行政工作物品采購(gòu)審批模板一、適用工作場(chǎng)景本模板適用于公司各部門(mén)日常行政物品采購(gòu)的內(nèi)部審批流程，具體包括但不限于以下場(chǎng)景：常規(guī)辦公物品采購(gòu)：如文具紙張、打印耗材、辦公設(shè)備配件（鼠標(biāo)、鍵盤(pán)、墨盒等）、清潔用品、勞保用品等；小額行政設(shè)備采購(gòu)：?jiǎn)渭痤~在[具體金額，如5000元]以下的小型辦公設(shè)備（如計(jì)算器、飲水機(jī)、文件柜等）；部門(mén)專(zhuān)項(xiàng)行政需求：如會(huì)議物資（橫幅、席卡、飲用水）、活動(dòng)獎(jiǎng)品、宣傳物料等與行政工作直接相關(guān)的物品采購(gòu)；應(yīng)急行政物品采購(gòu)：因突發(fā)工作需要（如辦公設(shè)備故障急需更換配件、臨時(shí)會(huì)議物資短缺）的緊急采購(gòu)申請(qǐng)。二、審批流程操作步驟（一）第一步：申請(qǐng)人填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表發(fā)起條件：申請(qǐng)人需確認(rèn)采購(gòu)物品為行政工作必需，且已查詢(xún)庫(kù)存（如有庫(kù)存無(wú)需采購(gòu)）；填寫(xiě)內(nèi)容：登錄公司OA系統(tǒng)或《物品采購(gòu)審批表》，完整填寫(xiě)以下信息：基本信息：申請(qǐng)人姓名（某）、所屬部門(mén)、申請(qǐng)日期、聯(lián)系電話(huà)（內(nèi)部短號(hào)）；采購(gòu)明細(xì)：物品名稱(chēng)（需具體，如“A4復(fù)印紙”而非“紙”）、規(guī)格型號(hào)（如“80g白色”）、單位（包/箱/個(gè)）、數(shù)量（按實(shí)際需求填寫(xiě)，避免過(guò)量采購(gòu)）、預(yù)估單價(jià)（參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)）、總價(jià)（數(shù)量×單價(jià)）；采購(gòu)事由：簡(jiǎn)述采購(gòu)用途（如“行政部日常辦公文件打印”“市場(chǎng)部展會(huì)宣傳物料制作”），注明“緊急”或“常規(guī)”；預(yù)算歸屬：填寫(xiě)對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目編號(hào)或成本中心（如有）。附件要求：若采購(gòu)物品為專(zhuān)業(yè)設(shè)備或單價(jià)較高（如超過(guò)1000元），需附至少1家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單（注明物品規(guī)格、單價(jià)、服務(wù)條款）。（二）第二步：部門(mén)負(fù)責(zé)人初審審核職責(zé)：部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)本部門(mén)采購(gòu)需求的合理性，檢查申請(qǐng)表信息是否完整、數(shù)量是否必要、預(yù)算是否在部門(mén)可控范圍內(nèi)；審核動(dòng)作：在OA系統(tǒng)審批流程中填寫(xiě)“初審意見(jiàn)”，通過(guò)則流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)，不通過(guò)則注明原因（如“數(shù)量過(guò)多，建議減半”“預(yù)算超支，需調(diào)整采購(gòu)品類(lèi)”）并退回申請(qǐng)人修改。（三）第三步：行政部復(fù)核復(fù)核內(nèi)容：行政部專(zhuān)員重點(diǎn)審核以下事項(xiàng)：合規(guī)性：采購(gòu)物品是否符合公司行政物品采購(gòu)目錄（禁購(gòu)奢侈品、非工作必需品等）；庫(kù)存匹配：通過(guò)庫(kù)存管理系統(tǒng)查詢(xún)是否有可用庫(kù)存，如有庫(kù)存則告知申請(qǐng)人領(lǐng)用，無(wú)需采購(gòu)；價(jià)格合理性：對(duì)比歷史采購(gòu)記錄或市場(chǎng)均價(jià)，判斷預(yù)估單價(jià)是否合理（如偏差超過(guò)10%，要求申請(qǐng)人補(bǔ)充報(bào)價(jià)）；流程完整性：檢查申請(qǐng)表是否填寫(xiě)完整、附件是否齊全（如報(bào)價(jià)單）。