企業(yè)行政采購流程管理與審核標(biāo)準(zhǔn)工具模板一、適用范圍與典型場景本工具模板適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團(tuán)化企業(yè)）行政部門的日常采購管理，涵蓋辦公設(shè)備、耗材、固定資產(chǎn)、服務(wù)外包（如保潔、維修）等各類行政物資及服務(wù)的采購場景。具體包括：常規(guī)采購：辦公用紙、文具、電腦設(shè)備等低值易耗品及固定資產(chǎn)的周期性采購；緊急采購：突發(fā)需求（如設(shè)備故障維修、臨時活動物資）的應(yīng)急采購；項(xiàng)目采購：辦公裝修、系統(tǒng)升級、大型活動執(zhí)行等專項(xiàng)服務(wù)的采購；供應(yīng)商管理：新供應(yīng)商引入、現(xiàn)有供應(yīng)商評估及續(xù)約決策。二、全流程操作指引（一）需求提報(bào)與初審操作主體：需求部門（如行政部、市場部、人力資源部）經(jīng)辦人*→部門負(fù)責(zé)人*操作步驟：需求發(fā)起：經(jīng)辦人*根據(jù)部門工作需要，填寫《行政采購需求申請表》（見表1），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、期望交付時間等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)支撐材料（如報(bào)價單、技術(shù)參數(shù)要求、活動方案等）。部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人*對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查“是否在預(yù)算范圍內(nèi)”“是否符合部門年度工作計(jì)劃”，審核通過后簽字確認(rèn)，提交至行政部采購崗。輸出成果：《行政采購需求申請表》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）及相關(guān)附件。（二）預(yù)算匹配與復(fù)核操作主體：行政部采購崗*→財(cái)務(wù)部預(yù)算專員*→財(cái)務(wù)經(jīng)理*操作步驟：預(yù)算核對：行政部采購崗*收到需求后，通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)查詢對應(yīng)預(yù)算科目（如“行政辦公費(fèi)”“固定資產(chǎn)購置”）的剩余額度，核對需求總預(yù)算是否在可用預(yù)算范圍內(nèi)。預(yù)算復(fù)核：若預(yù)算充足，財(cái)務(wù)部預(yù)算專員在1個工作日內(nèi)完成預(yù)算額度確認(rèn)；若預(yù)算不足，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請說明》，由財(cái)務(wù)部預(yù)算專員、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核調(diào)整必要性，報(bào)總經(jīng)理審批后，行政部方可推進(jìn)采購。輸出成果：預(yù)算確認(rèn)結(jié)果（含超預(yù)算審批文件）。（三）供應(yīng)商尋源與評估操作主體：行政部采購崗*→供應(yīng)商評估小組*（由行政部、需求部門、財(cái)務(wù)部人員組成）操作步驟：供應(yīng)商尋源：常規(guī)采購：從《合格供應(yīng)商名錄》（見表2）中篩選至少3家供應(yīng)商進(jìn)行比價；緊急/專項(xiàng)采購：通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)或市場詢價（至少3家報(bào)價）方式確定候選供應(yīng)商，特殊情況下（如唯一供應(yīng)商）需提供書面說明。供應(yīng)商評估：評估小組從“資質(zhì)合規(guī)性（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）”“價格合理性（對比市場均價）”“服務(wù)能力（交付周期、售后響應(yīng)）”“歷史合作記錄（近1年履約評分）”等維度對供應(yīng)商進(jìn)行評分（見表3），評分≥80分方可進(jìn)入候選名單。輸出成果：《供應(yīng)商比價表》《供應(yīng)商評估報(bào)告》。（四）采購執(zhí)行與合同簽訂操作主體：行政部采購崗*→法務(wù)專員（可選）→總經(jīng)理*操作步驟：訂單下達(dá)：根據(jù)評估結(jié)果，選定最優(yōu)供應(yīng)商，由行政部采購崗*擬定《采購訂單》，明確物品/服務(wù)明細(xì)、價格、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等條款，經(jīng)供應(yīng)商蓋章確認(rèn)后生效。合同簽訂：單次采購金額≥5000元或涉及服務(wù)外包的，需簽訂正式《采購合同》；法務(wù)專員對合同條款（尤其是知識產(chǎn)權(quán)、違約賠償、保密條款）進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)總經(jīng)理簽字，行政部留存合同原件。輸出成果：《采購訂單》（供應(yīng)商蓋章版）、《采購合同》（原件+復(fù)印件）。（五）驗(yàn)收與入庫操作主體：需求部門經(jīng)辦人*→需求部門負(fù)責(zé)人*→行政部資產(chǎn)管理員*操作步驟：實(shí)物驗(yàn)收：供應(yīng)商交付物品/服務(wù)后，需求部門經(jīng)辦人與行政部采購崗共同進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收：物資類：核對品名、規(guī)格、數(shù)量、外觀是否與訂單一致，測試功能是否正常（如電子設(shè)備開機(jī)檢測）；服務(wù)類：按照服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如保潔覆蓋率、維修響應(yīng)速度）驗(yàn)收，填寫《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》。