采購申請與審批流程模板：供應(yīng)商選擇與成本控制工具指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購活動，涵蓋原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)外包等各類采購類型。特別適用于需規(guī)范采購流程、強(qiáng)化供應(yīng)商管理、控制采購成本的場景，包括但不限于：常規(guī)采購：月度/季度固定物料采購（如生產(chǎn)耗材、日常辦公用品）；項(xiàng)目采購：新建項(xiàng)目、技改項(xiàng)目所需設(shè)備或服務(wù)采購；緊急采購：因生產(chǎn)突發(fā)狀況、市場供應(yīng)短缺等需快速響應(yīng)的采購（需同步啟用緊急審批通道）；戰(zhàn)略采購：年度框架協(xié)議采購、長期供應(yīng)商合作談判。不同場景下，可基于模板核心框架調(diào)整審批節(jié)點(diǎn)、供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)及成本控制方法，保證流程靈活性與規(guī)范性統(tǒng)一。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購需求提報與初審操作主體：需求部門經(jīng)辦人（）、部門負(fù)責(zé)人（）操作說明：需求確認(rèn)：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、庫存預(yù)警、項(xiàng)目進(jìn)度），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、到貨時間等關(guān)鍵信息，填寫《采購申請表》（模板見第三章）。提交流程：通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程提交《采購申請表》，附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)參數(shù)、圖紙、比價需求說明等）。部門初審：部門負(fù)責(zé)人（**）審核需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配度，重點(diǎn)確認(rèn)“是否必須采購”“是否有替代方案”“是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)”，審核通過后流轉(zhuǎn)至采購部。輸出成果：《采購申請表》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）。（二）采購方案編制與審批操作主體：采購專員（**）、采購部負(fù)責(zé)人（趙六）、財務(wù)部、分管副總操作說明：需求復(fù)核：采購部接收申請后，2個工作日內(nèi)與需求部門對接，確認(rèn)采購細(xì)節(jié)（如技術(shù)參數(shù)是否清晰、到貨時間是否可調(diào)整），避免需求模糊導(dǎo)致的后續(xù)采購偏差。預(yù)算核查：財務(wù)部同步核查采購預(yù)算，若申請金額超部門預(yù)算，需需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請》，說明調(diào)整原因及資金來源。方案編制：采購專員根據(jù)需求類型編制采購方案，明確采購方式（公開招標(biāo)、詢比價、單一來源等）、供應(yīng)商資格要求、時間計劃等，提交采購部負(fù)責(zé)人（趙六）審核。分級審批：金額≤5萬元：采購部負(fù)責(zé)人（趙六）審批；5萬元＜金額≤20萬元：分管副總（周七）審批；金額＞20萬元：需提交總經(jīng)理辦公會審批。輸出成果：《采購方案審批表》（含財務(wù)部預(yù)算審核意見）。（三）供應(yīng)商尋源與評估操作主體：采購專員（**）、供應(yīng)商評估小組（含采購、技術(shù)、質(zhì)量人員）操作說明：供應(yīng)商尋源：根據(jù)采購方案，通過以下渠道篩選候選供應(yīng)商：公開渠道：采購網(wǎng)、行業(yè)招標(biāo)平臺、供應(yīng)商庫（優(yōu)先選擇合格名錄內(nèi)供應(yīng)商）；定向?qū)ぴ矗横槍Κ?dú)家或技術(shù)復(fù)雜采購，邀請3家以上合格供應(yīng)商參與；緊急尋源：緊急采購可適當(dāng)放寬渠道限制，但需保留尋源記錄（如報價截圖、溝通記錄）。資質(zhì)初審：供應(yīng)商需提供《供應(yīng)商資質(zhì)表》（模板見第三章），重點(diǎn)審核營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)準(zhǔn)入許可）、生產(chǎn)/經(jīng)營許可、過往合作業(yè)績（近1年類似項(xiàng)目案例）等，剔除資質(zhì)不符供應(yīng)商?，F(xiàn)場考察（必要時）：對金額較大（＞10萬元）或技術(shù)復(fù)雜的采購（如大型設(shè)備），組織技術(shù)、質(zhì)量、采購人員聯(lián)合考察供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量控制體系，形成《供應(yīng)商考察報告》。