合同審核與管理標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)一、手冊(cè)適用范圍與核心價(jià)值本手冊(cè)旨在為企業(yè)合同管理提供全流程標(biāo)準(zhǔn)化指引，適用于企業(yè)法務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)及相關(guān)崗位人員（如合同專員、業(yè)務(wù)經(jīng)理、法務(wù)主管*等）。覆蓋購(gòu)銷合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等各類合同的起草、審核、簽署、履行、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過(guò)規(guī)范操作降低法律風(fēng)險(xiǎn)、提高合同管理效率、保障企業(yè)合法權(quán)益，助力實(shí)現(xiàn)合同管理“流程標(biāo)準(zhǔn)化、風(fēng)險(xiǎn)可控化、文檔規(guī)范化”的目標(biāo)。二、合同全生命周期管理流程詳解合同管理需遵循“事前預(yù)防、事中控制、事后完善”原則，按以下階段有序推進(jìn)：（一）合同起草階段：精準(zhǔn)對(duì)接需求，保證內(nèi)容完整操作步驟：需求對(duì)接與資料收集業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起合同需求時(shí)，需向合同專員*提供以下資料：《合同需求審批單》（含標(biāo)的、金額、履行期限、核心條款等）、對(duì)方主體資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等）、項(xiàng)目背景說(shuō)明、特殊要求（如驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款條件等）。合同專員與業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、需求方*溝通，明確合同目的、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等關(guān)鍵要素，保證需求無(wú)歧義。模板選擇與內(nèi)容填充優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》），無(wú)模板時(shí)參考行業(yè)示范文本或法務(wù)部門(mén)擬定的框架。按模板要求填寫(xiě)合同基本信息：合同編號(hào)（規(guī)則：年份-部門(mén)代碼-合同類型序號(hào)，如“2024-CG-001”）、合同名稱（需明確標(biāo)的和類型，如“辦公設(shè)備采購(gòu)合同”）、簽約主體全稱（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）、簽訂日期、地址、聯(lián)系方式等。核心條款擬定主體條款：核實(shí)對(duì)方主體資格，明確甲方（委托方/采購(gòu)方）、乙方（服務(wù)方/供應(yīng)商）全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人。標(biāo)的條款：清晰描述合同標(biāo)的（如“型號(hào)為的筆記本電腦10臺(tái)”“項(xiàng)目開(kāi)發(fā)服務(wù)”），數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需引用國(guó)標(biāo)/行標(biāo)或約定具體參數(shù)）。權(quán)利義務(wù)條款：明確雙方主要權(quán)利（如甲方按時(shí)付款權(quán)、乙方交付成果權(quán)）和主要義務(wù)（如乙方保質(zhì)保量履約、甲方提供必要配合）。履行條款：約定履行期限（如“自合同簽訂之日起30日內(nèi)交付”）、地點(diǎn)（如“甲方指定倉(cāng)庫(kù)”）、方式（如“分批交付，每批驗(yàn)收合格后付款”）。價(jià)款支付條款：明確金額（大小寫(xiě)一致）、幣種、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款30%到賬后開(kāi)工，驗(yàn)收合格后付70%”）、賬戶信息（戶名、開(kāi)戶行、賬號(hào)，需與對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）。違約責(zé)任條款：約定違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格）及對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式（如“按逾期金額每日萬(wàn)分之五支付違約金”）、賠償范圍（直接損失+合理費(fèi)用）。爭(zhēng)議解決條款：優(yōu)先約定“向企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院起訴”，避免選擇仲裁機(jī)構(gòu)（除非特殊需求）。