企業(yè)合同審核及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)工具集一、工具集概述本工具集旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作指引、實用模板及風(fēng)險控制要點(diǎn)，幫助法務(wù)、業(yè)務(wù)及行政部門高效完成合同審核、歸檔、查詢及管理工作，降低法律風(fēng)險，提升管理效率，保證合同檔案的完整性、安全性與可追溯性。適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同（采購、銷售、服務(wù)、勞動合同、合作協(xié)議等）的審核與檔案管理場景。二、典型應(yīng)用場景（一）新合同審核場景業(yè)務(wù)部門與客戶/供應(yīng)商達(dá)成合作意向后，需起草合同文本并提交審核。法務(wù)部門需對合同條款的合法性、合規(guī)性、商業(yè)風(fēng)險進(jìn)行全面評估，財務(wù)部門需對付款方式、稅費(fèi)條款進(jìn)行審核，最終形成審批意見，保證合同內(nèi)容符合企業(yè)利益。（二）合同履行監(jiān)控場景合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門需跟蹤履行進(jìn)度（如交貨、驗收、付款節(jié)點(diǎn)），檔案管理部門需同步更新合同狀態(tài)。若出現(xiàn)履約異常（如延遲交付、質(zhì)量糾紛），可通過合同檔案快速調(diào)取原始條款，明確責(zé)任方并啟動應(yīng)對流程。（三）歷史合同查詢場景企業(yè)需查詢某份歷史合同（如2023年度與某供應(yīng)商的采購合同），可通過檔案編碼、關(guān)鍵詞（合同名稱、對方主體）快速定位檔案位置及電子版本，支持審計、復(fù)盤或續(xù)簽決策。（四）合同到期/歸檔場景合同到期前30天，檔案管理部門需提醒業(yè)務(wù)部門評估續(xù)約需求；對已履行完畢或終止的合同，按分類規(guī)則整理歸檔，超過保管期限的合同需按流程銷毀，保證檔案管理合規(guī)。三、合同審核標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與起草責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購部）操作內(nèi)容：根據(jù)合作需求，選擇對應(yīng)類型的合同模板（見第四章模板工具集）；填寫合同核心信息：雙方主體名稱、合同標(biāo)的、數(shù)量/金額、履行期限、付款方式、違約責(zé)任等；附上附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、對方資質(zhì)文件等），保證內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。輸出成果：《合同審批單》（含合同草案及附件）（二）法務(wù)部門審核責(zé)任主體：法務(wù)部（審核人：*法務(wù)經(jīng)理）審核要點(diǎn)：合法性：合同主體是否具備簽約資格（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書），條款是否符合法律法規(guī)（《民法典》《公司法》等）；條款完整性：是否包含必備條款（如標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式）；風(fēng)險排查：是否存在不公平條款（如單方解除權(quán)、責(zé)任豁免）、知識產(chǎn)權(quán)漏洞、保密義務(wù)缺失等；文字表述：是否清晰無歧義，避免模糊用語（如“盡可能”“大概”）。輸出成果：法務(wù)審核意見（通過/不通過/修改后重審），標(biāo)注具體修改建議并反饋至業(yè)務(wù)部門。（三）財務(wù)部門審核責(zé)任主體：財務(wù)部（審核人：*財務(wù)主管）審核要點(diǎn)：金額準(zhǔn)確性：合同總價、分項金額是否與報價單、預(yù)算一致；付款方式：是否與企業(yè)資金政策匹配（如分期付款節(jié)點(diǎn)、預(yù)付款比例）；稅費(fèi)條款：稅費(fèi)承擔(dān)方、稅率計算是否符合稅法規(guī)定；發(fā)票要求：是否明確發(fā)票類型（增值稅專用/普通發(fā)票）、開具時間。輸出成果：財務(wù)審核意見，重點(diǎn)關(guān)注資金風(fēng)險并反饋至業(yè)務(wù)部門。（四）業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如銷售總監(jiān)、采購經(jīng)理）審批要點(diǎn)：結(jié)合業(yè)務(wù)目標(biāo)，審核合同條款是否滿足合作需求；確認(rèn)法務(wù)、財務(wù)意見已落實，對修改后的最終版本確認(rèn)簽字。