律師事務(wù)所客戶檔案管理規(guī)范手冊(cè)第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范本律師事務(wù)所（以下簡稱“本所”）客戶檔案管理工作，保證客戶檔案的真實(shí)、完整、安全與有效利用，防范執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)客戶合法權(quán)益，提升法律服務(wù)質(zhì)量與效率，依據(jù)《中華人民共和國律師法》、《律師執(zhí)業(yè)行為規(guī)范》及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范，并結(jié)合本所實(shí)際情況，制定本規(guī)范。第二條適用范圍本規(guī)范適用于本所全體執(zhí)業(yè)律師、實(shí)習(xí)律師、律師助理及行政輔助人員在執(zhí)業(yè)活動(dòng)中形成的與客戶服務(wù)相關(guān)的各類檔案材料的收集、整理、保管、利用、保密和銷毀等管理工作。本所所有客戶檔案，無論以何種載體形式存在（紙質(zhì)、電子等），均適用本規(guī)范。第三條定義本規(guī)范所稱客戶檔案，是指本所在接受客戶委托，提供法律服務(wù)過程中形成的，反映服務(wù)過程、工作成果、客戶信息及相關(guān)法律事務(wù)的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。第四條基本原則客戶檔案管理遵循以下原則：（一）真實(shí)客觀原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映法律服務(wù)的客觀過程和事實(shí)，材料來源可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（二）完整系統(tǒng)原則：檔案材料應(yīng)齊全完整，能夠系統(tǒng)反映客戶委托事項(xiàng)的全貌及法律服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)。（三）規(guī)范有序原則：檔案的建立、整理、編號(hào)、保管、利用等環(huán)節(jié)應(yīng)符合本規(guī)范要求，做到條理清晰，查閱便捷。（四）安全保密原則：嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，采取有效措施確?？蛻魴n案的安全，防止信息泄露、丟失、篡改或損毀。（五）依法利用原則：檔案的查閱、復(fù)制、摘抄等利用行為，必須符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及本所規(guī)定，履行相應(yīng)手續(xù)。（六）全程管理原則：對(duì)客戶檔案從建立到最終銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全過程、規(guī)范化管理。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條管理機(jī)構(gòu)本所檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的原則。（一）本所主任是客戶檔案管理工作的第一責(zé)任人，對(duì)本所檔案管理工作負(fù)總責(zé)。（二）本所行政主管部門（或指定專人，下同）為客戶檔案管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督全所客戶檔案的日常管理工作，包括制度建設(shè)、人員培訓(xùn)、設(shè)施保障等。（三）各業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)及承辦律師是其承辦案件或項(xiàng)目客戶檔案的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、初步審核和移交。第六條行政主管部門職責(zé)行政主管部門在客戶檔案管理方面履行以下職責(zé)：（一）組織制定和修訂本所客戶檔案管理相關(guān)制度和操作細(xì)則；（二）負(fù)責(zé)檔案庫房（包括實(shí)體庫房和電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)）的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案保管條件符合規(guī)定；（三）負(fù)責(zé)客戶檔案的接收、登記、分類、編號(hào)、上架、保管、清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)和安全防護(hù)工作；（四）負(fù)責(zé)客戶檔案的借閱、復(fù)制、利用登記和回收工作；（五）按照規(guī)定程序負(fù)責(zé)到期檔案的鑒定、銷毀工作；（六）組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育，提高全體人員的檔案管理意識(shí)和能力；（七）檢查、監(jiān)督各業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)及承辦律師執(zhí)行本規(guī)范的情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題。