商務(wù)合同談判記錄與合同評(píng)審表工具指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景說(shuō)明本工具適用于各類商務(wù)合作場(chǎng)景中，需對(duì)合同談判過(guò)程進(jìn)行規(guī)范化記錄，并通過(guò)多部門評(píng)審控制合同風(fēng)險(xiǎn)的流程。具體包括但不限于：企業(yè)間采購(gòu)、銷售、服務(wù)類合同的談判與審核；項(xiàng)目合作、技術(shù)許可、知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓等復(fù)雜合同的評(píng)審；涉及大額資金、長(zhǎng)期履約或高風(fēng)險(xiǎn)條款的合同決策；跨部門協(xié)作（如業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)）的合同聯(lián)合評(píng)審。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）商務(wù)合同談判記錄操作步驟步驟1：談判前準(zhǔn)備明確談判目標(biāo)：梳理合作核心訴求（如價(jià)格、交付周期、違約責(zé)任等）、底線條款及可讓步空間；收集基礎(chǔ)資料：包括合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、過(guò)往合作案例（如有）、我方內(nèi)部審批文件（如立項(xiàng)報(bào)告、預(yù)算表）；組建談判團(tuán)隊(duì)：至少包含業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人（主導(dǎo)談判）、法務(wù)專員（審核條款合規(guī)性）、技術(shù)/財(cái)務(wù)專員（提供專業(yè)支持），明確分工；準(zhǔn)備談判提綱：列出需討論的核心議題（如合同標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、付款方式、爭(zhēng)議解決等），預(yù)設(shè)各議題的談判策略。步驟2：談判中實(shí)時(shí)記錄記錄基本信息：填寫《商務(wù)合同談判記錄表》中的“合同名稱”“編號(hào)”“談判時(shí)間”“地點(diǎn)”“參與方人員”（注明職務(wù)，如合作方代表：，總經(jīng)理；我方代表：*四，業(yè)務(wù)總監(jiān)）等基礎(chǔ)信息；逐項(xiàng)記錄議題討論過(guò)程：按談判提綱順序，詳細(xì)記錄各議題的雙方觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)支撐（如報(bào)價(jià)依據(jù)、交付周期計(jì)算方式）、關(guān)鍵承諾（如“合作方同意提供3個(gè)月免費(fèi)質(zhì)?！保粯?biāo)注分歧點(diǎn)與共識(shí)點(diǎn)：對(duì)存在爭(zhēng)議的條款（如付款比例、違約金比例）明確標(biāo)注“未達(dá)成一致”，對(duì)已確定的條款（如“合同金額為人民幣50萬(wàn)元”）標(biāo)注“已達(dá)成一致”；核實(shí)關(guān)鍵信息：對(duì)涉及金額、時(shí)間、數(shù)量等核心數(shù)據(jù)，當(dāng)場(chǎng)與對(duì)方核對(duì)無(wú)誤，避免記錄誤差。步驟3：談判后整理與確認(rèn)24小時(shí)內(nèi)完成記錄整理：將談判內(nèi)容轉(zhuǎn)化為條理化的文字，保證表述客觀（避免使用“對(duì)方態(tài)度強(qiáng)硬”等主觀評(píng)價(jià)），重點(diǎn)突出“未決事項(xiàng)”及“下一步行動(dòng)”；內(nèi)部復(fù)盤：談判團(tuán)隊(duì)同步記錄內(nèi)容，對(duì)分歧點(diǎn)評(píng)估影響，制定后續(xù)談判策略（如是否需提交上級(jí)審批調(diào)整底線）；提交對(duì)方確認(rèn)：將整理后的談判記錄（蓋章版）發(fā)送給合作方，要求其代表簽字確認(rèn)，作為合同附件，避免后續(xù)對(duì)談判內(nèi)容產(chǎn)生爭(zhēng)議。（二）合同評(píng)審表操作步驟步驟1：評(píng)審發(fā)起與資料提交業(yè)務(wù)部門發(fā)起：填寫《合同評(píng)審申請(qǐng)表》，注明合同基本信息（如合同名稱、金額、合作方、主要條款概述）、需評(píng)審的重點(diǎn)問題（如“付款方式是否匹配我方現(xiàn)金流要求”）；提交完整資料包：包括談判記錄表、合同草案、合作方資質(zhì)文件、技術(shù)附件（如規(guī)格書）、相關(guān)審批文件（如預(yù)算審批單），通過(guò)OA系統(tǒng)或郵件同步抄送法務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等評(píng)審部門。