企業(yè)人事合同管理制度執(zhí)行手冊前言為規(guī)范企業(yè)人事合同管理，明確合同簽訂、履行、變更、解除及終止等環(huán)節(jié)的操作要求，保障企業(yè)與員工的合法權益，防范勞動用工法律風險，根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》及相關法律法規(guī)，結合企業(yè)實際，制定本執(zhí)行手冊。本手冊適用于企業(yè)全體員工及人力資源管理部門，是人事合同管理工作的指導性文件。第一章人事合同簽訂管理第一節(jié)新員工入職合同簽訂一、適用情形新員工通過試用期考核，與企業(yè)建立正式勞動關系時，需簽訂書面勞動合同。二、操作步驟入職材料審核人力資源部收集員工身份證、學歷證書、離職證明（如有）、體檢報告等材料，核實員工身份及入職資格，保證不存在競業(yè)限制等影響勞動合同履行的情形。合同類型確定根據(jù)員工崗位及工作性質，確定勞動合同類型：固定期限勞動合同：適用于短期項目崗位或特定業(yè)務需求，期限一般為1-3年；無固定期限勞動合同：適用于連續(xù)工作滿10年或符合法定條件的員工；以完成一定工作任務為期限的勞動合同：適用于階段性工作任務明確的崗位。合同文本準備人力資源部根據(jù)《勞動合同法》規(guī)定及企業(yè)制度，擬定勞動合同文本，明確合同期限、工作內容與地點、工作時間和休息休假、勞動報酬、社會保險、勞動保護、勞動條件等必備條款，并根據(jù)崗位需求補充保密協(xié)議、培訓服務期協(xié)議等附件。合同協(xié)商與簽署人力資源部向員工說明合同條款內容，解答員工疑問，雙方就合同內容達成一致后，由員工本人簽字（不得代簽），企業(yè)法定代表人或授權代表簽字并加蓋企業(yè)公章。合同一式兩份，企業(yè)與員工各執(zhí)一份。合同備案與歸檔勞動合同簽訂后3個工作日內，人力資源部將合同文本及員工入職材料整理歸檔，并在企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)中錄入合同信息，完成備案。三、注意事項勞動合同文本需經企業(yè)法務部門審核，保證條款合法合規(guī)；試用期約定不得超過法定標準（勞動合同期限3個月以上不滿1年的，試用期不超過1個月；1年以上不滿3年的，不超過2個月；3年以上無固定期限的，不超過6個月）；合同文本不得包含“工傷自負”“不繳納社?！钡冗`法條款。第二節(jié)崗位變動/續(xù)簽合同管理一、適用情形員工崗位調整、晉升或勞動合同到期續(xù)簽時，需辦理合同變更或續(xù)簽手續(xù)。二、操作步驟變動/續(xù)簽申請員工崗位變動的，由用人部門提交《崗位變動申請表》，說明變動原因、新崗位職責及薪酬調整建議；合同到期續(xù)簽的，人力資源部提前30日向員工發(fā)出《續(xù)簽勞動合同意向書》，確認員工續(xù)簽意向。審核與評估人力資源部對崗位變動申請進行審核，評估新崗位與員工能力的匹配度及薪酬調整的合規(guī)性；對續(xù)簽意向進行評估，檢查員工過往績效考核結果、有無違紀記錄等，確定是否同意續(xù)簽。協(xié)議擬訂與簽署崗位變動的，人力資源部根據(jù)審核結果擬訂《勞動合同變更協(xié)議》，明確變更后的工作內容、崗位、薪酬（如有調整）等條款，雙方簽字蓋章；合同續(xù)簽的，重新簽訂勞動合同文本或簽訂《勞動合同續(xù)簽書》，明確續(xù)簽期限及雙方權利義務。信息更新與歸檔人力資源部更新員工合同信息及人力資源檔案，將變更/續(xù)簽協(xié)議與原合同一并歸檔，并在系統(tǒng)中同步更新數(shù)據(jù)。三、注意事項崗位變動應基于生產經營需要，且不得降低原合同約定條件（如薪酬、工作地點等），員工不同意的，企業(yè)不得強制變更；連續(xù)訂立兩次固定期限勞動合同后，員工提出續(xù)簽的，企業(yè)應簽訂無固定期限勞動合同，除非員工提出簽訂固定期限勞動合同；續(xù)簽合同需在原合同到期前完成，避免因未及時續(xù)簽形成事實勞動關系。第二章人事合同履行與變更管理第一節(jié)合同履行跟蹤一、適用情形勞動合同履行期間，需對員工崗位履職情況、薪酬發(fā)放、社保繳納等內容進行動態(tài)跟蹤。二、操作步驟履職情況監(jiān)控人力資源部每月收集員工績效考核結果，用人部門定期反饋員工工作表現(xiàn)，對存在履職不達標、違反規(guī)章制度等情形的，及時記錄并啟動溝通整改流程。