第七條承辦律師及業(yè)務(wù)輔助人員職責(zé)承辦律師及業(yè)務(wù)輔助人員在客戶檔案管理方面履行以下職責(zé)：（一）在法律服務(wù)過程中，及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地收集與客戶及委托事項(xiàng)相關(guān)的各類材料；（二）對(duì)收集的材料進(jìn)行初步審核，確保其真實(shí)性、合法性和關(guān)聯(lián)性；（三）在法律服務(wù)事項(xiàng)辦結(jié)后（或按規(guī)定階段），按照本規(guī)范要求對(duì)檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)整理、排序、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄和備考表，并裝訂成冊(cè)；（四）在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將整理完畢的客戶檔案連同《檔案移交清單》一并移交行政主管部門歸檔；（五）協(xié)助行政主管部門進(jìn)行檔案利用和相關(guān)核查工作；（六）嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得私自泄露、復(fù)制、摘抄、銷毀檔案內(nèi)容。第三章客戶檔案的建立與接收第八條檔案建立的時(shí)機(jī)承辦律師在與客戶建立委托關(guān)系后，應(yīng)立即開始客戶檔案的建立工作。檔案建立應(yīng)與法律服務(wù)進(jìn)程同步，確保材料收集的及時(shí)性和連續(xù)性。第九條檔案材料的收集范圍客戶檔案材料的收集范圍主要包括但不限于：（一）委托代理合同（協(xié)議）：包括各類專項(xiàng)法律服務(wù)合同、常年法律顧問合同等，以及補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等；（二）客戶基本信息材料：1.自然人客戶：身份證明復(fù)印件、聯(lián)系方式、地址等；2.法人或其他組織客戶：營業(yè)執(zhí)照（或其他主體資格證明文件）復(fù)印件、法定代表人（或負(fù)責(zé)人）身份證明、聯(lián)系方式、地址、授權(quán)委托書及受托人身份證明等；（三）委托事項(xiàng)相關(guān)材料：1.客戶出具的授權(quán)委托書（包括特別授權(quán)事項(xiàng)）；2.客戶提供的與委托事項(xiàng)相關(guān)的證據(jù)材料、案情陳述、背景資料、文件、函電等；3.承辦律師為提供法律服務(wù)而形成的材料，如：接待客戶筆錄、詢問筆錄；案件討論記錄、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告；調(diào)查取證材料（調(diào)查筆錄、證據(jù)原件或復(fù)印件、查詢記錄等）；起草、修改、審核的法律文書（起訴狀、答辯狀、上訴狀、申訴狀、代理詞、辯護(hù)詞、法律意見書、律師函、合同草案、備忘錄等），包括修改稿和最終定稿；出庭通知、庭審筆錄、裁判文書（判決書、裁定書、調(diào)解書、決定書等）；與對(duì)方當(dāng)事人、司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)、行政機(jī)關(guān)等的往來函電、溝通記錄；法律服務(wù)過程中形成的會(huì)議紀(jì)要、工作記錄；收費(fèi)憑證復(fù)印件及相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)；其他與委托事項(xiàng)相關(guān)的有保存價(jià)值的材料。（四）結(jié)案材料：結(jié)案報(bào)告、辦案小結(jié)、客戶反饋意見等；（五）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。第十條材料收集要求（一）收集的材料應(yīng)當(dāng)是原件。因故無法收集原件的，應(yīng)當(dāng)收集與原件核對(duì)無異的復(fù)印件，并注明原件保管處及核對(duì)情況，由承辦律師簽名確認(rèn)。（二）材料應(yīng)當(dāng)字跡清楚、內(nèi)容完整、手續(xù)齊備。對(duì)不符合要求的材料，承辦律師應(yīng)及時(shí)要求客戶或相關(guān)方補(bǔ)充、更正。（三）電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，注明形成時(shí)間、制作人、版本等信息。錄音、錄像等聲像材料應(yīng)附有文字說明。第十一條檔案的接收與登記（一）承辦律師整理完畢的客戶檔案，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，經(jīng)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人審核后，連同檔案一并移交行政主管部門。（二）行政主管部門接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)照《檔案移交清單》對(duì)檔案材料的完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查驗(yàn)收。符合要求的，在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，雙方各執(zhí)一份；不符合要求的，退回承辦律師限期整改后重新移交。（三）行政主管部門應(yīng)建立《客戶檔案總登記簿》，對(duì)接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一登記，記錄檔案編號(hào)、客戶名稱/案由、承辦律師、歸檔日期、案卷數(shù)量、保管期限等信息。第四章客戶檔案的日常管理第十二條檔案分類與編號(hào)（一）客戶檔案可根據(jù)業(yè)務(wù)類型（如訴訟、仲裁、非訴訟、法律顧問等）進(jìn)行一級(jí)分類。各類別下可根據(jù)需要進(jìn)一步細(xì)分。（二）檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和可追溯性。