行政文秘常識類筆試題及答案一、單項(xiàng)選擇題（每題1分，共20分）1.以下哪種公文適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問？A.請示B.報(bào)告C.函D.通知答案：B解析：報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。請示是適用于向上級請求指示、批準(zhǔn)的公文；函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.公文的成文日期一般是指：A.公文起草的日期B.公文打印的日期C.公文簽發(fā)的日期D.公文分發(fā)的日期答案：C解析：公文的成文日期署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。3.下列屬于行政公文的是：A.計(jì)劃B.總結(jié)C.調(diào)查報(bào)告D.通告答案：D解析：通告是行政公文的一種，用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告屬于事務(wù)文書，不屬于行政公文范疇。4.辦公室管理的首要職能是：A.協(xié)調(diào)職能B.服務(wù)職能C.參謀職能D.管理職能答案：B解析：辦公室的本質(zhì)是為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)、基層和群眾服務(wù)，服務(wù)職能是辦公室管理的首要職能。協(xié)調(diào)職能是指協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系；參謀職能是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀建議；管理職能是對辦公室的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行管理。5.秘書在安排領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動時(shí)，首先要考慮的是：A.領(lǐng)導(dǎo)的興趣愛好B.工作的輕重緩急C.活動的參與人員D.活動的地點(diǎn)答案：B解析：秘書安排領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動時(shí)，應(yīng)根據(jù)工作的輕重緩急來合理安排，確保重要緊急的工作優(yōu)先處理，以保障工作的高效有序進(jìn)行。領(lǐng)導(dǎo)的興趣愛好、活動的參與人員和活動地點(diǎn)等因素都應(yīng)在考慮工作輕重緩急的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合安排。6.會議記錄的作用不包括：A.作為傳達(dá)會議精神的依據(jù)B.作為總結(jié)工作的參考C.作為日后分析問題的憑證D.作為宣傳會議的手段答案：D解析：會議記錄可以作為傳達(dá)會議精神的依據(jù)，讓未參加會議的人員了解會議內(nèi)容；可以作為總結(jié)工作的參考，回顧會議中討論的工作進(jìn)展和問題；也可以作為日后分析問題的憑證，查找會議中的決策和討論情況。而宣傳會議一般通過新聞稿、海報(bào)等方式，會議記錄本身并非宣傳會議的手段。7.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，長期檔案的保管期限為：A.1030年B.3050年C.5070年D.1650年答案：D解析：檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，長期檔案的保管期限為1650年，短期檔案的保管期限為15年以下。8.信息篩選的原則不包括：A.真實(shí)性原則B.時(shí)效性原則C.全面性原則D.趣味性原則答案：D解析：信息篩選應(yīng)遵循真實(shí)性原則，確保信息真實(shí)可靠；時(shí)效性原則，保證信息具有及時(shí)性；全面性原則，涵蓋各方面的重要信息。趣味性原則不是信息篩選的主要原則，信息篩選更注重其對工作的實(shí)用性和價(jià)值。9.下列關(guān)于印章使用的說法，正確的是：A.印章可以隨意借出B.印章使用后不需要登記C.加蓋印章要做到“上不壓正文，下壓成文日期”D.只要領(lǐng)導(dǎo)同意，印章可以在空白文件上加蓋答案：C解析：印章不能隨意借出，需要嚴(yán)格履行借用手續(xù)；印章使用后必須進(jìn)行登記，以便查詢和管理；不能在空白文件上加蓋印章，以防出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。加蓋印章時(shí)要做到“上不壓正文，下壓成文日期”，這樣符合公文印章使用規(guī)范。10.秘書在接聽電話時(shí)，應(yīng)在電話鈴聲響起（）內(nèi)接聽。