復(fù)核結(jié)果：審核通過(guò)則流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部，不通過(guò)則注明原因（如“該物品屬禁購(gòu)范疇”“報(bào)價(jià)高于市場(chǎng)價(jià)20%，建議更換供應(yīng)商”）并退回。（四）第四步：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核審核重點(diǎn)：財(cái)務(wù)專(zhuān)員確認(rèn)采購(gòu)預(yù)算是否充足，是否符合公司成本控制要求；特殊情況處理：若預(yù)算不足，需申請(qǐng)人調(diào)整采購(gòu)數(shù)量或更換低價(jià)替代品，重新提交申請(qǐng)；若為緊急采購(gòu)且預(yù)算超限，需在“預(yù)算審核意見(jiàn)”中注明“緊急申請(qǐng)，建議特批”，并同步抄送分管領(lǐng)導(dǎo)。審核通過(guò)：流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)。（五）第五步：領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)采購(gòu)金額劃分審批權(quán)限，具體小額采購(gòu)（≤5000元）：由行政部負(fù)責(zé)人審批；中等金額采購(gòu)（5000元~20000元）：由分管行政副總審批；大額采購(gòu)（＞20000元）：由總經(jīng)理審批。審批要求：領(lǐng)導(dǎo)需重點(diǎn)審核采購(gòu)的必要性、預(yù)算合理性及合規(guī)性，在審批意見(jiàn)中明確“同意”或“不同意”，不同意時(shí)需注明理由。（六）第六步：采購(gòu)執(zhí)行與反饋采購(gòu)實(shí)施：審批通過(guò)后，行政部根據(jù)采購(gòu)金額選擇采購(gòu)方式：小額常規(guī)物品：從公司合格供應(yīng)商名錄中比價(jià)采購(gòu)（至少2家比價(jià)）；緊急或?qū)ｍ?xiàng)物品：按“貨比三家”原則現(xiàn)場(chǎng)/線(xiàn)上采購(gòu)，保留采購(gòu)憑證（訂單截圖、發(fā)票等）。進(jìn)度反饋：行政部在采購(gòu)?fù)瓿珊?，在OA系統(tǒng)中更新“采購(gòu)狀態(tài)”（如“已下單”“已到貨”），并通過(guò)企業(yè)/郵件告知申請(qǐng)人預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。（七）第七步：物品驗(yàn)收與付款驗(yàn)收環(huán)節(jié)：物品到貨后，申請(qǐng)人需與行政部專(zhuān)員共同驗(yàn)收，檢查物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與申請(qǐng)一致，確認(rèn)無(wú)誤后在《物品驗(yàn)收單》上簽字；付款流程：行政部將驗(yàn)收單、采購(gòu)發(fā)票、審批表原件提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部核對(duì)無(wú)誤后安排付款（供應(yīng)商信息需為公司對(duì)公賬戶(hù)，禁止個(gè)人代收）。三、物品采購(gòu)審批表模板物品采購(gòu)審批表基本信息申請(qǐng)人某所屬部門(mén)行政部/市場(chǎng)部（根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)）申請(qǐng)日期YYYY年MM月DD日聯(lián)系電話(huà)（內(nèi)部短號(hào)）采購(gòu)明細(xì)物品名稱(chēng)（例：A4復(fù)印紙/無(wú)線(xiàn)鼠標(biāo)/文件柜）規(guī)格型號(hào)（例：80g白色/羅技M171/高1800mm×寬900mm）單位包/個(gè)/箱數(shù)量（根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)，如“10包”）預(yù)估單價(jià)（元）（參考市場(chǎng)價(jià)，如“25.00”）總價(jià)（元）（數(shù)量×單價(jià)，如“250.00