步驟2：分部門專項(xiàng)評(píng)審法務(wù)部門評(píng)審（重點(diǎn)：合法性與風(fēng)險(xiǎn)防控）：審核合同主體是否適格（如合作方是否具備履約資質(zhì)）、條款是否符合《民法典》等法律法規(guī)（如格式條款是否公平）、違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否約定管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)；財(cái)務(wù)部門評(píng)審（重點(diǎn)：資金與稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)）：核對(duì)合同金額與預(yù)算是否一致、付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）是否合理、稅務(wù)條款（如發(fā)票類型、稅率）是否符合稅法規(guī)定、是否存在大額資金支付風(fēng)險(xiǎn)；技術(shù)部門評(píng)審（如適用，重點(diǎn)：履約可行性）：審核技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程是否明確、是否存在技術(shù)壁壘、我方是否具備履約能力（如生產(chǎn)周期、技術(shù)團(tuán)隊(duì)配置）；業(yè)務(wù)部門評(píng)審（重點(diǎn)：商業(yè)條款匹配度）：確認(rèn)合同內(nèi)容是否談判結(jié)果一致、合作方義務(wù)是否滿足我方業(yè)務(wù)需求（如交付時(shí)間、服務(wù)響應(yīng)速度）、是否存在影響合作的關(guān)鍵漏洞。步驟3：評(píng)審意見匯總與決策法務(wù)部門匯總意見：收集各部門評(píng)審意見，梳理出“一致通過(guò)”“需修改”“不通過(guò)”三類結(jié)果，對(duì)“需修改”條款明確修改建議及責(zé)任部門；組織評(píng)審會(huì)議（如存在重大分歧）：由業(yè)務(wù)部門牽頭，組織法務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門召開評(píng)審會(huì)，逐項(xiàng)討論爭(zhēng)議條款，協(xié)商解決方案；形成評(píng)審結(jié)論：一致通過(guò)：法務(wù)部門在《合同評(píng)審表》中填寫“評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)”，注明“無(wú)修改意見”或“按修改意見調(diào)整后通過(guò)”；需修改：責(zé)任部門根據(jù)意見調(diào)整合同條款，重新提交評(píng)審；不通過(guò)：說(shuō)明核心風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如“對(duì)方違約責(zé)任過(guò)輕，我方風(fēng)險(xiǎn)不可控”），終止合同或重新談判。步驟4：審批與歸檔層級(jí)審批：根據(jù)合同金額及重要性，提交至對(duì)應(yīng)管理層審批（如10萬(wàn)元以下部門總監(jiān)審批，10-100萬(wàn)元分管副總審批，100萬(wàn)元以上總經(jīng)理審批）；合同簽署：審批通過(guò)后，由法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門安排雙方簽署，簽署后加蓋騎縫章；資料歸檔：將談判記錄表、合同評(píng)審表、合同正本、附件等資料整理成冊(cè)，電子版存檔至公司合同管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版交檔案室保存，保存期限不少于合同終止后5年。三、工具模板表格設(shè)計(jì)（一）商務(wù)合同談判記錄表合同基本信息合同名稱《項(xiàng)目采購(gòu)合同》合同編號(hào)CG-2024-X談判時(shí)間2024年X月X日14:00-17:00談判地點(diǎn)我方公司3樓會(huì)議室參與方人員（我方）*四（業(yè)務(wù)總監(jiān)）、（法務(wù)專員）、趙六（財(cái)務(wù)主管）參與方人員（合作方）（總經(jīng)理）、（銷售經(jīng)理）、周七（技術(shù)總監(jiān)）談判議題1.合同金額及付款方式；2.交付周期及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；3.違約責(zé)任條款；4.保密協(xié)議范圍談判議題與內(nèi)容記錄議題1：合同金額及付款方式我方提出：合同金額含稅52萬(wàn)元，付款方式為“3預(yù)付+6驗(yàn)收后付+1質(zhì)保金”；合作方提出：金額50萬(wàn)元，付款方式為“5預(yù)付+5驗(yàn)收后付”；討論過(guò)程：我方強(qiáng)調(diào)含稅價(jià)合理性，合作方同意按52萬(wàn)元簽約，付款方式調(diào)整為“4預(yù)付+5驗(yàn)收后付+1質(zhì)保金”（達(dá)成一致）。議題2：交付周期及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)我方要求：30日內(nèi)交付，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)為《技術(shù)規(guī)格書V2.0》；合作方承諾：35日內(nèi)交付，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以雙方簽字確認(rèn)的圖紙為準(zhǔn)；分歧點(diǎn)：交付周期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文件版本（未決事項(xiàng)）；下一步行動(dòng)：合作方于3個(gè)工作日內(nèi)提供《技術(shù)規(guī)格書V2.0》簽字版，我方確認(rèn)后交付周期調(diào)整為32日。