A.一聲B.兩聲C.三聲D.四聲答案：C解析：秘書在接聽電話時(shí)，應(yīng)在電話鈴聲響起三聲內(nèi)接聽，這是基本的電話禮儀。如果鈴聲響過三聲才接聽，要向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?1.以下不屬于辦公自動化設(shè)備的是：A.打印機(jī)B.復(fù)印機(jī)C.傳真機(jī)D.縫紉機(jī)答案：D解析：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)都是常見的辦公自動化設(shè)備，用于文件的打印、復(fù)印和傳輸?shù)绒k公操作。縫紉機(jī)主要用于縫紉工作，不屬于辦公自動化設(shè)備。12.行政公文的發(fā)文字號由（）組成。A.發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號B.發(fā)文機(jī)關(guān)、年份、序號C.發(fā)文機(jī)關(guān)代字、月份、序號D.發(fā)文機(jī)關(guān)、月份、序號答案：A解析：發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。13.秘書在為領(lǐng)導(dǎo)收集信息時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)收集：A.娛樂新聞信息B.行業(yè)動態(tài)信息C.明星八卦信息D.體育賽事信息答案：B解析：秘書為領(lǐng)導(dǎo)收集信息應(yīng)圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作需求，行業(yè)動態(tài)信息對領(lǐng)導(dǎo)了解行業(yè)發(fā)展趨勢、制定決策等有重要作用。娛樂新聞信息、明星八卦信息和體育賽事信息通常與領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)聯(lián)性不大。14.公文的主送機(jī)關(guān)是指：A.公文的主要受理機(jī)關(guān)B.公文的發(fā)文機(jī)關(guān)C.公文的抄送機(jī)關(guān)D.公文的存檔機(jī)關(guān)答案：A解析：主送機(jī)關(guān)是公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)是制發(fā)公文的機(jī)關(guān)；抄送機(jī)關(guān)是除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)；存檔機(jī)關(guān)是對公文進(jìn)行存檔保存的機(jī)關(guān)。15.會議紀(jì)要的特點(diǎn)不包括：A.紀(jì)實(shí)性B.概括性C.指導(dǎo)性D.抒情性答案：D解析：會議紀(jì)要具有紀(jì)實(shí)性，如實(shí)記錄會議的主要內(nèi)容和決議；具有概括性，對會議內(nèi)容進(jìn)行提煉和概括；具有指導(dǎo)性，對有關(guān)工作起到指導(dǎo)作用。抒情性不是會議紀(jì)要的特點(diǎn)，會議紀(jì)要更注重內(nèi)容的客觀準(zhǔn)確和實(shí)用性。16.以下哪種溝通方式屬于正式溝通？A.同事之間的閑聊B.部門內(nèi)部的會議C.朋友之間的聚會交流D.私下的短信溝通答案：B解析：正式溝通是指通過組織明文規(guī)定的渠道進(jìn)行的信息傳遞與交流，部門內(nèi)部的會議是按照組織規(guī)定的程序和形式進(jìn)行的溝通，屬于正式溝通。同事之間的閑聊、朋友之間的聚會交流和私下的短信溝通都屬于非正式溝通。17.檔案整理的基本要求是：A.隨意堆放B.按照時(shí)間順序排列C.保持文件之間的歷史聯(lián)系D.只保留重要文件答案：C解析：檔案整理的基本要求是保持文件之間的歷史聯(lián)系，這樣便于檔案的查找、利用和管理。不能隨意堆放檔案；按照時(shí)間順序排列只是檔案整理的一種方式，不是基本要求；檔案應(yīng)完整保存，不能只保留重要文件。18.秘書在安排車輛時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮：A.車輛的品牌B.車輛的舒適度C.車輛的安全性D.車輛的外觀答案：C解析：在安排車輛時(shí)，車輛的安全性是首要考慮因素，這關(guān)系到乘車人員的生命安全。車輛的品牌、舒適度和外觀等因素可以在保障安全的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合考慮。19.公文的密級分為：A.絕密、機(jī)密、秘密B.絕密、保密、秘密C.機(jī)密、保密、秘密D.絕密、機(jī)密、保密答案：A解析：公文的密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。