天：發(fā)送“逾期預(yù)警”提醒；節(jié)點(diǎn)逾期3天：向部門負(fù)責(zé)人發(fā)送“逾期督辦”提醒；（3）法務(wù)專員*定期（每周）查看逾期節(jié)點(diǎn)，牽頭協(xié)調(diào)解決履約問題（如催收貨款、督促交付）。輸出物：履約進(jìn)展記錄、逾期預(yù)警報(bào)告。4.合同變更管理操作人：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*、原評審部門、最終審批人操作說明：（1）變更發(fā)起：因市場變化、需求調(diào)整等原因需變更合同時由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交“合同變更申請”，說明變更原因、變更內(nèi)容（如金額、期限、條款）、對雙方權(quán)益的影響；（2）變更評審：參照原合同評審流程，業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門對變更內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)評估變更的必要性及風(fēng)險(xiǎn)；（3）變更審批：最終審批人根據(jù)變更金額及重要性審批，審批通過后《合同變更協(xié)議》；（4）變更執(zhí)行：簽訂變更協(xié)議后，更新合同臺賬及履約節(jié)點(diǎn)，同步通知相關(guān)責(zé)任人。輸出物：合同變更申請表、變更評審意見書、變更協(xié)議。5.合同到期與終止處理操作人：合同管理員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人操作說明：（1）系統(tǒng)提前30天自動提醒“合同即將到期”，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)履約情況提出處理建議：續(xù)簽、終止或不再續(xù)簽；（2）需續(xù)簽的合同，參照原流程發(fā)起評審；需終止的合同，明確終止原因（如雙方協(xié)商一致、一方違約、不可抗力），辦理終止手續(xù)（如簽署終止協(xié)議、結(jié)清款項(xiàng)）；（3）合同終止后，在臺賬中標(biāo)注“終止?fàn)顟B(tài)”，歸檔終止協(xié)議及相關(guān)結(jié)算文件；（4）對已終止但未完全履約的合同（如質(zhì)保期未到），持續(xù)跟蹤后續(xù)義務(wù)履行情況。輸出物：合同到期處理報(bào)告、終止協(xié)議、后續(xù)義務(wù)跟蹤記錄。6.合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析操作人：數(shù)據(jù)管理員*或管理層操作說明：（1）系統(tǒng)自動統(tǒng)計(jì)合同數(shù)據(jù)：按合同類型、金額、簽約主體、履約狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/逾期）、部門等維度報(bào)表；（2）重點(diǎn)分析指標(biāo)：合同簽約量、合同金額增長率、履約準(zhǔn)時率、逾期率、糾紛發(fā)生率等；（3）定期（每月/季度）輸出合同管理分析報(bào)告，為管理層優(yōu)化合同策略、調(diào)整業(yè)務(wù)方向提供數(shù)據(jù)支持。輸出物：合同管理月度/季度報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告。四、核心操作模板與表單（一）合同評審表（模板）合同基本信息內(nèi)容合同編號CG-2024-X合同名稱設(shè)備采購合同簽約主體（甲方）有限公司簽約主體（乙方）科技發(fā)展有限公司合同金額人民幣50萬元合同期限2024年1月1日-2024年12月31日主要標(biāo)的型號生產(chǎn)設(shè)備10臺業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*評審環(huán)節(jié)評審意見評審人評審日期業(yè)務(wù)部門初審設(shè)備規(guī)格符合生產(chǎn)需求，付款方式（30%預(yù)付款、70%到貨付）在部門授權(quán)范圍內(nèi)，同意通過。*（采購經(jīng)理）2024-01-05法務(wù)合規(guī)評審合同第5條“質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”未明確具體參數(shù)，建議補(bǔ)充附件《技術(shù)規(guī)格書》；違約責(zé)任條款對乙方約束不足，建議增加“逾期交付每日按合同總額0.5%支付違約金”。