采購合同審核標(biāo)準(zhǔn)化流程指引及審核表一、適用范圍與核心價值（一）適用范圍本指引適用于企業(yè)各類采購合同的審核管理，涵蓋貨物采購、服務(wù)采購、工程采購等類型，涉及采購部門、需求部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、管理層等主體，保證合同審核全流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（二）核心價值通過標(biāo)準(zhǔn)化審核流程，實現(xiàn)以下目標(biāo)：統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：避免因?qū)徍巳藛T經(jīng)驗差異導(dǎo)致條款遺漏或風(fēng)險失控；提升效率：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與操作要點，縮短審核周期；規(guī)避風(fēng)險：識別法律、財務(wù)、業(yè)務(wù)等潛在風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益；合規(guī)保障：保證合同內(nèi)容符合《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度。二、審核全流程詳解（分步驟操作）（一）步驟1：合同接收與初步審核（責(zé)任部門：合同管理崗/采購部）操作目標(biāo)：確認(rèn)合同文件完整性及基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確性，避免無效審核。操作內(nèi)容：文件完整性檢查：核對提交的合同材料是否齊全，包括：合同文本正本（或草案）；供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證、授權(quán)委托書等）；采購需求單、報價單、技術(shù)規(guī)格書等附件；前期溝通記錄（如招投標(biāo)文件、談判紀(jì)要）?；A(chǔ)信息核對：檢查合同關(guān)鍵信息是否明確，包括：合同編號（是否符合企業(yè)編碼規(guī)則）；簽約主體名稱（供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照是否一致，避免簡稱歧義）；標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量（是否與采購需求一致）；合同金額（大小寫是否一致，幣種是否明確）。權(quán)限初步判斷：根據(jù)合同金額及類型，初步判斷是否對應(yīng)審批權(quán)限（如：10萬元以下由采購部負(fù)責(zé)人審批，10萬-50萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批）。輸出成果：《合同接收登記表》（記錄合同編號、名稱、提交部門、提交人、接收時間、材料完整性等）；對材料不全或信息錯誤的，要求采購部門/需求部門補充或修正。（二）步驟2：業(yè)務(wù)部門審核（責(zé)任部門：需求部門/采購部）操作目標(biāo)：保證合同內(nèi)容滿足實際業(yè)務(wù)需求，供應(yīng)商具備履約能力。操作內(nèi)容：需求匹配度審核：對照采購需求單，核對標(biāo)的物規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、交付時間等是否符合需求；檢查交付方式（運輸、安裝、調(diào)試等）、驗收標(biāo)準(zhǔn)及流程是否明確。供應(yīng)商履約能力審核：核查供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)準(zhǔn)入資質(zhì)等）是否在有效期內(nèi)；審核供應(yīng)商過往業(yè)績（同類項目合作案例）、供貨能力（產(chǎn)能、庫存）、質(zhì)量保障措施（如售后承諾、質(zhì)保期）。商務(wù)條款合理性審核：價格是否與市場行情或歷史采購價格一致，是否存在虛高情況；付款條件（預(yù)付款、進度款、尾款比例及支付節(jié)點）是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定。輸出成果：《業(yè)務(wù)部門審核意見表》：需明確“同意”“需修改”“不同意”及具體修改意見（如“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需補充國標(biāo)GB/T-2020”“供應(yīng)商業(yè)績需提供3份同類合同復(fù)印件”）。（三）步驟3：法務(wù)部門審核（責(zé)任部門：法務(wù)部/合規(guī)部）操作目標(biāo)：規(guī)避法律風(fēng)險，保證合同條款合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)對等。