絕密是最重要的國家秘密，泄露會使國家安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密是重要的國家秘密，泄露會使國家安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；秘密是一般的國家秘密，泄露會使國家安全和利益遭受損害。20.下列關(guān)于接待工作的說法，錯(cuò)誤的是：A.接待工作要熱情周到B.接待工作不需要提前準(zhǔn)備C.接待工作要注意禮儀規(guī)范D.接待工作要根據(jù)來賓的身份和目的合理安排答案：B解析：接待工作需要提前做好充分準(zhǔn)備，包括了解來賓的身份、目的、行程等信息，安排好接待人員、場地、車輛等。接待工作要熱情周到，注意禮儀規(guī)范，根據(jù)來賓的身份和目的合理安排接待活動。二、多項(xiàng)選擇題（每題2分，共20分）1.以下屬于公文語言特點(diǎn)的有：A.準(zhǔn)確B.簡潔C.生動D.莊重答案：ABD解析：公文語言具有準(zhǔn)確、簡潔、莊重、平實(shí)等特點(diǎn)。準(zhǔn)確是公文語言的基本要求，要如實(shí)反映客觀情況；簡潔要求用簡潔明了的語言表達(dá)內(nèi)容，避免冗長繁瑣；莊重體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。生動不是公文語言的主要特點(diǎn)，公文更注重內(nèi)容的準(zhǔn)確傳達(dá)而非語言的生動性。2.辦公室日常事務(wù)管理包括：A.辦公用品管理B.車輛管理C.會議管理D.檔案管理答案：ABCD解析：辦公室日常事務(wù)管理涵蓋多個(gè)方面，辦公用品管理涉及辦公用品的采購、發(fā)放等；車輛管理包括車輛的調(diào)度、維護(hù)等；會議管理負(fù)責(zé)會議的組織、安排等；檔案管理包括檔案的收集、整理、保管和利用等。3.會議的要素包括：A.會議主題B.會議時(shí)間C.會議地點(diǎn)D.會議人員答案：ABCD解析：會議的要素包括會議主題，它明確了會議的核心內(nèi)容；會議時(shí)間確定會議何時(shí)召開；會議地點(diǎn)指明會議的舉辦場所；會議人員是參與會議的相關(guān)人員。這些要素共同構(gòu)成了一次完整的會議。4.秘書的信息工作包括：A.信息收集B.信息整理C.信息傳遞D.信息存儲答案：ABCD解析：秘書的信息工作包括信息收集，通過各種渠道獲取有用信息；信息整理，對收集到的信息進(jìn)行篩選、分類等處理；信息傳遞，將整理好的信息及時(shí)傳遞給相關(guān)人員；信息存儲，對有價(jià)值的信息進(jìn)行保存，以便日后查詢和利用。5.行政公文的特點(diǎn)有：A.法定性B.政治性C.規(guī)范性D.時(shí)效性答案：ABCD解析：行政公文具有法定性，其制發(fā)和生效有法定的程序和要求；政治性體現(xiàn)在公文是為了傳達(dá)黨和國家的政策、方針等；規(guī)范性要求公文的格式、語言等符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；時(shí)效性要求公文在一定時(shí)間內(nèi)發(fā)揮作用。6.以下屬于秘書溝通協(xié)調(diào)工作的有：A.協(xié)調(diào)部門之間的工作關(guān)系B.協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與下屬的關(guān)系C.協(xié)調(diào)與外部單位的關(guān)系D.協(xié)調(diào)會議中的不同意見答案：ABCD解析：秘書的溝通協(xié)調(diào)工作包括協(xié)調(diào)部門之間的工作關(guān)系，促進(jìn)部門間的協(xié)作；協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與下屬的關(guān)系，使信息傳遞順暢；協(xié)調(diào)與外部單位的關(guān)系，維護(hù)良好的合作；協(xié)調(diào)會議中的不同意見，達(dá)成共識。7.檔案保管的要求有：A.防火B(yǎng).防潮C.防蟲D.防盜答案：ABCD解析：檔案保管需要?jiǎng)?chuàng)造良好的環(huán)境，防火可以避免檔案因火災(zāi)被燒毀；防潮防止檔案受潮發(fā)霉損壞；防蟲防止檔案被蟲蛀；防盜確保檔案的安全。8.辦公自動化系統(tǒng)的功能包括：A.文字處理B.數(shù)據(jù)處理C.圖形處理D.網(wǎng)絡(luò)通信答案：ABCD解析：辦公自動化系統(tǒng)具有多種功能，文字處理可用于撰寫文檔；數(shù)據(jù)處理用于對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和管理；圖形處理可用于制作圖表、圖片等；網(wǎng)絡(luò)通信方便實(shí)現(xiàn)信息的共享和交流。