會議紀要撰寫規(guī)范及執(zhí)行情況反饋模板一、適用場景：高效記錄與跟蹤會議成果本模板適用于企業(yè)內部各類會議的紀要撰寫及后續(xù)執(zhí)行跟蹤，包括但不限于：項目啟動會、周例會、月度復盤會等項目管理類會議；跨部門協調會、資源評審會等協作推進類會議；決策研討會、方案評審會等議題決策類會議；問題整改會、專項任務推進會等執(zhí)行落地類會議。通過規(guī)范會議紀要的格式與內容，明確會議決議、行動項及責任人，保證會議成果有效傳達，同時通過執(zhí)行情況反饋跟蹤機制，推動決議事項閉環(huán)管理，提升會議效率與組織執(zhí)行力。二、會議紀要撰寫與執(zhí)行反饋操作流程（一）會前準備：奠定記錄基礎明確會議信息：提前獲取會議主題、時間、地點、參會人員（含主持人、記錄人）、議程等基礎信息，記錄人需熟悉會議背景及核心目標。準備記錄工具：根據會議類型選擇記錄方式（如電子文檔、手寫筆記、會議紀要模板等），重點準備行動項跟蹤表（可提前預設表格列：行動內容、負責人、計劃完成時間、所需資源等）。梳理會議資料：提前查閱會議相關材料（如議程、上期紀要、議題背景說明等），明確各議題討論重點及預期成果，避免記錄時遺漏關鍵信息。（二）會中記錄：精準捕捉核心內容記錄關鍵要素：重點記錄以下信息，保證“5W1H”清晰（Who、What、When、Where、Why、How）：會議基本信息：會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員（含缺席人員及原因）；議題討論過程：各議題的核心爭議點、主要發(fā)言人（總、經理、*主管等）的結論性意見；會議決議：對議題的最終決策結果（如“通過方案”“否決提議”等）；行動項：明確“做什么（具體任務）”“誰負責（責任人）”“何時完成（截止時間）”“需什么支持（所需資源）”，避免模糊表述（如“盡快完成”“相關部門配合”）。區(qū)分“事實”與“觀點”：客觀記錄討論內容及決議，不加入記錄人主觀判斷；若需記錄個人觀點，需標注“認為”“建議”等明確來源。確認存疑信息：對不確定的時間、數據、責任人等內容，及時向主持人或發(fā)言人確認，避免會后反復核實影響效率。（三）會后整理：規(guī)范輸出紀要文檔整理初稿：會議結束后2個工作日內完成紀要初稿，按以下結構組織內容：會議紀要（含會議日期，如“2023年10月27日項目周例會紀要”）；基本信息：時間、地點、參會人員、缺席人員、記錄人；會議議程與討論內容：按議程順序分議題記錄，每個議題包含“討論要點”“決議結果”；行動項清單：單獨列表，明確每項行動的“編號、任務內容、負責人、計劃完成時間、所需資源”；附件說明：如會議PPT、方案文檔、簽到表等附件名稱及獲取方式；分發(fā)范圍：明確紀要抄送人員（如參會人員、相關領導、部門負責人等）。審核確認：初稿完成后，提交主持人審核，保證決議及行動項準確無誤；涉及跨部門行動項時，需同步與相關負責人確認內容一致性。定稿分發(fā)：審核通過后，1個工作日內將紀要正式版分發(fā)至相關人員，并通過郵件/企業(yè)等方式發(fā)送，抄送存檔部門（如行政部、項目管理部）。（四）執(zhí)行跟蹤：推動決議落地閉環(huán)建立執(zhí)行臺賬：以會議紀要中的行動項為基礎，更新《會議執(zhí)行情況跟蹤表》，定期（如每周/每月）更新行動項狀態(tài)（“進行中”“已完成”“延期”“取消”）。定期跟進提醒：責任人在截止時間前1-2個工作日未完成任務時，記錄人或會議組織部門需主動提醒；對延期行動項，需要求責任人說明原因及預計完成時間。反饋閉環(huán)管理：行動項完成后，責任人需提交成果證明（如文檔、報告、截圖等）至記錄人，記錄人在跟蹤表中更新“實際完成時間”“產出成果”；對未按期完成的行動項，需在后續(xù)會議中重點跟進，直至問題解決。三、會議紀要標準模板會議紀要會議名稱：______________________會議時間：____年__月日:-:__會議地點：______________________（如：3樓會議室/線上騰訊會議）主持人：______________________記錄人：______________________參會人員：______________________（總、經理、主管、專員等）缺席人員：______________________（姓名及原因，如：*因出差缺席）一、會議議程與討論內容序號議題名稱討論要點決議結果1項目進度匯報*主管匯報當前項目里程碑完成情況，風險點：模塊開發(fā)延期3天1.*牽頭協調研發(fā)部，10月30日前解決模塊技術問題；2.每日17:00更新進度看板2市場推廣方案評審專員匯報Q4推廣方案預算，建議增加短視頻投放渠道，*認為需優(yōu)先保證線下活動通過Q4推廣方案，預算按建議調整，短視頻投放預算增加5萬元，由負責11月5日前完成方案細化3………二、行動項清單編號行動內容負責人計劃完成時間所需資源狀態(tài)001解決模塊技術問題*2023-10-30研發(fā)部技術支持進行中002細化Q4短視頻推廣方案*2023-11-05市場部預算5萬元進行中003每日17:00更新項目進度看板*每日項目管理工具權限進行中三、附件說明《項目10月27日進度匯報PPT》《Q4市場推廣方案（修訂版）》四、分發(fā)范圍總、經理、主管、專員、項目管理部、行政部記錄人簽字：______________________日期：____年__月__日四、會議執(zhí)行情況跟蹤表行動項編號對應會議紀要編號行動內容負責人計劃完成時間實際完成時間完成狀態(tài)延期原因（如延期）產出成果反饋人反饋日期備注00120231027-001解決模塊技術問題*2023-10-302023-10-29已完成-《模塊問題修復報告》*2023-10-3000220231027-002細化Q4短視頻推廣方案*2023-11-052023-11-07延期素材整理耗時超預期《短視頻推廣方案終版》*2023-11-07需增加2天素材準備時間00320231027-003每日17:00更新項目進度看板*每日持續(xù)更新進行中-進度看板*每日更新五、關鍵注意事項：提升紀要質量與執(zhí)行效能（一）紀要內容“三要三不要”要客觀準確：避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯，數據、決議需與會議記錄一致；要突出重點：聚焦決議和行動項，減少過程性描述（如“大家討論得很熱烈”等無效信息）；要要素齊全：保證行動項“責任-時間-任務”三明確，無遺漏項；不要主觀臆斷：不記錄個人觀點，若需引用他人意見需標注來源；不要推諉責任：行動項負責人需為具體人員（避免“相關部門”“團隊”等集體表述）；不要拖延分發(fā)：會后2個工作日內完成紀要定稿并分發(fā)，保證信息及時同步。（二）執(zhí)行跟蹤“兩及時一閉環(huán)”及時更新：行動項狀態(tài)變化后24小時內更新跟蹤表，保證信息實時；及時提醒：截止日前1-2個工作日提醒責任人，避免遺忘；閉環(huán)管理：完成的行動項需提交成果證明，未完成的需在后續(xù)會議中跟進