機械廠印章保管使用規(guī)定

一、總則本規(guī)定適用于機械廠全體員工。印章作為企業(yè)經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，代表著企業(yè)的意志，具有權威性和法律效力。為加強機械廠印章的保管與使用規(guī)范，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，結合機械廠實際情況，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在遵循機械廠“質量至上、創(chuàng)新驅動、高效協(xié)作、共贏發(fā)展”的經營理念，體現(xiàn)扁平化管理特色，兼顧社會效益與經濟效益，在保障企業(yè)正常運營的同時維護企業(yè)形象和合法權益。二、印章的種類與管理部門機械廠印章分為以下幾類：1.公章：代表企業(yè)法人主體，用于各類重要文件、合同協(xié)議、對外公函等，具有最高的法律效力。由行政主管部門負責保管。2.合同專用章：專門用于簽訂各類經濟合同。由法務部門或負責合同管理的相關部門保管。3.財務專用章：用于財務結算、票據開具等財務相關事務。由財務部門保管。4.法定代表人章：代表法定代表人身份，用于特定財務、法律文件等。由法定代表人指定專人保管。5.部門章：各部門根據工作需要刻制的印章，僅用于本部門相關業(yè)務，效力僅及于部門內部。由各部門負責人指定專人保管。6.業(yè)務專用章：如銷售專用章、采購專用章等，用于特定業(yè)務領域。由相關業(yè)務部門保管。三、印章的刻制與啟用1.刻制申請：因工作需要刻制印章，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明刻制印章的名稱、用途、規(guī)格、材質等信息，經部門負責人審核、分管領導審批后，報行政主管部門。2.刻制流程：行政主管部門接到申請后，審核申請的必要性和合規(guī)性。審核通過后，按照當地公安機關規(guī)定的程序，到指定的刻章單位進行刻制。3.啟用備案：新印章刻制完成后，行政主管部門負責組織相關人員對印章進行驗收。驗收合格后，填寫《印章啟用備案表》，記錄印章的詳細信息、啟用時間、保管人等，并將備案表分發(fā)給各相關部門。同時，在企業(yè)內部發(fā)布印章啟用通知，明確新印章的使用范圍和效力。四、印章的保管1.保管要求：-各保管部門需指定專人負責印章保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章保管規(guī)定。-印章應存放在專門的保險柜或安全的存放地點，確保印章的安全。保險柜鑰匙或密碼由保管人員專人負責，不得隨意轉借他人。-保管人員應定期檢查印章的存放情況，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等異常情況，應立即向部門負責人和行政主管部門報告。2.交接管理：-印章保管人員因工作調動、離職等原因需要更換時，應辦理印章交接手續(xù)。交接雙方需填寫《印章交接清單》，詳細記錄印章名稱、數量、交接時間等信息，并在清單上簽字確認。-交接過程應有監(jiān)交人在場，監(jiān)交人一般為部門負責人或行政主管部門指定人員。交接完成后，《印章交接清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。五、印章的使用1.使用申請：-因工作需要使用印章，使用人需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、用印次數、用印日期等信息，并附上需用印的文件或材料。-申請表需經部門負責人審核簽字，涉及重要事項或重大合同的，還需經分管領導、法定代表人審批。2.審批流程：-一般事項用印，由部門負責人審核后，報行政主管部門審批。行政主管部門根據事項的性質和重要程度進行審批，如認為必要，可征求相關部門意見。-重要事項用印，如涉及重大合同簽訂、對外擔保、產權變更等，需經法務部門進行法律審核后，依次報分管領導、法定代表人審批。3.用印登記：-保管人員在收到經審批的《印章使用申請表》后，對用印事項進行詳細登記，填寫《印章使用登記簿》，記錄用印日期、用印部門、用印人、用印事項、文件名稱、用印次數等信息。-用印完畢后，保管人員應在申請表和相關文件上加蓋“已用印”標識，并將申請表和相關文件復印件留存歸檔。4.特殊情況用?。?如遇緊急情況，無法及時履行正常審批手續(xù)，使用人應通過電話等方式向相關領導請示，經同意后方可用印。事后，使用人應及時補辦審批手續(xù)，并將相關情況記錄在《印章使用申請表》上。-對于異地用印的情況，可采用郵寄、傳真等方式將需用印的文件和《印章使用申請表》傳遞給保管人員。保管人員在完成用印后，將文件和申請表原件寄回或掃描發(fā)送給使用人。同時，應對異地用印情況進行詳細記錄。六、印章的停用與銷毀1.停用條件：-因企業(yè)名稱變更、部門撤銷、印章?lián)p壞等原因，導致印章不再使用時，應及時辦理印章停用手續(xù)。-企業(yè)根據業(yè)務調整或管理需要，決定停用某類印章時，由行政主管部門發(fā)布印章停用通知。2.停用手續(xù)：-印章停用后，保管人員應在印章上加蓋“作廢”標識，并將印章交回行政主管部門。行政主管部門對交回的印章進行登記，填寫《印章停用登記表》，記錄印章名稱、停用原因、停用時間等信息。3.銷毀處理：-對于需要銷毀的印章，行政主管部門應按照相關規(guī)定進行處理。一般情況下，應將印章送至公安機關指定的銷毀單位進行銷毀。-銷毀過程應有專人監(jiān)督，確保印章被徹底銷毀。銷毀完成后，監(jiān)督人員應填寫《印章銷毀記錄表》，記錄印章銷毀的時間、地點、方式等信息，并將記錄表存檔。七、監(jiān)督與處罰1.監(jiān)督機制：-行政主管部門負責對印章的保管和使用情況進行定期檢查和不定期抽查。檢查內容包括印章保管是否符合規(guī)定、用印審批手續(xù)是否完備、用印登記是否準確完整等。-內部審計部門應對印章管理情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并向企業(yè)管理層報告。2.違規(guī)處罰：-對違反本規(guī)定，擅自刻制印章、私用印章、越權用印等行為，視情節(jié)輕重，給予相關責任人警告、罰款、降職、辭退等處罰。-因違規(guī)用印給企業(yè)造成經濟損失或法律風險的，相關責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。八、附則1.本規(guī)定由行政主管部門負責