銷售合同管理審批與執(zhí)行跟蹤表使用指南一、適用場景與價值本工具適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及業(yè)務(wù)協(xié)同團(tuán)隊，針對銷售合同從起草、審批、簽訂到執(zhí)行、回款的全生命周期管理需求。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程和可視化跟蹤，可解決合同審批效率低、執(zhí)行進(jìn)度不透明、跨部門協(xié)作脫節(jié)等問題，有效降低合同履約風(fēng)險，提升管理效率，保證企業(yè)銷售目標(biāo)順利達(dá)成。二、全流程操作指南步驟1：合同起草與信息錄入責(zé)任主體：銷售代表/業(yè)務(wù)經(jīng)理操作內(nèi)容：根據(jù)客戶需求及公司政策，起草合同文本（包含標(biāo)的物、價格、交付時間、付款方式、違約條款等核心要素）；登錄“銷售合同管理審批與執(zhí)行跟蹤表”，填寫“合同基本信息”模塊（含合同號、客戶名稱、合同類型、合同金額、簽訂日期、合同期限等）；合同附件（如報價單、技術(shù)協(xié)議、客戶資質(zhì)文件等），保證附件與內(nèi)容一致。輸出成果：完整的合同初稿及電子化錄入信息。步驟2：內(nèi)部審批流程責(zé)任主體：銷售主管→法務(wù)專員→財務(wù)部→總經(jīng)理（根據(jù)合同金額及類型調(diào)整審批層級）操作內(nèi)容：銷售主管初審：審核合同條款的業(yè)務(wù)合理性（如價格是否符合政策、交付周期是否可行），填寫審批意見并提交；法務(wù)合規(guī)審核：重點審核法律條款（如違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決方式），規(guī)避法律風(fēng)險，標(biāo)注修改意見并退回修訂；財務(wù)部審核：確認(rèn)付款方式、開票信息、回款節(jié)點等財務(wù)條款，評估客戶信用風(fēng)險，簽署審核意見；總經(jīng)理終審：對重大合同（如金額超*萬元或戰(zhàn)略客戶合同）進(jìn)行最終審批，審批通過后進(jìn)入客戶確認(rèn)環(huán)節(jié)。關(guān)鍵節(jié)點：審批環(huán)節(jié)需在*個工作日內(nèi)完成，任何環(huán)節(jié)駁回需明確修改意見，避免流程卡頓。步驟3：客戶確認(rèn)與合同簽訂責(zé)任主體：銷售代表/客戶經(jīng)理操作內(nèi)容：將審批通過的合同文本發(fā)送給客戶，通過郵件/書面形式確認(rèn)客戶意見；根據(jù)客戶反饋進(jìn)行最終修訂（如需變更，需發(fā)起“合同變更流程”，詳見步驟6）；雙方確認(rèn)無誤后，組織合同簽訂（紙質(zhì)合同需簽字蓋章，電子合同需通過合法簽署平臺），簽訂后*日內(nèi)將原件歸檔至行政部，同步更新“簽訂狀態(tài)”為“已生效”。步驟4：執(zhí)行進(jìn)度跟蹤責(zé)任主體：執(zhí)行負(fù)責(zé)人（如銷售代表、項目經(jīng)理）、部門主管操作內(nèi)容：根據(jù)合同約定，拆解執(zhí)行節(jié)點（如預(yù)付款催收、生產(chǎn)備貨、物流配送、客戶驗收、開票申請、回款到賬等）；在“執(zhí)行跟蹤模塊”中填寫各節(jié)點的“計劃完成時間”“負(fù)責(zé)人”“當(dāng)前進(jìn)度”；每周更新實際執(zhí)行情況（如“物流配送”節(jié)點，需填寫實際發(fā)貨日期、物流單號、客戶簽收狀態(tài)）；若出現(xiàn)延期（如客戶延遲驗收），需在“問題描述”欄說明原因（如客戶場地未準(zhǔn)備就緒），并制定補救計劃（如協(xié)調(diào)客戶提前確認(rèn)驗收時間）。步驟5：回款與風(fēng)險監(jiān)控責(zé)任主體：財務(wù)部、銷售代表操作內(nèi)容：財務(wù)部根據(jù)合同約定的回款節(jié)點，提前*天向銷售代表發(fā)送《回款提醒函》；銷售代表負(fù)責(zé)跟進(jìn)客戶回款，實時更新“回款記錄”（含回款金額、到賬日期、付款方式）；對逾期未回款款項，觸發(fā)“風(fēng)險預(yù)警”，由銷售部牽頭分析原因（如客戶資金緊張、合同條款爭議），制定催收方案并上報總經(jīng)理。