企業(yè)行政檔案歸檔范圍清單分類指導(dǎo)手冊(cè)前言行政檔案是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的真實(shí)記錄，涵蓋制度流程、人事管理、物資采購(gòu)、會(huì)議活動(dòng)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)決策追溯、合規(guī)審計(jì)、歷史查證具有不可替代的作用。為規(guī)范行政檔案的歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)及管理流程，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門行政人員、檔案管理人員及相關(guān)崗位，旨在提供清晰的操作指引，提升檔案管理效率與質(zhì)量。一、適用對(duì)象與場(chǎng)景描述（一）適用對(duì)象行政管理部門：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌企業(yè)檔案管理制度的制定、執(zhí)行與監(jiān)督，牽頭組織年度檔案歸檔工作。各業(yè)務(wù)部門：包括人力資源部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、市場(chǎng)部、綜合管理部等，需指定專人負(fù)責(zé)本部門行政檔案的收集、整理與初步移交。檔案管理人員：企業(yè)檔案室專職或兼職人員，負(fù)責(zé)檔案的接收、分類、編目、保管與利用服務(wù)。企業(yè)管理層：需知曉檔案歸檔要求，配合審批重要檔案的保管期限與銷毀事宜。（二）典型應(yīng)用場(chǎng)景新員工入職培訓(xùn)：作為行政檔案管理的基礎(chǔ)教材，幫助新員工理解檔案分類標(biāo)準(zhǔn)與歸檔責(zé)任。年度歸檔工作：每年年末，各部門依據(jù)手冊(cè)要求對(duì)上一年度行政文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，統(tǒng)一移交檔案室。日常文件處理：行政人員在處理文件時(shí)，對(duì)照歸檔范圍判斷是否需要?dú)w檔，保證應(yīng)歸盡歸。審計(jì)/檢查準(zhǔn)備：外部審計(jì)或內(nèi)部檢查時(shí)，快速定位所需檔案，提供完整、合規(guī)的文件支持。歷史信息查詢：?jiǎn)T工因工作需要追溯制度沿革、項(xiàng)目背景等信息時(shí)，通過檔案檢索獲取原始記錄。二、檔案全流程操作指引（一）檔案收集階段：明確范圍，全面覆蓋目標(biāo)：保證應(yīng)歸檔文件無遺漏，收集范圍覆蓋企業(yè)行政活動(dòng)全流程。1.收集范圍界定根據(jù)行政檔案的性質(zhì)，可分為以下6大類，每類包含具體文件類型：綜合管理類：企業(yè)章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書；年度工作計(jì)劃與總結(jié)；內(nèi)部管理制度（考勤、獎(jiǎng)懲、保密等）；公司級(jí)通知、通報(bào)、請(qǐng)示與批復(fù)；對(duì)外公函、合作協(xié)議（非業(yè)務(wù)類）；企業(yè)大事記、發(fā)展史資料。人力資源管理類：?jiǎn)T工花名冊(cè)、勞動(dòng)合同、入職/離職手續(xù)；薪酬福利制度、考勤記錄、績(jī)效考核表；培訓(xùn)方案、課件、簽到表；職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲文件、員工檔案（含簡(jiǎn)歷、離職證明等）。財(cái)務(wù)行政類：行政預(yù)算表、費(fèi)用報(bào)銷單（日常辦公類）；固定資產(chǎn)臺(tái)賬、采購(gòu)合同（辦公設(shè)備、家具類）；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告（行政部分）；稅務(wù)登記證、發(fā)票申領(lǐng)記錄。辦公物資與后勤類：辦公用品采購(gòu)清單、入庫(kù)單、領(lǐng)用記錄；固定資產(chǎn)采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、維修記錄；食堂管理、車輛管理、保潔服務(wù)等相關(guān)合同與臺(tái)賬；辦公場(chǎng)所租賃合同、裝修圖紙、驗(yàn)收文件。會(huì)議與活動(dòng)類：公司級(jí)會(huì)議（年會(huì)、董事會(huì)、辦公會(huì)）的通知、議程、簽到表、紀(jì)要、照片/視頻；重要活動(dòng)（展會(huì)、慶典、培訓(xùn)）的方案、總結(jié)、媒體報(bào)道、影像資料。信息化與保密類：OA系統(tǒng)操作手冊(cè)、權(quán)限審批記錄；信息安全管理制度、保密協(xié)議；系統(tǒng)備份日志、網(wǎng)絡(luò)安全檢查記錄；涉密文件（含密級(jí)標(biāo)識(shí)、傳閱記錄）。2.收集方式與責(zé)任分工主動(dòng)收集：各部門于每月25日前，將本月形成的應(yīng)歸檔文件整理后提交至部門檔案負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審核后于次月5日前移交行政部。