行政文件歸檔與資料管理制度范本第一章總則（目的與適用范圍）1.1制度目的為規(guī)范公司行政文件與資料的歸檔管理，保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，提高資料利用效率，防范信息泄露風險，依據(jù)國家《檔案法》及公司管理要求，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司各部門、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）在行政管理、業(yè)務(wù)運營中形成的具有保存價值的各類文件資料，包括但不限于公文、合同、會議紀要、人事檔案、財務(wù)憑證、項目資料等。1.3基本原則集中統(tǒng)一管理：行政文件資料由檔案室（或指定管理部門）統(tǒng)一歸檔、保管、利用，各部門不得擅自留存或銷毀。規(guī)范分類整理：按照文件來源、類型、價值等標準科學分類，保證資料有序存放。及時歸檔移交：文件形成后應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整理并移交檔案室，避免資料積壓或丟失。第二章行政文件歸檔范圍與分類標準2.1歸檔范圍2.1.1行政管理類公司發(fā)文（含紅頭文件、通知、通報、請示、報告等）；上級單位來文（含批復、指示、函件等）；會議資料（含會議通知、議程、紀要、簽到表、PPT等）；規(guī)章制度（含公司章程、管理辦法、操作細則等）；印章管理資料（含印章啟用/廢止申請、用印登記表等）；固定資產(chǎn)資料（含采購合同、驗收單、臺賬等）。2.1.2業(yè)務(wù)管理類業(yè)務(wù)合同（含銷售合同、采購合同、服務(wù)協(xié)議等，正本歸檔，副本留存業(yè)務(wù)部門）；項目資料（含項目立項書、可行性報告、驗收報告、成果總結(jié)等）；客戶資料（含客戶檔案、合作協(xié)議、溝通記錄等，需脫敏處理敏感信息）。2.1.3人事管理類員工檔案（含入職登記表、勞動合同、離職證明、獎懲記錄等）；人事制度（含招聘、培訓、薪酬、績效考核等規(guī)定）；薪酬資料（含工資表、社保繳納憑證、個稅申報記錄等，保存期限符合法律規(guī)定）。2.1.4財務(wù)管理類會計憑證（含原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等）；財務(wù)報表（含月度、季度、年度財務(wù)報告及審計報告）；稅務(wù)資料（含納稅申報表、稅務(wù)備案文件、發(fā)票存根等）。2.1.5其他類公司資質(zhì)文件（含營業(yè)執(zhí)照、許可證、認證證書等）；媒體報道、榮譽證書、重要活動影像資料等。2.2分類標準采用“年度-類別-問題”三級分類法，具體一級分類：按文件形成年度劃分（如“2024年度”）；二級分類：按文件性質(zhì)劃分（如“行政管理類”“業(yè)務(wù)管理類”等）；三級分類：按具體問題或文件名稱劃分（如“行政管理類-會議紀要-2024年第一次總經(jīng)理辦公會”）。第三章行政文件歸檔操作流程3.1文件形成與收集（責任人：各部門文件形成人/部門負責人）要求：文件辦理完畢后，形成人需在3個工作日內(nèi)收集完整版本（含、附件、審批單等），檢查是否有缺頁、字跡模糊等問題，保證文件內(nèi)容真實、準確。示例：銷售部簽訂的合同，需收集合同正本、雙方蓋章頁、審批單（含部門負責人經(jīng)理、法務(wù)專員簽字），一并整理。3.2分類整理與編目（責任人：部門檔案專員/檔案管理員）分類：按照第二章分類標準，對收集的文件進行分類、組卷（一卷一個主題，避免跨年度、跨類別混裝）。組卷要求：文件按時間順序排列；去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，采用牛皮紙檔案袋或文件夾封裝；每卷文件填寫《卷內(nèi)文件目錄》（含文件標題、文號、日期、頁碼、責任者等）。編目：編制《文件歸檔移交清單》（詳見第六章模板1），一式兩份，列明文件名稱、數(shù)量、歸檔日期、保管期限等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字。3.3價值鑒定與保管期限確定（責任人：檔案管理員主管、法務(wù)專員）檔案管理員對照《檔案保管期限表》（如文書檔案保管期限分為永久、30年、10年等），初步確定文件保管期限；涉及公司核心利益、重要業(yè)務(wù)的文件（如長期合同、審計報告），需提交法務(wù)專員及分管領(lǐng)導總審批，確認為“永久”保管；一般性文件（如通知、會議紀要）確認為“10年”或“30年”保管。3.4移交歸檔（責任人：部門檔案專員、檔案管理員）時間要求：次年1月31日前，各部門完成上一年度文件歸檔移交；流程：部門檔案專員攜帶《文件歸檔移交清單》及文件資料至檔案室；檔案管理員核對文件數(shù)量、完整性、分類準確性，核對無誤后雙方簽字確認；檔案室留存《文件歸檔移交清單》一份，退回部門一份備查。