公司發(fā)票管理規(guī)章制度一、總則（一）目的與依據(jù)為加強(qiáng)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票的獲取、開具、保管、報銷及核銷流程，防范發(fā)票使用中的合規(guī)風(fēng)險與稅務(wù)風(fēng)險，保障公司財務(wù)核算真實(shí)、合法、準(zhǔn)確，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》《中華人民共和國稅收征收管理法》及國家稅務(wù)總局相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門（含總部及下屬分支機(jī)構(gòu)）、全體員工在經(jīng)營活動中涉及的發(fā)票管理行為，包括但不限于采購業(yè)務(wù)獲取進(jìn)項(xiàng)發(fā)票、銷售業(yè)務(wù)開具銷項(xiàng)發(fā)票、費(fèi)用報銷涉及的發(fā)票、發(fā)票的保管與歸檔、發(fā)票違規(guī)行為處理等。（三）核心定義發(fā)票：指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票（含電子普通發(fā)票）、機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、定額發(fā)票等。進(jìn)項(xiàng)發(fā)票：公司在采購商品、接受服務(wù)時，從供應(yīng)商處取得的、可用于抵扣增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額或作為成本費(fèi)用核算依據(jù)的發(fā)票。銷項(xiàng)發(fā)票：公司在銷售商品、提供服務(wù)時，向客戶開具的、作為收入核算依據(jù)及客戶抵扣憑證的發(fā)票。電子發(fā)票：指通過增值稅電子發(fā)票公共服務(wù)平臺開具的，以電子形式存儲、傳輸?shù)陌l(fā)票，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定與紙質(zhì)發(fā)票相同。（四）管理原則合規(guī)性原則：發(fā)票的獲取、開具、使用須嚴(yán)格遵守國家財稅法規(guī)，確保發(fā)票信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁虛開發(fā)票、偽造發(fā)票、使用非法發(fā)票。全流程管控原則：對發(fā)票從“獲取/開具”到“報銷/歸檔”的全生命周期進(jìn)行管控，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體與操作標(biāo)準(zhǔn)，確保每一張發(fā)票可追溯。權(quán)責(zé)清晰原則：明確財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及員工在發(fā)票管理中的職責(zé)，避免職責(zé)交叉或推諉，確保發(fā)票管理流程高效運(yùn)轉(zhuǎn)。風(fēng)險防控原則：定期開展發(fā)票管理風(fēng)險排查，及時識別并化解發(fā)票使用中的稅務(wù)風(fēng)險、合規(guī)風(fēng)險，保障公司財稅安全。二、職責(zé)分工（一）財務(wù)部門發(fā)票管理牽頭職責(zé)：制定并更新發(fā)票管理制度，組織發(fā)票管理培訓(xùn)（如每年至少1次，覆蓋財務(wù)人員及業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵崗位），解答各部門發(fā)票相關(guān)疑問。銷項(xiàng)發(fā)票管理：負(fù)責(zé)公司發(fā)票的申領(lǐng)、保管（含空白發(fā)票、稅控設(shè)備），按業(yè)務(wù)部門需求合規(guī)開具銷項(xiàng)發(fā)票，審核發(fā)票開具信息的準(zhǔn)確性；定期抄報稅、清卡，確保稅控設(shè)備正常運(yùn)行。進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理：負(fù)責(zé)進(jìn)項(xiàng)發(fā)票的認(rèn)證抵扣（增值稅專用發(fā)票須在開具之日起360日內(nèi)認(rèn)證）、審核，對不符合要求的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票督促業(yè)務(wù)部門退換；建立進(jìn)項(xiàng)發(fā)票臺賬，跟蹤發(fā)票獲取進(jìn)度。發(fā)票歸檔與保管：負(fù)責(zé)已開具銷項(xiàng)發(fā)票存根聯(lián)、已認(rèn)證進(jìn)項(xiàng)發(fā)票抵扣聯(lián)及發(fā)票臺賬的歸檔保管，保管期限按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行（至少10年）；電子發(fā)票需建立專門的電子檔案庫，確保可隨時調(diào)取。風(fēng)險監(jiān)督：定期檢查各部門發(fā)票管理執(zhí)行情況（如每季度抽查1次業(yè)務(wù)部門發(fā)票獲取與報銷情況），發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并上報，配合稅務(wù)部門開展發(fā)票核查工作。