ICS03.120.99

CCSA01

1506

鄂爾多斯市地方標準

DB1506/T28—2022

檢驗檢測記錄管理指南一般要求

InspectionandtestrecordmanagementguideGeneralrequirements

2022-12-26發(fā)布2023-03-25實施

鄂爾多斯市市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB1506/T28—2022

目次

前言..................................................................................II

1范圍.................................................................................1

2規(guī)范性引用文件.......................................................................1

3術(shù)語和定義...........................................................................1

4總則.................................................................................2

5記錄的編制...........................................................................2

6記錄的使用...........................................................................6

7記錄的保存...........................................................................7

8過期記錄的處置.......................................................................7

附錄A（資料性）檢驗檢測報告示例......................................................8

附錄B（資料性）原始記錄模板.........................................................12

I

DB1506/T28—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

本文件由鄂爾多斯市檢驗檢測中心提出。

本文件由鄂爾多斯市市場監(jiān)督管理局歸口。

本文件起草單位：鄂爾多斯市檢驗檢測中心、鄂爾多斯市特種設(shè)備安全技術(shù)服務中心、鄂爾多斯市

市場監(jiān)督管理局、鄂爾多斯市農(nóng)牧業(yè)綜合檢驗檢測中心、鄂爾多斯市疾病預防控制中心、鄂爾多斯市綠

標環(huán)境科技有限公司。

本文件主要起草人：崔鵬、包塔娜、張志群、林秀娟、梁棟明、楊洋、王利軍、李英杰、閆永升、

姜伊萍、高媛媛、周晉堯、白雪松、賀歡、楊金梅、王柏輝、郭海霞、劉怡靈、劉敏、王尚琪、武媛、

郝博、金一荻、郝建疆、呂樹梅、王慧敏、任瑞、郭海霞、劉業(yè)萍、靳尚武、高彩娥、鄭婷、張弘、程

晨、劉麗英、郭海英。

II

DB1506/T28—2022

檢驗檢測記錄管理指南一般要求

1范圍

本文件規(guī)定了檢驗檢測記錄管理的一般要求。

本文件適用于鄂爾多斯市檢驗檢測機構(gòu)檢驗檢測記錄的編制、使用、保存和處置。檢驗檢測行業(yè)、

領(lǐng)域或標準規(guī)范對記錄管理有規(guī)定的從其規(guī)定。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T8170-2008數(shù)值修約規(guī)則與極限數(shù)值的表示和判定

GB/T27025-2019檢測和校準實驗室能力的通用要求

JJF1001-2011通用計量術(shù)語及定義

RB/T214-2017檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價檢驗檢測機構(gòu)通用要求

3術(shù)語和定義

JJF1001-2011界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

檢測test

對給定的產(chǎn)品，按照規(guī)定的程序，確定某一種或多種特性、進行處理或提供服務所組成的技術(shù)操作。

[來源：JJF1001-2011，9.46]

3.2

檢驗檢測記錄Inspectionandtestrecords

從樣品進入實驗室后，針對樣品進行前處理、檢驗檢測，直至得到檢驗檢測結(jié)果的所有記錄。通常

包括技術(shù)記錄和質(zhì)量記錄。

3.3

載體carrier

攜帶信息的媒介，即用于記錄、傳輸、保存信息的實體。一般指運用紙張、膠卷、膠片、磁帶、磁

盤傳遞和貯存信息的有形載體。

3.4

檢驗檢測機構(gòu)inspectionandtestinginstitution

依法成立，依據(jù)相關(guān)標準或者技術(shù)規(guī)范，利用儀器設(shè)備、環(huán)境設(shè)施等技術(shù)條件和專業(yè)技能，對產(chǎn)品

或者法律法規(guī)規(guī)定的特定對象進行檢驗檢測的專業(yè)技術(shù)組織。

3.5

1

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檢驗檢測報告inspectionandtestreport