3.5入庫保管（責任人：檔案管理員）登記：檔案室將歸檔文件錄入檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)），錄入信息包括文件編號、名稱、年度、類別、保管期限、存放位置等；上架：按照分類編號順序?qū)n案存入專用檔案柜，標注“年度-類別-檔案號”標簽（如“2024-行政管理類-001”）；環(huán)境要求：檔案室需保持溫度14-24℃、濕度45-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備，定期檢查（每月1次）。第四章行政文件借閱與利用管理4.1借閱權(quán)限絕密文件：僅限公司總經(jīng)理、分管副總及文件形成部門負責人借閱，需經(jīng)總經(jīng)理*簽字批準；機密文件：經(jīng)部門負責人經(jīng)理及分管領(lǐng)導總簽字后借閱；一般文件：經(jīng)部門負責人*經(jīng)理簽字后借閱，檔案管理員備案。4.2借閱流程申請人填寫《文件借閱申請表》（詳見第六章模板2），注明借閱文件名稱、用途、借閱期限、歸還日期；按權(quán)限審批后，檔案管理員核對文件，辦理借閱登記（借閱人簽字、借閱日期）；借閱期限一般不超過7天，如需續(xù)借，需提前1天辦理續(xù)借手續(xù)。4.3借閱注意事項借閱人不得擅自復制、涂改、勾畫、抽取、撤換文件；借閱文件需妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、丟失，如有損壞或丟失，需按公司規(guī)定賠償；涉及保密的文件，需在檔案室或指定保密區(qū)域查閱，不得帶出檔案室；歸還時，檔案管理員需檢查文件完整性，確認無誤后注銷借閱記錄。第五章行政文件保管期限與銷毀管理5.1保管期限劃分永久：公司章程、股東會決議、年度財務(wù)報告、審計報告、長期合同、重要項目資料等；30年：年度工作總結(jié)、會議紀要、人事檔案（員工在職期間）、固定資產(chǎn)臺賬等；10年：一般通知、函件、內(nèi)部管理制度、短期合同等；5年及以下：臨時性資料（如活動方案、會議簽到表等）。5.2檔案鑒定與銷毀流程鑒定小組：由檔案管理員主管、法務(wù)專員、行政部負責人*組成，每3年開展一次檔案鑒定工作；鑒定程序：檔案管理員列出超保管期限檔案清單；鑒定小組對檔案進行價值復核，確認無保存價值的，編制《文件銷毀清冊》（詳見第六章模板3）；《文件銷毀清冊》經(jīng)分管領(lǐng)導總及總經(jīng)理簽字批準后，方可銷毀。5.3銷毀執(zhí)行與監(jiān)督銷毀時，需由鑒定小組2人以上共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（如碎紙?zhí)幚恚?，禁止隨意丟棄或作為廢品出售；監(jiān)銷人需在《文件銷毀清冊》上簽字確認，銷毀記錄保存10年以上。第六章常用管理表格模板模板1：文件歸檔移交清單序號文件名稱文號/編號形成日期頁碼保管期限備注12024年度工作計劃行辦〔2024〕001號2024-01-051-5永久2第一次總經(jīng)理辦公會紀要總辦會〔2024〕001號2024-01-101-330年3辦公設(shè)備采購合同采-2024-0052024-02-201-8永久…移交部門：__________________移交人：某某接收部門：檔案室接收人：某某日期：2025-01-15模板2：文件借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式*某某銷售部138文件信息文件名稱《2024年度銷售合同》文件編號借閱用途項目審計核查借閱期限審批意見部門負責人同意簽字：*經(jīng)理日期分管領(lǐng)導同意簽字：*總?cè)掌跈n案管理員已登記，文件已出借日期模板3：文件銷毀清冊序號文件名稱文號/編號形成年度銷毀理由保管期限銷毀數(shù)量監(jiān)銷人備注12020年會議簽到表會-2020-0082020保管期滿5年15份某某、某某22021年內(nèi)部通知行辦〔2021〕0252021保管期滿10年20份某某、某某………編制部門：檔案室編制人：某某審核人：總批準人：*總?cè)掌冢?024-12-20第七章特別提醒與注意事項7.1歸檔常見問題及規(guī)避問題1：文件收集不完整（如缺少附件、審批單）；規(guī)避：文件形成時同步同步附件，審批流程結(jié)束后立即收集，部門負責人審核完整性。問題2：分類混亂（如跨年度、跨類別混裝）；規(guī)避：嚴格按照“年度-類別-問題”分類，檔案管理員對移交文件進行預分類指導。問題3：歸檔延遲（如次年3月仍未移交）；規(guī)避：將歸檔工作納入部門年度考核，明確1月31日前為最后移交期限，逾期未移交需書面說明原因。7.2保密與安全要求涉密文件需單獨存放，加密管理，查閱需經(jīng)總經(jīng)理*簽字；檔案室嚴禁無關(guān)人員進入，鑰匙由檔案管理員專人保管，備用鑰匙存放在保險柜（密碼由行政部負責人和檔案管理員共同保管）；電子檔案需定期備份（每月1次），備份介質(zhì)（如移動硬盤）與紙質(zhì)檔案分地存放。7.3責任追究對未按規(guī)定歸檔、借閱、銷毀文件，導致文件丟失、泄露或損壞的，視情節(jié)輕重給予責任人警告、降薪、解除勞動合同等處分；因故意或重大過失造成公司損失的，需承擔相應(yīng)賠償責任，構(gòu)