”）采購(gòu)事由（例：行政部日常辦公文件打印，現(xiàn)有庫(kù)存不足）預(yù)算歸屬/項(xiàng)目編號(hào)（如“行政辦公經(jīng)費(fèi)-2024-001”）是否緊急□是□否（緊急需注明原因，如“會(huì)議急需打印材料”）供應(yīng)商信息（如有）供應(yīng)商名稱(chēng)（例：辦公用品有限公司）聯(lián)系人/電話(huà)（可留空，僅用于行政部比價(jià)）報(bào)價(jià)單附件□已□無(wú)需（單價(jià)超1000元需）審批流程意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人初審意見(jiàn)：□同意□不同意（請(qǐng)注明原因：___________________________）簽字：______________日期：____年__月__日行政部復(fù)核意見(jiàn)：□同意□不同意（請(qǐng)注明原因：___________________________）簽字：______________日期：____年__月__日財(cái)務(wù)部預(yù)算審核意見(jiàn)：□預(yù)算充足□預(yù)算不足（調(diào)整建議：________________________）簽字：______________日期：____年__月__日領(lǐng)導(dǎo)審批（按權(quán)限）（小額：行政負(fù)責(zé)人）意見(jiàn)：□同意□不同意簽字：______________日期：____年_月日（中等金額：分管副總）意見(jiàn)：□同意□不同意簽字：___________日期：____年_月日（大額：總經(jīng)理）意見(jiàn)：□同意□不同意簽字：___________日期：____年__月__日后續(xù)環(huán)節(jié)記錄采購(gòu)狀態(tài)□已下單□已到貨□已驗(yàn)收□已付款驗(yàn)收人簽字______________（申請(qǐng)人）______________（行政部）實(shí)際采購(gòu)金額（元）______________付款憑證編號(hào)______________備注：本審批單一式兩份，行政部、財(cái)務(wù)部各存一份，電子版留存OA系統(tǒng)備查。四、使用注意事項(xiàng)與規(guī)范（一）預(yù)算與成本控制采購(gòu)前需確認(rèn)部門(mén)預(yù)算余額，嚴(yán)禁超預(yù)算或無(wú)預(yù)算采購(gòu)；確因工作需要超預(yù)算的，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起采購(gòu)；優(yōu)先選擇性?xún)r(jià)比高的供應(yīng)商，常規(guī)物品可簽訂年度采購(gòu)協(xié)議鎖定價(jià)格，降低采購(gòu)成本。（二）審批時(shí)限要求常規(guī)采購(gòu)申請(qǐng)：需至少提前3個(gè)工作日提交，預(yù)留各部門(mén)審核及采購(gòu)時(shí)間；緊急采購(gòu)申請(qǐng)：需在申請(qǐng)表中注明“緊急”及原因，同步電話(huà)通知行政部負(fù)責(zé)人，審批流程可加急處理，但需保證各環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)完整。（三）采購(gòu)規(guī)范與合規(guī)禁止采購(gòu)與工作無(wú)關(guān)的物品（如禮品、私人用品等），特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面特批；大額采購(gòu)（＞20000元）或涉及固定資產(chǎn)采購(gòu)（如電腦、打印機(jī)），需簽訂正式采購(gòu)合同，合同文本需經(jīng)法務(wù)部審核（如有）；供應(yīng)商選擇需遵循“公平、公正、公開(kāi)”原則，優(yōu)先選擇合作良好、資質(zhì)齊全的合格供應(yīng)商。（四）信息真實(shí)性與準(zhǔn)確性申請(qǐng)人需保證申請(qǐng)表信息真實(shí)、準(zhǔn)確，虛報(bào)、瞞報(bào)采購(gòu)需求或數(shù)量將納入個(gè)人績(jī)效考核；采購(gòu)物品到貨后，申請(qǐng)人需及時(shí)驗(yàn)收，發(fā)覺(jué)質(zhì)量問(wèn)題（如損壞、型號(hào)不符）