定期收集：每年12月，行政部發(fā)布年度歸檔通知，各部門需在次年1月15日前完成上一年度檔案的系統(tǒng)整理與移交。專項(xiàng)收集：重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)，由牽頭部門整理相關(guān)檔案并移交；審計(jì)、檢查等專項(xiàng)工作結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，配合部門需將相關(guān)檔案整理歸檔。（二）分類整理階段：標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，邏輯清晰目標(biāo)：通過科學(xué)分類，使檔案體系化，便于后續(xù)檢索與利用。1.分類層級(jí)與代碼采用“一級(jí)類目+二級(jí)類目+年度+流水號(hào)”的四級(jí)分類法，具體一級(jí)類目代碼二級(jí)類目代碼綜合管理A制度文件、證照資質(zhì)、公文A1、A2、A3人力資源管理B勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)考核B1、B2、B3財(cái)務(wù)行政C預(yù)算報(bào)銷、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)審計(jì)C1、C2、C3辦公物資與后勤D采購(gòu)管理、資產(chǎn)運(yùn)維、后勤保障D1、D2、D3會(huì)議與活動(dòng)E公司會(huì)議、專項(xiàng)活動(dòng)、影像資料E1、E2、E3信息化與保密F系統(tǒng)管理、信息安全、涉密文件F1、F2、F3示例：2024年人力資源部勞動(dòng)合同，分類代碼為“B1-2024-001”，其中“B1”為二級(jí)類目，“2024”為年度，“001”為流水號(hào)。2.整理規(guī)范排序：按文件形成時(shí)間先后排序；同一類目中，文件在前，附件在后；正本在前，副本在后。編頁：采用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編頁，正面頁右下角標(biāo)注，背面頁左下角標(biāo)注（如“1-1”“1-2”）。裝訂：左側(cè)裝訂，超過30頁的需加裝卷皮，卷皮標(biāo)注類目名稱、年度、流水號(hào)、件數(shù)、保管期限；裝訂時(shí)去除金屬夾，避免銹蝕文件。填寫備考表：對(duì)文件缺損、修改、復(fù)印件等情況進(jìn)行說明，整理人簽字，日期標(biāo)注清晰。（三）歸檔移交階段：規(guī)范流程，責(zé)任到人目標(biāo)：保證檔案移交有序，交接雙方責(zé)任明確，檔案信息完整可追溯。1.歸檔時(shí)間要求定期歸檔：次年1月15日前完成上一年度檔案歸檔；專項(xiàng)歸檔：重大事項(xiàng)結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成；即時(shí)歸檔：重要合同、證照等關(guān)鍵文件簽發(fā)后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.移交流程部門自查：移交部門對(duì)照《行政檔案歸檔清單》（見模板1）核對(duì)文件數(shù)量、完整性，填寫“部門名稱”“整理人”“日期”等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。檔案室接收：檔案管理人員逐項(xiàng)核對(duì)清單與實(shí)物，檢查分類、排序、編頁是否規(guī)范，對(duì)不符合要求的文件退回整改，整改后重新接收。雙方簽字：核對(duì)無誤后，移交部門與檔案室在《檔案移交登記表》（見模板2）上簽字，各執(zhí)一份備查。入庫(kù)上架：檔案管理人員按分類代碼將檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，粘貼標(biāo)簽后上架存放，電子檔案同步備份至服務(wù)器。（四）后續(xù)管理階段：動(dòng)態(tài)維護(hù)，安全可控目標(biāo)：保證檔案在保管、利用、銷毀全生命周期中的安全與有效。1.保管與維護(hù)庫(kù)房管理：檔案庫(kù)房需配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，每日記錄溫濕度。定期檢查：每季度檢查檔案保管情況，對(duì)破損、霉變文件及時(shí)修復(fù)或復(fù)制；電子檔案每半年進(jìn)行一次備份，驗(yàn)證數(shù)據(jù)完整性。保密管理：涉密檔案單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限不超過7天，到期歸還時(shí)檢查文件完整性。2.利用與借閱借閱流程：?jiǎn)T工填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見模板3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理人員調(diào)取檔案，登記借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間。