輸出成果：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批簽字的《合同審批單》。（五）用印與簽訂責(zé)任主體：行政部（用印專員）、法務(wù)部（監(jiān)印人）操作內(nèi)容：行政部核對《合同審批單》與合同文本一致性，確認(rèn)審批流程完整后加蓋企業(yè)公章；法務(wù)部監(jiān)印，保證用印規(guī)范（如騎縫章、公章清晰）；合同簽訂后，正本至少2份（企業(yè)留存1份，對方留存1份），副本按需分發(fā)至業(yè)務(wù)、財務(wù)、法務(wù)部門。輸出成果：已蓋章的正式合同文本及《合同簽訂登記表》。四、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）檔案收集與移交責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（移交人）、檔案管理部門（接收人：*檔案管理員）操作內(nèi)容：合同簽訂后3個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本、附件、《合同審批單》《簽訂登記表》等材料整理成套；填寫《檔案移交清單》（含檔案編號、名稱、份數(shù)、移交日期），雙方簽字確認(rèn)。輸出成果：完整的合同檔案材料及簽字的《檔案移交清單》。（二）檔案分類與編碼分類規(guī)則：按合同類型+部門+年度+序號編碼，示例：采購類-采購部-2023-001（2023年采購部第1份采購合同）銷售類-銷售部-2023-015（2023年銷售部第15份銷售合同）編碼要求：合同類型：采購（CG）、銷售（XS）、服務(wù)（FW）、勞動合同（LD）、合作協(xié)議（HZ）等；部門：使用部門簡稱（如采購部-CG、銷售部-XS）；年度：簽訂年份后2位（如2023年-23）；序號：當(dāng)年該類型合同的流水號，從001開始。（三）檔案歸檔與登記責(zé)任主體：檔案管理部門操作內(nèi)容：將檔案材料按編碼順序存入專用檔案盒，標(biāo)注檔案編碼及名稱；登記電子臺賬（如Excel或檔案管理系統(tǒng)），記錄檔案編號、名稱、簽訂日期、對方主體、保管期限、存放位置等信息；電子檔案同步至企業(yè)檔案系統(tǒng)，掃描件清晰可辨（PDF格式），命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案編碼一致。輸出成果：紙質(zhì)檔案歸檔、電子臺賬更新、電子檔案完成。（四）檔案保管與維護(hù)保管要求：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，防火、防潮、防蟲、防盜，環(huán)境溫度控制在14-24℃，濕度45-60%；電子檔案定期備份（每月1次），異地存儲（如服務(wù)器+云盤），防止數(shù)據(jù)丟失。維護(hù)內(nèi)容：每季度檢查檔案存放環(huán)境，發(fā)覺問題及時處理；每半年核對紙質(zhì)檔案與電子臺賬一致性，保證賬實相符。（五）檔案借閱與歸還借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱事由、檔案名稱、借閱期限（最長不超過30天）；部門負(fù)責(zé)人審批，涉密合同需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字；檔案管理員核對申請表，辦理借閱登記，借閱人簽字確認(rèn)。歸還要求：借閱到期后3個工作日內(nèi)歸還，檔案管理員檢查檔案完整性（無涂改、缺頁）；歸還后更新借閱記錄，電子檔案借閱需記錄訪問日志。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定流程：檔案管理部門每年底對到期檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保管”和“銷毀”兩類；“繼續(xù)保管”檔案重新確定保管期限，“銷毀”檔案需編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)法務(wù)部、行政部負(fù)責(zé)人審批。銷毀要求：由檔案管理員、監(jiān)銷人（*行政總監(jiān)）共同執(zhí)行銷毀，紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒處理，電子檔案徹底刪除；《檔案銷毀清單》存檔備查，銷毀過程記錄簽字確認(rèn)。