企業(yè)電子檔案管理制度與操作指南一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范本企業(yè)電子檔案的管理工作，確保電子檔案的真實、完整、可用與安全，有效發(fā)揮電子檔案在企業(yè)運營、管理和發(fā)展中的重要作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及全體員工在各項業(yè)務(wù)活動中形成的，具有保存價值的電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、保密和銷毀等管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：電子檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.全程管理原則：對電子文件從形成到歸檔直至銷毀的整個生命周期進行全過程控制。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：電子檔案的形成、歸檔、管理和利用應(yīng)遵循統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范。4.安全保密原則：建立健全安全保密制度，采取有效措施保障電子檔案的信息安全和內(nèi)容保密。5.便捷利用原則：在確保安全的前提下，優(yōu)化電子檔案的檢索和利用流程，提高利用效率。二、組織與職責(zé)（一）管理部門企業(yè)綜合管理部（或指定專門檔案管理部門，下同）是電子檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)本制度的組織實施、監(jiān)督檢查以及電子檔案的集中管理、保管和提供利用。（二）相關(guān)部門職責(zé)1.各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的電子文件的收集、整理、初審和按時歸檔，并對歸檔電子文件的真實性、完整性負(fù)責(zé)。2.信息技術(shù)部門：負(fù)責(zé)為電子檔案管理提供必要的軟硬件技術(shù)支持、系統(tǒng)維護和數(shù)據(jù)安全保障，包括存儲環(huán)境、備份恢復(fù)、系統(tǒng)升級等。3.保密工作部門：協(xié)同綜合管理部監(jiān)督和指導(dǎo)電子檔案的保密管理工作，對涉密電子檔案的管理進行專項檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家及企業(yè)有關(guān)電子檔案管理的法規(guī)和制度。2.負(fù)責(zé)電子檔案的接收、整理、著錄、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用。3.維護電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行，確保數(shù)據(jù)安全。4.組織電子檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。三、電子文件的形成與歸檔（一）電子文件的形成與積累各部門員工在業(yè)務(wù)活動中形成的電子文件，應(yīng)符合相關(guān)的格式、命名和元數(shù)據(jù)要求。文件形成后，應(yīng)及時進行整理和積累，確保其完整和有效。（二）電子文件的命名規(guī)范電子文件命名應(yīng)具有唯一性和可讀性，能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和特征。命名規(guī)則由綜合管理部統(tǒng)一制定，各部門遵照執(zhí)行。通常應(yīng)包含部門標(biāo)識、業(yè)務(wù)類別、年度、事由及版本等要素。（三）電子文件的格式要求為保證電子檔案的長期可讀性，應(yīng)優(yōu)先采用通用、開放、穩(wěn)定的文件格式。綜合管理部負(fù)責(zé)公布推薦使用的電子文件格式清單。對特殊格式的電子文件，應(yīng)隨附解讀軟件或相關(guān)說明。（四）元數(shù)據(jù)的著錄電子文件在形成和流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)同步采集和著錄必要的元數(shù)據(jù)，如文件標(biāo)題、形成時間、形成部門、責(zé)任人、關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)等。元數(shù)據(jù)是電子檔案真實性和完整性的重要保障。（五）電子文件的版本管理對于同一文件的不同版本，應(yīng)進行清晰標(biāo)識和有效管理。重要文件的修改應(yīng)保留修改痕跡或版本記錄，確保版本的可追溯性。歸檔時一般應(yīng)保留最終定稿版本，必要時可將重要的歷史版本一并歸檔。（六）電子文件的歸檔范圍與時間1.歸檔范圍：凡是反映本企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動，具有查考利用價值的電子文件及其元數(shù)據(jù)，均屬于歸檔范圍。具體范圍由綜合管理部會同各業(yè)務(wù)部門共同制定。2.歸檔時間：電子文件應(yīng)在辦理完畢后及時歸檔。對于項目類文件，可在項目結(jié)束后集中歸檔；對于周期性產(chǎn)生的文件，可按季度或年度歸檔。（七）電子文件的歸檔審核與移交1.