2025合同臺帳管理辦法####第一章總則第一條為加強公司合同管理，規(guī)范合同臺帳的建立、使用、保管和銷毀，確保合同信息的準確、完整和及時更新，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法適用于公司所有合同臺帳的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。第三條合同臺帳管理應(yīng)遵循以下原則：1.完整性：確保合同臺帳內(nèi)容全面、真實、準確。2.及時性：及時更新合同臺帳，反映合同執(zhí)行情況。3.安全性：確保合同臺帳的安全，防止信息泄露或丟失。4.可追溯性：合同臺帳應(yīng)具有可追溯性，便于查詢和審計。####第二章合同臺帳的建立第四條合同臺帳的建立應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.合同基本信息：合同編號、合同名稱、合同雙方、簽訂日期、合同金額、合同期限等。2.合同履行情況：合同履行進度、履行結(jié)果、違約情況等。3.合同變更情況：合同變更內(nèi)容、變更日期、變更原因等。4.合同附件：合同正文、附件、相關(guān)證明材料等。第五條合同臺帳的建立流程：1.合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時將合同信息錄入合同臺帳系統(tǒng)。2.合同承辦人應(yīng)將合同原件、附件等資料提交給合同管理部門。3.合同管理部門對合同信息進行審核，確保信息的準確性。4.合同管理部門將審核通過的合同信息錄入合同臺帳系統(tǒng)。####第三章合同臺帳的使用第六條合同臺帳的使用應(yīng)遵循以下規(guī)定：1.合同承辦人、合同管理部門等相關(guān)人員應(yīng)按照合同臺帳的內(nèi)容履行合同義務(wù)。2.合同承辦人應(yīng)定期檢查合同履行情況，并及時更新合同臺帳。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同臺帳進行審核，確保合同臺帳的準確性。####第四章合同臺帳的保管第七條合同臺帳的保管應(yīng)遵循以下規(guī)定：1.合同臺帳應(yīng)存放在安全、干燥、通風的場所。2.合同臺帳的電子版應(yīng)備份至安全可靠的存儲介質(zhì)，并定期檢查備份情況。3.合同臺帳的紙質(zhì)版應(yīng)按照規(guī)定進行裝訂、歸檔，并指定專人負責保管。4.合同臺帳的查閱、借閱應(yīng)履行審批手續(xù)，并做好登記記錄。####第五章合同臺帳的銷毀第八條合同臺帳的銷毀應(yīng)遵循以下規(guī)定：1.合同履行完畢或合同到期后，合同承辦人應(yīng)將合同臺帳提交給合同管理部門。2.合同管理部門對合同臺帳進行審核，確認無誤后，方可進行銷毀。3.合同臺帳的銷毀應(yīng)采用焚燒、碎紙等方式，確保信息無法恢復(fù)。4.合同臺帳的銷毀過程應(yīng)有人監(jiān)督，并做好記錄。####第六章責任與獎懲第九條合同承辦人、合同管理部門等相關(guān)人員應(yīng)認真履行職責，確保合同臺帳的準確、完整和安全。1.對違反本辦法規(guī)定，造成合同臺帳信息不準確、不完整、不安全的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。2.對在合同臺帳管理工作中表現(xiàn)突出的，給予表彰和獎勵。####第七章附則第十條本辦法由公司合同管理部門負責解釋。第十一條本辦法自2