操作內(nèi)容：主體合法性審核：簽約方是否為依法設(shè)立并存續(xù)的法人/其他組織，授權(quán)代表是否持有有效授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、權(quán)限、期限）；禁止簽約主體為“吊銷未注銷”“存續(xù)但未經(jīng)營”等異常狀態(tài)企業(yè)。條款合規(guī)性審核：核心條款（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任等）是否明確、無歧義；檢查是否存在“霸王條款”（如“供應(yīng)商對一切質(zhì)量問題負(fù)責(zé)”“合同簽訂后不可撤銷”）；爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄，仲裁需明確具體仲裁機構(gòu)）；保密條款、知識產(chǎn)權(quán)條款（如涉及）是否清晰界定范圍、期限及違約責(zé)任。風(fēng)險條款排查：不可抗力條款是否合理（如定義、通知義務(wù)、責(zé)任減免）；違約金比例是否適當(dāng)（一般不超過實際損失的30%，過高可能被法院調(diào)整）；質(zhì)保期、售后服務(wù)承諾是否符合行業(yè)慣例及企業(yè)要求。輸出成果：《法務(wù)部門審核意見表》：逐條列明審核意見，對高風(fēng)險條款需標(biāo)注“必須修改”（如“違約金比例調(diào)整為5%”“爭議解決方式改為‘由甲方所在地人民法院管轄’”）。（四）步驟4：財務(wù)部門審核（責(zé)任部門：財務(wù)部）操作目標(biāo)：保證財務(wù)條款合理，符合企業(yè)資金及稅務(wù)管理要求。操作內(nèi)容：價格與稅費審核：價格構(gòu)成是否清晰（如是否含稅、運輸費、安裝費等），總價與單價邏輯是否一致；稅率是否符合規(guī)定（如增值稅專用發(fā)票稅率13%、9%、6%等），發(fā)票類型（專票/普票）、開具時間及交付要求是否明確。支付條款審核：付款節(jié)點與履約進度是否匹配（如預(yù)付款不超過合同金額的30%，到貨驗收后支付進度款，質(zhì)保期滿后支付尾款）；付款方式是否符合企業(yè)財務(wù)制度（如銀行轉(zhuǎn)賬，禁止現(xiàn)金支付大額款項）；賬戶信息是否準(zhǔn)確（供應(yīng)商賬戶名稱、開戶行、賬號需與營業(yè)執(zhí)照一致）。成本與預(yù)算審核：合同金額是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分是否履行了審批程序。輸出成果：《財務(wù)部門審核意見表》：明確價格、稅費、支付條款等審核意見（如“需明確‘開具13%增值稅專用發(fā)票’”“預(yù)付款比例調(diào)整為20%”）。（五）步驟5：管理層審批（責(zé)任部門：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理）操作目標(biāo)：基于各部門審核意見，對合同整體風(fēng)險及必要性進行最終決策。操作內(nèi)容：審核材料匯總：收集《業(yè)務(wù)部門審核意見表》《法務(wù)部門審核意見表》《財務(wù)部門審核意見表》及修改后的合同文本，確認(rèn)所有審核意見已落實。權(quán)限內(nèi)審批：根據(jù)合同金額及重要性，由相應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批（如分管領(lǐng)導(dǎo)審批10萬-50萬元合同，總經(jīng)理審批50萬元以上合同）；重點審批：業(yè)務(wù)必要性、核心條款（價格、交付、違約責(zé)任）、整體風(fēng)險可控性。特殊事項決策：對超預(yù)算、緊急采購、戰(zhàn)略供應(yīng)商合作等特殊情形，需管理層集體審議決策。輸出成果：《管理層審批意見》：審批人需簽署“同意簽署”“修改后同意”或“不同意”意見，并注明日期；“不同意”的需說明理由，退回采購部門重新啟動流程。（六）步驟6：合同簽署與歸檔（責(zé)任部門：采購部/行政部/檔案室）操作目標(biāo)：保證合同正式生效并規(guī)范存檔，便于后續(xù)履約管理。操作內(nèi)容：合同修訂與確認(rèn)：采購部門根據(jù)各部門審核及管理層審批意見，修訂合同文本，保證所有修改內(nèi)容已落實；將修訂后的合同文本反饋給法務(wù)部門復(fù)核，確認(rèn)無遺漏風(fēng)險。簽署與用?。河墒跈?quán)代表（法定代表人或持授權(quán)委托書的代理人）簽署合同，簽字需清晰可辨；加蓋企業(yè)合同專用章（或公章），嚴(yán)禁使用財務(wù)專用章、部門印章；供應(yīng)商需同時簽字蓋章，保證合同雙方均簽署完整。