薪酬與社保核對人力資源部每月核對員工薪酬發(fā)放標準及金額，保證與合同約定一致；每月按時為員工繳納社會保險及住房公積金，核對繳費記錄，保證無漏繳、錯繳。異常情況處理對員工提出的薪酬異議、社保查詢需求等，人力資源部需在5個工作日內核實并反饋；對員工因故無法正常履職（如病假、事假）的，按規(guī)定辦理請假手續(xù)，更新考勤記錄。三、注意事項薪酬調整需經民主程序（如職代會討論）或雙方協(xié)商一致，不得單方面降低薪酬標準；社保繳納基數(shù)需以員工上一年度平均工資為依據(jù)，不得瞞報、漏報；對員工履職過程中的重大問題（如嚴重失職、營私舞弊），需及時固定證據(jù)，為后續(xù)合同解除做準備。第二節(jié)合同變更操作一、適用情形因企業(yè)生產經營需要、員工身體狀況變化或法律法規(guī)調整等原因，需變更勞動合同約定的內容（如工作地點、崗位職責、薪酬標準等）。二、操作步驟變更申請?zhí)岢銎髽I(yè)要求變更的，由用人部門提交《勞動合同變更申請》，說明變更原因及具體內容；員工要求變更的，由員工提交書面變更申請。協(xié)商與確認人力資源部組織雙方就變更內容進行協(xié)商，明確變更后的條款及雙方權利義務，協(xié)商一致的，簽訂《勞動合同變更協(xié)議》。協(xié)議履行與備案《勞動合同變更協(xié)議》經雙方簽字蓋章后生效，人力資源部更新合同檔案，并在系統(tǒng)中同步變更信息，保證紙質合同與電子記錄一致。三、注意事項勞動合同變更必須采用書面形式，任何口頭變更無效；變更內容需明確具體，避免使用“適當調整”“另行商議”等模糊表述；工作地點變更需對員工有重大影響的（如跨城市調動），應與員工協(xié)商一致，企業(yè)不得強制變更。第三章人事合同解除與終止管理第一節(jié)合同解除操作一、適用情形包括雙方協(xié)商一致解除、員工單方解除（提前通知、被迫解除）及企業(yè)單方解除（過失性解除、非過失性解除）。二、操作步驟解除意向提出協(xié)商解除：由企業(yè)或員工一方提出解除意向，明確解除理由及方案；員工單方解除：員工需提前30日以書面形式通知企業(yè)（試用期內提前3日），或因企業(yè)未及時足額支付勞動報酬、未依法繳納社保等情形被迫解除的，需提交《被迫解除勞動合同通知書》；企業(yè)單方解除：企業(yè)需根據(jù)《勞動合同法》第39條（過失性解除）、第40條（非過失性解除）等規(guī)定，確定解除理由，并收集相關證據(jù)（如違紀記錄、考核結果、醫(yī)療期證明等）。審核與審批人力資源部對解除理由及證據(jù)進行審核，確認符合法定條件的，提交企業(yè)負責人審批；協(xié)商解除的，需雙方就解除條件（如經濟補償）達成一致。解除手續(xù)辦理審批通過后，人力資源部與員工簽訂《解除勞動合同協(xié)議》，明確解除時間、經濟補償標準（如有）、工作交接要求等；向員工出具《解除勞動合同證明》，注明合同解除日期、崗位、在本單位工作年限等。工作交接與結算員工按約定辦理工作交接，歸還企業(yè)財物（如辦公設備、門禁卡等）；人力資源部在解除之日結清員工工資，支付經濟補償（符合法定情形的），并辦理社保轉移手續(xù)。三、注意事項企業(yè)單方解除勞動合同需提前30日書面通知員工或額外支付一個月工資（非過失性解除），且需通知工會；解除理由需合法有效，不得因員工懷孕、產假等情形解除合同；《解除勞動合同證明》需加蓋企業(yè)公章，不得注明負面評價（如“違紀解除”等）。第二節(jié)合同終止操作一、適用情形包括勞動合同期滿、員工開始依法享受基本養(yǎng)老保險待遇、企業(yè)破產、被吊銷營業(yè)執(zhí)照等法定終止情形。二、操作步驟終止情形確認人力資源部定期核查勞動合同履行期限，對即將到期的合同提前30日評估是否終止；對員工退休、企業(yè)破產等情形，及時確認終止條件。通知與手續(xù)辦理勞動合同到期終止的，企業(yè)提前30日向員工出具《終止勞動合同通知書》，說明終止原因；其他情形終止的，在終止條件成就后及時通知員工。結算與證明出具終止之日結清員工工資，支付經濟補償（符合《勞動合同法》第46條規(guī)定的）；向員工出具《終止勞動合同證明》，注明終止日期、崗位、工作年限等，辦理社保轉移手續(xù)。三、注意事項勞動合同到期時，員工仍在醫(yī)療期、孕期、產期、哺乳期的，合同需順延至相應情形消失；經濟補償計算標準：按員工在本單位工作年限，每滿一年支付一個月工資（六個月以上不滿一年的按一年計算；不滿六個月的支付半個月工資）；終止勞動合同證明需客觀真實，不得偽造或隱瞞重要事實。