采購流程審批與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)模板一、模板概述與應(yīng)用價(jià)值本模板旨在規(guī)范企業(yè)采購活動(dòng)的全流程管理，通過明確審批權(quán)限、操作步驟及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，保證采購過程的合規(guī)性、效率性與成本可控性。適用于各類企業(yè)的日常采購場景，包括但不限于：辦公用品采購、生產(chǎn)物料采購、服務(wù)類采購（如咨詢、維修）、設(shè)備采購等。無論是集中采購還是分散采購，均可通過本模板實(shí)現(xiàn)需求提出、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、履約驗(yàn)收、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，有效規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)，提升資源使用效益。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購流程需遵循“需求導(dǎo)向、預(yù)算管控、公開透明、權(quán)責(zé)清晰”原則，分為六個(gè)核心步驟，每個(gè)步驟明確責(zé)任主體、輸入輸出及關(guān)鍵動(dòng)作，保證流程閉環(huán)管理。（一）需求提出與預(yù)算申請責(zé)任主體：需求部門（使用部門）、財(cái)務(wù)部門、部門負(fù)責(zé)人輸入：業(yè)務(wù)需求、年度預(yù)算計(jì)劃輸出：《采購申請單》、預(yù)算審核意見需求確認(rèn)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展或?qū)嶋H工作需要，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、期望交貨期等核心要素，填寫《采購申請單》（詳見模板一），并附《需求說明書》（如技術(shù)參數(shù)、使用場景等）。預(yù)算初審需求部門負(fù)責(zé)人審核需求的合理性與必要性，確認(rèn)采購內(nèi)容是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)。若超預(yù)算，需填寫《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明超預(yù)算原因（如市場價(jià)格上漲、需求變更等）及調(diào)整金額，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。預(yù)算終審財(cái)務(wù)部門核對預(yù)算指標(biāo)與采購需求的匹配性，重點(diǎn)審核預(yù)算金額的準(zhǔn)確性（參考?xì)v史采購價(jià)格、市場行情等），出具預(yù)算審核意見。通過后，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；未通過則退回需求部門調(diào)整方案。（二）供應(yīng)商尋源與評估責(zé)任主體：采購部門、需求部門、技術(shù)部門（如需）、財(cái)務(wù)部門輸入：《采購申請單》、預(yù)算審核意見輸出：《供應(yīng)商資質(zhì)評估表》、候選供應(yīng)商名單供應(yīng)商尋源采購部門根據(jù)采購需求類型，通過以下方式收集供應(yīng)商信息：公開渠道：行業(yè)招標(biāo)平臺(tái)、供應(yīng)商庫、企業(yè)官網(wǎng)公開信息；邀請渠道：定向邀請合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、行業(yè)協(xié)會(huì)推薦；緊急采購：小額零星采購可從合格供應(yīng)商名錄中選取，需記錄選擇理由。原則上每個(gè)采購項(xiàng)目需收集至少3家供應(yīng)商信息，保證充分競爭。資質(zhì)審核采購部門組織對供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)核查：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍是否涵蓋采購內(nèi)容）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品采購需《食品經(jīng)營許可證》，特種設(shè)備采購需生產(chǎn)許可證）；財(cái)務(wù)狀況（近3年財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅證明，評估履約能力）；業(yè)績證明（同類項(xiàng)目合作案例，需提供合同復(fù)印件等）。審核通過后，錄入《供應(yīng)商資質(zhì)評估表》（詳見模板二）。綜合評估與選定采購部門聯(lián)合需求部門、技術(shù)部門（如涉及專業(yè)技術(shù)）組成評估小組，從價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)、信譽(yù)五個(gè)維度對供應(yīng)商進(jìn)行量化評分（各維度權(quán)重可調(diào)整，參考：價(jià)格40%、質(zhì)量30%、交期15%、服務(wù)10%、信譽(yù)5%），得分最高者為候選供應(yīng)商。若評分接近（差距＜10%），需組織現(xiàn)場考察或二次詢價(jià)后確定最終供應(yīng)商。