其他條款：保密義務(wù)（如“未經(jīng)對(duì)方書(shū)面同意，不得泄露商業(yè)秘密”）、合同生效條件（如“雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章后生效”）、份數(shù)（如“一式肆份，雙方各執(zhí)貳份，具有同等法律效力”）。內(nèi)部初審業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人*對(duì)合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求的匹配性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核對(duì)標(biāo)的、金額、履行期限等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確，簽署《合同內(nèi)部初審意見(jiàn)表》。（二）合同審核階段：多維度把控風(fēng)險(xiǎn)，保證合法合規(guī)操作步驟：形式審核合同專員*檢查合同文本完整性：是否包含所有必備條款、附件是否齊全（如技術(shù)附件、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）、簽字蓋章處是否預(yù)留、頁(yè)碼是否連續(xù)、有無(wú)涂改（涂改需雙方蓋章確認(rèn)）。實(shí)質(zhì)審核（按審核順序）業(yè)務(wù)部門(mén)審核：由業(yè)務(wù)經(jīng)理*負(fù)責(zé)，審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求，標(biāo)的、質(zhì)量、履行期限等是否滿足項(xiàng)目要求，是否存在履約風(fēng)險(xiǎn)（如乙方產(chǎn)能不足）。財(cái)務(wù)部門(mén)審核：由財(cái)務(wù)主管*負(fù)責(zé)，審核價(jià)款計(jì)算是否準(zhǔn)確、支付方式是否符合財(cái)務(wù)制度、發(fā)票類型（如“增值稅專用發(fā)票”）及開(kāi)票要求是否明確、資金安排是否合理。法務(wù)部門(mén)審核：由法務(wù)專員*負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核：主體合法性：對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合同標(biāo)的，是否存在經(jīng)營(yíng)異?；驀?yán)重違法記錄（通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)）；條款合法性：是否違反法律、行政法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如“不得約定高利貸”“不得侵犯第三方知識(shí)產(chǎn)權(quán)”）；權(quán)義務(wù)對(duì)等性：是否存在單方面加重企業(yè)責(zé)任、減輕對(duì)方責(zé)任的“霸王條款”；潛在風(fēng)險(xiǎn)：爭(zhēng)議解決條款是否明確、違約責(zé)任是否可執(zhí)行、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰等。分管領(lǐng)導(dǎo)審核：由業(yè)務(wù)分管副總或總經(jīng)理負(fù)責(zé)，審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、重大合同（金額超萬(wàn)元或涉及核心業(yè)務(wù)）需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。意見(jiàn)反饋與修改審核人需在《合同審核意見(jiàn)表》（見(jiàn)附件1）中明確填寫(xiě)審核意見(jiàn)及修改建議，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”。合同專員*匯總審核意見(jiàn)，與起草部門(mén)（業(yè)務(wù)部門(mén)）溝通修改，修改后再次送交原審核人確認(rèn)，直至所有審核環(huán)節(jié)通過(guò)。（三）合同簽署階段：規(guī)范簽署手續(xù)，保證法律效力操作步驟：簽署準(zhǔn)備合同專員*根據(jù)審核通過(guò)的最終文本制作正式合同文本（一式X份，份數(shù)按需確定），打印清晰、無(wú)錯(cuò)字，檢查合同編號(hào)是否連續(xù)。準(zhǔn)備簽約所需材料：法定代表人身份證明（如需授權(quán)簽署，需提供《授權(quán)委托書(shū)》，明確授權(quán)范圍、期限）、簽約雙方公章/合同專用章（電子合同需使用電子簽章，符合《電子簽名法》要求）。簽署執(zhí)行雙方代表簽字：法定代表人或授權(quán)代表需在合同簽字處親筆簽名（或蓋章+簽名），字跡清晰可辨；加蓋公章：合同文本需在落款處加蓋雙方公章或合同專用章，“騎縫章”需覆蓋合同所有頁(yè)（多頁(yè)合同）；簽署時(shí)間：填寫(xiě)實(shí)際簽署日期（與合同生效日期一致）。