辦公室文印使用管理辦法及統(tǒng)計表一、總則辦公室文印工作是日常辦公的重要組成部分，為規(guī)范文印設備（包括打印機、復印機、掃描儀、傳真機等，下同）的使用與管理，提高工作效率，降低辦公成本，保障信息安全，特制定本辦法。本辦法適用于辦公室內(nèi)所有文印設備的日常使用、維護保養(yǎng)、耗材管理及相關人員的行為規(guī)范。全體辦公室人員均應嚴格遵守本辦法規(guī)定，共同營造規(guī)范、高效、節(jié)約、安全的文印環(huán)境。文印管理遵循“統(tǒng)一規(guī)范、按需使用、注重節(jié)約、保障安全”的原則。二、管理職責1.行政部門/辦公室（或指定專人）：為本單位文印工作的歸口管理部門/人員，主要職責包括：*文印設備的統(tǒng)一采購、登記、配置、調(diào)配及報廢處理。*文印耗材（如紙張、墨粉、硒鼓等）的統(tǒng)一采購、登記、分發(fā)與管理。*監(jiān)督檢查本辦法的執(zhí)行情況，定期進行文印使用情況的統(tǒng)計與分析。*組織文印設備使用技能培訓及信息安全意識教育。*聯(lián)系專業(yè)維修服務商對故障設備進行維修。2.各部門：負責本部門人員文印行為的日常管理和監(jiān)督，積極配合行政部門/辦公室的文印管理工作，教育本部門人員增強節(jié)約意識和信息安全意識。3.文印設備使用人：嚴格遵守本辦法及相關操作規(guī)程，愛護設備，節(jié)約耗材，確保文印信息安全，發(fā)現(xiàn)設備故障或異常情況應及時向行政部門/辦公室報告。三、文印設備及耗材管理1.設備采購與登記：文印設備的采購應根據(jù)工作需要，進行充分調(diào)研和性價比評估后，按單位采購流程報批執(zhí)行。新設備投入使用前，應由行政部門/辦公室進行登記，記錄設備型號、序列號、采購日期、放置地點、責任人等信息，建立設備臺賬。2.設備放置與使用：文印設備應放置在通風、干燥、清潔、便于操作且相對獨立的區(qū)域。使用前應熟悉設備基本功能和操作規(guī)程，避免因操作不當造成設備損壞或資源浪費。3.設備維護與保養(yǎng)：*行政部門/辦公室應定期組織對文印設備進行清潔和基本保養(yǎng)，或聯(lián)系服務商進行專業(yè)維護。*使用人員在日常使用中應注意保持設備清潔，避免在設備上放置雜物。*設備發(fā)生故障時，使用人應立即停止使用，并及時向行政部門/辦公室報修，嚴禁私自拆卸或維修。4.耗材管理：*文印耗材實行統(tǒng)一采購、定點存放、專人管理。*各部門根據(jù)實際需求，向行政部門/辦公室申領耗材，申領時需登記領用部門、領用人、領用日期、耗材種類及數(shù)量。*倡導節(jié)約使用耗材，避免浪費。更換下來的廢舊耗材（如硒鼓、墨盒）應統(tǒng)一回收，由行政部門/辦公室按環(huán)保要求處理。四、文印使用規(guī)范1.優(yōu)先雙面打印/復?。撼厥馇闆r外，所有非正式、內(nèi)部流轉或無特殊格式要求的文件，均應采用雙面打印或復印，以節(jié)約紙張。2.控制彩色打印/復?。簢栏窨刂撇噬挠〉氖褂?。一般情況下，內(nèi)部文件、草稿、校對稿等應使用黑白模式。確因工作需要使用彩色文印的，需經(jīng)部門負責人同意（或根據(jù)單位實際情況設定審批流程）。3.按需文印，減少浪費：*打印/復印前，應仔細檢查文檔內(nèi)容、格式、頁碼、份數(shù)等，確認無誤后再進行操作，避免錯打、重打。*充分利用電子文檔進行傳閱和存檔，減少不必要的紙質(zhì)打印。確需打印的，應根據(jù)實際需要確定打印份數(shù)。*非正式文件或草稿，提倡使用單面廢紙的背面進行打印（注意清除廢紙背面敏感信息）。4.涉密及敏感文件管理：*涉密文件的文印應嚴格遵守單位保密規(guī)定，原則上應在指定的涉密設備上進行，并由專人負責。*非涉密但包含敏感信息的文件，打印后應立即取走，妥善保管，不得隨意丟棄。廢棄的涉密或敏感紙質(zhì)文件，應按保密規(guī)定進行銷毀處理。5.私人文件文?。涸瓌t上禁止使用辦公文印設備打印、復印私人文件。確有特殊緊急情況需少量打印私人文件的，應事先向行政部門/辦公室說明情況，并按規(guī)定承擔相應費用（具體標準可另行制定）。6.文印設備使用后：使用完畢后，應及時取走文印文件，清理遺留在設備內(nèi)的紙張，關閉不必要的設備電源（長期不用時），保持設備周邊整潔。五、費用管理1.成本意識：全體人員應樹立文印成本意識，自覺減少不必要的文印行為。2.費用分攤（如適用）：有條件的單位，可根據(jù)實際情況，對各部門的文印使用量（如紙張、耗材）進行統(tǒng)計核算，作為部門辦公費用分攤或成本考核的參考依據(jù)之一。3.定期統(tǒng)計分析：行政部門/辦公室應定期（如每月或每季度）對文印耗材的消耗量、設備維修費用等進行統(tǒng)計，并對文印成本進行分析，提出改進建議。六、信息安全管理1.文印文件保密：文印過程中產(chǎn)生的各類文件，特別是涉密和敏感文件，其內(nèi)容不得隨意泄露。打印、復印后應立即取走，防止他人誤拿。2.設備存儲安全：定期清理文印設備（尤其是具備硬盤存儲功能的復合機）中的緩存文件和歷史記錄，防止信息泄露。此項工作由行政部門/辦公室負責。3.禁止私自連接：未經(jīng)許可，任何人不得私自將外接存儲設備（如U盤）連接至文印設備進行文件操作，確需操作的，應確保設備已進行病毒查殺。4.網(wǎng)絡安全：連接至單位局域網(wǎng)的文印設備，應遵守單位網(wǎng)絡安全管理規(guī)定，防止因設備漏洞引發(fā)網(wǎng)絡安全風險。七、附則1.本辦法由行政部門/辦公室負責解釋。2.各單位可根據(jù)本辦法，結合自身實際情況，制定更為具體的實施細則。3.本辦法自發(fā)布之日起施行。以往相關規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。---辦公室文印使用統(tǒng)計表日期部門申請人文件名稱/用途簡述打印/復印/掃描單面/雙面黑白/彩色份數(shù)頁數(shù)(總)審批人(如需)備注:---------:-----:-----:----------------:-------------:--------:--------:---:--------:------------:-------（示例）行政部張三會議紀要打印雙面黑白510李四**月度/季度統(tǒng)計****總計頁數(shù)**：統(tǒng)計表使用說明：1.此表可根據(jù)實際管理需求，由行政部門/辦公室或各部門指定人員每日/定期記錄。2.“文件名稱/用途簡述”應簡明扼要，便于后續(xù)查詢和統(tǒng)計。3.“審批人”欄通常用于彩色打印、大量打印或特定類型文件的審批記錄。4.“備注”欄可填寫特殊情