9.下列屬于請示特點(diǎn)的有：A.單一性B.期復(fù)性C.事前性D.隸屬性答案：ABCD解析：請示具有單一性，一般只請示一個(gè)問題；期復(fù)性，期待上級給予答復(fù)；事前性，必須在事前向上級請示；隸屬性，請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)的行文，具有隸屬關(guān)系。10.接待工作的原則包括：A.熱情周到B.節(jié)儉高效C.對等接待D.保守秘密答案：ABCD解析：接待工作要熱情周到，讓來賓感受到尊重和關(guān)懷；要節(jié)儉高效，避免浪費(fèi)，提高接待效率；對等接待，根據(jù)來賓的身份和地位安排相應(yīng)的接待人員；保守秘密，對于接待過程中涉及的機(jī)密信息要嚴(yán)格保密。三、判斷題（每題1分，共10分）1.公文的版頭部分包括發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、標(biāo)題等。（×）解析：公文的版頭部分包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等。標(biāo)題屬于主體部分的內(nèi)容。2.秘書可以代替領(lǐng)導(dǎo)做出決策。（×）解析：秘書的職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)提供信息和建議，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，但不能代替領(lǐng)導(dǎo)做出決策，最終決策應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)相關(guān)情況做出。3.會議紀(jì)要和會議記錄是同一個(gè)概念。（×）解析：會議紀(jì)要和會議記錄不同。會議記錄是對會議過程的原始記錄，較為詳細(xì)；會議紀(jì)要是對會議主要內(nèi)容和決議的概括提煉，具有指導(dǎo)性。4.檔案可以隨意查閱和借閱。（×）解析：檔案的查閱和借閱需要遵循一定的規(guī)定和程序，不能隨意進(jìn)行，以保證檔案的安全和保密。5.信息工作只需要收集信息，不需要對信息進(jìn)行分析。（×）解析：信息工作不僅要收集信息，還需要對收集到的信息進(jìn)行整理、分析、傳遞和存儲等處理，以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。6.行政公文的成文日期可以用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。（√）解析：根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。7.辦公室管理就是對辦公室人員的管理。（×）解析：辦公室管理涉及多個(gè)方面，包括辦公用品管理、車輛管理、會議管理、檔案管理等，不僅僅是對辦公室人員的管理。8.接待工作中，只需要關(guān)注來賓的身份和地位，不需要考慮來賓的需求。（×）解析：接待工作要關(guān)注來賓的身份和地位，同時(shí)也要充分考慮來賓的需求，提供個(gè)性化的服務(wù)，以提高來賓的滿意度。9.公文的抄送機(jī)關(guān)越多越好。（×）解析：公文的抄送機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，并非越多越好。抄送機(jī)關(guān)過多可能導(dǎo)致信息泄露、工作效率低下等問題。10.秘書在安排領(lǐng)導(dǎo)日程時(shí)，不需要考慮領(lǐng)導(dǎo)的休息時(shí)間。（×）解析：秘書安排領(lǐng)導(dǎo)日程時(shí)，要合理安排工作和休息時(shí)間，保障領(lǐng)導(dǎo)有足夠的休息，以保持良好的工作狀態(tài)。四、簡答題（每題10分，共30分）1.簡述公文處理的基本原則。答案：公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。實(shí)事求是：公文處理要從實(shí)際出發(fā)，如實(shí)反映情況，符合客觀事實(shí)，不能弄虛作假。無論是公文的起草、審核還是辦理，都要以事實(shí)為依據(jù)，確保公文內(nèi)容真實(shí)可靠。準(zhǔn)確規(guī)范：公文具有法定的效力和規(guī)范的體式，在處理過程中要準(zhǔn)確把握公文的內(nèi)容和格式要求。語言表達(dá)要準(zhǔn)確清晰，避免歧義；格式要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。精簡高效：要精簡公文數(shù)量，提高公文質(zhì)量，避免不必要的公文往來。在處理公文時(shí)，要注重工作效率，加快公文的流轉(zhuǎn)速度，及時(shí)辦理和反饋，避免拖延。