輸出成果：《候選供應(yīng)商名單》《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《供應(yīng)商考察報告》（如適用）。（四）成本分析與供應(yīng)商選擇操作主體：采購專員（**）、成本控制專員（孫八）、采購部負(fù)責(zé)人（趙六）操作說明：成本構(gòu)成分析：成本專員（孫八）協(xié)助采購部分析采購成本構(gòu)成（含采購價款、運(yùn)輸費(fèi)、稅費(fèi)、安裝費(fèi)、售后費(fèi)等），明確成本控制重點(diǎn)（如是否可批量采購以降低單價、是否替代材料降本）。詢比價執(zhí)行：向候選供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》，要求明確報價有效期（≥15天）、報價包含內(nèi)容、交貨周期、付款條件等，至少收集3家以上有效報價。綜合評估：采用“評分法”確定中標(biāo)供應(yīng)商，評分維度及權(quán)重評分維度權(quán)重評分標(biāo)準(zhǔn)（示例）價格合理性40%最低價得40分，每高于最低價1%扣2分資質(zhì)與業(yè)績25%資質(zhì)齊全+3個以上案例得25分，每缺1項(xiàng)扣5分服務(wù)保障20%24小時響應(yīng)+1年質(zhì)保得20分，不達(dá)標(biāo)按比例扣分交貨周期15%最短交期得15分，每延遲1天扣3分確定供應(yīng)商：按評分高低排序，得分最高者為候選供應(yīng)商，若得分差距＜5分，需組織二次評審。采購部負(fù)責(zé)人（趙六）審核評估結(jié)果，按審批權(quán)限報批。輸出成果：《供應(yīng)商詢比價記錄表》《供應(yīng)商綜合評估表》《采購結(jié)果審批表》。（五）合同擬定與審批操作主體：采購專員（**）、法務(wù)部（如適用）、分管副總操作說明：合同擬定：根據(jù)確定的供應(yīng)商信息，擬定《采購合同》（模板見第三章），明確以下核心條款：標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價及總價；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法及異議處理；交貨時間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及風(fēng)險轉(zhuǎn)移；付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例）、發(fā)票類型；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的處理辦法）；爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁/訴訟）。合同審批：法務(wù)部審核合同條款合規(guī)性（重點(diǎn)違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)條款），采購部、財務(wù)部會簽，按審批權(quán)限報分管副總（周七）或總經(jīng)理審批。合同簽訂：審批通過后，雙方加蓋公章（供應(yīng)商需提供《法定代表人授權(quán)委托書》），合同一式三份（采購部、財務(wù)部、需求部門各執(zhí)一份）。輸出成果：《采購合同》（簽字蓋章版）。（六）采購執(zhí)行與驗(yàn)收操作主體：采購專員（**）、需求部門、質(zhì)量部操作說明：訂單下達(dá)：采購部根據(jù)合同向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確交貨時間、地點(diǎn)及聯(lián)系人，同步跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度。到貨驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：需求部門根據(jù)訂單核對到貨數(shù)量，確認(rèn)無誤后簽收；質(zhì)量驗(yàn)收：質(zhì)量部按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)、技術(shù)圖紙）進(jìn)行檢驗(yàn)，出具《質(zhì)量驗(yàn)收報告》；異常處理：若數(shù)量不符或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，需在24小時內(nèi)書面通知供應(yīng)商，要求3個工作日內(nèi)回復(fù)處理方案（補(bǔ)貨、退貨、折價等），采購部跟進(jìn)落實(shí)。付款申請：驗(yàn)收合格后，采購部收集《采購訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》，提交財務(wù)部審核，按合同約定付款流程辦理付款。輸出成果：《采購訂單》《到貨驗(yàn)收單》《質(zhì)量驗(yàn)收報告》《付款審批單》。（七）歸檔與復(fù)盤操作主體：采購專員（**）、檔案管理員操作說明：資料歸檔：采購結(jié)束后，將《采購申請表》《審批表》《合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料整理成冊，按“采購項(xiàng)目-日期”編號歸檔（保存期限≥3年）。