第四章人事合同檔案管理第一節(jié)檔案建立與歸檔一、適用情形勞動合同簽訂、變更、解除或終止后，需建立員工人事合同檔案。二、操作步驟檔案材料收集收集勞動合同文本、入職材料、變更/解除/終止協(xié)議、工資發(fā)放記錄、社保繳納憑證、績效考核結果等與合同履行相關的材料。分類與整理按員工工號或姓名建立檔案盒，將材料按時間順序分類整理，標注檔案目錄（含材料名稱、頁碼、日期等），保證材料齊全、有序。電子檔案錄入將紙質檔案掃描錄入企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)，建立電子檔案，實現(xiàn)紙質與電子檔案同步管理，便于查詢。存檔與保管紙質檔案存放在專用檔案柜，由人力資源部指定專人保管，防火、防潮、防蟲；電子檔案定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。三、注意事項人事合同檔案保存期限不少于合同終止后2年；檔案材料不得涂改、抽取，確需修改的，由修改人簽字并注明日期；員工可查詢本人檔案，企業(yè)需提供便利，但不得泄露員工隱私信息。第二節(jié)檔案查詢與借閱一、適用情形內部審計、勞動爭議處理、員工信息核查等需查詢人事合同檔案時。二、操作步驟查詢/借閱申請內部員工查詢本人檔案的，需出示工作證；部門因工作需要查詢員工檔案的，提交《檔案查詢申請表》，經部門負責人審批；外部機構（如勞動監(jiān)察部門）查詢的，需出具協(xié)助查詢函及相關法律文書。材料提供與登記檔案管理員根據(jù)審批權限提供檔案材料，查詢/借閱人需在《檔案查詢/借閱登記表》上簽字，注明查詢/借閱內容、日期及用途。歸還與核查借閱檔案需在3個工作日內歸還，檔案管理員核查檔案完整性，確認無誤后登記歸還；借閱期間不得涂改、復制（經批準的除外）、外傳檔案材料。三、注意事項涉及員工隱私的檔案信息（如薪酬、家庭住址等），僅限人力資源部相關負責人因工作需要查詢；勞動爭議處理中，檔案材料作為證據(jù)使用的，需加蓋企業(yè)公章，注明“與原件一致”；查詢/借閱記錄需保存3年以上，便于追溯。第五章風險防范與責任追究第一節(jié)常見風險提示合同簽訂風險：未簽訂書面合同、合同條款違法、試用期約定超標等，可能導致企業(yè)支付雙倍工資、賠償金等風險。合同解除風險：解除理由不合法、程序不合規(guī)（如未通知工會）、未支付經濟補償?shù)龋赡芤l(fā)勞動爭議。檔案管理風險：檔案丟失、材料不齊、保管不當?shù)?，可能導致在爭議中無法舉證，承擔不利后果。防范措施定期組織人力資源及相關人員進行《勞動合同法》培訓，提高法律意識；勞動合同文本經法務部門審核，保證條款合法；建立合同履行動態(tài)監(jiān)控機制，及時發(fā)覺并處理異常情況；加強檔案管理，落實專人負責、定期備份制度。第二節(jié)責任追究機制責任情形因未按規(guī)定簽訂、變更、解除或終止勞動合同，給企業(yè)造成損失的；因檔案管理混亂導致材料丟失，引發(fā)勞動爭議并敗訴的；泄露員工檔案隱私信息，造成不良影響的。處理方式對直接責任人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、降職、解除勞動合同等處分；因故意或重大過失給企業(yè)造成重大損失的，要求其承擔賠償責任；涉嫌違法犯罪的，依法移送司法機關處理。附則本手冊由企業(yè)人力資源部負責解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。如遇法律法規(guī)調整，按新規(guī)定執(zhí)行，人力資源部應及時更新手冊內容并組織培訓。附件：模板表格附件1：人事合同簽訂審批表員工姓名性別出生年月身份證號學歷入職日期崗位名稱所屬部門合同期限薪酬標準（元/月）試用期期限合同類型□固定期限□無固定期限□以完成一定任務為期限入職材料清單□身份證復印件□學歷證書復印件□離職證明□體檢報告□其他：用人部門意見負責人簽字：日期：人力資源部審核經辦人：負責人：日期：企業(yè)審批總經理：日期：附件2：勞動合同變更協(xié)議員工姓名工號原合同期限變更日期變更原因□崗位調整□薪酬調整□工作地點變更□其他：變更內容原條款：變更為：雙方權利義務變更后，雙方仍需遵守原合同其他約定，本協(xié)議與原合同具有同等法律效力。員工簽字企業(yè)蓋章日期日期附件3：解除/終止勞動合