步驟6：合同變更與歸檔責(zé)任主體：銷售代表、法務(wù)部、行政部操作內(nèi)容：變更發(fā)起：因客戶需求或市場變化需變更合同時由銷售代表填寫《合同變更申請表》，說明變更內(nèi)容及原因；變更審批：參照“步驟2”的審批流程完成內(nèi)部審批，并與客戶簽訂《補充協(xié)議》；歸檔管理：合同執(zhí)行完成后（含所有變更文件），由行政部統(tǒng)一歸檔，錄入“歸檔信息”（歸檔日期、檔案編號、電子檔路徑），保證合同可追溯。三、銷售合同管理審批與執(zhí)行跟蹤表模板表頭：銷售合同基本信息字段名稱填寫說明示例合同編號公司統(tǒng)一編碼（年份+部門+序號）XS-2024-SH-001客戶全稱客戶營業(yè)執(zhí)照注冊名稱*有限公司合同類型產(chǎn)品銷售/服務(wù)合同/框架協(xié)議產(chǎn)品銷售合同合同金額（元）含稅總金額1,200,000.00簽訂日期年-月-日2024-03-15合同期限起止日期2024-04-01至2024-09-30付款方式如：預(yù)付款30%到貨款60%尾款10%預(yù)付款30%到貨款60%尾款10%客戶聯(lián)系人客戶對接人姓名及職務(wù)（采購經(jīng)理）銷售負(fù)責(zé)人公司對接人姓名及聯(lián)系方式*（銷售代表）表1：審批流程記錄審批環(huán)節(jié)審批人崗位審批意見審批時間備注（修改說明）銷售主管*銷售部經(jīng)理同意2024-03-10法務(wù)審核*法務(wù)專員需補充違約責(zé)任條款2024-03-12增加第10.2條財務(wù)審核*財務(wù)經(jīng)理同意2024-03-13總經(jīng)理審批*總經(jīng)理同意2024-03-14表2：執(zhí)行進(jìn)度跟蹤執(zhí)行階段負(fù)責(zé)人計劃完成時間實際完成時間完成狀態(tài)（未開始/進(jìn)行中/已完成/延期）問題描述與解決方案預(yù)付款催收*2024-03-202024-03-18已完成客戶按時支付生產(chǎn)備貨*2024-04-052024-04-07延期2天原材料供應(yīng)商延遲交貨，已協(xié)調(diào)加急生產(chǎn)物流配送*2024-04-102024-04-10已完成物流單號：SF客戶驗收*2024-04-152024-04-18延期3天客戶設(shè)備調(diào)試延遲，已安排技術(shù)人員協(xié)助首筆到賬*2024-04-25-進(jìn)行中待客戶提交付款憑證表3：變更記錄變更日期變更內(nèi)容簡述變更原因發(fā)起人審批人客戶確認(rèn)情況新合同版本號生效日期2024-04-16交付時間延期至4月20日客戶場地準(zhǔn)備延遲**確認(rèn)同意V2.02024-04-16表4：歸檔信息歸檔日期歸檔人檔案存放位置檔案編號電子檔路徑備注2024-09-30*行政部檔案室-2024年DA-XS-2024-001-SH-001含補充協(xié)議四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示信息準(zhǔn)確性保障合同編號需唯一，客戶名稱、金額、日期等關(guān)鍵信息需與客戶確認(rèn)文件一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致法律糾紛。電子檔與紙質(zhì)檔案內(nèi)容需保持同步，歸檔前需由銷售主管復(fù)核。審批流程規(guī)范嚴(yán)禁跳過審批環(huán)節(jié)或“先執(zhí)行后審批”，重大合同（金額超*萬元或涉及新業(yè)務(wù)模式）需召開專項評審會。審批意見需明確具體，避免“同意”等模糊表述，便于追溯責(zé)任。執(zhí)行動態(tài)跟蹤執(zhí)行節(jié)點需按合同約定拆解至可量化、可檢查的顆粒度（如“客戶驗收”需明確驗收標(biāo)準(zhǔn)及聯(lián)系人），每周更新進(jìn)度，逾期*日內(nèi)上報部門主管，未及時跟蹤導(dǎo)致的風(fēng)險由負(fù)責(zé)人承擔(dān)。變更風(fēng)險控制合同變更必須書面確認(rèn)（如補充協(xié)議、郵件確認(rèn)），口頭約定無效。變更后需及時更新合同臺賬及執(zhí)行計劃，避免新舊條款沖突。回款與信用管理財務(wù)部需建立客戶信用檔案，對逾期回款客戶啟動分級催收（如提醒函、上門催收、法律途徑），同時將回款情況納入銷售代表績效