內(nèi)外部溝通管理流程模板：重要信息轉(zhuǎn)發(fā)單使用指南一、適用情境說明本模板適用于組織內(nèi)外部溝通中需規(guī)范傳遞的重要信息流轉(zhuǎn)場景，保證信息傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和可追溯性。具體包括但不限于以下情況：跨部門協(xié)作需求：如市場部需向產(chǎn)品部同步客戶反饋需求，財(cái)務(wù)部向各部門傳達(dá)預(yù)算調(diào)整通知等；外部單位對(duì)接：如向供應(yīng)商發(fā)送訂單變更信息，向客戶傳遞項(xiàng)目進(jìn)度更新，或接收合作方的重要函件需轉(zhuǎn)發(fā)至內(nèi)部相關(guān)部門；緊急信息傳遞：如突發(fā)安全事件通知、系統(tǒng)故障預(yù)警需跨層級(jí)快速傳達(dá)的信息；跨區(qū)域/層級(jí)溝通：如總部向分支機(jī)構(gòu)下發(fā)政策文件，子公司向總部提交需多部門會(huì)簽的請(qǐng)示等；重要事項(xiàng)告知：如組織架構(gòu)調(diào)整通知、重大人事變動(dòng)、合規(guī)制度更新等需全員或特定群體知悉的信息。二、操作流程指引（一）發(fā)起人填寫轉(zhuǎn)發(fā)單信息明確信息類型與接收對(duì)象：發(fā)起人需首先判斷信息性質(zhì)（如通知、函件、需求、反饋等），明確接收對(duì)象是內(nèi)部部門/員工還是外部單位/聯(lián)系人。若接收對(duì)象為內(nèi)部，需填寫具體部門名稱（如“研發(fā)部”“人力資源部”）或員工姓名（用“”代替，如“”）；若為外部，需填寫單位全稱及對(duì)接人姓名（如“科技有限公司*”）。填寫核心信息內(nèi)容：信息簡明概括信息主題，需包含關(guān)鍵要素（如“關(guān)于項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整的通知”“客戶產(chǎn)品需求反饋函”）；信息摘要：簡要說明信息核心內(nèi)容（100字以內(nèi)），方便接收方快速知曉重點(diǎn)；附件清單：若信息包含附件（如文件、圖紙、數(shù)據(jù)表等），需列明附件名稱、份數(shù)及格式（如“附件1：項(xiàng)目需求說明書（PDF版，1份）”）；轉(zhuǎn)發(fā)原因：說明需轉(zhuǎn)發(fā)該信息的目的（如“需產(chǎn)品部評(píng)估需求可行性”“需財(cái)務(wù)部核對(duì)付款金額”）；緊急程度：根據(jù)信息時(shí)效性勾選“緊急”“一般”“非緊急”，緊急信息需標(biāo)注預(yù)計(jì)響應(yīng)時(shí)間（如“需2小時(shí)內(nèi)反饋”）。提交審批：發(fā)起人填寫完成后，根據(jù)組織權(quán)限提交至指定審核人（如部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或行政部），同步通過即時(shí)通訊工具（如企業(yè)釘釘）提醒審核人查閱。（二）部門負(fù)責(zé)人/指定審核人審批審核信息完整性：審核人需檢查轉(zhuǎn)發(fā)單信息是否完整，包括標(biāo)題、摘要、接收對(duì)象、附件等關(guān)鍵字段是否填寫清晰，避免信息模糊導(dǎo)致接收方誤解。確認(rèn)轉(zhuǎn)發(fā)必要性：根據(jù)信息性質(zhì)和轉(zhuǎn)發(fā)原因，判斷是否需要轉(zhuǎn)發(fā)及接收對(duì)象是否準(zhǔn)確，避免無關(guān)信息干擾工作（如內(nèi)部通知無需轉(zhuǎn)發(fā)至外部單位）。審批意見反饋：審核通過：在“審批意見”欄填寫“同意轉(zhuǎn)發(fā)”，并簽字（電子簽名或手寫簽名用“審核人：*”代替），注明審批日期；審核不通過：注明原因（如“接收對(duì)象有誤，需僅轉(zhuǎn)發(fā)至技術(shù)部”“附件缺失，請(qǐng)補(bǔ)充文件”），退回發(fā)起人修改后重新提交。