簽署確認(rèn)合同專員*收回對(duì)方簽署的合同文本，核對(duì)簽字蓋章是否完整、與留存文本是否一致，簽署《合同簽署確認(rèn)表》（見(jiàn)附件2）。（四）合同履行階段：動(dòng)態(tài)跟蹤進(jìn)度，及時(shí)處理異常操作步驟：履行交底業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人向執(zhí)行人員（如項(xiàng)目經(jīng)理）明確合同履行要點(diǎn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警點(diǎn)，發(fā)放《合同履行交底記錄》（見(jiàn)附件3）。履行跟蹤執(zhí)行人員按合同約定跟蹤履行進(jìn)度，如乙方交付貨物、提供服務(wù)時(shí)，需核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量是否符合約定，填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)附件4），記錄“計(jì)劃時(shí)間”“實(shí)際時(shí)間”“完成情況”“存在問(wèn)題”。發(fā)覺(jué)履行異常（如乙方逾期交貨、質(zhì)量不合格），需在24小時(shí)內(nèi)向業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和法務(wù)專員報(bào)告，啟動(dòng)異常處理流程。驗(yàn)收與確認(rèn)合同標(biāo)的交付后，由業(yè)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)（如需）、法務(wù)部門(mén)共同驗(yàn)收，填寫(xiě)《合同驗(yàn)收單》（見(jiàn)附件5），明確“驗(yàn)收結(jié)果”（合格/不合格）、“不合格處理方式”（如退貨、整改）、“驗(yàn)收日期”。驗(yàn)收合格后，及時(shí)向?qū)Ψ匠鼍唑?yàn)收證明，作為付款依據(jù)。付款執(zhí)行財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定和驗(yàn)收證明，辦理付款手續(xù)，填寫(xiě)《合同付款審批表》，附合同文本、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料，按財(cái)務(wù)審批流程報(bào)批。（五）合同歸檔階段：規(guī)范文檔管理，保證可追溯操作步驟：資料整理合同履行完畢（或終止）后，合同專員*收集合同相關(guān)資料：合同文本（含附件）、審批流程文件（需求審批單、審核意見(jiàn)表、簽署確認(rèn)表）、履行記錄（交付單、驗(yàn)收單、付款憑證）、溝通函件（郵件、函件）、爭(zhēng)議處理材料（如調(diào)解協(xié)議、判決書(shū)）等，保證資料完整、無(wú)缺失。分類存儲(chǔ)按合同類型（采購(gòu)、服務(wù)、勞動(dòng)合同等）、簽訂年度對(duì)合同進(jìn)行分類，編制《合同歸檔目錄》（見(jiàn)附件6），注明“歸檔編號(hào)”“合同名稱”“歸檔日期”“保管期限”“存放位置”（如“檔案室-2024年-采購(gòu)合同-001”）。紙質(zhì)合同裝入檔案袋，標(biāo)注合同編號(hào)和名稱，存放在干燥、通風(fēng)的檔案柜中；電子合同掃描存檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限。借閱管理員工因工作需要借閱合同檔案，需填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和法務(wù)專員批準(zhǔn)后，方可借閱；借閱期限不超過(guò)3天，到期歸還，損壞或丟失需按企業(yè)規(guī)定賠償。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)操作指引與模板附件1：合同審核意見(jiàn)表審核環(huán)節(jié)審核人審核意見(jiàn)（可多選，需具體說(shuō)明）修改建議（如有）審核時(shí)間業(yè)務(wù)部門(mén)審核*□同意□修改后同意□不同意（需說(shuō)明理由）標(biāo)的型號(hào)需補(bǔ)充具體參數(shù)2024-03-0110:00財(cái)務(wù)部門(mén)審核*□同意□修改后同意□不同意（需說(shuō)明理由）付款節(jié)點(diǎn)調(diào)整為“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)”2024-03-0114:00法務(wù)部門(mén)審核*□同意□修改后同意□不同意（需說(shuō)明理由）增加“爭(zhēng)議解決費(fèi)用由敗訴方承擔(dān)”條款2024-03-0209:00附件2：合同簽署確認(rèn)表合同編號(hào)合同名稱簽署日期甲方簽署情況（簽字/蓋章）乙方簽署情況（簽字/蓋章）騎縫章情況確認(rèn)人確認(rèn)時(shí)間2024-CG-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同2024-03-05（蓋章）（簽字+蓋章）完整趙六*2024-03-0516:00附件3：合同履行交底記錄合同編號(hào)合同名稱交底部門(mén)交底人交底時(shí)間接收人2024-FW-002網(wǎng)站開(kāi)發(fā)服務(wù)合同市場(chǎng)部錢(qián)七*2024-04-0109:00孫八*核心履行要點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警點(diǎn)應(yīng)急聯(lián)系人1.