（三）采購方式確定與執(zhí)行責(zé)任主體：采購部門、審計(jì)部門（如需）、分管領(lǐng)導(dǎo)輸入：候選供應(yīng)商名單、采購需求輸出：采購結(jié)果確認(rèn)單、采購合同（草稿）根據(jù)采購金額與類型，選擇對應(yīng)的采購方式：公開招標(biāo)：金額≥50萬元（或企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)）的采購項(xiàng)目，需在指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告，遵循招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)流程，由評標(biāo)委員會(huì)出具評標(biāo)報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審批。邀請招標(biāo)：金額≥20萬元且＜50萬元，從合格供應(yīng)商名錄中邀請3家以上供應(yīng)商參與投標(biāo)，流程參照公開招標(biāo)簡化執(zhí)行。詢價(jià)采購：金額＜20萬元的標(biāo)準(zhǔn)物品采購（如辦公用品、耗材），向3家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，綜合比較價(jià)格、質(zhì)量后確定供應(yīng)商，填寫《詢價(jià)采購記錄表》。單一來源采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品、特許），需附《單一來源采購說明》，報(bào)總經(jīng)理審批。采購方式確定后，采購部門向最終供應(yīng)商發(fā)出《中標(biāo)通知書》或《成交通知書》，并啟動(dòng)合同簽訂準(zhǔn)備。（四）合同簽訂與審批責(zé)任主體：采購部門、法務(wù)部門（如需）、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理輸入：采購需求、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、中標(biāo)通知書輸出：正式采購合同合同草擬采購部門根據(jù)采購結(jié)果與供應(yīng)商草擬合同，合同內(nèi)容需包含：雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人）；采購物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需明確國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；履約期限（交貨時(shí)間、服務(wù)周期）；付款方式（預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金比例）；違約責(zé)任（逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟）。合同審批合同按以下流程審批：采購部門負(fù)責(zé)人：審核合同條款與采購結(jié)果的一致性；財(cái)務(wù)部門：審核付款方式、金額的合理性；法務(wù)部門（或外聘律師）：審核法律風(fēng)險(xiǎn)，保證條款合規(guī)；分管領(lǐng)導(dǎo)：審核業(yè)務(wù)必要性；總經(jīng)理：審批最終合同（金額≥10萬元需總經(jīng)理審批，＜10萬元可由分管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審批）。審批通過后，雙方加蓋公章（或合同章），合同正式生效。（五）訂單下達(dá)與履約跟蹤責(zé)任主體：采購部門、需求部門、倉庫管理部門輸入：正式采購合同輸出：《采購訂單》、履約跟蹤記錄訂單下達(dá)采購部門根據(jù)合同內(nèi)容制作《采購訂單》（詳見模板三），明確訂單編號、供應(yīng)商信息、物品規(guī)格、數(shù)量、交貨地址、聯(lián)系人等，加蓋采購專用章后送達(dá)供應(yīng)商。履約跟蹤采購部門指定專人跟蹤訂單執(zhí)行情況，重點(diǎn)監(jiān)控：生產(chǎn)進(jìn)度（針對定制化產(chǎn)品，定期向供應(yīng)商索要生產(chǎn)計(jì)劃）；物流運(yùn)輸（確認(rèn)發(fā)貨時(shí)間、物流單號，預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間）；異常處理（如延遲交貨、質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決方案并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)）。到貨準(zhǔn)備需求部門與倉庫部門確認(rèn)收貨場地、人員、驗(yàn)收工具等準(zhǔn)備情況，保證到貨后可及時(shí)開展驗(yàn)收工作。（六）驗(yàn)收與付款結(jié)算責(zé)任主體：需求部門、倉庫部門、質(zhì)量部門（如需）、財(cái)務(wù)部門、采購部門輸入：《采購訂單》、到貨物品/服務(wù)輸出：《到貨驗(yàn)收單》、《付款申請審批表》實(shí)物驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收：倉庫部門根據(jù)采購訂單核對到貨數(shù)量，點(diǎn)收無誤后填寫《到貨驗(yàn)收單》的數(shù)量欄；質(zhì)量驗(yàn)收：需求部門或質(zhì)量部門（如需）對照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，可通過外觀檢查、試運(yùn)行、第三方檢測等方式，出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》。