采購需求清單與供應(yīng)商比價表結(jié)合版通用工具模板一、適用場景與應(yīng)用價值本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位或團隊的采購管理場景，尤其適合需要明確采購需求、規(guī)范供應(yīng)商篩選、實現(xiàn)成本控制的采購活動。具體包括但不限于：日常辦公類采購：如辦公用品、耗材、設(shè)備維護等常規(guī)物資采購；項目專項采購：如工程項目材料、研發(fā)設(shè)備、活動物料等一次性或階段性采購；生產(chǎn)原材料采購：如制造業(yè)企業(yè)所需的原材料、零部件等批量采購；服務(wù)類采購：如咨詢服務(wù)、外包服務(wù)、維修服務(wù)等非物資類采購。通過將“采購需求清單”與“供應(yīng)商比價表”結(jié)合，可解決傳統(tǒng)采購中需求描述模糊、供應(yīng)商信息分散、比價維度單一等問題，實現(xiàn)“需求清晰化、供應(yīng)商對比可視化、采購決策數(shù)據(jù)化”，有效提升采購效率與成本管控能力。二、詳細(xì)操作步驟指南（一）第一步：明確采購需求，填寫《采購需求清單表》目標(biāo)：清晰界定采購標(biāo)的的具體要求，為后續(xù)供應(yīng)商篩選和比價提供依據(jù)。操作要點：需求發(fā)起：由需求部門（如行政部、項目部、生產(chǎn)部）填寫《采購需求清單表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、用途、預(yù)算金額等核心信息。示例：采購“辦公用A4紙”，需注明“70g白色，雙面打印，500張/包，數(shù)量20包，符合國家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)，用于日常文件打印，預(yù)算金額≤300元”。需求審核：需求部門負(fù)責(zé)人審核需求的合理性與必要性，確認(rèn)后提交采購部門。需求確認(rèn)：采購部門與需求部門溝通，對模糊需求（如“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”）進一步細(xì)化，保證供應(yīng)商能準(zhǔn)確理解并報價。（二）第二步：收集供應(yīng)商信息，建立初步供應(yīng)商池目標(biāo)：篩選符合基本資質(zhì)的供應(yīng)商，為比價做準(zhǔn)備。操作要點：渠道收集：通過企業(yè)合格供應(yīng)商名錄、行業(yè)推薦、公開招標(biāo)平臺、自主詢價等方式收集供應(yīng)商信息，至少收集3家以上供應(yīng)商（緊急采購或特殊品類可酌情減少，但不得少于2家）。資質(zhì)初審：核實供應(yīng)商的基本資質(zhì)，包括：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍需涵蓋本次采購品類）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等，根據(jù)品類要求）；供應(yīng)商信譽（如無重大違法記錄、無重大質(zhì)量投訴等）。信息登記：將初步篩選通過的供應(yīng)商信息登記至《供應(yīng)商比價對比表》的“供應(yīng)商基本信息”區(qū)域，包括供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（用“”代替，如“聯(lián)系人：經(jīng)理，電話：”）、地址等。（三）第三步：向供應(yīng)商發(fā)出詢價，填寫《供應(yīng)商比價對比表》目標(biāo)：獲取供應(yīng)商的詳細(xì)報價，對比不同供應(yīng)商的報價與服務(wù)。操作要點：發(fā)出詢價單：采購部門將《采購需求清單表》作為附件，向初步篩選的供應(yīng)商發(fā)出書面或電子詢價單，明確報價要求（如報價有效期、是否含稅、是否包含運費/安裝費等）。接收報價：供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)反饋報價，采購部門需核對報價內(nèi)容是否與需求清單一致，避免出現(xiàn)“低標(biāo)高配”“漏項報價”等問題。填寫比價表：將供應(yīng)商的報價信息詳細(xì)錄入《供應(yīng)商比價對比表》，包括：報價明細(xì)：按需求清單逐項填寫單價、數(shù)量、總價；服務(wù)條款：交貨期、付款方式、質(zhì)保期、售后服務(wù)（如“7天無理由退換貨”“1年免費維修”等）；附加信息：供應(yīng)商優(yōu)勢（如“本地供應(yīng)商，24小時送達”“原廠正品，提供檢測報告”）、備注（如“批量采購可享95折”）。（四）第四步：對比分析報價，確定推薦供應(yīng)商目標(biāo)：通過多維度對比，選擇性價比最高的供應(yīng)商。操作要點：價格對比：計算各供應(yīng)商的總報價，對比單價差異（如A供應(yīng)商A4紙報價15元/包，B供應(yīng)商14.5元/包，差價0.5元/包，總差價10元）。非價格因素對比：結(jié)合交貨期（緊急需求優(yōu)先選擇能快速交付的供應(yīng)商）、付款方式（優(yōu)先選擇對企業(yè)有利的付款條件，如“貨到付款”“分期付款”）、資質(zhì)與信譽（優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、口碑良好的供應(yīng)商）、服務(wù)質(zhì)量（如售后響應(yīng)速度、技術(shù)支持能力）等維度綜合評分。