需在4月30日前完成首頁(yè)設(shè)計(jì)稿確認(rèn)；2.分三階段開(kāi)發(fā)，每階段驗(yàn)收合格后支付30%款1.乙方逾期超7天，需發(fā)催告函；2.需求變更需書(shū)面確認(rèn)法務(wù)專員：，電話：（內(nèi)部號(hào)）附件4：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履行階段計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間完成情況（□正?！跹舆t□異常）問(wèn)題描述處理措施責(zé)任人2024-FW-002網(wǎng)站開(kāi)發(fā)服務(wù)合同首頁(yè)設(shè)計(jì)稿交付2024-04-302024-05-02□延遲乙方設(shè)計(jì)師臨時(shí)請(qǐng)假協(xié)調(diào)乙方增派人員，5月3日前交付周九*附件5：合同驗(yàn)收單合同編號(hào)合同名稱標(biāo)的名稱驗(yàn)收日期驗(yàn)收部門(mén)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（引用附件/合同條款）驗(yàn)收結(jié)果（□合格□不合格）不合格處理方式驗(yàn)收人2024-CG-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同聯(lián)想ThinkPad筆記本10臺(tái)2024-03-10行政部、IT部合同附件1技術(shù)參數(shù)要求□合格-吳十*附件6：合同歸檔目錄歸檔編號(hào)合同名稱合同類型簽訂日期歸檔日期保管期限存放位置經(jīng)辦人2024-DA-001采購(gòu)合同采購(gòu)合同2024-01-152024-01-2010年檔案室-A柜-001鄭十一*2024-DA-002服務(wù)合同服務(wù)合同2024-02-282024-03-0510年檔案室-A柜-002鄭十一*四、風(fēng)險(xiǎn)防控與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)守“合法”底線主體資格審查：簽約前務(wù)必核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，授權(quán)簽署的需核查《授權(quán)委托書(shū)》（載明授權(quán)范圍、期限），避免與無(wú)民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約；涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療）的，需核查對(duì)方行業(yè)許可證。條款合法性：禁止約定“一方放棄權(quán)利”“一方免除責(zé)任”等無(wú)效條款，違約金不得過(guò)分高于實(shí)際損失（一般不超過(guò)實(shí)際損失的30%），爭(zhēng)議解決條款需明確、唯一。（二）流程執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)：杜絕“跳步”行為審核環(huán)節(jié)不可逆：必須按“業(yè)務(wù)→財(cái)務(wù)→法務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)”順序?qū)徍?，未?jīng)審核或?qū)徍宋赐ㄟ^(guò)不得簽署；重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議，避免“先簽后審”。簽署手續(xù)需規(guī)范：簽字需由法定代表人或授權(quán)代表親筆簽名，公章需清晰、與主體名稱一致，電子合同需使用合法第三方電子簽章平臺(tái)（如e簽寶、法大大）。（三）溝通協(xié)作風(fēng)險(xiǎn)：保證“信息對(duì)稱”跨部門(mén)協(xié)作：業(yè)務(wù)部門(mén)需向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)提供完整背景信息（如項(xiàng)目緊急性、對(duì)方合作歷史），避免因信息不全導(dǎo)致審核偏差；法務(wù)部門(mén)需用通俗語(yǔ)言解釋法律風(fēng)險(xiǎn)，便于業(yè)務(wù)部門(mén)理解。外部溝通留痕：與對(duì)方的所有溝通（如需求變更、催告履行）盡量采用書(shū)面形式（郵件