采購申請審批流程模板規(guī)范指南一、采購申請審批流程適用場景解析采購申請審批流程是企業(yè)規(guī)范采購行為、控制成本、防范風險的核心管理工具，適用于各類企業(yè)及組織的日常采購活動場景。具體包括但不限于以下情況：（一）常規(guī)物料采購場景企業(yè)生產(chǎn)運營所需的原材料、辦公用品、設備耗材等標準化物料的采購，需通過審批流程明確需求真實性、預算合規(guī)性及供應商選擇的合理性。例如：制造業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)原料補貨、行政部門的辦公文具采購等，均需通過標準化流程保證采購計劃與實際需求匹配，避免資源浪費。（二）固定資產(chǎn)采購場景單價較高、使用周期長的固定資產(chǎn)（如生產(chǎn)設備、辦公家具、IT系統(tǒng)等）采購，因涉及大額資金支出及長期資產(chǎn)配置，需通過多級審批強化決策審慎性。該場景下，流程需重點評估資產(chǎn)投資回報率、技術先進性及維護成本，避免盲目采購導致的資產(chǎn)閑置。（三）服務類采購場景包括外包服務（如保潔、安保、IT運維）、咨詢服務（如法律、財務、市場調研）等非實物采購，需通過審批明確服務內容、收費標準、交付周期及驗收標準，防止服務采購與實際需求脫節(jié)或產(chǎn)生隱性成本。（四）緊急采購場景因生產(chǎn)突發(fā)故障、市場供應短缺等不可抗力導致的緊急采購，需啟動簡化審批流程（如應急審批通道），但需保留審批痕跡，事后補充說明緊急事由及必要性，保證特殊場景下的采購合規(guī)性與可追溯性。（五）跨部門協(xié)同采購場景涉及多部門需求的綜合采購項目（如企業(yè)年會物資、跨部門共享設備采購），需通過審批流程明確需求牽頭部門、各部門權責劃分及最終驗收責任，避免多頭管理或責任推諉。二、采購申請審批流程分步操作指引采購申請審批流程需遵循“需求導向、預算管控、權責清晰、全程留痕”原則，分為申請發(fā)起、部門審核、財務復核、管理層審批、結果反饋及采購執(zhí)行六個核心步驟，各步驟操作規(guī)范（一）第一步：采購申請發(fā)起——需求提報與材料準備操作主體：需求部門申請人（如采購專員、部門行政對接人）操作內容：填寫采購申請單：根據(jù)《采購申請表模板》（詳見第三章），完整填寫采購基本信息，包括但不限于：采購物品/服務名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)（需明確可量化標準，如“辦公筆記本：CPUi5、內存16G、硬盤512G”）；需求數(shù)量及預估單價（需附市場詢價記錄，至少3家供應商報價單）；采購用途（說明具體使用場景，如“生產(chǎn)車間A設備維修備件”）；資金來源（如“年度預算-生產(chǎn)成本-維修費”“專項預算-新產(chǎn)品研發(fā)”）；期望交付時間（緊急采購需標注“緊急”及原因）。準備附件材料：根據(jù)采購類型補充必要證明文件，包括：大額采購（≥5萬元）：需附《供應商比價表》《技術需求說明書》；固定資產(chǎn)采購：需附《資產(chǎn)購置可行性分析報告》（含使用部門簽字確認）；服務類采購：需附《服務需求說明書》（明確服務范圍、驗收標準、違約條款）。操作依據(jù)：企業(yè)《采購管理制度》第3章第5條“采購申請材料規(guī)范”。輸出成果：完整的《采購申請表》及附件材料（紙質版+電子版）。（二）第二步：部門審核——需求真實性及預算合理性核驗操作主體：需求部門負責人、部門分管副總（根據(jù)采購金額分級審批）操作內容：需求真實性審核：部門負責人需核對采購需求與部門工作計劃的匹配性，確認“是否為必要采購”“數(shù)量是否合理”，可通過現(xiàn)場核查、歷史數(shù)據(jù)對比等方式驗證。例如：辦公用品采購需對比近3個月消耗量，避免過量采購。預算合規(guī)性審核：確認采購項目是否在部門年度預算范圍內，超預算采購需填寫《預算調整申請表》，附財務部門預算審核意見。預算內采購需在“預算控制金額”內填寫明細，避免超支。審批意見簽署：審核通過后，在《采購申請表》“部門審核意見”欄簽字確認，并標注“同意提交”或“補充說明后提交”；審核不通過需注明退回原因（如“需求描述不清晰”“預算不足”），并反饋至申請人修改。操作時限：常規(guī)采購2個工作日內完成；緊急采購4小時內完成。