會議室預(yù)定及使用管理標準化模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、機關(guān)及社會組織內(nèi)部會議室的預(yù)定、使用及全流程管理，旨在規(guī)范會議室資源分配、提升使用效率、保障會議秩序。典型應(yīng)用場景包括：內(nèi)部工作會議：部門例會、項目推進會、專題研討會等；跨部門協(xié)作會議：多部門聯(lián)合協(xié)調(diào)會、跨區(qū)域/分支機構(gòu)視頻會議；外部接待會議：客戶洽談、供應(yīng)商對接、合作伙伴交流等；培訓(xùn)與活動：員工培訓(xùn)、小型宣講會、團隊建設(shè)活動等。二、會議室預(yù)定及使用全流程操作指南（一）會議預(yù)定申請發(fā)起申請：預(yù)定人需提前通過指定系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、釘釘/企業(yè)審批模塊）或填寫《會議室預(yù)定登記表》（見本文模板表格部分），提交預(yù)定申請。申請內(nèi)容需明確：會議主題、預(yù)定日期、具體時間段（精確到30分鐘，如09:00-10:30）、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板、麥克風(fēng)等）、特殊需求（如茶歇、橫幅擺放等）。填寫規(guī)范：會議主題需簡潔明了，避免使用“內(nèi)部會議”“臨時溝通”等模糊表述；參會人數(shù)需與會議室容量匹配（會議室容量標注于會議室門口及預(yù)定系統(tǒng)內(nèi)）；設(shè)備需求需勾選“必需”或“可選”，避免過度申請導(dǎo)致資源浪費。（二）預(yù)定審核與確認審核流程：常規(guī)會議：由預(yù)定人所在部門負責(zé)人審核，重點核對會議必要性、時間沖突及資源匹配度；跨部門/重要會議：需額外提交至行政部（或后勤部）復(fù)核，確認會議室資源及設(shè)備可用性；外部接待會議：需經(jīng)行政負責(zé)人審批，明確接待規(guī)格及配套服務(wù)（如茶水、席卡等）。審核時限：常規(guī)預(yù)定需在會議前1個工作日內(nèi)完成審核；大型會議（參會人數(shù)50人以上）或特殊需求會議需提前3個工作日提交申請。結(jié)果反饋：審核通過后，系統(tǒng)自動發(fā)送預(yù)定確認通知（或郵件/短信），包含會議室編號、位置、使用時間及注意事項；審核未通過時，需注明原因（如時間沖突、資源不足等），并建議調(diào)整時間或更換會議室。（三）使用前準備會議室檢查：行政部（或會議室管理員）在會議開始前30分鐘開啟會議室，檢查設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等）是否正常運行，環(huán)境整潔度（桌面、地面、白板是否清潔）是否符合標準。若設(shè)備故障，需提前通知預(yù)定人并協(xié)調(diào)更換會議室或啟用備用設(shè)備。物資擺放：根據(jù)預(yù)定需求擺放設(shè)備（如投影儀開機、白板筆安裝）、物資（如礦泉水、席卡、會議資料），保證會議開始前準備就緒。（四）會議期間管理入場簽到：參會人員需在會議室門口簽到表（或電子簽到系統(tǒng)）上簽字，便于統(tǒng)計實際參會人數(shù)及會議室使用率。使用規(guī)范：禁止在會議室吸煙、飲食（特殊會議需經(jīng)行政部批準的區(qū)域除外）；愛護設(shè)備，禁止隨意移動、拆卸會議室固定設(shè)施；控制音量，避免影響周邊辦公區(qū)域；會議結(jié)束后，需將個人物品帶走，關(guān)閉投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等設(shè)備，保持桌面整潔。（五）會后反饋與記錄使用記錄：會議室管理員在會議結(jié)束后1小時內(nèi)，填寫《會議室使用記錄表》（見本文模板表格部分），記錄設(shè)備使用情況（是否故障）、清潔情況、實際參會人數(shù)及異常事件（如物品損壞、違規(guī)使用等）。問題反饋：若會議期間出現(xiàn)設(shè)備故障或環(huán)境問題，預(yù)定人需通過系統(tǒng)或郵件反饋至行政部，行政部需在24小時內(nèi)響應(yīng)并處理。三、標準化模板表格（含預(yù)定登記表與使用記錄表）（一）會議室預(yù)定登記表會議室信息預(yù)定信息會議詳情備注會議室編號：預(yù)定人（*）：會議主題：會議室名稱：所在部門：參會人數(shù)：會議室位置：聯(lián)系方式（*）：會議日期：____年__月__日容納人數(shù)：申請時間：______年__月__日開始時間：:是否需要茶水：□是□否結(jié)束時間：:是否需要橫幅：□是□否設(shè)備需求（可多選）審批信息特殊需求□投影儀部門負責(zé)人簽字：_________□擺放席卡（數(shù)量：____）□視頻會議系統(tǒng)行政部復(fù)核簽字：_________□提供會議資料（數(shù)量：____）□白板及白板筆審批日期：______年__月__日□其他：__________________□麥克風(fēng)□投影幕布（二）會議室使用記錄表使用日期會議室編號使用人（*）會議開始-結(jié)束時間實際參會人數(shù)設(shè)備使用情況清潔情況異常記錄簽字確認____年__月__日:-:□正?！豕收希ü收险f明：______）□合格□不合格（不合格說明：______）□無□有（異常說明：______）四、管理規(guī)范與常見問題處理（一）預(yù)定規(guī)則時限要求：常規(guī)會議室需提前至少2個工作日預(yù)定，緊急會議（需當(dāng)天召開）需通過電話（*）聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)，確認后30分鐘內(nèi)提交補填申請；預(yù)定時間最長不超過3小時（大型會議除外），若需延長，需在原預(yù)定結(jié)束時間前1小時重新申請。沖突處理：同一會議室出現(xiàn)多個預(yù)定申請時，按“先申請先審核”原則確認；若會議時間沖突，行政部有權(quán)協(xié)調(diào)調(diào)整會議室或建議調(diào)整會議時間，并提前通知預(yù)定人。取消與變更：預(yù)定人需在會議開始前4小時取消預(yù)定，否則將記入“會議室使用違規(guī)記錄”；變更會議時間、人數(shù)或設(shè)備需求需重新提交申請，原預(yù)定自動失效。（二）使用規(guī)范設(shè)備管理：會議室設(shè)備僅限會議期間使用，禁止挪作他用；使用投影儀、視頻會議系統(tǒng)等設(shè)備前，需閱讀《會議室設(shè)備操作指南》（張貼于會議室墻上），操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞的，需承擔(dān)維修費用。環(huán)境維護：禁止在會議室墻面、桌面上亂涂亂畫，違者按公司相關(guān)規(guī)定處罰；會議產(chǎn)生的垃圾（如紙杯、文件等）需自行清理并倒入垃圾桶，保持會議室整潔。（三）緊急情況處理設(shè)備突發(fā)故障：會議期間設(shè)備故障，使用人需立即聯(lián)系行政部（*），同時啟用備用設(shè)備（如便攜式投影儀、麥克風(fēng)）；若無法及時解決，需暫停會議并協(xié)調(diào)更換會議室，行政部需在30分鐘內(nèi)完成場地調(diào)配。安全事件：如遇火災(zāi)、漏水等突發(fā)情況，需立即疏散人員并聯(lián)系安保部