機構(gòu)依據(jù)相關(guān)標準或技術(shù)規(guī)范，利用儀器設(shè)備、環(huán)境設(shè)施等技術(shù)條件和專業(yè)技能，對產(chǎn)品/樣品進

行檢測，得出檢測數(shù)據(jù)、結(jié)果與規(guī)定要求進行比較并作出合格與否判定后，出具的書面（或其他形式）

證明。

4總則

檢驗檢測機構(gòu)應建立記錄管理程序，滿足GB/T27025-2019的7.5、8.4和RB/T214-2017的4.5.11

的要求。

5記錄的編制

5.1檢驗檢測報告的編制

5.1.1報告內(nèi)容通用要求

檢驗檢測機構(gòu)應準確、清晰、明確、客觀地出具檢驗檢測結(jié)果，符合檢驗檢測方法的規(guī)定，并確保

檢驗檢測結(jié)果的有效性。檢驗檢測報告應符合RB/T214-2017中4.5.20及GB/T27025-2019中7.8.2

規(guī)定（參見附錄A），至少包括下列信息，以最大限度地減少誤解或誤用的可能性：

a)標題；

b)標注資質(zhì)認定標志；

c)檢驗檢測機構(gòu)的名稱和地址，檢驗檢測機構(gòu)的地點（如果與檢驗檢測機構(gòu)的地址不同）；

d)檢驗證書或報告的唯一性標識（如序號）和每頁及總頁數(shù)的標識；

e)客戶的名稱和聯(lián)絡信息；

f)對所采用檢驗方法的標識，或者對所采用的任何非標準方法的明確說明；

g)檢驗檢測樣品的描述、狀態(tài)和標識；

h)檢驗檢測的日期。對檢驗檢測結(jié)果的有效性和應用有重大影響時，提供樣品的接收日期和抽樣

日期；

i)如對結(jié)果的有效性或應用有影響時，提供檢驗檢測機構(gòu)或其他機構(gòu)所用的抽樣計劃和程序的說

明；

j)檢驗檢測結(jié)果僅與被檢驗或檢測或被抽樣品有關(guān)的聲明；

k)檢驗檢測結(jié)果測量單位（適用時）；

l)對檢驗檢測方法的補充、偏離或刪減做備注（適用時）；

m)檢驗檢測報告簽發(fā)人的姓名、簽字或等效的標識和簽發(fā)日期；

n)當檢驗檢測報告包含了由分包方所出具的檢驗檢測結(jié)果時，這些結(jié)果應予清晰標識；

o)在檢驗檢測報告中應做除全文復制外，未經(jīng)本機構(gòu)批準不得部分復制報告的聲明，可以確保報

告不被部分摘用。

5.1.2除客戶提供的信息外，實驗室應對報告中的所有信息負責

客戶提供的數(shù)據(jù)應予以明確標識。此外，當客戶提供的信息可能影響結(jié)果的有效性時，報告中應有

免責聲明。當實驗室不負責抽樣時（如樣品由客戶提供），應在報告中聲明結(jié)果適用于收到的樣品。

5.1.3意見和解釋

當需要對檢驗檢測報告做出意見和解釋時，檢驗檢測機構(gòu)應將意見和解釋的依據(jù)形成文件。意見和

解釋應在檢驗檢測報告中清晰標注。

2

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5.2封面

5.2.1封面包括資質(zhì)認定標志、報告標題、報告編號、樣品名稱、受檢單位、生產(chǎn)單位、委托單位、檢

驗檢測類別、檢驗檢測機構(gòu)名稱等內(nèi)容。