輸出成果：部門負責人簽字的《采購申請表》（審核通過/退回修改）。（三）第三步：財務復核——預算額度及成本效益評估操作主體：財務部門審核人（財務主管或財務經(jīng)理*）操作內容：預算額度復核：核對采購申請的“資金來源”與預算科目是否一致，預算余額是否充足。例如：申請“生產(chǎn)成本-維修費”預算，需核查該科目剩余額度，避免串用預算。成本合理性評估：對比申請人提交的供應商報價單，分析市場價格波動趨勢，判斷預估單價是否合理。對于單價偏離市場均價±10%以上的采購，需要求申請人補充供應商選擇依據(jù)（如獨家代理授權、定制化服務等）。付款方式與資金計劃審核：確認付款方式是否符合企業(yè)財務制度（如“預付款比例≤30%”“驗收后付款”），大額采購需評估企業(yè)現(xiàn)金流狀況，避免影響正常運營資金周轉。操作依據(jù)：企業(yè)《財務管理制度》第4章第8條“采購付款審批規(guī)范”。操作時限：常規(guī)采購3個工作日內完成；緊急采購1個工作日內完成。輸出成果：財務部門簽署的《采購申請表》（復核通過/退回說明）。（四）第四步：管理層審批——權限劃分與最終決策操作主體：根據(jù)采購金額分級審批，具體權限采購金額＜1萬元：需求部門負責人審批；1萬元≤采購金額＜5萬元：需求部門負責人+財務主管聯(lián)合審批；5萬元≤采購金額＜10萬元：需求部門負責人+財務經(jīng)理+分管副總聯(lián)合審批；采購金額≥10萬元：需求部門負責人+財務經(jīng)理+分管副總+總經(jīng)理聯(lián)合審批。操作內容：權限內審批：審批人需重點關注采購項目的戰(zhàn)略匹配度（如是否符合年度經(jīng)營目標）、成本效益比（如固定資產(chǎn)采購的投資回報周期）及風險控制點（如供應商資質風險）?？绮块T會簽：對于涉及多部門的采購項目（如IT設備采購需IT部門技術審核），需提前完成相關部門會簽，再提交管理層審批。審批意見簽署：同意采購的，在對應審批欄簽字；不同意采購的，需書面說明理由（如“不符合年度預算”“供應商資質不足”），并退回至需求部門。操作時限：根據(jù)審批權限，1-3個工作日內完成（緊急采購同步啟動會簽流程）。輸出成果：管理層簽署的《采購申請表》（最終審批意見）。（五）第五步：結果反饋與流程閉環(huán)操作主體：采購部門專員*（流程跟蹤人）操作內容：反饋審批結果：審批通過后，采購專員需在1個工作日內通知申請人，同步《采購審批確認單》（含審批全流程記錄及采購執(zhí)行要求）；審批不通過的，需向申請人說明退回原因及修改建議。流程狀態(tài)更新：在企業(yè)OA系統(tǒng)或采購管理系統(tǒng)中更新流程狀態(tài)（如“審批通過-待執(zhí)行”“審批不通過-已關閉”），保證相關人員可實時查詢進度。材料歸檔：將審批完成的《采購申請表》及附件材料整理歸檔（電子檔存入系統(tǒng)，紙質檔按月度裝訂保存），歸檔期限不少于5年。輸出成果：《采購審批確認單》、歸檔的采購申請材料。（六）第六步：采購執(zhí)行與后續(xù)跟蹤操作主體：采購部門執(zhí)行人、需求部門驗收人操作內容：供應商選擇與訂單下達：采購專員根據(jù)審批通過的采購需求，通過招標、詢價或定點采購方式確定供應商，下達《采購訂單》，明確交付時間、質量標準及違約條款。履約跟蹤：采購執(zhí)行人需跟蹤訂單交付進度，對于延期交付的，及時與供應商溝通并反饋至需求部門；需求部門需提前準備驗收人員及驗收標準。驗收與確認：物品/服務送達后，需求部門需按《采購申請表》中的技術參數(shù)及驗收標準進行驗收，填寫《采購驗收單》（需驗收人簽字確認），并反饋至財務部門作為付款依據(jù)。操作依據(jù)：企業(yè)《采購執(zhí)行管理制度》第2章第3條“采購驗收規(guī)范”。輸出成果：《采購訂單》《采購驗收單》。