合同管理標準化流程及模板工具一、合同管理標準化工具的適用范圍與核心價值（一）適用場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同全生命周期管理，具體包括但不限于：業(yè)務(wù)部門：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等業(yè)務(wù)類合同的發(fā)起與需求提報；法務(wù)/合規(guī)部門：合同條款審核、法律風險把控、合規(guī)性審查；財務(wù)部門：合同金額、付款條款、稅務(wù)條款的財務(wù)合規(guī)性審核；管理層：重大合同的審批、決策與簽署授權(quán)；檔案管理部門：合同文本的歸檔、保管與借閱管理。（二）核心價值通過標準化流程與工具，實現(xiàn)合同管理的“規(guī)范化、流程化、可追溯化”，降低合同法律風險，提高合同審批效率，保障企業(yè)合法權(quán)益，同時為后續(xù)合同履約、糾紛處理提供數(shù)據(jù)支持。二、合同管理全生命周期標準化操作流程合同管理涵蓋“需求發(fā)起—起草評審—談判簽署—履行跟蹤—歸檔終止”五大階段，各階段操作步驟及責任主體（一）需求發(fā)起與審批階段目標：明確合同需求，保證必要性與可行性，避免無效合同。步驟操作內(nèi)容責任主體輸出成果1.需求提報業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同需求申請表》，明確合同背景、交易對方、核心需求（標的、數(shù)量、金額、履行期限等）及所需支持資源。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*《合同需求申請表》2.部門初審部門負責人審核需求的必要性、與業(yè)務(wù)目標的匹配度及資源可行性，簽署審批意見。部門負責人*審批后的《合同需求申請表》3.法務(wù)預審（可選）對于金額較大、類型復雜或涉及重大風險的合同，法務(wù)部門提前介入，對交易主體合法性、核心條款風險進行初步判斷，反饋預審意見。法務(wù)專員*《合同法務(wù)預審意見表》（二）合同起草與評審階段目標：保證合同內(nèi)容完整、條款合規(guī)、風險可控。步驟操作內(nèi)容責任主體輸出成果1.起草合同業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求審批結(jié)果，選用對應(yīng)類型合同模板（如采購合同、銷售合同模板），填寫具體條款（當事人信息、標的、價款、履行方式、違約責任等）。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*《合同（草案）》2.內(nèi)部評審（1）業(yè)務(wù)評審：業(yè)務(wù)部門負責人審核合同內(nèi)容與需求的匹配度、技術(shù)參數(shù)的準確性；（2）財務(wù)評審：財務(wù)部門審核金額、付款方式、稅務(wù)處理、發(fā)票要求等；（3）法務(wù)評審：法務(wù)部門審核主體資格、條款合法性、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責任、爭議解決方式等。業(yè)務(wù)負責人、財務(wù)負責人、法務(wù)專員*《合同評審意見表》（含各環(huán)節(jié)評審意見）3.修改定稿業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)評審意見修改合同草案，直至所有評審環(huán)節(jié)通過后，形成《合同（終稿）》。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*《合同（終稿）》（含評審意見表）（三）談判與簽署階段目標：明確雙方權(quán)利義務(wù)，保證合同簽署合法有效。步驟操作內(nèi)容責任主體輸出成果1.合同談判雙方就合同條款（特別是價格、履行期限、驗收標準、違約責任等核心條款）進行協(xié)商，談判結(jié)果需與《合同（終稿）》一致，如有重大變更需重新履行評審流程。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、法務(wù)專員（必要時）、對方授權(quán)代表*談判紀要（如有重大變更）2.授權(quán)簽署（1）內(nèi)部簽署：根據(jù)企業(yè)授權(quán)制度，由法定代表人或其授權(quán)代表簽署，需核對授權(quán)范圍與權(quán)限；（2）外部簽署：對方需提供《授權(quán)委托書》（加蓋公章或合同章），核對身份與授權(quán)后簽署。授權(quán)簽署人、對方授權(quán)代表簽署完成的合同正本（至少一式兩份）3.合同分發(fā)簽署完成后，合同正本由檔案管理部門留存，業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門根據(jù)需要留存副本或掃描件，并建立《合同登記臺賬》。檔案管理員*《合同登記臺賬》、合同分發(fā)表（四）履行與跟蹤階段目標：監(jiān)控合同履行情況，及時發(fā)覺并處理履約風險，保障合同目的實現(xiàn)。步驟操作內(nèi)容責任主體輸出成果1.履行計劃制定業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，制定《合同履行計劃》，明確關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點）及責任人。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*《合同履行計劃》2.履約跟蹤業(yè)務(wù)部門按履行計劃跟蹤合同進展，記錄履行情況（如交付憑證、驗收報告、溝通函件等），發(fā)覺異常及時上報并啟動風險應(yīng)對。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、部門負責人《合同履行跟蹤表》、履約過程文件3.