電子檔案查詢：內(nèi)部員工通過OA系統(tǒng)提交查詢申請(qǐng)，經(jīng)審批后在線查閱，禁止涉密電子檔案。3.鑒定與銷毀保管期限劃分：根據(jù)文件價(jià)值分為永久（如公司章程、重要合同）、30年（如年度總結(jié)、制度文件）、10年（如日常通知、報(bào)銷單）三類。銷毀流程：保管期滿后，檔案室編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)行政部、法務(wù)部（如有）及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上監(jiān)督銷毀，銷毀后在清冊(cè)上簽字，銷毀記錄永久保存。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板工具包模板1：行政檔案歸檔清單序號(hào)文件名稱文號(hào)/編號(hào)形成部門形成日期頁數(shù)保管期限備注（如原件/復(fù)印件）12024年度公司工作計(jì)劃*行辦202401綜合管理部2024-01-058永久原件2員工考勤管理制度（2024版）*人字202405人力資源部2024-02-201230年原件3辦公電腦采購(gòu)合同*采字202412采購(gòu)部2024-03-152530年原件+附件3份……整理人：__________部門負(fù)責(zé)人：__________日期：____年__月__日模板2：檔案移交登記表移交部門移交人接收人移交日期檔案類目總件數(shù)總頁數(shù)備注（如整改說明）人力資源部**2025-01-10B類（人力資源）56320無市場(chǎng)部**2025-01-12E2類（專項(xiàng)活動(dòng)）23180活動(dòng)視頻光盤3張已標(biāo)注部門負(fù)責(zé)人簽字：__________檔案室負(fù)責(zé)人簽字：__________模板3：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期*趙六財(cái)務(wù)部1382025-03-012025-03-07借閱檔案名稱：《2023年度行政費(fèi)用審計(jì)報(bào)告》借閱原因：配合2024年預(yù)算編制工作，需參考?xì)v史審計(jì)數(shù)據(jù)部門負(fù)責(zé)人審批：__________檔案管理員審批：__________四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）歸檔范圍常見誤區(qū)“非業(yè)務(wù)類文件才歸檔”：錯(cuò)誤認(rèn)為行政通知、制度等需歸檔，實(shí)際上業(yè)務(wù)部門形成的行政類文件（如會(huì)議紀(jì)要、部門預(yù)算）同樣需納入歸檔范圍。規(guī)避方法：各部門需定期對(duì)照本手冊(cè)“收集范圍”梳理文件，避免遺漏?！半娮游募o需歸檔”：僅保存電子版文件，未打印或備份，導(dǎo)致系統(tǒng)故障時(shí)文件丟失。規(guī)避方法：電子檔案需打印紙質(zhì)版同步歸檔，同時(shí)刻錄光盤或備份至服務(wù)器，雙軌制保存。（二）分類整理常見問題“分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一”：不同部門對(duì)同一類文件命名、分類代碼不一致，導(dǎo)致檢索困難。規(guī)避方法：嚴(yán)格執(zhí)行本手冊(cè)“分類層級(jí)與代碼”標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理員定期抽查各部門分類情況?！拔募判蚧靵y”：未按形成時(shí)間排序，同一卷內(nèi)文件前后顛倒，影響檔案邏輯性。規(guī)避方法：整理時(shí)先核對(duì)文件日期，按“早→晚”順序排列，跨年度文件按年度分開組卷。（三）移交與保管風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)“交接手續(xù)不全”：僅口頭交接或清單填寫不規(guī)范，出現(xiàn)檔案丟失時(shí)無法追溯責(zé)任。規(guī)避方法：必須使用《檔案移交登記表》，雙方簽字確認(rèn)，清單與實(shí)物一一對(duì)應(yīng)。“涉密檔案管理漏洞”：涉密文件未單獨(dú)存放，借閱審批不嚴(yán)格，導(dǎo)致信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)避方法：涉密檔案標(biāo)注“秘密”字樣，存放于密碼柜，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，全程登記。（四）銷毀合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)“超期未銷毀或隨意銷毀”：未到保管期限提前銷毀，或到期未履行審批程序直接銷毀，違反檔案管理規(guī)定。規(guī)避方法：檔案室建立《檔案銷毀清冊(cè)》，嚴(yán)格履行“鑒