企業(yè)合同審批與簽署管理模板一、適用業(yè)務(wù)場景本模板適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同的規(guī)范管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、勞動合同等類型，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證合同條款合規(guī)、審批權(quán)責(zé)清晰、簽署過程可控，降低法律風(fēng)險(xiǎn)與運(yùn)營成本。適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（如采購部、銷售部、行政部、人力資源部等）發(fā)起的合同審批與簽署場景，尤其適用于涉及跨部門協(xié)作、金額較大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同管理需求。二、合同審批與簽署全流程操作指南（一）合同發(fā)起與準(zhǔn)備發(fā)起主體：由合同業(yè)務(wù)承辦部門（如采購合同的采購部、銷售合同的銷售部）指定專人（經(jīng)辦人）作為合同發(fā)起人。前置準(zhǔn)備：確認(rèn)合作方主體資格：核查合作方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如需）、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等），保證合作方合法存續(xù)且具備履約能力。擬定合同草案：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，參照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板或行業(yè)范本擬定合同條款，明確合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心要素。準(zhǔn)備附件材料：包括但不限于合作方資質(zhì)文件、技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、會議紀(jì)要、招投標(biāo)文件（如需）等，與合同草案一并提交審批。（二）部門初審審核主體：合同承辦部門負(fù)責(zé)人（部門經(jīng)理）。審核內(nèi)容：業(yè)務(wù)真實(shí)性：確認(rèn)合同內(nèi)容是否符合部門業(yè)務(wù)規(guī)劃，需求是否合理，合作方選擇是否符合企業(yè)采購/銷售政策（如招投標(biāo)、比價(jià)流程）。條款完整性：檢查合同核心要素是否齊全，數(shù)據(jù)（如金額、數(shù)量、日期）是否準(zhǔn)確無誤。風(fēng)險(xiǎn)初步評估：判斷合同是否存在履約風(fēng)險(xiǎn)（如付款周期過長、違約責(zé)任不對等），并提出初步修改意見。輸出結(jié)果：審核通過：在《合同審批流程表》（見模板一）中簽署意見，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。審核不通過：退回經(jīng)辦人補(bǔ)充材料或修改條款，注明修改要求后重新發(fā)起。（三）法務(wù)審核審核主體：企業(yè)法務(wù)部門（或外聘法律顧問），由法務(wù)專員負(fù)責(zé)。審核內(nèi)容：合法性：審查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等相關(guān)法律法規(guī)，是否存在無效、可撤銷的法律風(fēng)險(xiǎn)。權(quán)利義務(wù)對等性：核對雙方權(quán)利義務(wù)是否均衡，是否存在單方面加重企業(yè)責(zé)任或排除主要權(quán)利的條款。爭議解決條款：確認(rèn)爭議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否明確且對企業(yè)有利。專業(yè)術(shù)語表述：檢查技術(shù)術(shù)語、法律術(shù)語是否準(zhǔn)確，避免歧義。輸出結(jié)果：無重大問題：簽署“審核通過”意見，可標(biāo)注“建議補(bǔ)充條款”等優(yōu)化建議。存在法律風(fēng)險(xiǎn)：出具《法律審核意見書》，列明具體風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及修改建議，退回經(jīng)辦人調(diào)整后重新提交法務(wù)審核（重大風(fēng)險(xiǎn)需調(diào)整至法務(wù)認(rèn)可為止）。