合同管理流程及風險控制手冊一、適用范圍與核心目標本手冊適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團化公司）的合同全生命周期管理，覆蓋采購、銷售、服務、合作、勞動合同等常見合同類型。核心目標為：規(guī)范合同管理流程，降低法律風險與經(jīng)營風險，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責清晰，保障企業(yè)合法權(quán)益，提升合同管理效率。二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同需求與準備階段操作內(nèi)容：需求發(fā)起：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求（如采購物料、提供服務、合作開發(fā)等），填寫《合同需求申請表》，明確合同類型、標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、預算金額、對方主體初步信息（名稱、聯(lián)系人等）及核心需求（如交付期限、付款方式）。主體資格審查：法務部或合規(guī)部牽頭，對合同對方主體進行資格審查，重點核查：工商注冊信息（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢，確認主體資格是否存續(xù)、是否被吊銷注銷）；經(jīng)營范圍（是否超出許可范圍，如需特殊資質(zhì)，需核查資質(zhì)證書有效期及等級）；履約能力（通過公開渠道查詢涉訴信息、信用評級，或要求對方提供近三年財務報表、業(yè)績證明）；授權(quán)代表權(quán)限（若對方由代理人簽署，需提供加蓋公章的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限）。初步溝通：業(yè)務部門與對方就合同核心條款（如價格、交付、付款）進行初步磋商，達成一致后啟動合同起草。責任部門/崗位：業(yè)務部門（需求發(fā)起）、法務部/合規(guī)部（主體審查）、財務部（預算審核）。輸出成果：《合同需求申請表》《合同主體資格審查表》。（二）合同談判與起草階段操作內(nèi)容：談判組織：業(yè)務部門牽頭，法務部、財務部（如涉及大額付款）參與，與對方就合同條款逐項談判，重點關(guān)注：標的描述（避免模糊表述，如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”需明確具體標準）、權(quán)利義務對等性、違約責任（需量化，如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院或仲裁機構(gòu)）。合同起草：使用企業(yè)標準合同模板（無模板時，由法務部起草框架條款）；明確合同基本信息（雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人等）；核心條款需完整：標的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、違約責任、不可抗力、爭議解決、生效條件；附件需齊全（如技術(shù)參數(shù)清單、驗收標準、授權(quán)委托書等，與具有同等效力）。責任部門/崗位：業(yè)務部門（主導談判）、法務部（起草條款）、財務部（審核付款條款）。輸出成果：合同草案（含附件）。（三）合同評審與修訂階段操作內(nèi)容：內(nèi)部評審：法務部組織跨部門評審，各部門職責法務部：審核合法性（條款是否違反法律法規(guī)）、完整性（是否遺漏核心條款）、可執(zhí)行性（違約責任是否明確、爭議解決是否可行）；財務部：審核付款方式（是否匹配企業(yè)現(xiàn)金流）、稅務處理（發(fā)票類型、稅率）、財務風險（如預付款比例是否過高）；業(yè)務部門：審核業(yè)務可行性（履約能力匹配度）、需求滿足度（是否符合業(yè)務目標）；風控部（如有）：審核整體風險等級（如對方信用風險、行業(yè)政策風險）。意見反饋與修訂：評審部門在《合同評審表》中填寫書面意見，法務部匯總后與業(yè)務部門溝通修訂，形成修訂版合同；重大分歧需提交管理層協(xié)調(diào)解決。責任部門/崗位：法務部（組織評審）、各部門（按職責評審）、管理層（重大爭議決策）。