5.2.2資質(zhì)認定標志：標注資質(zhì)認定標志，加蓋檢驗檢測專用章（適用時）。

5.2.3報告標題：例如：“檢驗檢測報告”。

5.2.4報告編號：報告的唯一性編號。報告編號以“報告編號：******”表示，按照機構(gòu)體系文件中程

序文件相應規(guī)定進行編號。

5.2.5樣品名稱：被檢樣品的名稱，應與產(chǎn)品/項目/參數(shù)標準名稱或標識名稱一致，反映其真實屬性，

不得單獨使用簡稱或俗名。

5.2.6受檢單位：直接提供受檢樣品的一方，即被抽樣單位/供樣單位。填寫抽檢樣品所屬單位工商營

業(yè)執(zhí)照上的名稱或者經(jīng)營許可證上的名稱，且營業(yè)執(zhí)照與經(jīng)營許可證的名稱應一致（適用時）。

5.2.7生產(chǎn)單位：生產(chǎn)單位應填樣品的制造、加工單位，按樣品本體或包裝、標簽、質(zhì)量證明、說明書

上明示并經(jīng)確認的名稱填寫全稱，未明示但經(jīng)確認的亦可按確認名稱填寫，生產(chǎn)單位信息未明示且不能

確認時填寫“—”或“/”（適用時）。

5.2.8委托單位：直接向檢驗機構(gòu)提供受檢樣品的單位，即送檢單位。

5.2.9檢驗檢測類別：監(jiān)督抽檢、委托檢驗檢測、其他特殊要求的檢驗檢測。

5.2.10檢驗檢測機構(gòu)名稱：應填獲取資質(zhì)認定的機構(gòu)全稱。

5.3注意事項/聲明頁

注意事項/聲明頁內(nèi)容一般置于封面背面，注意事項頁/聲明頁可包括注意事項、檢驗檢測機構(gòu)地址、

電話、傳真、網(wǎng)址及郵箱等內(nèi)容。

5.4首頁

5.4.1首頁包括檢驗機構(gòu)名稱、報告標題、報告編號、頁碼編號、樣品名稱、樣品商標、型號規(guī)格、生

產(chǎn)/購進/檢疫/加工日期、樣品等級、委托單位名稱及聯(lián)系方式、受檢單位名稱及聯(lián)系方式、生產(chǎn)單位

名稱及聯(lián)系方式、抽樣人員、樣品特性狀態(tài)描述、樣品數(shù)量、檢查封樣人員、樣品抽樣單編號、抽樣地

點、抽樣日期、送樣日期、檢驗檢測日期、檢驗檢測依據(jù)、檢驗檢測結(jié)論、備注、報告簽發(fā)等相關(guān)內(nèi)容

（適用時）。

5.4.2檢驗機構(gòu)名稱：機構(gòu)名稱應位于首頁正上方居中位置，其余要求同封面。

5.4.3報告標題：標題應位于機構(gòu)名稱下方。

5.4.4報告編號：同5.2.4。

5.4.5頁碼編號：檢驗檢測報告除封面、封底外，每頁都應注明頁碼和總頁數(shù)，確保能識別該頁是屬于

完整報告的一部分的唯一性標識，以及結(jié)尾處有表明報告結(jié)束的清晰標識。一般以“共*頁第*頁”或

者“第*頁共*頁”表示?！肮?頁”：首頁、數(shù)據(jù)頁和附件頁的總頁數(shù)，不包括封面和封底；“第*頁”：

3

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首頁為第一頁，以下各頁依次排序。

5.4.6樣品名稱：同5.2.5。

5.4.7樣品商標：樣品的標識商標。當樣品的生產(chǎn)者及其它相關(guān)信息無法確認時報告商標處可填寫“—”