填寫比價結(jié)果：在《比價結(jié)果匯總分析表》中記錄各供應(yīng)商的得分情況，明確推薦供應(yīng)商及推薦理由（如“B供應(yīng)商報價最低，且為本地供應(yīng)商，交貨期≤24小時，綜合性價比最優(yōu)”）。（五）第五步：審批采購決策，歸檔比價資料目標(biāo)：規(guī)范采購流程，保證采購過程可追溯。操作要點：提交審批：將《采購需求清單表》《供應(yīng)商比價對比表》《比價結(jié)果匯總分析表》提交至采購負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。執(zhí)行采購：審批通過后，與推薦供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。資料歸檔：將采購過程中的所有資料（需求清單、詢價單、比價表、合同、驗收單等）整理歸檔，保存期限不少于3年（根據(jù)企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。三、模板表格設(shè)計（一）采購需求清單表序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)要求數(shù)量質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/服務(wù)內(nèi)容用途預(yù)算金額（元）需求部門申請人日期備注1A4復(fù)印紙70g白色，雙面打印，500張/包20包符合GB/T18801-2022標(biāo)準(zhǔn)，無異味，打印清晰日常文件打印≤300行政部*經(jīng)理2024-05-20急需，3天內(nèi)到貨2辦公椅人體工學(xué)設(shè)計，黑色網(wǎng)布，可升降調(diào)節(jié)5把承重≥150kg，質(zhì)保1年，符合BIFMA標(biāo)準(zhǔn)新員工入職≤1500人力資源部*主管2024-05-21需帶輪子（二）供應(yīng)商比價對比表基本信息：采購項目：2024年5月辦公物資采購詢價日期：2024-05-20截止報價時間：2024-05-2217:00序號對比項供應(yīng)商A（辦公用品公司）供應(yīng)商B（商貿(mào)有限公司）供應(yīng)商C（辦公設(shè)備店）1供應(yīng)商名稱辦公用品公司商貿(mào)有限公司辦公設(shè)備店2聯(lián)系人*經(jīng)理*女士*先生3聯(lián)系方式電話：電話：電話：4報價明細(xì)4.1A4復(fù)印紙（元/包）15.0014.5015.504.2辦公椅（元/把）320.00300.00310.004.3總價（元）3100.002900.003200.005是否含稅是（13%）是（13%）是（13%）6是否含運費是（本市范圍內(nèi)）是（本市范圍內(nèi)）否（需加收50元運費）7交貨期簽約后3個工作日簽約后2個工作日簽約后5個工作日8付款方式貨到付款貨到付款預(yù)付30%，余款貨到付清9質(zhì)保期紙張：無質(zhì)保；椅子：1年紙張：無質(zhì)保；椅子：1年紙張：無質(zhì)保；椅子：6個月10售后服務(wù)支持7天退換貨支持7天退換貨，椅子提供上門維修僅支持質(zhì)量問題退換貨11供應(yīng)商優(yōu)勢合作3年，信譽良好本地供應(yīng)商，24小時送達離公司近，自提方便12備注批量采購≥50包享95折可提供樣品測試價格較高，不優(yōu)先考慮（三）比價結(jié)果匯總分析表采購項目2024年5月辦公物資采購對比維度權(quán)重供應(yīng)商A得分（100分制）供應(yīng)商B得分（100分制）價格（40%）4085（總價3100元，最高）100（總價2900元，最低）交貨期（20%）2080（3天）100（2天）付款方式（15%）15100（貨到付款）100（貨到付款）質(zhì)保與售后（15%）1580（椅子1年質(zhì)保，7天退換）90（椅子1年質(zhì)保，上門維修）供應(yīng)商信譽（10%）1090（合作3年）85（本地供應(yīng)商）加權(quán)得分10084.594.5推薦供應(yīng)商——√（供應(yīng)商B）推薦理由——綜合得分最高，價格最低，交貨快，付款條件優(yōu)四、使用過程中的關(guān)鍵要點（一）需求描述需清晰無歧義采購需求清單中的“規(guī)格型號”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”等字段需具體、量化，避免使用“優(yōu)質(zhì)”“高效”等模糊詞匯。例如“質(zhì)量要求”應(yīng)明確為“符合GB/T19001-2016質(zhì)量管理體系認(rèn)證”或“提供第三方檢測報告”，而非“質(zhì)量好”。（二）供應(yīng)商資質(zhì)需嚴(yán)格核實比價前必須核實供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書等文件，保證其具備合法經(jīng)營資格。對于特殊品類（如食品、醫(yī)療器械、危險化學(xué)品等），還需核查其經(jīng)營許可或生產(chǎn)許可證，避免采購不合格產(chǎn)品或服務(wù)。（三）比價維度需綜合全面不能僅以“價格最低”作為唯一標(biāo)準(zhǔn)，需結(jié)合交貨期、付款方式、質(zhì)保期、售后服務(wù)、供應(yīng)商信譽等非價格因素綜合評估。例如某供應(yīng)商報價略低，但交貨期長、售后響應(yīng)慢，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)或運營受影響，綜合成本反而更高。（四）比價資料需完整歸檔采購過程中的需求清單、詢價單、比價表