輸出成果：《合同評審表》、修訂版合同。（四）合同簽署與用印階段操作內(nèi)容：最終審核：法務部核對評審意見落實情況，確認合同文本與評審版本一致，無遺漏修改項。簽署授權(quán)：法定代表人簽署：需出示法定代表人身份證明；授權(quán)代表簽署：需核對《授權(quán)委托書》原件及簽字人身份證件，保證授權(quán)范圍與合同內(nèi)容一致。用印管理：按企業(yè)《印章管理制度》申請用印，用印前由印章管理員核對合同文本與簽署人信息一致；采用“騎縫章”方式（多頁合同需加蓋騎縫章），避免單頁替換；合同文本份數(shù)按需確定（至少企業(yè)留存正本1份，對方提供正本1份，副本按部門需求分配）。責任部門/崗位：法務部（最終審核）、印章管理員（用印審批與執(zhí)行）、行政部（用印記錄）。輸出成果：簽署完成并加蓋印章的合同正本、副本。（五）合同履行與跟蹤階段操作內(nèi)容：履約計劃：業(yè)務部門根據(jù)合同約定制定《合同履行計劃表》，明確關(guān)鍵節(jié)點（如交付日期、驗收日期、付款日期）及責任人。過程監(jiān)控：業(yè)務部門跟蹤對方履約進度（如生產(chǎn)進度、交付狀態(tài)），留存溝通記錄（郵件、函件、會議紀要）；財務部門監(jiān)控付款節(jié)點，核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額）與合同一致后安排付款；發(fā)覺對方違約（如逾期交付、質(zhì)量不合格），業(yè)務部門需在3個工作日內(nèi)發(fā)函催告，并報法務部留存證據(jù)。驗收確認：按合同約定進行驗收（如現(xiàn)場驗收、第三方檢測），填寫《合同驗收單》，由雙方簽字蓋章確認；驗收不合格的，需書面告知對方整改要求及期限。責任部門/崗位：業(yè)務部門（履約跟蹤）、財務部（付款監(jiān)控）、法務部（違約處理）。輸出成果：《合同履行計劃表》《合同驗收單》、違約催告函。（六）合同變更/解除與終止階段操作內(nèi)容：變更流程：因政策變化、需求調(diào)整等需變更合同，由業(yè)務部門提出《合同變更申請》，說明變更原因、內(nèi)容及影響；雙方協(xié)商一致后簽訂《合同變更協(xié)議》（明確變更條款、生效時間，作為原合同補充）；重大變更需重新履行評審流程。解除流程：協(xié)商解除：雙方簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除時間、已履行部分處理、違約責任承擔；單方解除：符合法定或約定解除條件（如對方嚴重違約），需書面通知對方，并留存違約證據(jù)（如驗收報告、催告函），必要時通過法律途徑確認解除效力。終止處理：合同權(quán)利義務終止后，業(yè)務部門清理未了事項（如尾款結(jié)算、資料歸還），財務部門核對賬目，法務部歸檔相關(guān)文件。責任部門/崗位：業(yè)務部門（變更/解除申請）、法務部（協(xié)議審核）、財務部（賬務清理）。輸出成果：《合同變更申請表》《合同變更/解除協(xié)議》。（七）合同歸檔與復盤階段操作內(nèi)容：歸檔整理：合同簽署正本、附件、評審表、履行記錄（驗收單、付款憑證）、變更/解除協(xié)議等資料，由行政部統(tǒng)一整理；按“合同類型-年份-序號”規(guī)則編號（如“采購-2024-001”），填寫《合同歸檔清單》；紙質(zhì)版存入專用檔案柜，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)服務器（加密存儲），保管期限按合同類型確定（一般3-10年，重大合同不少于15年）。復盤分析：每季度或每年，法務部牽頭組織合同復盤，分析履約率、違約率、常見風險點，優(yōu)化合同模板及管理流程。責任部門/崗位：行政部（歸檔管理）、法務部（復盤組織）、業(yè)務/財務部（配合復盤）。輸出成果：《合同歸檔清單》、合同管理復盤報告。