電子文件形成部門在歸檔前，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或指定人員對文件的真實性、完整性、準(zhǔn)確性和有效性進行審核。2.審核通過的電子文件，由形成部門通過電子檔案管理系統(tǒng)或指定的方式向綜合管理部移交。移交時應(yīng)填寫《電子文件歸檔移交登記表》。四、電子檔案的管理與保管（一）電子檔案的接收與登記綜合管理部對接收的電子檔案進行驗收，核對其數(shù)量、質(zhì)量及相關(guān)元數(shù)據(jù)。驗收合格后，進行登記、編號，并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。（二）電子檔案的存儲與備份1.存儲環(huán)境：電子檔案應(yīng)存儲在符合安全標(biāo)準(zhǔn)的專用服務(wù)器或存儲設(shè)備中，確保環(huán)境的溫濕度、防塵、防靜電等條件適宜。2.備份策略：建立完善的電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份。備份介質(zhì)應(yīng)采用不同類型，并進行異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行恢復(fù)測試，確保其可用性。3.存儲格式轉(zhuǎn)換：對于因技術(shù)更新可能導(dǎo)致無法讀取的電子檔案格式，應(yīng)適時進行格式轉(zhuǎn)換或遷移，并確保轉(zhuǎn)換前后信息的一致性。（三）電子檔案的分類與編目電子檔案應(yīng)按照企業(yè)檔案分類方案進行科學(xué)分類，并進行規(guī)范化的著錄和編目，編制檢索工具，提高檢索效率。（四）電子檔案的保管期限電子檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限根據(jù)檔案的價值確定。保管期限表由綜合管理部組織制定，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況適時修訂。（五）電子檔案的鑒定與銷毀1.對于保管期限已滿的電子檔案，由綜合管理部會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行鑒定。2.經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序報經(jīng)批準(zhǔn)后進行銷毀。銷毀過程應(yīng)有記錄，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保數(shù)據(jù)徹底清除，無法恢復(fù)。五、電子檔案的利用與保密（一）電子檔案的利用1.企業(yè)員工因工作需要利用電子檔案，應(yīng)遵守本制度及企業(yè)保密規(guī)定，履行相應(yīng)的借閱或查詢手續(xù)。3.利用者應(yīng)愛護電子檔案，不得擅自修改、刪除、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。（二）電子檔案的保密管理1.電子檔案的保密等級按照國家及企業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。涉密電子檔案的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，采取特殊的安全保密措施。2.建立電子檔案訪問權(quán)限控制機制，根據(jù)檔案的密級和利用者的權(quán)限，嚴(yán)格控制訪問范圍。3.嚴(yán)禁將涉密電子檔案存儲在非涉密計算機或網(wǎng)絡(luò)中，嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)等非安全渠道傳輸涉密電子檔案。4.定期進行保密檢查，對違反保密規(guī)定的行為進行嚴(yán)肅處理。六、電子檔案的遷移與銷毀（一）電子檔案的遷移因軟硬件系統(tǒng)升級、更新或存儲介質(zhì)更換等原因，需要對電子檔案進行遷移時，應(yīng)制定詳細(xì)的遷移方案，確保遷移過程中檔案的完整性、真實性和可用性不受影響。遷移工作完成后，應(yīng)對遷移結(jié)果進行檢驗和確認(rèn)，并做好記錄。（二）電子檔案的銷毀電子檔案的銷毀除應(yīng)遵循本制度第四章第五款規(guī)定外，還應(yīng)確保銷毀的技術(shù)手段能夠徹底清除存儲介質(zhì)中的數(shù)據(jù)，防止信息泄露。銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查綜合管理部負(fù)責(zé)對本制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督和定期檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（二）責(zé)任追究對于違反本制度規(guī)定，造成電子檔案損壞、丟失、泄密或其他不良后果的，企業(yè)將根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育、經(jīng)濟處罰直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）術(shù)語解釋本制度中涉及的相關(guān)術(shù)語，如電子文件、電子檔案、元數(shù)據(jù)、歸檔等，參照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)定義。（二）制度