（二）業(yè)務(wù)部門進(jìn)項(xiàng)發(fā)票獲取責(zé)任：采購部門、費(fèi)用報銷人在開展業(yè)務(wù)時，須主動向供應(yīng)商/服務(wù)提供方索取合規(guī)發(fā)票，確保發(fā)票信息與業(yè)務(wù)實(shí)際一致（如采購商品名稱、數(shù)量、金額與合同、訂單一致）。銷項(xiàng)發(fā)票需求提報：銷售部門在確認(rèn)客戶付款或滿足開票條件后，及時向財務(wù)部門提交《發(fā)票開具申請單》，準(zhǔn)確提供客戶名稱、納稅人識別號、地址電話、開戶行及賬號（增值稅專用發(fā)票需完整提供）、開票金額、商品名稱等信息。發(fā)票初步審核：業(yè)務(wù)部門在提交發(fā)票報銷或開票申請前，初步審核發(fā)票信息（如發(fā)票抬頭是否為公司全稱、稅號是否正確、發(fā)票專用章是否清晰），對明顯不符合要求的發(fā)票提前篩選，避免無效報銷或開票。配合風(fēng)險處理：當(dāng)財務(wù)部門發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題（如進(jìn)項(xiàng)發(fā)票不合規(guī)、客戶退票）時，業(yè)務(wù)部門須配合聯(lián)系供應(yīng)商/客戶，協(xié)調(diào)發(fā)票退換、重開事宜，確保問題及時解決。（三）全體員工個人費(fèi)用發(fā)票責(zé)任：員工因公務(wù)產(chǎn)生費(fèi)用（如差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)）時，須索取合規(guī)發(fā)票，確保發(fā)票抬頭為公司全稱、稅號準(zhǔn)確，發(fā)票內(nèi)容與公務(wù)用途一致（如差旅費(fèi)發(fā)票需注明出差地點(diǎn)、時間）。發(fā)票保管義務(wù)：員工獲取發(fā)票后，須妥善保管，避免發(fā)票丟失、損壞（如折疊、污漬導(dǎo)致信息模糊）；電子發(fā)票需下載完整電子版（含發(fā)票監(jiān)制章、發(fā)票專用章），不得篡改發(fā)票信息。合規(guī)使用承諾：員工不得利用公司名義虛開發(fā)票，不得將個人消費(fèi)發(fā)票用于公司報銷，不得轉(zhuǎn)借、倒賣公司發(fā)票，如有違反須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、銷項(xiàng)發(fā)票管理規(guī)范（一）發(fā)票申領(lǐng)與保管空白發(fā)票申領(lǐng)：財務(wù)部門指定專人（發(fā)票管理員）負(fù)責(zé)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)申領(lǐng)空白發(fā)票，申領(lǐng)前需核對公司發(fā)票核定種類、數(shù)量，確保申領(lǐng)數(shù)量與實(shí)際需求匹配（如月度申領(lǐng)量不超過上季度月均使用量的120%）?？瞻装l(fā)票保管：空白發(fā)票須存放于財務(wù)部門專用保險柜，實(shí)行“雙人保管、雙人領(lǐng)用”制度；發(fā)票管理員需建立《空白發(fā)票臺賬》，記錄發(fā)票領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼范圍、領(lǐng)用人簽字，確?？瞻装l(fā)票去向可追溯。稅控設(shè)備管理：增值稅發(fā)票稅控系統(tǒng)專用設(shè)備（如金稅盤、Ukey）由發(fā)票管理員專人保管，密碼與設(shè)備分開存放（如密碼由財務(wù)負(fù)責(zé)人保管）；設(shè)備損壞或丟失時，須立即向稅務(wù)機(jī)關(guān)報備并更換，避免影響發(fā)票開具。（二）發(fā)票開具流程開票申請：銷售部門在滿足開票條件（如客戶已付款、合同約定開票節(jié)點(diǎn)已到）后，填寫《發(fā)票開具申請單》，需完整填寫以下信息：客戶信息：名稱、納稅人識別號、地址電話、開戶行及賬號（開具增值稅專用發(fā)票時必填，普通發(fā)票至少填寫名稱與稅號）；開票信息：商品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額（含稅/不含稅）、稅率、稅額；附件：合同復(fù)印件、訂單、收款憑證（如有）。申請單經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至財務(wù)部門。開票審核：財務(wù)部門發(fā)票管理員審核《發(fā)票開具申請單》，重點(diǎn)審核：客戶信息是否完整、準(zhǔn)確（如納稅人識別號是否為18位統(tǒng)一社會信用代碼）；開票內(nèi)容是否與公司經(jīng)營范圍一致，稅率是否適用正確（如一般納稅人銷售貨物稅率為13%，提供服務(wù)稅率為6%）；開票金額是否與合同、收款金額一致，避免超收開票或無實(shí)際業(yè)務(wù)開票。審核通過后，在1個工作日內(nèi)開具發(fā)票；審核不通過的，需向銷售部門說明原因并退回修改。發(fā)票開具要求：紙質(zhì)發(fā)票：須使用針式打印機(jī)按發(fā)票號碼順序開具，確保打印清晰（無錯格、無模糊），發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)加蓋公司發(fā)票專用章（加蓋位置為發(fā)票右下角，不得覆蓋發(fā)票號碼、稅額等關(guān)鍵信息）；電子發(fā)票：通過增值稅電子發(fā)票公共服務(wù)平臺開具，生成的電子發(fā)票需包含完整的發(fā)票代碼、號碼、開票日期、金額、稅額及電子簽章，由財務(wù)部門通過郵件、微信等方式發(fā)送給客戶，并提醒客戶及時下載歸檔。