人力資源檔案管理規(guī)范手冊一、引言為規(guī)范企業(yè)人力資源檔案管理工作，保障檔案資料的完整性、安全性與可利用性，提升人力資源管理效率，依據(jù)國家相關(guān)檔案管理法規(guī)及企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求，特制定本《人力資源檔案管理規(guī)范手冊》。本手冊適用于企業(yè)全體員工的人力資源檔案（含紙質(zhì)檔案與電子檔案）管理工作，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定及銷毀等全流程管理要求。二、總則1.管理原則人力資源檔案管理應(yīng)遵循“真實(shí)準(zhǔn)確、分類清晰、安全保密、便捷利用”的原則，確保檔案內(nèi)容與員工實(shí)際情況一致，管理流程規(guī)范有序，檔案信息安全可控，且能高效服務(wù)于人力資源決策與日常管理。2.管理模式實(shí)行“集中管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”模式：人力資源部為檔案管理主管部門，統(tǒng)籌全流程管理；各部門配合提供檔案資料，檔案管理員負(fù)責(zé)日常操作；企業(yè)管理層監(jiān)督制度執(zhí)行。三、管理職責(zé)（一）人力資源部職責(zé)制定并完善檔案管理制度，明確各環(huán)節(jié)操作規(guī)范；統(tǒng)籌檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀工作，定期檢查檔案管理情況；組織檔案數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)電子檔案與紙質(zhì)檔案的協(xié)同管理；對(duì)檔案管理員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升管理能力與保密意識(shí)。（二）檔案管理員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常接收、整理、編號(hào)、歸檔及保管，確保檔案“一戶一檔、一類一序”；建立檔案管理臺(tái)賬，及時(shí)更新檔案信息，定期核對(duì)檔案完整性；辦理檔案借閱、復(fù)制等利用手續(xù)，嚴(yán)格把控檔案使用權(quán)限；定期檢查檔案保管環(huán)境（如溫濕度、防蟲防火等），發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）各部門職責(zé)配合人力資源部收集本部門產(chǎn)生的檔案資料（如考勤記錄、績效數(shù)據(jù)等），確保資料真實(shí)、及時(shí)移交；協(xié)助檔案管理員核對(duì)員工檔案信息，對(duì)涉及本部門的內(nèi)容準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；遵守檔案保密制度，未經(jīng)審批不得擅自查閱、泄露檔案信息。四、檔案分類與內(nèi)容（一）員工個(gè)人檔案入職資料：入職申請表、簡歷、學(xué)歷/學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、離職證明（原單位）、背景調(diào)查記錄等；合同協(xié)議：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、崗位責(zé)任書等；獎(jiǎng)懲記錄：獎(jiǎng)勵(lì)通知、處罰決定書、榮譽(yù)證書、違規(guī)整改報(bào)告等；職稱與資質(zhì)：職稱證書、職業(yè)資格證書、技能等級(jí)證書及相關(guān)評(píng)審材料；異動(dòng)資料：調(diào)崗申請、晉升/降職通知、薪資調(diào)整記錄、崗位變動(dòng)交接表等。（二）考勤與休假檔案月度/年度考勤表、打卡記錄（電子/紙質(zhì)）；請假單（病假、事假、年假等）、加班申請單、考勤異常說明及處理記錄。（三）薪酬福利檔案月度工資表、績效工資核算表、年終獎(jiǎng)發(fā)放記錄；社保公積金繳納明細(xì)、商業(yè)保險(xiǎn)投保/理賠資料、福利發(fā)放簽收表；薪資調(diào)整審批單、個(gè)稅申報(bào)記錄。（四）培訓(xùn)發(fā)展檔案培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)課件、考核試卷/成績單；外出培訓(xùn)協(xié)議、培訓(xùn)證書（內(nèi)訓(xùn)/外訓(xùn)）、員工培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告；人才發(fā)展規(guī)劃、繼任者計(jì)劃、員工職業(yè)發(fā)展面談?dòng)涗?。（五）績效考核檔案績效考核表（含自評(píng)、上級(jí)評(píng)、360度評(píng)估等）、考核結(jié)果通知書；績效改進(jìn)計(jì)劃（PIP）、績效面談?dòng)涗洝⒖冃暝V處理結(jié)果；年度績效考核匯總表、績效與薪酬/晉升關(guān)聯(lián)記錄。（六）離職檔案離職申請表、離職面談?dòng)涗?、工作交接清單（含物品、文檔、客戶資源等）；離職證明、競業(yè)限制履行情況跟蹤記錄（如需）、離職員工滿意度調(diào)查。五、檔案收集與整理流程（一）收集要求1.及時(shí)性：員工入職時(shí)，3個(gè)工作日內(nèi)完成入職資料收集；員工異動(dòng)、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等事件發(fā)生后，10個(gè)工作日內(nèi)完成資料移交；2.完整性：資料需簽字/蓋章齊全，復(fù)印件需標(biāo)注“與原件一致”并由提供人簽字；3.