零星采購流程標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程1.目的為規(guī)范本單位零星采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購過程的公開、公平、公正，保障采購物品（或服務(wù)）的質(zhì)量，特制定本規(guī)程。本規(guī)程旨在明確零星采購各環(huán)節(jié)的操作要求與責(zé)任分工，為相關(guān)人員提供清晰的行動(dòng)指引，促進(jìn)零星采購工作的規(guī)范化、制度化管理。2.適用范圍本規(guī)程適用于本單位各部門及全體員工因工作需要而發(fā)生的，單項(xiàng)或批量采購金額未達(dá)到本單位規(guī)定的公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等集中采購方式門檻的零星物品、服務(wù)或工程的采購活動(dòng)。具體金額標(biāo)準(zhǔn)參見本單位相關(guān)規(guī)定。3.職責(zé)分工3.1需求部門負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際工作需求，提出零星采購申請(qǐng)，清晰、準(zhǔn)確地描述所需采購物品（或服務(wù)）的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵信息，并對(duì)采購申請(qǐng)的真實(shí)性、必要性負(fù)責(zé)。3.2審批部門/審批人根據(jù)管理權(quán)限，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核與批準(zhǔn)。審核內(nèi)容包括采購的必要性、合理性、預(yù)算匹配度以及是否符合相關(guān)規(guī)定。3.3采購執(zhí)行部門/采購專員在獲得批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)組織實(shí)施零星采購活動(dòng)，包括但不限于市場調(diào)研、供應(yīng)商詢價(jià)比價(jià)、選擇合適的供應(yīng)商、下達(dá)采購訂單、跟蹤訂單履行情況，確保采購物品（或服務(wù)）按時(shí)按質(zhì)交付。3.4倉庫管理部門/使用部門（驗(yàn)收）負(fù)責(zé)對(duì)采購到貨物資的數(shù)量、規(guī)格、外觀質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)與驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收意見。對(duì)于服務(wù)類采購，由需求部門負(fù)責(zé)確認(rèn)服務(wù)的完成情況與質(zhì)量。3.5財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購合同（如適用）、驗(yàn)收憑證、合規(guī)發(fā)票等報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審核，按照審批流程辦理付款手續(xù)，并進(jìn)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算。3.6監(jiān)督部門對(duì)零星采購全過程進(jìn)行監(jiān)督，確保采購行為的合規(guī)性，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。4.操作流程4.1采購申請(qǐng)與審批需求部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫《零星采購申請(qǐng)表》。填寫時(shí)應(yīng)確保信息完整、準(zhǔn)確，如有特殊技術(shù)要求或品牌偏好（需注明理由）也應(yīng)一并說明。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照本單位規(guī)定的審批權(quán)限逐級(jí)上報(bào)審批。對(duì)于金額較大或特殊的零星采購，可能需要更高層級(jí)的審批。4.2供應(yīng)商選擇與詢價(jià)采購執(zhí)行部門在接到批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)采購物品（或服務(wù)）的特性，通過適當(dāng)方式選擇至少三家及以上符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)過程應(yīng)追求透明度，可通過電話、郵件或即時(shí)通訊工具等方式進(jìn)行。對(duì)于長期合作且信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可優(yōu)先考慮，但仍需確保價(jià)格具有競爭力。應(yīng)記錄詢價(jià)過程及各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，作為選擇供應(yīng)商的依據(jù)。4.3采購實(shí)施與合同管理綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、交貨期及供應(yīng)商信譽(yù)等因素，采購執(zhí)行部門選定最優(yōu)供應(yīng)商。對(duì)于金額較小、即時(shí)結(jié)清的采購，可直接購買并索取合規(guī)票據(jù)；對(duì)于有一定金額或需要明確雙方權(quán)利義務(wù)的采購，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面采購合同或采購訂單，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式及違約責(zé)任等。合同或訂單需按規(guī)定履行審批手續(xù)。4.4驗(yàn)收與入庫采購物品送達(dá)或服務(wù)提供完成后，需求部門或倉庫管理部門應(yīng)依據(jù)采購申請(qǐng)、采購合同（或訂單）及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符、規(guī)格錯(cuò)誤、質(zhì)量問題或其他與約定不符的情況，應(yīng)立即通知采購執(zhí)行部門，由采購執(zhí)行部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退換貨、索賠等。驗(yàn)收合格的物品，如屬庫存管理范圍，應(yīng)辦理入庫手續(xù)。4.5付款結(jié)算需求部門或采購執(zhí)行部門將經(jīng)審批的采購申請(qǐng)、采購合同（或訂單）、驗(yàn)收單、合規(guī)的發(fā)票等報(bào)銷憑證提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證的完整性、合規(guī)性及審批流程的完備性進(jìn)行審核，審核通過后，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。5.相關(guān)文件與記錄5.1《零星采購申請(qǐng)表》5.2《供應(yīng)商詢價(jià)記錄表》5.3《采購合同》或《采購訂單》5.4《物品驗(yàn)收單》5.5采購發(fā)票及付款憑證6.附則6.1本規(guī)程未盡事宜，應(yīng)參照國家及本單位關(guān)于采購管理的其他相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.2各部