*（法務(wù)專員）2024-01-06財(cái)務(wù)評審預(yù)付款比例30%合理，符合公司資金管理規(guī)定；質(zhì)保金5%約定合法，通過評審。趙六*（財(cái)務(wù)經(jīng)理）2024-01-07最終審批同意按修改意見完善合同條款，簽署后由行政部辦理用印。周七*（分管副總）2024-01-08評審結(jié)論|□通過□修改后通過□不通過（請注明原因：________________________）|||（二）合同跟蹤履約表（模板）合同信息內(nèi)容合同編號CG-2024-X合同名稱設(shè)備采購合同責(zé)任人*（業(yè)務(wù)專員）關(guān)鍵履約節(jié)點(diǎn)節(jié)點(diǎn)名稱預(yù)付款支付設(shè)備到貨驗(yàn)收合格質(zhì)保金支付（5%）逾期記錄2024-05-02設(shè)備到貨逾期，原因：乙方生產(chǎn)延期，已與乙方協(xié)商，對方承諾5月5日前到貨，每日按0.5%支付違約金。跟進(jìn)措施1.5月3日發(fā)送郵件催告；2.5月4日電話溝通乙方負(fù)責(zé)人，確認(rèn)到貨時間；3.5月6日跟蹤到貨情況并安排驗(yàn)收。（三）合同變更申請表（模板）變更信息內(nèi)容原合同編號CG-2024-X原合同名稱設(shè)備采購合同變更原因因客戶需求調(diào)整，設(shè)備數(shù)量由10臺增加至12臺，合同金額相應(yīng)調(diào)整。變更內(nèi)容合同金額：人民幣50萬元變更為60萬元；交付數(shù)量：10臺變更為12臺。申請部門采購部申請人*申請日期2024-06-01變更評審評審意見評審人評審日期業(yè)務(wù)部門數(shù)量增加符合生產(chǎn)計(jì)劃，新增預(yù)算在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，同意變更。*2024-06-02法務(wù)部門變更內(nèi)容明確，雙方已達(dá)成一致，建議簽署補(bǔ)充協(xié)議，原合同其他條款不變。*2024-06-03財(cái)務(wù)部門金額增加10萬元，付款方式不變，財(cái)務(wù)審核通過。趙六*2024-06-04最終審批同意變更，按流程簽署《合同變更協(xié)議》。周七*2024-06-05變更結(jié)果|□同意變更□駁回變更（原因：________________________）|||

變更協(xié)議編號|BG-2024-X（如需簽署）|||五、操作關(guān)鍵點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）操作關(guān)鍵點(diǎn)資料完整性：合同發(fā)起時必須合作方資質(zhì)、技術(shù)附件等關(guān)鍵文件，避免因資料缺失導(dǎo)致評審遺漏風(fēng)險(xiǎn)；評審時效性：各部門需在收到評審任務(wù)后2個工作日內(nèi)完成審核，緊急合同可設(shè)置“加急”標(biāo)識，縮短評審周期；跟蹤及時性：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人需在履約節(jié)點(diǎn)完成后24小時內(nèi)更新系統(tǒng)進(jìn)展，保證數(shù)據(jù)實(shí)時性；變更規(guī)范性：任何合同變更均需通過系統(tǒng)提交申請，嚴(yán)禁線下私自簽署變更協(xié)議，避免“口頭協(xié)議”風(fēng)險(xiǎn)；檔案安全性：合同掃描件需加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限（僅責(zé)任人、管理員可查看），防止信息泄露。（二）風(fēng)險(xiǎn)提示條款遺漏風(fēng)險(xiǎn)：評審時需重點(diǎn)核查合同核心條款是否完整，避免因“標(biāo)的物描述不清”“履行期限不明”引發(fā)糾紛；履約違約風(fēng)險(xiǎn)：對逾期節(jié)點(diǎn)需第一時間介入，保留溝通記錄（如郵件、函件），必要時通過法律途徑維權(quán)；數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁將系統(tǒng)賬號轉(zhuǎn)借他人使用，定期更換密碼，防止非授權(quán)操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)篡改或丟