五、實用模板工具集模板一：《合同審批單》序號項目內(nèi)容說明1合同名稱如“公司采購辦公設(shè)備合同”2合同編號暫不填寫，法務(wù)審核后確定3合同類型□采購□銷售□服務(wù)□勞動合同□其他_________4甲方（我方）企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話5乙方（對方）企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話（附營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）6合同標(biāo)的如“聯(lián)想臺式電腦20臺”7合同金額大寫：______________________小寫：￥______________8履行期限如“2023年X月X日至2023年X月X日”9付款方式□預(yù)付_%□分期付款（節(jié)點(diǎn)：___________）□貨到付款□其他_________10主要條款摘要（簡述核心條款，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式）11附件清單1.報價單2.技術(shù)參數(shù)表3.對方資質(zhì)證明（共____頁）12業(yè)務(wù)部門意見經(jīng)辦人：_________日期：_________負(fù)責(zé)人簽字：_________13法務(wù)部門審核意見審核人：_________日期：_________意見：______________________________14財務(wù)部門審核意見審核人：_________日期：_________意見：______________________________15最終審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：_________日期：_________模板二：《檔案歸檔登記表》檔案編號合同名稱合同類型簽訂日期對方主體保管期限存放位置歸檔日期移交人接收人備注CG-CG-23-001辦公設(shè)備采購合同采購2023-01-15科技公司10年檔案室-A-01-012023-01-18*含附件3份XS-XS-23-015產(chǎn)品銷售合同銷售2023-03-22YY貿(mào)易公司10年檔案室-B-03-052023-03-25*電子檔已模板三：《檔案借閱申請表》借閱人部門借閱日期歸還日期借閱事由*趙六采購部2023-07-102023-07-20需查詢2022年合同付款節(jié)點(diǎn)檔案名稱檔案編號份數(shù)用途審批人（部門負(fù)責(zé)人）采購合同CG-CG-22-0081份復(fù)盤審計*采購經(jīng)理審批意見監(jiān)銷人歸還確認(rèn)同意借閱*行政總監(jiān)檔案完整：□是□否借閱人簽字：_________六、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點(diǎn)（一）合同審核風(fēng)險主體資格風(fēng)險：未核實對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書，導(dǎo)致合同無效或履約主體不明?？刂拼胧汉灱s前要求對方提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及法定代表人身份證明，授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書》。條款遺漏風(fēng)險：缺少違約責(zé)任、爭議解決等核心條款，糾紛時無依據(jù)?？刂拼胧菏褂脴?biāo)準(zhǔn)化合同模板，法務(wù)審核時逐條核對必備條款，避免“空白條款”或“手寫涂改”未蓋章確認(rèn)。金額與支付風(fēng)險：合同金額與實際不符，付款方式不合理導(dǎo)致資金損失。控制措施：財務(wù)部門復(fù)核金額與預(yù)算、報價單一致性，付款節(jié)點(diǎn)與業(yè)務(wù)進(jìn)度掛鉤，大額合同建議采用“履約保函”。（二）檔案管理風(fēng)險材料不完整風(fēng)險：缺少合同附件、審批單等關(guān)鍵材料，影響檔案法律效力?？刂拼胧簶I(yè)務(wù)部門移交檔案時，檔案管理員按《檔案移交清單》逐項核對，缺件不予接收。檔案丟失風(fēng)險：紙質(zhì)檔案損毀、電子檔案數(shù)據(jù)丟失，無法追溯歷史合同?？刂拼胧杭堎|(zhì)檔案定期檢查，電子檔案“本地+云端”雙重備份，訪問權(quán)限分級管理（僅授權(quán)人員可修改）。借閱失控風(fēng)險：未登記借閱信息，檔案被私自復(fù)制、外傳?？刂拼胧簢?yán)格執(zhí)行借閱審批流程，涉密合同借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，借閱記錄至少保存5年。七、工具使用規(guī)范職責(zé)分工：明確業(yè)務(wù)部門（合同起草、履行）、法務(wù)部（合法