合同審核與管理制度執(zhí)行手冊第一章總則一、目的與依據(jù)為規(guī)范公司合同審核與管理流程，防范合同法律風險，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本手冊。二、適用范圍本手冊適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)在合同起草、審核、審批、履行、歸檔等全流程管理活動，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同等各類經(jīng)濟合同及協(xié)議。第二章管理職責分工一、業(yè)務(wù)部門（合同發(fā)起部門）負責合同起草，保證合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求及公司利益；收集、整理合同相對方的主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）及背景資料；參與合同談判，配合法務(wù)、財務(wù)部門完成審核意見的修改；負責合同履行過程中的跟蹤管理，及時履行合同義務(wù)并處理履約問題；合同履行完畢后，及時將合同文本及相關(guān)資料提交歸檔。二、法務(wù)部門負責對合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核；識別合同中的法律風險，提出修改建議并跟蹤落實；對合同爭議提供法律支持，協(xié)助處理糾紛；定期組織合同管理培訓，提升全員風險意識。三、財務(wù)部門審核合同中的財務(wù)條款（如付款方式、稅費承擔、發(fā)票要求等）是否符合公司財務(wù)制度；對合同金額的合理性、資金安排的可行性進行評估；監(jiān)督合同款項支付，保證資金安全。四、審批領(lǐng)導根據(jù)合同金額及重要性，履行相應(yīng)審批權(quán)限；對合同的整體商業(yè)合理性及風險承擔進行最終把控；簽發(fā)審批意見，同意或否決合同簽訂。第三章合同審核全流程操作指引一、合同起草階段需求確認：業(yè)務(wù)部門與合同相對方明確合作細節(jié)，包括但不限于合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任等核心要素，形成《業(yè)務(wù)需求確認單》（附件1）。資料收集：收集合同相對方的主體資格證明（加蓋公章的復(fù)印件）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如由代理人簽約）、履約能力證明（如資質(zhì)證書、業(yè)績合同等）。文本起草：根據(jù)業(yè)務(wù)需求及公司《合同示范文本庫》（如無示范文本，可參考行業(yè)通用模板），起草合同文本，明確以下必備條款：合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系方式等）；合同標的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等）；質(zhì)量標準（國家標準、行業(yè)標準或雙方約定標準）；價款或報酬（金額、計價方式、幣種、支付條件等）；履行期限、地點和方式；權(quán)利義務(wù)條款；違約責任（違約情形、違約金計算方式、損失賠償范圍等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟，明確管轄機構(gòu)）；合同生效條件及附件清單。二、部門初審階段業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審核：業(yè)務(wù)部門負責人組織對合同文本進行初審，重點核對：合同內(nèi)容是否與《業(yè)務(wù)需求確認單》一致；合同相對方主體資格是否齊全有效；業(yè)務(wù)條款（如數(shù)量、價格、交貨期）是否合理。提交審核：初審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門將合同文本（含電子版及紙質(zhì)版）、附件資料（如對方資質(zhì)證明、需求確認單）提交至法務(wù)部門，填寫《合同審核流轉(zhuǎn)單》（附件2）。三、法務(wù)審核階段合法性審查：審核合同主體是否適格、條款是否違反法律法規(guī)強制性規(guī)定、是否存在無效或可撤銷情形。合規(guī)性審查：審核合同內(nèi)容是否符合行業(yè)監(jiān)管要求及公司內(nèi)部管理制度（如采購需符合《采購管理辦法》）。風險審查：識別合同中的履約風險（如付款條件不明確、違約責任不對等）、知識產(chǎn)權(quán)風險、保密義務(wù)等，提出修改建議。出具意見：法務(wù)部門在收到合同后2個工作日內(nèi)完成審核，在《合同審核流轉(zhuǎn)單》上出具“同意”“修改后同意”或“不同意”的明確意見，并說明理由。如需修改，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成調(diào)整并重新提交。四、財務(wù)審核階段財務(wù)條款審查：審核付款方式（如預(yù)付款比例、進度款節(jié)點）、發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅費承擔、資金安排是否符合公司財務(wù)制度及預(yù)算要求。金額合理性評估：對大額合同（如金額超過50萬元）的市場價格進行調(diào)研，評估定價是否公允。出具意見：財務(wù)部門在收到法務(wù)審核通過的合同后1個工作日內(nèi)完成審核，在《合同審核流轉(zhuǎn)單》上簽署意見。五、領(lǐng)導審批階段審批權(quán)限劃分：根據(jù)合同金額及類型，按以下權(quán)限審批（具體權(quán)限以《公司授權(quán)管理制度》為準）：金額≤10萬元：部門負責人審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管副總*審批；50萬元＜金額≤100萬元：總經(jīng)理*審批；金額＞100萬元：董事會審批。