安全保密：公文涉及到國家機(jī)密、工作秘密等重要信息，在處理過程中要嚴(yán)格遵守保密制度，采取必要的保密措施，確保公文信息的安全。2.秘書在組織會議時(shí)，需要做好哪些準(zhǔn)備工作？答案：秘書在組織會議時(shí)，需要做好以下準(zhǔn)備工作：明確會議目的和主題：與領(lǐng)導(dǎo)或會議組織者溝通，確定會議要解決的問題和達(dá)到的目標(biāo)，明確會議主題，以便圍繞主題開展后續(xù)工作。確定會議時(shí)間和地點(diǎn)：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和參會人員的日程安排，選擇合適的會議時(shí)間。同時(shí)，考慮會議的規(guī)模和需求，確定合適的會議地點(diǎn)，確保場地的設(shè)施和環(huán)境滿足會議要求。確定參會人員：根據(jù)會議主題和目的，確定需要參加會議的人員名單，并及時(shí)通知參會人員，告知會議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題等信息。準(zhǔn)備會議資料：收集和整理與會議主題相關(guān)的資料，如報(bào)告、數(shù)據(jù)、文件等。將資料提前準(zhǔn)備好，并在會議前分發(fā)給參會人員，以便他們提前了解會議內(nèi)容。安排會議設(shè)備：檢查會議所需的設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等是否正常運(yùn)行。如有需要，提前調(diào)試好設(shè)備，確保會議的順利進(jìn)行。制定會議議程：根據(jù)會議主題和時(shí)間安排，制定詳細(xì)的會議議程，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間和內(nèi)容。將議程提前分發(fā)給參會人員，讓他們對會議流程有清晰的了解。安排會議服務(wù)：準(zhǔn)備好會議所需的茶水、文具等物品，安排好會議記錄人員和服務(wù)人員，確保會議期間的各項(xiàng)服務(wù)工作到位。3.簡述檔案管理的重要性。答案：檔案管理具有重要意義，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：為工作提供參考依據(jù)：檔案記錄了單位的各項(xiàng)工作活動和業(yè)務(wù)流程，當(dāng)需要了解過去的工作情況、查找相關(guān)數(shù)據(jù)和資料時(shí)，檔案可以提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。例如，在制定新的工作計(jì)劃、解決工作中的問題時(shí)，可以從檔案中獲取歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。保障單位的合法權(quán)益：檔案中包含了單位的合同、協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證明等重要文件，這些文件是單位合法權(quán)益的重要保障。在遇到法律糾紛、產(chǎn)權(quán)爭議等問題時(shí)，檔案可以作為證據(jù)，維護(hù)單位的合法權(quán)益。促進(jìn)知識傳承和創(chuàng)新：檔案是單位知識和經(jīng)驗(yàn)的積累，通過對檔案的管理和利用，可以促進(jìn)知識的傳承和共享。員工可以從檔案中學(xué)習(xí)到前人的經(jīng)驗(yàn)和智慧，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，推動單位的發(fā)展。為決策提供支持：領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)，需要了解單位的歷史發(fā)展情況、市場動態(tài)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等信息。檔案可以為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確的信息支持，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)合理的決策。維護(hù)歷史真實(shí)面貌：檔案是歷史的真實(shí)記錄，它反映了單位在不同時(shí)期的發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。通過對檔案的妥善管理，可以維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為后人了解單位的發(fā)展歷程提供重要的資料。五、案例分析題（20分）某公司準(zhǔn)備召開一次年度工作總結(jié)會議，領(lǐng)導(dǎo)安排秘書小李負(fù)責(zé)