或者“/”。

5.4.8型號規(guī)格：預包裝樣品型號規(guī)格應與樣品標簽、標識一致；散裝樣品型號規(guī)格應按委托檢驗者提

供的型號規(guī)格填寫。

5.4.9生產(chǎn)/購進/檢疫/加工日期：預包裝樣品填寫樣品的包裝/標簽上所標注的具體生產(chǎn)/檢疫/加工日

期，散裝樣品填寫購進/加工日期。

5.4.10樣品等級：查看樣品包裝、標簽、標牌、標識或者產(chǎn)品說明等明示的等級，并按照樣品執(zhí)行標

準中的規(guī)定，正確填寫相應的等級。

5.4.11受檢單位名稱及聯(lián)系方式：同5.2.6。

5.4.12生產(chǎn)單位名稱及聯(lián)系方式：同5.2.7。

5.4.13委托單位名稱及聯(lián)系方式：同5.2.8。

5.4.14抽樣人員：按照抽樣規(guī)定實施采樣的人員，一般要求是兩名抽樣人員。

5.4.15樣品特性、狀態(tài)描述：應由檢查封樣人員簡明、完整、清晰地描述樣品的封樣狀態(tài)、樣品的特

性及明確的標識信息。

5.4.16樣品數(shù)量：包括樣品抽樣基數(shù)和檢驗用量及備樣量，產(chǎn)品標準對抽樣方法及數(shù)量有規(guī)定的應按

照規(guī)定執(zhí)行。

5.4.17檢查封樣人員：檢驗檢測機構(gòu)負責樣品驗收入庫的人員一般為兩名，需檢查確認樣品狀態(tài)并簽

字。

5.4.18樣品抽樣單編號：對于監(jiān)督抽檢任務，抽樣單編號按相應的編號規(guī)則填寫。不涉及抽樣環(huán)節(jié)，

填寫“/”即可。

5.4.19抽樣地點：具體實施抽樣的地點，例如生產(chǎn)加工地點的廠房，流通環(huán)節(jié)的超市、市場等。

5.4.20抽樣日期：對樣品實施抽樣的日期，具體到年、月、日。

5.4.21檢驗檢測日期：從檢驗檢測開始到結(jié)束的時間段，包括對樣品的預處理時間。

5.4.22檢驗檢測依據(jù)：即檢驗檢測方法依據(jù)和判定依據(jù)，具體包括現(xiàn)行有效的國家標準、行業(yè)標準、

地方標準、團體標準和企業(yè)標準等，依據(jù)的標準以“標準編號—標準年代號”形式填寫。依據(jù)其他技術(shù)

文件，則以該文件的全稱表示。

5.4.23檢驗檢測結(jié)論：包括肯定性結(jié)論和否定性結(jié)論兩種形式。一般使用下列用語：

a)肯定性結(jié)論:

1)抽檢合格或抽檢符合×級（等）品，用于抽樣檢驗;

2)合格或×級（等）品，用于送樣委托檢驗;

3)所檢項目合格，用于只作部分項目的檢驗。

b)否定性結(jié)論：

1）不合格；

4

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2）抽檢不合格或抽檢不符合×級（等）品，用于檢驗結(jié)果與原定等級不符的抽樣檢驗，在備

注欄要標明“與原定等級不符”。

5.4.24簽發(fā)：經(jīng)主檢/編制人，審核人，批準人（授權(quán)簽字人）簽字或等效的標識，可發(fā)放報告。

5.4.25備注：當需要時對檢驗結(jié)果做出的解釋和說明，其內(nèi)容應符合GB/T27025-2019中7.8.7條款

規(guī)定。也可對采用非標準方法、分包檢驗、未檢項目、質(zhì)量等級不符等檢驗情況進行說明。

5.5數(shù)據(jù)頁

5.5.1數(shù)據(jù)頁包括檢驗檢測機構(gòu)名稱、報告標題、報告編號、頁碼編號、檢驗檢測數(shù)據(jù)、結(jié)果的描述，

通常使用表格模式進行描述，最后封尾以表結(jié)束。

5.5.2檢驗檢測機構(gòu)名稱、標題、檢驗報告編號、頁碼編號填寫要求同首頁。

5.5.3序號：宜用阿拉伯數(shù)字順序表示。序號與檢驗檢測項目、技術(shù)要求/標準指標、檢驗檢測數(shù)據(jù)結(jié)