準(zhǔn)確性：資料內(nèi)容需與實(shí)際情況相符，不得涂改、偽造，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤需及時(shí)更正并說明原因。（二）整理方法1.分類編號(hào)：按檔案類型（如“個(gè)人檔案”“考勤檔案”）分類，每類下按員工姓名首字母或工號(hào)排序；紙質(zhì)檔案采用“部門-年份-工號(hào)”編號(hào)（如“HR-____”），電子檔案建立對(duì)應(yīng)文件夾；2.裝訂歸檔：紙質(zhì)資料去除金屬物，按時(shí)間順序（或重要性）裝訂，封面標(biāo)注檔案名稱、員工姓名、工號(hào)、歸檔日期；3.目錄編制：每卷檔案編制《檔案目錄》，注明頁碼、內(nèi)容摘要，電子檔案同步建立Excel目錄，方便檢索。（三）歸檔流程1.部門初審：資料產(chǎn)生部門對(duì)內(nèi)容真實(shí)性、完整性審核，簽字確認(rèn)后移交人力資源部；2.檔案員審核：檔案管理員檢查資料格式、簽字蓋章等是否合規(guī)，不符合要求的退回補(bǔ)充；3.登記入庫：審核通過后，檔案員將資料歸入對(duì)應(yīng)檔案盒（或電子文件夾），更新《檔案管理臺(tái)賬》，記錄歸檔時(shí)間、資料清單。六、檔案保管與利用（一）保管要求1.硬件保障：設(shè)立專用檔案室，配置防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施（如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、門禁系統(tǒng)）；檔案柜需離墻、離地存放，避免潮濕；2.環(huán)境監(jiān)控：保持檔案室溫度14-24℃、濕度45%-60%，定期檢查設(shè)備運(yùn)行及檔案狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問題立即處理；3.備份機(jī)制：電子檔案需每月備份至云端或移動(dòng)硬盤，紙質(zhì)檔案每半年進(jìn)行一次完整性核對(duì)，確?！百~實(shí)一致”。（二）利用方式1.內(nèi)部借閱：因工作需要借閱檔案時(shí)，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理員監(jiān)督下查閱，原則上不得帶出檔案室（特殊情況需總裁審批）；2.復(fù)制與摘錄：需復(fù)制檔案資料時(shí)，填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明用途，審批通過后由檔案管理員操作，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制章”；3.數(shù)字化利用：電子檔案通過OA系統(tǒng)或檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)權(quán)限化訪問，普通員工僅可查閱本人基礎(chǔ)檔案（如考勤、薪酬明細(xì)），管理人員按權(quán)限查閱下屬檔案。（三）數(shù)字化管理1.對(duì)重要紙質(zhì)檔案（如勞動(dòng)合同、職稱證書）進(jìn)行掃描，生成PDF格式電子文件，與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)；2.建立電子檔案索引庫，支持按姓名、工號(hào)、檔案類型等關(guān)鍵詞檢索；3.電子檔案存儲(chǔ)于企業(yè)私有云或加密服務(wù)器，定期進(jìn)行病毒查殺與漏洞修復(fù)。七、安全保密管理（一）保密制度明確檔案密級(jí)：員工個(gè)人隱私類檔案（如薪資、醫(yī)療記錄）為“機(jī)密”，一般人事資料為“秘密”，公開資料（如組織架構(gòu)）為“普通”；制定《檔案保密責(zé)任書》，與檔案管理員、涉及檔案查閱的員工簽訂，明確保密責(zé)任與違規(guī)后果。（二）保密措施1.物理防護(hù)：檔案室實(shí)行“雙人雙鎖”管理，非檔案管理員不得進(jìn)入；電子檔案設(shè)置訪問密碼，權(quán)限分級(jí)（如HR總監(jiān)可查閱所有檔案，部門經(jīng)理僅可查閱下屬檔案）；3.離職管控：檔案管理員離職時(shí)，需完成檔案交接并注銷系統(tǒng)權(quán)限，簽訂《離職保密承諾書》。（三）責(zé)任追究對(duì)擅自查閱、泄露檔案信息的行為，視情節(jié)輕重給予警告、記過、開除等處分；因管理不善導(dǎo)致檔案丟失、損毀，或泄露造成企業(yè)/員工損失的，依法追究當(dāng)事人及管理者責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定小組由人力資源部、法務(wù)部、審計(jì)部組成“檔案鑒定小組”，每3年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面鑒定，確定檔案的保存價(jià)值與期限。（二）銷毀流程1.鑒定與清單：鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行審核，區(qū)分“永久保存”“定期保存”“銷毀”三類，填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間；2.審批：《檔案銷毀清單》經(jīng)人力資源總監(jiān)、總裁審批后，報(bào)企業(yè)檔案管理部門備案（如需）；3.銷毀執(zhí)行：銷毀工作由檔案管理員與審計(jì)人員共同執(zhí)行，采用碎紙機(jī)銷毀或指定機(jī)構(gòu)焚燒，銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》，雙方簽字確認(rèn)；4.特殊要求：涉及員工權(quán)益的檔案（如勞動(dòng)合同、離職證明）需保存至少15年，永久保存的檔案（如企業(yè)高管檔案、重大事件記錄）不得銷毀。九、附則1.本手冊由企業(yè)人力資源部負(fù)責(zé)解釋