三、采購申請審批流程核心模板表格（一）模板一：采購申請表（適用于所有采購類型）字段名稱填寫說明示例申請單號系統(tǒng)自動，格式為“CG-年份-月份-流水號”（如CG-2024-05-001）CG-2024-05-001申請部門需求部門全稱生產(chǎn)部申請人需求部門對接人姓名（用*代替）張*聯(lián)系方式申請人手機號（僅用于內部溝通，不對外公開）1385678申請日期提交申請的日期（格式：YYYY-MM-DD）2024-05-20采購類別單選：原材料/固定資產(chǎn)/辦公用品/服務類/其他辦公用品物品/服務名稱全稱，需與規(guī)格型號對應聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本電腦規(guī)格型號/技術參數(shù)詳細描述可量化標準，避免模糊表述CPU:i7-1365U，內存:16GB，硬盤:512GBSSD單位采購物品的計量單位臺需求數(shù)量需求部門實際需求數(shù)量5預估單價（元）單物品預估價格（需附3家供應商報價單）8500預估總價（元）=需求數(shù)量×預估單價（自動計算）42500資金來源預算科目（如“年度預算-行政費用-辦公費”）年度預算-行政費用-辦公費預算控制金額（元）該科目剩余預算額度（由財務部門填寫）50000供應商信息（至少3家）供應商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、報價（格式：供應商A-聯(lián)系人-138-8200元）聯(lián)想代理商-李-138-8200元；戴爾代理商-王-1395678-8300元期望交付時間YYYY-MM-DD（緊急采購需標注“緊急”及原因）2024-06-01采購用途詳細說明使用場景（如“銷售部客戶演示用”）銷售部客戶演示及日常辦公附件清單需的文件名稱（如《比價表》《技術需求說明書》）《供應商比價表》《辦公設備技術參數(shù)說明》部門審核意見部門負責人簽字，注明“同意”或“退回修改”（退回需寫原因）同意提交財務復核意見財務審核人簽字，注明“預算通過/不通過”“價格合理/不合理”預算通過，價格合理分管副總審批意見分管副總簽字（5萬元以上需填寫）同意采購總經(jīng)理審批意見總經(jīng)理簽字（10萬元以上需填寫）同意采購備注其他需說明事項無（二）模板二：采購審批記錄表（流程追溯與審計用）申請單號審批環(huán)節(jié)審批人審批部門審批意見審批日期審批耗時（工作日）CG-2024-05-001部門審核李*生產(chǎn)部同意提交2024-05-201CG-2024-05-001財務復核王*財務部預算通過2024-05-222CG-2024-05-001分管副總審批趙*運營中心同意采購2024-05-231CG-2024-05-001總經(jīng)理審批劉*總經(jīng)辦同意采購2024-05-241（三）模板三：采購執(zhí)行跟蹤表（采購過程管控用）申請單號采購物品名稱供應商名稱訂單號訂單日期交付日期實際交付數(shù)量驗收狀態(tài)驗收人備注CG-2024-05-001聯(lián)想ThinkPadX1Carbon聯(lián)想代理商PO-2024050012024-05-252024-06-015已驗收張*質量達標CG-2024-05-002辦公打印機惠普代理商PO-2024050022024-05-262024-06-05-待驗收-供應商延期3天四、采購申請審批流程執(zhí)行注意事項（一）流程合規(guī)性：嚴禁“先采購后審批”所有采購項目必須完成全流程審批后方可執(zhí)行，禁止因“時間緊急”“領導口頭同意”等理由規(guī)避審批。緊急采購需啟動《緊急采購審批單》（模板見附件），由需求部門負責人、財務經(jīng)理、總經(jīng)理聯(lián)合簽字確認，并在采購完成后3個工作日內補全審批材料。（二）信息準確性：保證申請材料真實完整申請人需對《采購申請表》及附件材料的真實性負責，嚴禁虛報需求、偽造比價記錄。財務部門將通過市場調研、歷史數(shù)據(jù)比對等方式核查信息真實性，發(fā)覺虛假信息將追究申請人及部門負責人責任。（三）審批時效性：明確各環(huán)節(jié)時限要求各部門需在規(guī)定時限內完成審批，因審批人原因導致流程延誤的，將納入部門績效考核。對于超時未審批的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)將自動提醒上一級審批人，必要時由總經(jīng)辦協(xié)調督辦。（四）文檔管理：保證審批痕跡可追溯審批完成的《采購申請表》《采購審批記錄表》《采購驗收單》等材料需統(tǒng)一歸檔，電子檔保存期限不少于10年，紙質檔保存期限不少于5年。審計、監(jiān)察部門可隨時調閱相關材料，企業(yè)將定期開展采購流程合規(guī)性檢查。（五）特殊情況處理：靈活調整與風險控制供應商變更：審批通過后需變更供應商的，需重新填寫《供應商變更申