果、單項判定、檢驗依據(jù)等相對應。

5.5.4檢驗檢測項目：和檢驗檢測依據(jù)中名稱相同，不應簡稱、簡寫；若為自行歸納名稱，應準確、簡

潔、完整；計量單位欄可與該欄合并使用。

5.5.5技術(shù)要求/標準指標：檢驗依據(jù)對檢驗項目所規(guī)定的技術(shù)要求/標準指標。用數(shù)值或文字等按照技

術(shù)要求/標準要求描述。極限數(shù)值若用文字、符號描述，其用語、符號應符合GB/T8170-2008中4.1

和4.2條款規(guī)定。

5.5.6檢驗檢測結(jié)果：對樣品的檢驗檢測項目進行檢測而得到的數(shù)據(jù)、結(jié)果。用數(shù)值描述的不再列出計

量單位，用文字描述的要簡潔、明確。按下列原則填寫：

a)一個樣本單位、一個檢驗檢測項目有一個或一組實測數(shù)據(jù)、結(jié)果；

b)對于定量指標，應填寫數(shù)值。實測數(shù)值或其計算值的有效位數(shù)，標準有規(guī)定的按標準規(guī)定，產(chǎn)

品標準和方法標準要求不一致時，按產(chǎn)品標準報出，數(shù)值修約應符合GB/T8170-2008全文規(guī)

定；若標準無規(guī)定，只要量具、儀器分辨力足夠，按標準極限數(shù)值的位數(shù)多一位報出，需數(shù)

值修約時應符合GB/T8170-2008全文規(guī)定；對定量指標用專用量具檢驗時，可用“通過”或

“不通過”表示。當定量指標的檢驗檢測數(shù)據(jù)、結(jié)果用“未檢出”表示時，應給出所用檢測

方法的檢出限或定量限；

c)對于定性指標，當產(chǎn)品實際狀況能夠描述清楚時，可填寫“符合要求”或描述具體符合或不

符合的內(nèi)容；當產(chǎn)品實際狀況描述可能產(chǎn)生歧義時，須詳細描述，如顏色、外觀、形狀、結(jié)