歸檔與管理：采購部門在合同簽署后5個工作日內(nèi)，將合同正本、審批文件、附件等整理成冊，移交檔案室；建立合同臺賬（電子+紙質(zhì)），記錄合同編號、名稱、簽約方、金額、簽署日期、履行期限、歸檔編號等信息；電子版合同同步存儲至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保證信息安全與可追溯。輸出成果：正式簽署的合同文本（一式N份，按約定分存采購部、財務(wù)部、檔案室等）；完整的合同檔案（含審批流程記錄、修訂版合同、附件等）；更新后的《合同臺賬》。三、采購合同審核表（模板）（一）合同基本信息項目內(nèi)容合同編號（按企業(yè)編碼規(guī)則填寫，如CG-2024-X）合同名稱（如“辦公設(shè)備采購合同”）甲方（采購方）企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址乙方（供應(yīng)商）企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址合同類型□貨物采購□服務(wù)采購□工程采購合同金額大寫：____________________小寫：￥____幣種□人民幣□美元□其他：______采購項目名稱（對應(yīng)采購需求單編號）簽訂日期____年__月__日履行期限自_年_月_日至_年__月__日（二）審核節(jié)點及意見審核環(huán)節(jié)責(zé)任部門審核要點審核意見審核人審核日期業(yè)務(wù)部門審核需求部門/采購部1.需求匹配度（規(guī)格、質(zhì)量、交付）；2.供應(yīng)商資質(zhì)與履約能力；3.價格合理性□同意□需修改（請注明：________________________）□不同意*____年__月__日法務(wù)部門審核法務(wù)部1.主體合法性；2.條款合規(guī)性與風(fēng)險；3.權(quán)利義務(wù)對等性□同意□需修改（請注明：________________________）□不同意*YY____年__月__日財務(wù)部門審核財務(wù)部1.價格與稅費；2.支付條款；3.預(yù)算符合性□同意□需修改（請注明：________________________）□不同意*ZZ____年__月__日管理層審批分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理1.業(yè)務(wù)必要性；2.整體風(fēng)險可控性；3.特殊事項決策□同意簽署□修改后同意□不同意（請注明：________________________）*AA____年__月__日（三）修改記錄修改版本修改內(nèi)容修改人修改日期確認(rèn)人V1.0初稿*BB____年__月__日V1.1（根據(jù)審核意見修改）*BB____年__月__日*YY（四）備注（其他需說明的事項，如合同附件清單、特殊約定等）四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與注意事項（一）合同主體風(fēng)險供應(yīng)商資質(zhì)需“三查”：查營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍是否含標(biāo)的物）、查許可證（如食品需SC認(rèn)證、工程需施工資質(zhì)）、查授權(quán)（非法定代表人簽署需提供授權(quán)委托書，載明“合同簽署”權(quán)限）；避免“皮包公司”風(fēng)險：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢供應(yīng)商經(jīng)營異常、嚴(yán)重違法失信記錄。（二）標(biāo)的物描述風(fēng)險標(biāo)的物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等需具體化，避免“一批設(shè)備”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”等模糊表述；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需明確（如“符合國家GB/T1-2021標(biāo)準(zhǔn)”“按封存樣品驗收”），避免“合格”“良好”等主觀判斷。（三）價格與支付風(fēng)險價格需包含全部費用（如出廠價、運輸費、安裝費、稅費等），避免后續(xù)爭議；預(yù)付款比例原則上不超過30%，尾款（質(zhì)保金）不低于5%，質(zhì)保期一般不低于1年（設(shè)備類）或2年（工程類）。（四）履約與違約風(fēng)險交付時間需明確具體日期（如“2024年12月31日前交付”），避免“月底”“年底”等模糊節(jié)點；違約責(zé)任需量化（如“逾期交付每滿1日，按合同總額的0.05%支付違約金，上限10%”），避免“承擔(dān)一切損