議題3：違約責(zé)任條款我方主張：逾期交付每日按合同額0.1%支付違約金；合作方要求：逾期交付每日按0.05%支付，最高不超過(guò)合同額5%；討論過(guò)程：法務(wù)專員指出0.1%符合行業(yè)慣例，合作方最終同意按0.1%執(zhí)行，但違約金上限調(diào)整為8%（達(dá)成一致）。議題4：保密協(xié)議范圍雙方一致：保密范圍包括技術(shù)資料、客戶信息、商業(yè)數(shù)據(jù)，保密期限為合同終止后3年（達(dá)成一致）。未決事項(xiàng)與下一步行動(dòng)未決事項(xiàng)1：交付周期調(diào)整為32日，需確認(rèn)《技術(shù)規(guī)格書V2.0》簽字版；未決事項(xiàng)2：合作方需提供近3年同類項(xiàng)目履約案例（用于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估）。下一步行動(dòng)：合作方代表負(fù)責(zé)于2024年X月X日前提交上述資料，我方對(duì)接確認(rèn)。簽字確認(rèn)我方代表簽字：__________日期：2024年X月X日合作方代表簽字：__________日期：2024年X月X日（二）合同評(píng)審表合同基本信息合同名稱《項(xiàng)目采購(gòu)合同》合同編號(hào)CG-2024-X合作方名稱科技有限公司合同金額52萬(wàn)元（含稅）合同類型采購(gòu)合同評(píng)審發(fā)起部門采購(gòu)部評(píng)審日期2024年X月X日評(píng)審參與部門采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部評(píng)審維度與意見評(píng)審維度1：主體資格（法務(wù)部）合作方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、高新技術(shù)企業(yè)證書，均在有效期內(nèi)，具備采購(gòu)項(xiàng)目履約資質(zhì)（通過(guò)）。評(píng)審維度2：商業(yè)條款（采購(gòu)部）合同金額、付款方式、交付周期與談判記錄一致，滿足我方業(yè)務(wù)需求（通過(guò)）。評(píng)審維度3：法律合規(guī)性（法務(wù)部）1.違約責(zé)任條款明確（逾期交付0.1%/日，上限8%）；2.爭(zhēng)議解決約定由我方所在地法院管轄；3.格式條款無(wú)顯失公平內(nèi)容（通過(guò)）。評(píng)審維度4：財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（財(cái)務(wù)部）1.付款比例合理（預(yù)付4萬(wàn)，降低資金占用）；2.質(zhì)保金1.04萬(wàn)（占比2%），符合行業(yè)慣例；3.稅率13%，與專票匹配（通過(guò)）。評(píng)審維度5：技術(shù)可行性（技術(shù)部）《技術(shù)規(guī)格書V2.0》作為驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)參數(shù)明確，我方具備驗(yàn)收能力（通過(guò)）。評(píng)審結(jié)論□同意簽署□需修改（修改意見：________________________）□不同意簽署（原因：________________________）綜合評(píng)審意見各部門評(píng)審均通過(guò)，合同條款合法、合規(guī)、合理，同意按現(xiàn)有版本簽署。審批意見部門負(fù)責(zé)人審批：__________（采購(gòu)總監(jiān)）日期：2024年X月X日法務(wù)負(fù)責(zé)人審批：__________（法務(wù)經(jīng)理）日期：2024年X月X日財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批：__________（財(cái)務(wù)總監(jiān)）日期：2024年X月X日分管副總審批：__________日期：2024年X月X日總經(jīng)理審批：__________日期：2024年X月X日四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵要點(diǎn)（一）保證記錄與評(píng)審的客觀性談判記錄需“原汁原味”反映討論內(nèi)容，避免加入個(gè)人主觀判斷，對(duì)分歧點(diǎn)不得選擇性記錄；合同評(píng)審需基于事實(shí)和數(shù)據(jù)（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)參數(shù)），各部門不得僅憑經(jīng)驗(yàn)或部門利益提出傾向性意見，需以“風(fēng)險(xiǎn)可控、合作共贏”為原則。（二）注重時(shí)效性與閉環(huán)管理談判記錄需在談判結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成整理并提交對(duì)方確認(rèn)，避免信息滯后導(dǎo)致爭(zhēng)議；評(píng)審流程需明確各部門響應(yīng)時(shí)限（如法務(wù)部需在2個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)審），避免因拖延錯(cuò)過(guò)合作窗口期；對(duì)評(píng)審中提出的“修改意見”，需跟蹤落實(shí)情況，保證問題閉環(huán)（如合作方未按時(shí)提交資料，需及時(shí)升級(jí)處理）。（三）強(qiáng)化保密與責(zé)任追溯談