編號(hào)規(guī)則由行政主管部門制定并統(tǒng)一執(zhí)行，可包含年份、業(yè)務(wù)類型代碼、承辦律師代碼、順序號(hào)等要素。例如：“XXXX-SF-LSXXX-XXX”（XXXX年-訴訟類-李律師-XXX號(hào)）。具體編號(hào)規(guī)則另行制定并作為本規(guī)范附件。第十三條檔案排列與存放（一）檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列存放。（二）紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒或檔案袋，整齊排列于檔案柜中。檔案盒或檔案袋上應(yīng)標(biāo)明檔案編號(hào)、客戶名稱/案由、保管期限等信息。（三）不同保管期限的檔案應(yīng)分區(qū)存放。第十四條案卷整理規(guī)范（一）案卷封面：應(yīng)逐項(xiàng)填寫清楚檔案編號(hào)、客戶名稱/案由、委托代理合同編號(hào)、承辦律師、協(xié)辦律師、受理日期、結(jié)案日期、保管期限、歸檔日期等。（二）卷內(nèi)目錄：應(yīng)依次列出卷內(nèi)文件材料的序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、文件標(biāo)題、日期、頁號(hào)、備注等。（三）卷內(nèi)文件排列：一般應(yīng)按照法律服務(wù)進(jìn)程或文件材料的形成時(shí)間順序排列。也可根據(jù)文件材料的性質(zhì)分類排列，如：委托代理手續(xù)類、客戶提供證據(jù)類、律師工作文書類、法院/仲裁機(jī)構(gòu)文書類等。同一類別的文件按時(shí)間順序排列。（四）頁碼編寫：卷內(nèi)文件材料應(yīng)在有文字的頁面右下角（背面在左下角）用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編寫頁碼，空白頁不編頁碼。（五）備考表：置于卷末，注明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)，以及在整理、保管、利用過程中需要說明的問題，由承辦律師和檔案管理員簽字。第十五條檔案保管條件（一）檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和防盜設(shè)施。（二）檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。（三）電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，采取有效備份、防病毒、防黑客攻擊等安全措施，確保數(shù)據(jù)安全。第十六條檔案清點(diǎn)與檢查行政主管部門應(yīng)定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)。發(fā)現(xiàn)檔案破損、蟲蛀、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施；發(fā)現(xiàn)檔案丟失的，應(yīng)立即報(bào)告并追查。清點(diǎn)情況應(yīng)記錄在案。第五章客戶檔案的利用第十七條利用范圍與權(quán)限（一）本所律師因承辦業(yè)務(wù)需要，可以查閱、復(fù)制相關(guān)客戶檔案。（二）實(shí)習(xí)律師、律師助理在承辦律師指導(dǎo)下，可以查閱其協(xié)助辦理的客戶檔案。（三）本所管理合伙人、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人因工作需要，可以查閱相關(guān)客戶檔案。（四）未經(jīng)客戶同意和本所主任批準(zhǔn)，不得向本所以外的任何單位或個(gè)人提供檔案內(nèi)容。法律、法規(guī)另有規(guī)定或司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)依法要求調(diào)取的除外。（五）司法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)、行政機(jī)關(guān)等依法要求查閱、調(diào)取檔案的，應(yīng)出示有效法律文書和工作證件，經(jīng)本所主任或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員協(xié)助辦理，并做好記錄。第十八條利用程序（一）查閱：查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、檔案編號(hào)、查閱人等信息，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)（如承辦律師、業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人、行政主管等，具體審批權(quán)限由本所另行規(guī)定）后，到行政主管部門查閱。（二）復(fù)制、摘抄：確需復(fù)制、摘抄檔案材料的，應(yīng)在《檔案查閱申請(qǐng)表》中注明，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制、摘抄，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。查閱人不得自行復(fù)制、拍攝、摘錄。（三）借閱：一般情況下，檔案不得帶出檔案庫房。因特殊情況（如出庭、重要談判等）確需借閱的，須經(jīng)本所主任或其授權(quán)人批準(zhǔn)，填寫《檔案借閱登記簿》，明確借閱期限，由借閱人簽字確認(rèn)。借閱期限一般不超過三個(gè)工作日，確需延長的應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）歸還：借閱的檔案應(yīng)按期歸還。