驗(yàn)收結(jié)果分為“合格”“不合格”“讓步接收”：合格：需求部門、倉庫部門、采購部門共同簽字確認(rèn)；不合格：填寫《不合格品處理單》，由采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠，相關(guān)費(fèi)用從貨款中扣除；讓步接收：需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審批，明確使用限制及責(zé)任歸屬。付款申請采購部門根據(jù)《到貨驗(yàn)收單》、發(fā)票（供應(yīng)商開具的合規(guī)增值稅發(fā)票）填寫《付款申請審批表》（詳見模板四），附合同復(fù)印件、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料，按審批流程報(bào)批：采購部門負(fù)責(zé)人：確認(rèn)驗(yàn)收與合同一致；財(cái)務(wù)部門：核對發(fā)票金額、賬號信息，審批付款；分管領(lǐng)導(dǎo)：審批大額付款（≥10萬元）；總經(jīng)理：最終審批（≥50萬元）?？铐?xiàng)支付財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《付款申請審批表》，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式向供應(yīng)商支付款項(xiàng)，保留付款憑證（如銀行回單），同步更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬。三、核心工具表格與填寫規(guī)范模板一：采購申請單說明：由需求部門填寫，是采購流程的起點(diǎn)，需明確需求細(xì)節(jié)與預(yù)算信息。字段名稱填寫說明示例申請編號由采購部門統(tǒng)一編制，格式為“CG-年份-部門代碼-序號”（如CG-2023-01-001）CG-2023-01-001申請部門需求部門全稱市場營銷部申請人需求部門具體經(jīng)辦人，姓名用*代替*明聯(lián)系方式申請人電話138需求名稱采購物品/服務(wù)的全稱辦公筆記本電腦規(guī)格型號詳細(xì)技術(shù)參數(shù)（如CPU、內(nèi)存、尺寸等）聯(lián)想小新Pro16i5/16G/512G數(shù)量采購數(shù)量5臺(tái)預(yù)算單價(jià)（元）單位物品預(yù)算金額，參考?xì)v史價(jià)格或市場行情5500預(yù)算總價(jià)（元）數(shù)量×預(yù)算單價(jià)27500資金來源年度預(yù)算科目名稱（如“辦公經(jīng)費(fèi)”“研發(fā)費(fèi)用”）辦公經(jīng)費(fèi)需求描述采購原因、用途、期望交貨期等詳細(xì)說明用于市場部客戶演示，需11月30日前到貨附件清單需提交的附件名稱（如《需求說明書》《圖紙》）《需求說明書》V1.2緊急程度□普通□緊急□特急（緊急需說明原因，如影響重大項(xiàng)目）□緊急部門負(fù)責(zé)人審批需求部門負(fù)責(zé)人簽字，確認(rèn)需求合理性*強(qiáng)（日期：2023-10-25）采購部意見采購部門審核預(yù)算、需求可行性，簽字確認(rèn)*剛（日期：2023-10-26）財(cái)務(wù)部預(yù)算審核財(cái)務(wù)部門確認(rèn)預(yù)算是否充足，簽字確認(rèn)*靜（日期：2023-10-26）模板二：供應(yīng)商資質(zhì)評估表說明：用于記錄供應(yīng)商資質(zhì)審核與綜合評估結(jié)果，是供應(yīng)商選擇的重要依據(jù)。評估維度評估內(nèi)容評分標(biāo)準(zhǔn)（0-100分）得分基本資質(zhì)（20分）營業(yè)執(zhí)照（有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍匹配）、相關(guān)行業(yè)許可證（如需）齊全且有效得20分，缺失一項(xiàng)扣10分20財(cái)務(wù)狀況（25分）近3年無虧損，資產(chǎn)負(fù)債率≤70%，納稅信用等級良好（B級及以上）全部符合得25分，一項(xiàng)不符合扣8分17業(yè)績表現(xiàn)（25分）同類項(xiàng)目合作案例≥3個(gè)，客戶滿意度≥90%（需提供證明材料）符合得25分，案例每少1個(gè)扣8分25價(jià)格競爭力（20分）報(bào)價(jià)低于市場平均價(jià)5%以上，或性價(jià)比突出（對比3家供應(yīng)商）最低價(jià)得20分，每高1%扣4分16服務(wù)能力（10分）售后響應(yīng)時(shí)間≤24小時(shí)，質(zhì)保期≥1年，提供培訓(xùn)或技術(shù)支持全部符合得10分，一項(xiàng)不符合扣3分10綜合評分88評估結(jié)論□推薦（≥80分）□備選（60-79分）□淘汰（＜60分）□推薦評估小組簽字采購：剛；需求：明；技術(shù)：*華（日期：2023-10-27）模板三：采購訂單說明：采購部門根據(jù)合同下達(dá)給供應(yīng)商的正式指令，具有法律效力。字段名稱內(nèi)容訂單編號PO-年份-供應(yīng)商代碼-序號（如PO-2023-S001-001）供應(yīng)商名稱全稱供應(yīng)商地址注冊地址供應(yīng)商聯(lián)系人姓名*，電話采購部門采購部收貨地址詳細(xì)到貨地址收貨人姓名*，電話訂單內(nèi)容（明細(xì)）序號、物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價(jià)（元）、金額（元）訂單總金額（元）大寫：人民幣貳萬陸仟伍佰元整交貨期限年月日前（如2023-11-30）付款方式□貨到付款□預(yù)付30%□分期付款（說明節(jié)點(diǎn)）備注特殊要求（如包裝、運(yùn)輸方式等）采購部簽字（蓋章）供應(yīng)商確認(rèn)簽字（蓋章）模板四：付款申請審批表說明：財(cái)務(wù)部門支付貨款的依據(jù)，需附合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等支撐材料。