變更與解除（1）變更：如需變更合同內(nèi)容，雙方需簽訂《補充協(xié)議》，履行原合同評審流程；（2）解除：符合約定或法定解除條件的，需簽訂《解除協(xié)議》，明確解除后的責任承擔（如已履行部分的結(jié)算、違約賠償?shù)龋?。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、法務(wù)專員、雙方授權(quán)代表*《補充協(xié)議》或《解除協(xié)議》、變更/解除審批表（五）歸檔與終止階段目標：規(guī)范合同檔案管理，保證合同資料完整可查，支持后續(xù)審計與糾紛處理。步驟操作內(nèi)容責任主體輸出成果1.檔案整理合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同正本、附件（如需求申請表、評審表、履行計劃、驗收報告等）、補充/解除協(xié)議等資料整理成套，提交檔案管理部門。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、檔案管理員完整的合同檔案資料2.歸檔登記檔案管理部門對合同資料進行分類編號、登記造冊，納入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，明保證管期限（一般為合同終止后10年，涉及爭議的保留至爭議解決完畢）。檔案管理員*《合同歸檔清單》、檔案管理系統(tǒng)記錄3.借閱管理建立合同借閱審批流程，因工作需要借閱合同檔案的，需經(jīng)部門負責人及檔案管理部門批準，借閱期限不超過15天，不得復制、涂改檔案原件。檔案管理員、借閱人《合同借閱申請表》、借閱登記臺賬三、合同管理常用模板工具及填寫說明（一）合同需求申請表表頭字段填寫說明示例（簡化版）申請日期年/月/日2023-10-08合同編號（暫定）按規(guī)則編制，如“CG-2023-001”（采購-年份-序號）CG-2023-015申請人姓名、所屬部門張*（采購部）聯(lián)系方式電話（內(nèi)部短號）8888合同類型采購/銷售/服務(wù)/合作等服務(wù)合同交易對方名稱全稱，與營業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司核心需求明細標的（服務(wù)內(nèi)容）、數(shù)量、金額（含幣種）、履行期限、交付標準等標的：軟件開發(fā)服務(wù)；數(shù)量：1套；金額：50萬元；履行期限：2023.11.01-2024.04.30所需附件報價單、技術(shù)參數(shù)、對方資質(zhì)等《公司報價單》《技術(shù)規(guī)格說明書》部門負責人審批意見簽字+日期同意，請法務(wù)預審。李*2023.10.09（二）合同評審意見表評審環(huán)節(jié)評審要點評審意見（示例）評審人日期業(yè)務(wù)評審需求匹配度、技術(shù)參數(shù)準確性服務(wù)內(nèi)容與部門年度信息化建設(shè)目標一致，技術(shù)參數(shù)明確。王*（業(yè)務(wù)負責人）2023.10.10財務(wù)評審金額合理性、付款方式金額在預算范圍內(nèi)，建議分三期付款（30%預付款、60%到貨款、10%質(zhì)保金）。劉*（財務(wù)負責人）2023.10.10法務(wù)評審主體資格、條款合法性對方營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，建議增加“數(shù)據(jù)保密條款”及“違約金上限約定”。陳*（法務(wù)專員）2023.10.11（三）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段關(guān)鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任人完成情況說明CG-2023-015軟件開發(fā)服務(wù)合同需求調(diào)研需求確認書簽署2023.11.152023.11.12張*雙方已確認需求文檔，無異議CG-2023-015軟件開發(fā)服務(wù)合同系統(tǒng)開發(fā)第一階段開發(fā)完成2024.01.102024.01.15張*因需求微調(diào)延期5天，已書面通知對方（四）合同歸檔清單歸檔編號合同編號合同名稱簽署日期歸檔日期保管期限檔案盒編號備注DA-2023-008CG-2023-015軟件開發(fā)服務(wù)合同2023.10.202023.10.252034.10.20A-2023-15含補充協(xié)議1份四、合同管理風險防控關(guān)鍵注意事項（一）合同主體資格審查要點核實對方營業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本）、法定代表人身份證明，確認主體資格合法有效；涉及特殊行業(yè)的（如食品、建筑），需核查對方行業(yè)許可證（如食品生產(chǎn)許可證、建筑資質(zhì)證書）；簽署人需提供《授權(quán)委托書》（加蓋公章），明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限，避免無權(quán)代理風險。（二）合同條款核心風險防范標的條款：明確名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，避免模糊表述（如“一批”“約萬元”）；質(zhì)量條款：約定質(zhì)量標準（國家標準、行業(yè)標準或雙方約定標準）、驗收方法及期限；價款條款：明確金額、幣種、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬需注明賬號）、發(fā)票類型及開具時間；履行條款：明確履行期限、地點、方式，交付需有簽收憑證，驗收需形成書面報告；違約責任：約定違約情形、違約金計算方式（不超過實際損失的30%）、爭議解決方式（訴訟或仲裁，明確管轄法院/仲裁機構(gòu)）。（三）合同履行過程證據(jù)