檔案管理員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)完好無損后，在《檔案借閱登記簿》上注銷。第十九條利用要求（一）查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得污損、撕毀檔案。（二）查閱涉密檔案，必須在指定的保密場所進(jìn)行。（三）查閱、復(fù)制、摘抄的檔案材料，僅限于工作目的，不得用于與法律服務(wù)無關(guān)的用途，不得泄露給無關(guān)人員。（四）嚴(yán)禁將檔案材料帶出本所規(guī)定的閱檔范圍（借閱除外）。（五）對(duì)違反檔案利用規(guī)定的，檔案管理員有權(quán)制止，并報(bào)告行政主管部門處理。第六章客戶檔案的保密第二十條保密原則客戶檔案屬于本所核心機(jī)密，全體人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和本所保密制度，嚴(yán)守檔案秘密，不得泄露客戶信息和檔案內(nèi)容。第二十一條保密措施（一）檔案庫房及檔案柜應(yīng)具備保密條件，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。（二）電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在加密服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備中，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼，定期更換密碼。（三）查閱、復(fù)制、傳輸電子檔案應(yīng)在本所內(nèi)部安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，嚴(yán)禁使用外部網(wǎng)絡(luò)或個(gè)人設(shè)備處理涉密檔案信息。（四）廢棄的檔案材料（包括復(fù)印件、打印錯(cuò)誤的稿件等）應(yīng)按保密要求進(jìn)行銷毀，不得隨意丟棄。第二十二條保密責(zé)任（一）檔案管理人員對(duì)檔案的保密負(fù)直接責(zé)任。（二）承辦律師對(duì)其承辦案件檔案的保密負(fù)主要責(zé)任。（三）所有接觸檔案的人員均對(duì)其接觸的檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，該義務(wù)不因人員離職而終止。（四）發(fā)生檔案泄密事件的，應(yīng)立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施，并按本所規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第七章客戶檔案的鑒定與銷毀第二十三條檔案保管期限客戶檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。（一）永久保管：涉及重大影響的案件、標(biāo)的額巨大的非訴訟項(xiàng)目、長期法律顧問單位的重要檔案，以及其他具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。（二）長期保管：一般訴訟案件、仲裁案件、常規(guī)非訴訟項(xiàng)目檔案，保管期限為二十年至三十年。（三）短期保管：簡單咨詢、小額收費(fèi)或其他短期服務(wù)項(xiàng)目的檔案，保管期限為五年至十年。具體檔案的保管期限由承辦律師提出建議，行政主管部門審核，報(bào)本所主任批準(zhǔn)后確定。第二十四條檔案鑒定（一）檔案保管期限屆滿前六個(gè)月，由行政主管部門牽頭，組織承辦律師代表、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人等組成檔案鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定小組應(yīng)對(duì)到期檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出繼續(xù)保管、延長保管期限或予以銷毀的意見。（三）鑒定結(jié)果應(yīng)形成《檔案鑒定意見書》，報(bào)本所主任批準(zhǔn)。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，方可批準(zhǔn)銷毀。第二十五條檔案銷毀（一）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由行政主管部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。（二）銷毀檔案前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明待銷毀檔案的編號(hào)、客戶名稱/案由、承辦律師、歸檔日期、保管期限、銷毀原因等。（三）銷毀檔案時(shí)，必須有兩名以上監(jiān)銷人員在場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。（四）銷毀方法應(yīng)保證檔案內(nèi)容無法復(fù)原，符合保密要求。（五）《檔案銷毀清冊(cè)》及《檔案鑒定意見書》應(yīng)作為永久檔案保存。第八章電子檔案管理第二十六條電子檔案的形成與歸檔（一）承辦律師在法律服務(wù)過程中形成的電子文件，應(yīng)按照本規(guī)范第九條的收集范圍及時(shí)整理、歸檔。（二）電子文件歸檔應(yīng)采用符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的格式，確保其長期可讀性。文本文件一般應(yīng)采用PDF格式，可編輯版本可一并歸檔。（三）電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)