入庫登記：驗(yàn)收合格后，需求部門負(fù)責(zé)人在《行政采購驗(yàn)收單》（見表4）上簽字確認(rèn)；行政部資產(chǎn)管理員對固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)）進(jìn)行編號、登記臺賬，更新《固定資產(chǎn)清單》。輸出成果：《行政采購驗(yàn)收單》（三方簽字版）、《固定資產(chǎn)更新臺賬》。（六）付款結(jié)算操作主體：行政部采購崗*→財(cái)務(wù)部會計(jì)*→財(cái)務(wù)經(jīng)理*→總經(jīng)理*操作步驟：發(fā)票審核：行政部采購崗*收到供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）后，核對發(fā)票信息與訂單、驗(yàn)收單是否一致（抬頭、稅號、金額等）。付款審批：將發(fā)票、訂單、驗(yàn)收單提交財(cái)務(wù)部會計(jì)審核，財(cái)務(wù)經(jīng)理復(fù)核付款金額與預(yù)算匹配性，最后報(bào)總經(jīng)理審批（單次付款≥10000元需總經(jīng)理審批，≤10000元可由財(cái)務(wù)經(jīng)理*審批）?？铐?xiàng)支付：審批通過后，財(cái)務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬/公對公支付方式付款，保留付款憑證（如銀行回單）。輸出成果：付款審批單、發(fā)票、付款憑證。三、核心工具表單表1：行政采購需求申請表單號申請日期申請人部門聯(lián)系方式需求明細(xì)品名規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價預(yù)算科目剩余預(yù)算申請預(yù)算是否超預(yù)算附件清單□報(bào)價單□技術(shù)參數(shù)□其他（請注明）部門審核負(fù)責(zé)人簽字：日期：備注如為緊急采購，請注明“緊急”及原因表2：合格供應(yīng)商名錄（示例）供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話主營范圍入庫日期最近合作時間履約評分（1-100分）備注辦公設(shè)備有限公司91110108138辦公設(shè)備銷售2023-01-152023-10-2092電腦類供應(yīng)商紙業(yè)股份有限公司911101081395678紙制品銷售2022-11-012023-09-1588辦公用紙供應(yīng)商表3：供應(yīng)商評估表評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分備注資質(zhì)合規(guī)性營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證齊全，且在有效期內(nèi)（10分）；缺失一項(xiàng)扣5分價格合理性低于市場均價5%以上（10分）；與市場均價持平（7分）；高于5%以內(nèi)（5分）；高于5%以上（0分）需提供市場比價記錄服務(wù)能力交付時間≤約定時間（4分），售后響應(yīng)≤24小時（3分），質(zhì)?！?年（3分）歷史合作記錄近1年無違約記錄（10分）；1次違約扣3分，2次及以上0分需查閱合作檔案總分≥80分合格表4：行政采購驗(yàn)收單單號驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)供應(yīng)商名稱采購訂單號驗(yàn)收明細(xì)品名規(guī)格型號數(shù)量驗(yàn)收意見需求部門：負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部：采購崗簽字：日期：備注如為服務(wù)驗(yàn)收，需補(bǔ)充服務(wù)執(zhí)行情況描述四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)（一）預(yù)算管理風(fēng)險(xiǎn)控制要求：嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購、超預(yù)算不執(zhí)行”原則，年度預(yù)算調(diào)整需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批，禁止挪用其他預(yù)算科目資金；緊急采購（如突發(fā)故障維修）可事后補(bǔ)辦預(yù)算審批，但需在3個工作日內(nèi)完成。（二）供應(yīng)商合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)控制要求：供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)相關(guān)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證）復(fù)印件并加蓋公章，留存“證照到期前1個月提醒”機(jī)制，避免資質(zhì)過期；禁止與存在關(guān)聯(lián)交易或不良記錄的供應(yīng)商合作。（三）驗(yàn)收流程風(fēng)險(xiǎn)控制要求：需求部門、行政部必須共同參與驗(yàn)收，嚴(yán)禁“單人驗(yàn)收”或“先收貨后補(bǔ)驗(yàn)”；固定資產(chǎn)需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，錄入臺賬，定期（每季度）盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。（四）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制要求：采購全過程資料（需求申請、預(yù)算審批、供應(yīng)商