字段名稱內(nèi)容申請編號FK-年份-部門代碼-序號（如FK-2023-01-001）供應(yīng)商名稱全稱合同編號對應(yīng)采購合同編號付款事由□合同預(yù)付款□進(jìn)度款□到貨款□質(zhì)保金□其他（說明）付款金額（元）大寫：人民幣貳萬陸仟伍佰元整發(fā)票信息發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、金額（元）附件清單□采購合同□《到貨驗(yàn)收單》□發(fā)票□其他（如《進(jìn)度款確認(rèn)函》）采購部意見確認(rèn)驗(yàn)收合格，同意付款財(cái)務(wù)部審核核對發(fā)票與合同、驗(yàn)收單一致，賬號信息正確，審批付款分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批付款事項(xiàng)總經(jīng)理審批最終審批（≥50萬元需審批）付款狀態(tài)□已支付□未支付，支付日期：_________四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）預(yù)算控制：嚴(yán)守“無預(yù)算不采購”原則預(yù)算是采購活動(dòng)的“紅線”，任何采購行為均需在年度預(yù)算框架內(nèi)執(zhí)行。若遇市場價(jià)格上漲、需求變更等特殊情況導(dǎo)致超預(yù)算，必須提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，附詳細(xì)的市場調(diào)研數(shù)據(jù)（如第三方價(jià)格報(bào)告、供應(yīng)商漲價(jià)函）及業(yè)務(wù)必要性說明，經(jīng)財(cái)務(wù)部門復(fù)核、總經(jīng)理審批后方可實(shí)施。嚴(yán)禁“先采購后補(bǔ)預(yù)算”或拆分采購金額規(guī)避預(yù)算審批，保證資金使用計(jì)劃性與可控性。（二）供應(yīng)商管理：建立“準(zhǔn)入-評估-淘汰”動(dòng)態(tài)機(jī)制供應(yīng)商質(zhì)量直接影響采購物品/服務(wù)的品質(zhì)，需實(shí)施全生命周期管理：準(zhǔn)入階段：嚴(yán)格資質(zhì)審核，杜絕“皮包公司”或無資質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)入；評估階段：每季度對合作供應(yīng)商進(jìn)行評分（參考模板二評估維度），評分低于60分的供應(yīng)商暫停合作，連續(xù)兩次低于60分的予以淘汰；淘汰階段：對出現(xiàn)嚴(yán)重違約（如提供假冒偽劣產(chǎn)品、逾期交貨30天以上）的供應(yīng)商，立即終止合作并納入黑名單，永久禁止合作。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)：明確條款，規(guī)避法律糾紛合同是采購雙方權(quán)利義務(wù)的法律依據(jù)，需重點(diǎn)關(guān)注以下條款：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：避免使用“優(yōu)良”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述，需明確可量化的指標(biāo)（如“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”“產(chǎn)品合格率≥99%”）；違約責(zé)任：明確逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、售后服務(wù)缺失等情形的賠償標(biāo)準(zhǔn)（如“每逾期1天按合同總額的0.5%支付違約金，最高不超過5%”）；爭議解決：優(yōu)先約定“協(xié)商解決”，協(xié)商不成時(shí)明確由企業(yè)所在地人民法院管轄，避免異地訴訟增加成本。（四）驗(yàn)收環(huán)節(jié)：三方聯(lián)動(dòng)，保證“數(shù)量準(zhǔn)、質(zhì)量好”驗(yàn)收是防止“不合格品入庫”的關(guān)鍵防線，需由需求部門、倉庫部門、采購部門共同參與，做到“見單收貨、憑單驗(yàn)收”：數(shù)量驗(yàn)收：必須開箱清點(diǎn)，避免“整件未拆、以件計(jì)個(gè)”導(dǎo)致的數(shù)量不符；質(zhì)量驗(yàn)收：對技術(shù)復(fù)雜的設(shè)備或服務(wù)，可邀請第三方檢測機(jī)構(gòu)參與，出具《質(zhì)量檢測報(bào)告》；記錄留存：驗(yàn)收過程需拍照或錄像留存，《到貨驗(yàn)收單》需三方簽字確認(rèn)，電子版與紙質(zhì)版同步歸檔，保存期不少于3年。（五）付款合規(guī)：憑據(jù)齊全，杜絕“無票付款”財(cái)務(wù)部門支付貨款時(shí)，需嚴(yán)格審核“三單一致”：采購合同、《到貨驗(yàn)收單》、發(fā)票的供應(yīng)商信息、金額、訂單號必須完全一致，避免因信息不符導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或重復(fù)付款。預(yù)付款支付比例需控制在30%以內(nèi)，且供應(yīng)商需提供等額銀行保函；質(zhì)保金比例不低于5%，質(zhì)保期滿無