審批流程：審批領(lǐng)導在《合同審核流轉(zhuǎn)單》上簽署“同意簽訂”“修改后同意”或“不同意”的意見。如不同意，應(yīng)注明理由，合同退回業(yè)務(wù)部門重新談判或終止。六、用印與簽訂階段用印申請：審批通過后，業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》（附件3），連同《合同審核流轉(zhuǎn)單》、最終版合同文本提交至行政部。用印審核：行政部核對合同文本與審批意見是否一致，用印申請手續(xù)是否齊全，確認無誤后加蓋公司公章或合同專用章（嚴禁空白合同用?。?。合同簽訂：合同文本一式兩份（或多方），雙方各執(zhí)一份，業(yè)務(wù)部門負責將合同文本送達對方并簽收回執(zhí)，同時將簽訂完成的合同復(fù)印件提交法務(wù)部門備案。七、履行與歸檔階段履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負責合同履行，按約定履行付款、交貨、服務(wù)等義務(wù)，建立《合同履行跟蹤表》（附件4），記錄履約進度及問題。變更與解除：如需變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方協(xié)商一致，簽訂《合同變更/解除協(xié)議》，并重新履行審核審批流程。歸檔管理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門在5個工作日內(nèi)將合同文本（含附件、審批單、履行記錄等）整理成冊，提交至行政部歸檔，檔案保管期限不少于10年。第四章常用管理表格模板附件1：業(yè)務(wù)需求確認單合同名稱編號業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人合同相對方聯(lián)系方式合同標的需求描述數(shù)量/規(guī)格履行期限質(zhì)量標準付款方式其他特殊要求業(yè)務(wù)部門負責人意見：簽字：日期：附件2：合同審核流轉(zhuǎn)單合同名稱編號合同金額合同相對方起草部門經(jīng)辦人提交日期預(yù)計簽訂日期審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見業(yè)務(wù)初審法務(wù)審核財務(wù)審核領(lǐng)導審批備注：附件3：合同用印申請表合同名稱編號用印部門用印類型□公章□合同章合同金額份數(shù)用印事由附件清單□合同文本□審批單□其他：部門負責人意見：簽字：日期：行政部審核意見：簽字：日期：附件4：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號合同相對方履行期限履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履行情況付款交付/服務(wù)啟動驗收尾款支付備注：第五章審核環(huán)節(jié)關(guān)鍵風險控制要點一、主體資格審查核對合同相對方名稱與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書是否一致，避免與“皮包公司”簽約；涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療）的，需核查對方行業(yè)資質(zhì)證書（有效期及范圍）；代理人簽約需提供授權(quán)委托書（載明代理權(quán)限、期限）及代理人身份證明。二、條款完整性審查合同必備條款不得缺失（詳見第三章第一節(jié)）；附件名稱、數(shù)量需在合同中明確列示，附件內(nèi)容與主合同具有同等法律效力；避免使用“其他”“另行約定”等模糊表述，確需約定的需明確具體內(nèi)容。三、法律合規(guī)性審查違約責任條款需明確、量化（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”），避免“承擔相應(yīng)責任”等模糊表述；爭議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院管轄，避免約定外地仲裁機構(gòu)（除非有特殊商業(yè)需求）；格式條款（如合同相對方提供的文本）需提示對方注意免除或限制其責任的條款，保證對方知情同意。四、財務(wù)條款審查付款條件與履約進度掛鉤，避免一次性支付全部款項（小額合同除外）；明確發(fā)票類型、開具時間及交付要求（如“驗收合格后10日內(nèi)開具增值稅專用發(fā)票”）；涉及保函、保證金等擔保方式的，需審核擔保條款的合法性及可操作性。五、保密與知識產(chǎn)權(quán)條款涉及商業(yè)秘密的合同，需明保證密范圍、期限及違約責任；使用對方知識產(chǎn)權(quán)的，需核查授權(quán)合法性；輸出公司知識產(chǎn)權(quán)的，需明確權(quán)利歸屬及使用限制。第六章合同執(zhí)行與歸檔管理要求一、執(zhí)行監(jiān)控業(yè)務(wù)部門每月對履行中的合同進行梳理，向法務(wù)、財務(wù)部門提交《合同履行情況報告》；發(fā)覺對方可能違約或存在履約風險時，應(yīng)立即書面通知法務(wù)部門，啟動風險應(yīng)對預(yù)案。二、變更與解除管理合同變更需經(jīng)雙方協(xié)商一致，未經(jīng)審核審批的變更條款無效；合同解除需符合法定或約定條件，解除協(xié)議需明確財產(chǎn)返還、賠償損失等事項。三、檔案管理合同檔案應(yīng)包括：合同文本、審批單、對方資質(zhì)證明、履行記錄、變更/解除協(xié)議等；電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，保證信息安