（四）財(cái)務(wù)審核審核主體：企業(yè)財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)。審核內(nèi)容：付款條款：審核付款方式、進(jìn)度、比例是否合理，是否符合企業(yè)資金管理政策（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金留存）。金額與成本：核對合同金額與預(yù)算、報(bào)價(jià)是否一致，成本測算是否合理，是否存在超預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)。稅費(fèi)與發(fā)票：明確稅費(fèi)承擔(dān)方，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開具時(shí)間及要求是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定。資金支付安排：評估企業(yè)現(xiàn)金流是否支持合同履行，必要時(shí)提出資金支付計(jì)劃建議。輸出結(jié)果：審核通過：簽署“同意”意見，流轉(zhuǎn)至管理層審批。審核不通過：退回經(jīng)辦人修改付款方式或調(diào)整金額，注明財(cái)務(wù)審核意見。（五）管理層審批審批主體：根據(jù)合同金額、重要性及企業(yè)授權(quán)制度確定，分為以下層級：一般合同（如金額≤10萬元）：由分管業(yè)務(wù)副總（副總A）審批。重大合同（如10萬元＜金額≤50萬元）：由總經(jīng)理（總經(jīng)理）審批。特別重大合同（如金額＞50萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）：提交總經(jīng)理辦公會集體審議，由總經(jīng)理簽署最終審批意見。審批內(nèi)容：業(yè)務(wù)戰(zhàn)略匹配度：合同是否符合企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營目標(biāo)。資源投入合理性：評估人力、物力、資金等資源投入是否可控，預(yù)期回報(bào)是否合理。綜合風(fēng)險(xiǎn)：結(jié)合業(yè)務(wù)、法律、財(cái)務(wù)審核意見，最終決策是否簽署合同。輸出結(jié)果：批準(zhǔn)：簽署“同意簽署”意見，流程流轉(zhuǎn)至用印環(huán)節(jié)。不批準(zhǔn)：簽署“不同意簽署”意見，說明理由，流程終止，經(jīng)辦人需及時(shí)反饋至業(yè)務(wù)部門。（六）用印申請與審批申請主體：經(jīng)辦人憑最終審批通過的《合同審批流程表》及合同文本，向行政部門（或印章管理部門）提交《合同用印申請表》（見模板二）。審核內(nèi)容：用印材料完整性：核對《合同審批流程表》、合同文本、附件材料是否齊全，審批流程是否完整閉環(huán)。用印份數(shù)與范圍：確認(rèn)合同正副本份數(shù)（通常正本2份，雙方各執(zhí)1份；副本根據(jù)內(nèi)部管理需要確定），用印范圍是否僅限于合同文本及附件，嚴(yán)禁在空白合同或未審批文件上用印。用印執(zhí)行：行政部門核對無誤后，由印章管理員加蓋企業(yè)公章或合同專用章（根據(jù)合同重要性選擇印章類型），保證印章清晰、位置準(zhǔn)確（如騎縫章、簽字章）。用印后，《合同審批流程表》《合同用印申請表》由行政部門存檔，合同文本交經(jīng)辦人。（七）合同簽署與分發(fā)簽署方式：紙質(zhì)簽署：由雙方授權(quán)代表簽字（需核對授權(quán)委托書，保證權(quán)限合規(guī)），簽字處需加蓋企業(yè)公章或合同專用章（“簽字蓋章”生效的合同需同時(shí)完成簽字與蓋章）。電子簽署：通過符合《電子簽名法》要求的第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署人身份真實(shí)、合同內(nèi)容不可篡改，電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力。簽署后分發(fā)：經(jīng)辦人在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將正本合同按“合作方留存1份、企業(yè)財(cái)務(wù)部1份、業(yè)務(wù)承辦部門1份、法務(wù)部門（或檔案管理部門）1份”的原則分發(fā)，并做好《合同簽署登記表》（見模板三）記錄，注明簽收人、簽收日期。