（三）信息傳遞與接收確認(rèn)傳遞方式：內(nèi)部信息：通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)（如OA、飛書）或指定工作群組發(fā)送，需保留發(fā)送記錄（如聊天記錄截圖、系統(tǒng)發(fā)送回執(zhí)）；外部信息：通過官方郵箱（需注明組織域名）、公函或合作平臺(tái)發(fā)送，避免使用個(gè)人郵箱傳遞敏感信息。接收方確認(rèn)：接收方收到信息后，需在“接收確認(rèn)”欄簽字（“接收人：*”），注明接收時(shí)間；若信息需反饋處理結(jié)果，接收方需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（如轉(zhuǎn)發(fā)單標(biāo)注的“響應(yīng)時(shí)間”或組織默認(rèn)時(shí)限）將結(jié)果反饋至發(fā)起人及審核人，反饋內(nèi)容需簡潔明確（如“已收到，需求評(píng)估將在3個(gè)工作日內(nèi)完成”）。（四）歸檔保存歸檔責(zé)任：發(fā)起人或行政部負(fù)責(zé)將已完成的轉(zhuǎn)發(fā)單（含審批意見、接收確認(rèn)、反饋記錄）整理歸檔，電子檔存儲(chǔ)于指定共享文件夾（如“重要信息轉(zhuǎn)發(fā)記錄/2024年/”），紙質(zhì)檔（如有）需按編號(hào)順序存入檔案盒。歸檔時(shí)限：信息傳遞完成后1個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，保存期限不少于2年（涉及合規(guī)、審計(jì)等重要信息的保存期限需根據(jù)組織制度延長）。三、重要信息轉(zhuǎn)發(fā)單模板字段名稱填寫說明示例轉(zhuǎn)發(fā)單編號(hào)按規(guī)則自動(dòng)或手動(dòng)填寫，格式為“年份（4位）-部門代碼-序號(hào)”（如“2024-MKT-008”）2024-HR-015信息標(biāo)題簡明扼要，包含核心事件關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知發(fā)起部門/發(fā)起人填寫發(fā)起部門全稱及發(fā)起人姓名（用“*”代替）行政部*接收對(duì)象（內(nèi)部）內(nèi)部部門或員工，用“/”分隔全體員工/各部門接收對(duì)象（外部）外部單位全稱及對(duì)接人姓名（用“*”代替），若無外部信息則填寫“無”無信息摘要100字以內(nèi)，說明核心內(nèi)容根據(jù)國家法定假期安排，結(jié)合公司實(shí)際情況，2024年端午節(jié)放假時(shí)間為6月8日-6月10日，共3天，6月11日（星期三）正常上班。附件清單列明附件名稱、格式及份數(shù)，無附件則填寫“無”無轉(zhuǎn)發(fā)原因說明轉(zhuǎn)發(fā)目的需全員知曉假期安排，保證工作正常銜接緊急程度勾選“緊急/一般/非緊急”，緊急需標(biāo)注響應(yīng)時(shí)間一般審批意見審核人填寫“同意轉(zhuǎn)發(fā)”或注明修改意見，簽字并注明日期同意轉(zhuǎn)發(fā)審核人：趙六*2024-05-20接收確認(rèn)接收方簽字并注明接收時(shí)間接收人：孫七*2024-05-2009:30反饋結(jié)果（如有）接收方反饋處理結(jié)果，無反饋則填寫“無”無備注其他需說明的事項(xiàng)請(qǐng)各部門提前做好假期前工作安排，關(guān)閉辦公設(shè)備電源。歸檔信息歸檔人及歸檔日期歸檔人：*歸檔日期：2024-05-20四、使用須知信息準(zhǔn)確性要求：發(fā)起人需保證轉(zhuǎn)發(fā)信息內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致工作失誤；涉及數(shù)據(jù)、日期等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對(duì)。審批權(quán)限規(guī)范：嚴(yán)格按照組織權(quán)限劃分提交審批，緊急信息可先口頭溝通后補(bǔ)審批手續(xù)，但需在24小時(shí)內(nèi)完成補(bǔ)審。保密信息管理：標(biāo)注“保密”“機(jī)密”的信息需通過加密渠道傳遞，接收方僅限知悉人員，嚴(yán)禁無關(guān)擴(kuò)散，違反者按組織保密