采購復(fù)盤：每季度組織采購部、需求部門、財務(wù)部召開復(fù)盤會，分析采購周期、成本控制效果、供應(yīng)商履約率等指標(biāo)，針對“超預(yù)算”“交貨延遲”“質(zhì)量不達(dá)標(biāo)”等問題制定改進(jìn)措施，更新《供應(yīng)商管理辦法》及《采購成本控制指引》。輸出成果：《采購檔案目錄》《采購復(fù)盤報告》。三、核心模板工具包模板1：采購申請表申請部門申請日期采購類型□常規(guī)□項(xiàng)目□緊急□戰(zhàn)略申請人聯(lián)系方式采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途說明（可附頁）技術(shù)參數(shù)/質(zhì)量要求（可附頁）部門負(fù)責(zé)人審核意見：簽字：日期：財務(wù)部預(yù)算審核意見：簽字：日期：模板2：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊地址經(jīng)營范圍資質(zhì)證書名稱證書編號發(fā)證機(jī)關(guān)有效期（示例）營業(yè)執(zhí)照市場監(jiān)管局–（示例）ISO9001認(rèn)證認(rèn)證機(jī)構(gòu)–過往業(yè)績項(xiàng)目（至少3項(xiàng)）項(xiàng)目名稱合作時間采購方審核結(jié)論：□資質(zhì)合格，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)□資質(zhì)不合格，理由：□補(bǔ)充資料后復(fù)審審核人：日期：模板3：供應(yīng)商綜合評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)得分（權(quán)重×實(shí)得分）價格合理性40%最低價基準(zhǔn)，每高1%扣2分資質(zhì)與業(yè)績25%資質(zhì)齊全+3案例滿分，每缺1項(xiàng)扣5分服務(wù)保障20%24h響應(yīng)+1年質(zhì)保滿分，不達(dá)標(biāo)扣分交貨周期15%最短交期滿分，每延遲1天扣3分總分100%評估意見：□推薦□不推薦，理由：評估小組簽字：日期：模板4：采購成本對比分析表成本構(gòu)成項(xiàng)供應(yīng)商A報價（元）供應(yīng)商B報價（元）供應(yīng)商C報價（元）最優(yōu)選擇差異分析（如：供應(yīng)商A運(yùn)輸費(fèi)高200元，但單價低5%）采購價款運(yùn)輸費(fèi)安裝費(fèi)售后費(fèi)合計模板5：采購合同（簡化框架）合同編號：CG–甲方（采購方）：公司名稱乙方（供應(yīng)商）：公司名稱簽訂日期：年月日第一條標(biāo)的物：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價（詳見附件清單）第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，質(zhì)保期個月第三條交貨：時間年月日前，地點(diǎn)市區(qū)路號，運(yùn)費(fèi)由方承擔(dān)第四條付款：預(yù)付款30%（合同簽訂后5日內(nèi)），到貨款60%（驗(yàn)收合格后15日內(nèi)），質(zhì)保金10%（質(zhì)保期滿后10日內(nèi)）第五條違約責(zé)任：乙方逾期交貨，按日萬分之五支付違約金；甲方逾期付款，按日萬分之三支付違約金第六條爭議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表：模板6：采購驗(yàn)收單驗(yàn)收部門驗(yàn)收日期采購合同編號供應(yīng)商名稱物品名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量質(zhì)量驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格，不合格描述：驗(yàn)收結(jié)論：□同意入庫□拒收，處理意見：驗(yàn)收人：需求部門：質(zhì)量部：日期：四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險提示（一）合規(guī)性控制采購申請需明確“三性”：必要性（避免重復(fù)采購或過度采購）、合理性（規(guī)格參數(shù)與實(shí)際需求匹配）、預(yù)算匹配性（不超部門預(yù)算，超預(yù)算需走調(diào)整流程）。供應(yīng)商選擇需遵循“公開、公平、公正”原則，優(yōu)先選擇合格名錄內(nèi)供應(yīng)商，嚴(yán)禁“人情采購”“定向采購”（特殊情況需書面說明并經(jīng)總經(jīng)理審批）。（二）審批權(quán)限控制嚴(yán)格執(zhí)行分級審批，嚴(yán)禁越權(quán)審批或“先采購后審批”。緊急采購可“先采購后補(bǔ)流程”，但需在采購后3個工作日內(nèi)補(bǔ)全審批手續(xù)，同步說明緊急原因。（三）供應(yīng)商管理風(fēng)險定期更新《合格供應(yīng)商名錄》（每年至少復(fù)審1次），剔除履約率低（如交貨延遲率＞10%）、質(zhì)量投訴多（如驗(yàn)收不合格率＞5%）的供應(yīng)商。避免依賴單一供應(yīng)商，對關(guān)鍵物料（如生產(chǎn)原材料）需保持≥2家合格供應(yīng)商，降低供應(yīng)鏈斷供風(fēng)險。（四）成本控制