（八）合同履行與歸檔履行跟蹤：業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，及時(shí)向合作方催交成果（如貨物、服務(wù)、發(fā)票等），并同步財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)；若發(fā)覺對方違約，需第一時(shí)間收集證據(jù)并上報(bào)法務(wù)部門處理。歸檔管理：歸檔時(shí)間：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，由經(jīng)辦人將合同正本、附件、《審批流程表》《簽署登記表》等材料整理成冊，移交至企業(yè)檔案管理部門（或行政部門）。歸檔要求：采用統(tǒng)一檔案盒存放，標(biāo)注合同編號、名稱、簽署日期、保管期限（根據(jù)合同類型確定，如采購/銷售合同保管期限一般為5-10年，重要合同永久保存），并建立電子檔案目錄，方便查詢。三、配套管理表格模板模板一：合同審批流程表合同編號合同名稱合作方名稱合同金額（元）履行期限審批流程記錄：環(huán)節(jié)審批人部門審批意見審批日期部門初審部門經(jīng)理業(yè)務(wù)承辦部門法務(wù)審核法務(wù)專員法務(wù)部財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)經(jīng)理財(cái)務(wù)部管理層審批副總/總經(jīng)理管理層用印審批行政總監(jiān)行政部備注：合同附件清單（可另附頁）：________________________其他說明：________________________模板二：合同用印申請表申請部門經(jīng)辦人聯(lián)系方式申請日期合同名稱合同編號用印類型□公章□合同專用章□騎縫章□其他：________用印份數(shù)正本_份副本_份用印用途_________________________________________________________________________附件清單：□合同審批流程表（完整版）□合同文本（最終版）□合作方資質(zhì)文件□其他：________審批意見：部門審批人意見日期業(yè)務(wù)承辦部門部門經(jīng)理行政部行政總監(jiān)分管領(lǐng)導(dǎo)副總A用印記錄：印章管理員用印日期用印份數(shù)領(lǐng)取人簽字歸還日期模板三：合同簽署登記表合同編號合同名稱合作方名稱簽署方式簽署日期□紙質(zhì)□電子分發(fā)記錄：份數(shù)收件部門/單位收件人簽收日期備注正本1份合作方合作方代表正本1份財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)專員副本1份業(yè)務(wù)承辦部門經(jīng)辦人副本1份檔案管理部檔案員履行情況跟蹤：履行進(jìn)度完成時(shí)間負(fù)責(zé)人備注四、管理風(fēng)險(xiǎn)與操作注意事項(xiàng)（一）合同發(fā)起階段主體資格審查：嚴(yán)禁與無民事行為能力或限制民事行為能力的合作方簽訂合同，合作方為企業(yè)的，需核查其營業(yè)執(zhí)照最新年檢記錄，避免與“僵尸企業(yè)”或吊銷營業(yè)執(zhí)照的企業(yè)合作。條款完整性：禁止使用“按雙方口頭約定”“具體條款另行協(xié)商”等模糊表述，所有核心條款（如標(biāo)的、價(jià)款、違約責(zé)任）必須在合同中明確，避免后續(xù)爭議。（二）審核環(huán)節(jié)審核時(shí)限：各部門需在收到合同后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（重大合同可延長至3個(gè)工作日），嚴(yán)禁拖延審批導(dǎo)致合同履行延誤。責(zé)任追溯：審核人對審核內(nèi)容負(fù)責(zé)，若因?qū)徍耸杪?dǎo)致企業(yè)損失（如未發(fā)覺明顯違約條款），將根據(jù)企業(yè)規(guī)定追究審核人責(zé)任。（三）用印與簽署用印禁止：嚴(yán)禁在未完成審批流程的合同、空白合同、復(fù)印件、掃描件上用??；電子簽署需保證簽署人身份真實(shí)，避免冒名簽署風(fēng)險(xiǎn)。簽字規(guī)范：紙質(zhì)簽署時(shí)，授權(quán)代表需親筆簽名，不得代簽；法定代表人簽字的，需核對身份證原件，避免冒簽。（四）履行與歸檔履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門需建立合同履行臺賬，定期（如每月）更新履行進(jìn)度，發(fā)覺對方違約（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）需立即啟動應(yīng)對措施（如發(fā)送催告函、暫停付款），并留存書面證據(jù)。歸檔保密：合同檔案屬于企業(yè)商業(yè)秘密，僅限相關(guān)負(fù)責(zé)人因工作需要