構(gòu)、現(xiàn)象、標識等；

d)機構(gòu)在檢驗檢測項目中有測量不確定度要求時、檢驗檢測出現(xiàn)臨界值、內(nèi)部質(zhì)量控制或客戶

有要求時，報告測量不確定度；

e)對于同類產(chǎn)品有固定的報告格式，而其中某種產(chǎn)品無格式中的某項指標或功能，應在“檢驗

檢測數(shù)據(jù)、結(jié)果”欄填寫“不適用”或填“—”或“/”，但應做出說明；

f)檢驗檢測項目需用一個以上樣本單位才能完成檢驗檢測時，其檢驗檢測數(shù)據(jù)、結(jié)果應和各個

5

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樣本單位一一對應。

5.5.7單項判定：將檢驗結(jié)果與技術(shù)要求/標準要求進行比較后對該檢驗項目作出的單項判定結(jié)論。對

給出判定數(shù)組的判定單元，用“合格”、“不合格”、“符合”、“不符合”表示。對未給出判定數(shù)組

的判定單元，在“判定”欄中劃“/”。

5.5.8檢驗檢測方法應填檢驗檢測項目能直接對應的方法標準號、條款號。

5.5.9封尾：數(shù)據(jù)頁最后尚有空白，應標注“以下空白”字樣或劃休止符“—”表示結(jié)束。

5.6原始記錄的編制要求

5.6.1檢驗檢測機構(gòu)應授權(quán)有能力的人員編制、審核記錄，并經(jīng)批準后發(fā)布實施（參見附錄B）。

5.6.2記錄的編制應遵循：

a)在記錄中以簽名或等效標識的方式記錄完成該項工作的人員。必要時要有審核確認和批準該

項工作的人員簽名或等效標識。每一頁均應有至少一人簽名，或首末頁前面并加蓋騎縫章；

b)記錄中以日期的方式記錄該項工作的完成時間；

注1：必要時完成時間要以時、分為單位記錄。

注2：必要時要記錄該項工作的開始時間和結(jié)束時間，如檢測時間。

注3：必要時要記錄峰值時間，如環(huán)境溫度記錄一天中使用場所的最高溫度和最低溫度的時間。

c)記錄應有足夠的信息量，既要滿足該項工作依據(jù)文件的要求，還要同時滿足溯源要求和確保

與同類工作的區(qū)分；

d)編制記錄時，可采用引導填空的方式，促使使用時能夠準確填寫；

e)記錄末行后宜使用“以下空白”或終止符結(jié)束，終止符應為版心寬度的四分之一長；

f)記錄應連續(xù)編排頁碼，可采用“”的格式表達；

g)編制記錄時應充分考慮該項工作可能出現(xiàn)的偏離，應有記錄偏離情況的欄目；

h)記錄中應使用規(guī)范的簡體中文，應使用法定計量單位。

5.6.3應定期審核記錄的格式、信息量、載體等，確保記錄的信息的充分性、邏輯性、適用性。需要時，

應修訂并更新記錄。

5.6.4記錄的載體可以是硬拷貝、紙質(zhì)載體或電子媒體等形式，也可以是多種形式相結(jié)合。

6記錄的使用

6.1應使用經(jīng)批準并受控管理的記錄。

6.2應按照記錄內(nèi)容的要求如實填寫，確保記錄的原始性。填寫內(nèi)容完整、準確。手寫方式的記錄，應

書寫清晰、整潔，宜使用黑色或藍色書寫工具和便于閱讀的字體。電子記錄要是用規(guī)定的字號、字體、

顏色。

6.3工作進行中或現(xiàn)象、數(shù)據(jù)產(chǎn)生時予以記錄，不應追記、謄抄記錄。

6

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6.4修改記錄時：

a)應由原填寫記錄人員或其授權(quán)的人員修改；

b)手寫方式的原始記錄應采用杠改，不應涂改，確保修改前后的內(nèi)容清晰、完整。電子記錄同

等要求；

c)修改人員要簽名（或等效標識），必要時注明修改日期和修改原因。

7記錄的保存

7.1使用完的記錄應進行歸檔保存。

7.2當記錄載體的保存場所、保存方式、環(huán)境條件等對載體的保存期有顯著影響時，應將影響因素制定

成文件，并監(jiān)測、控制、記錄這些影響因素。如紙質(zhì)載體保存場所應考慮溫度、濕度、防火、防水、防

霉、防蟲等因素，電子媒體應考慮溫度、濕度、強光、電磁場等因素。電子媒體應異地備份。

7.3應明確規(guī)定記錄的保存期限，確保保存期限內(nèi)記錄的完整性：

a)不同種類的記錄的保存期限應有所不同。如原始記錄、報告、證書的保存期通常不少于6年；

b)檢驗檢測機構(gòu)應關(guān)注不同記錄載體的可保存期。如電子媒體記錄要確保其讀取軟件持續(xù)可用。

7.4記錄的借閱要經(jīng)過批準，并保存借閱記錄。

7.5如果記錄涉及國家秘密、商業(yè)秘密、客戶秘密，應有相應的保密措施。

8過期記錄的處置

8.1受控版本更新后，未使用的空白記錄應及時標識或銷毀，避免使用無效版本。

8.2超過保存期限的記錄，經(jīng)批準，應按規(guī)定銷毀并保留銷毀記錄。銷毀時應確保不泄露記錄中的信息

或秘密。

7

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附錄A

（資料性）

檢驗檢測報告示例

A.1檢驗檢測報告封面

見圖A.1。

圖A.1檢驗檢測報告封面

8

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A.2委托類食品檢驗報告注意事項

見圖A.2。