三、常用管理工具模板（一）合同主體資格審查表審查項目內(nèi)容查詢渠道/依據(jù)審查結(jié)論（合格/不合格）審查人日期被審查方名稱工商注冊文件*某2024–統(tǒng)一社會信用代碼營業(yè)執(zhí)照副本法定代表人營業(yè)執(zhí)照副本注冊地址營業(yè)執(zhí)照副本經(jīng)營范圍營業(yè)執(zhí)照副本特殊資質(zhì)（如有）資質(zhì)證書名稱：《X資質(zhì)證書》；編號：X；有效期：2024–至2027–資質(zhì)證書復印件（加蓋公章）涉訴信息近三年無/有X起訴訟案案號：（2024）法民初字第號中國裁判文書網(wǎng)授權(quán)代表信息姓名：X；身份證號：X；授權(quán)范圍：簽署合同；授權(quán)期限：2024–至2024–《授權(quán)委托書》（原件）（二）合同評審表合同名稱合同編號-2024-X評審部門評審意見評審人日期法務部1.第X條“質(zhì)量標準”需明確具體參數(shù)，避免“符合國家標準”等模糊表述；2.違約責任中“賠償損失”需補充計算方式。*某2024–財務部1.付款方式“30%預付款”比例偏高，建議調(diào)整為20%；2.發(fā)票要求需明確“增值稅專用發(fā)票，稅率13%”。*某2024–業(yè)務部門1.履約期限“2024年12月底前交付”可行，已協(xié)調(diào)生產(chǎn)資源；2.驗收標準需增加“第三方檢測報告”附件。*某2024–風控部綜合風險等級：中風險（對方信用評級AA級，預付款比例需控制）。*某2024–管理層意見同意按法務部、財務部意見修訂，預付款調(diào)整為20%，補充質(zhì)量參數(shù)標準。*某（總經(jīng)理）2024–（三）合同履行跟蹤表合同編號-2024-X合同名稱X采購合同對方主體X公司履約期限2024-09-01至2024-12-31關(guān)鍵節(jié)點計劃日期實際日期完成情況預付款支付2024-09-052024-09-05已支付20%生產(chǎn)進度2024-10-152024-10-18延遲3天（原材料供應延遲）交付驗收2024-12-20待驗收-尾款支付2024-12-31待支付-（四）合同歸檔清單歸檔編號合同名稱合同類型對方主體簽署日期保管期限存放位置（柜號-頁碼）備注采購-2024-001X設備采購合同采購X公司2024–5年A-01-015含驗收單服務-2024-002X系統(tǒng)運維服務服務X科技公司2024–3年A-02-008含附件3份四、關(guān)鍵風險提示與合規(guī)要點（一）合同條款風險條款模糊化：避免使用“盡快”“合理范圍”等模糊表述，需量化指標（如“交付期限為合同簽訂后30日內(nèi)”“質(zhì)量標準需符合GB/T19001-2016”）。權(quán)責不對等：不得設置單方免責條款（如“因不可抗力導致違約，一方不承擔責任”），需明確雙方權(quán)利義務對等性。違約責任缺失：必須約定違約責任（逾期付款、質(zhì)量不合格等），且需明確計算方式（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金，上限不超過合同總額的10%”）。（二）主體資格風險虛假主體：嚴禁與未核實主體資格的單位簽約，需通過官方渠道（國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)）核查營業(yè)執(zhí)照真實性。超范圍經(jīng)營：對方若從事需特殊資質(zhì)的業(yè)務（如建筑、食品），需核查其《資質(zhì)證書》，避免因?qū)Ψ綗o資質(zhì)導致合同無效。代理權(quán)限風險：授權(quán)代表簽署合同時需核對《授權(quán)委托書》原件，保證授權(quán)范圍與合同內(nèi)容一致，避免“越權(quán)簽署”風險。（三）履行過程風險證據(jù)缺失：履約過程中需留存書面證據(jù)（如驗收單、溝通函件、付款憑證），避免口頭協(xié)議或單方承諾導致舉證困難。違約處理滯后：發(fā)覺對方違約（如逾期交付），需在法定或約定期限內(nèi)發(fā)函催告，并保留催告證據(jù)，超過訴訟時效（一般為3年）將喪失勝訴權(quán)。付款審核不嚴：財務部門付款前需核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額）與合同一致，避免因發(fā)票錯誤導致稅務風險或付款糾紛。（四）歸檔管理風險資料遺失：合同正本、附件等核心資料需專人保管，嚴禁隨意借閱或復印；電子版需加密存儲，防止信息泄露。保管期限不足：根據(jù)《民法典》及相關(guān)規(guī)定，不同類型合同保管期限不同（如勞動合同保管期限為勞動關(guān)系終止后50年），需