發(fā)票交付：紙質(zhì)發(fā)票：由銷售部門或財務(wù)部門通過快遞（選擇順豐、EMS等可靠快遞）寄送給客戶，快遞單需注明“發(fā)票”字樣及發(fā)票號碼，跟蹤快遞物流信息，確保客戶簽收；電子發(fā)票：財務(wù)部門需留存發(fā)送記錄（如郵件發(fā)送截圖、微信聊天記錄），并提醒客戶在3個工作日內(nèi)確認(rèn)接收，避免因電子發(fā)票未送達(dá)導(dǎo)致糾紛。（三）發(fā)票紅沖與作廢發(fā)票作廢：僅在開具當(dāng)月且發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)均未交付客戶的情況下，可作廢發(fā)票。作廢時需在稅控系統(tǒng)中標(biāo)記“作廢”，并將作廢發(fā)票的所有聯(lián)次（發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)、記賬聯(lián)）收集齊全，加蓋“作廢”印章后留存歸檔，不得擅自銷毀。發(fā)票紅沖：跨月發(fā)票、已交付客戶的發(fā)票如需修改（如金額錯誤、客戶信息錯誤、業(yè)務(wù)取消），需開具紅字發(fā)票（負(fù)數(shù)發(fā)票）：增值稅專用發(fā)票：如客戶已認(rèn)證抵扣，需由客戶開具《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》；如客戶未認(rèn)證，由公司開具《信息表》，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過后，開具紅字發(fā)票；增值稅普通發(fā)票：直接在稅控系統(tǒng)中開具紅字發(fā)票，無需稅務(wù)機(jī)關(guān)審核，但需留存“業(yè)務(wù)取消證明”“客戶退票說明”等支撐材料；紅字發(fā)票開具后，需將紅字發(fā)票與原藍(lán)字發(fā)票（藍(lán)字發(fā)票）的復(fù)印件一并歸檔，確保紅沖理由合規(guī)、可追溯。四、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理規(guī)范（一）進(jìn)項(xiàng)發(fā)票獲取要求發(fā)票信息準(zhǔn)確性：業(yè)務(wù)部門從供應(yīng)商處獲取進(jìn)項(xiàng)發(fā)票時，須確保發(fā)票抬頭為公司全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、納稅人識別號準(zhǔn)確（一般納稅人需提供完整的地址電話、開戶行及賬號），發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)實(shí)際一致（如采購商品名稱需與訂單、合同一致，不得開具與實(shí)際業(yè)務(wù)無關(guān)的發(fā)票）。發(fā)票時效性：采購業(yè)務(wù)完成后，業(yè)務(wù)部門須在1個月內(nèi)獲取進(jìn)項(xiàng)發(fā)票（特殊情況如供應(yīng)商延遲開票，需簽訂《延遲開票協(xié)議》，明確開票時間）；員工個人公務(wù)費(fèi)用發(fā)票，須在費(fèi)用發(fā)生后3個月內(nèi)提交報銷（年度費(fèi)用需在次年1月31日前報銷完畢）。發(fā)票合規(guī)性：禁止獲取以下不合規(guī)發(fā)票，否則財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷或抵扣：發(fā)票抬頭錯誤、稅號缺失或錯誤；發(fā)票專用章模糊、未加蓋發(fā)票專用章或加蓋其他印章（如公章、財務(wù)章）；發(fā)票內(nèi)容壓線、錯格，關(guān)鍵信息（如金額、稅額）無法辨認(rèn)；發(fā)票代碼、號碼與票面信息不一致，或發(fā)票已被稅務(wù)機(jī)關(guān)列為“異常憑證”；虛開發(fā)票（如無實(shí)際業(yè)務(wù)卻獲取發(fā)票、發(fā)票金額遠(yuǎn)超實(shí)際業(yè)務(wù)金額）。（二）進(jìn)項(xiàng)發(fā)票審核與抵扣初步審核：業(yè)務(wù)部門在提交進(jìn)項(xiàng)發(fā)票報銷前，需初步審核發(fā)票信息（如抬頭、稅號、內(nèi)容），并附上對應(yīng)的支撐材料（如采購合同、訂單、入庫單、費(fèi)用報銷單）；個人費(fèi)用發(fā)票需注明費(fèi)用發(fā)生事由、時間、地點(diǎn)。財務(wù)審核：財務(wù)部門收到進(jìn)項(xiàng)發(fā)票后，在3個工作日內(nèi)完成審核：形式審核：檢查發(fā)票格式是否合規(guī)、支撐材料是否齊全，對不合規(guī)的發(fā)票退回業(yè)務(wù)部門，要求在15日內(nèi)更換；實(shí)質(zhì)審核：通過“國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺”查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)危ㄋ羞M(jìn)項(xiàng)發(fā)票均需查驗(yàn)，查驗(yàn)結(jié)果截圖留存）；對增值稅專用發(fā)票，核對發(fā)票金額、稅額與認(rèn)證系統(tǒng)信息是否一致。認(rèn)證抵扣：財務(wù)部門對審核通過的增值稅專用發(fā)票，在開具之日起360日內(nèi)完成認(rèn)證抵扣（通過增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺進(jìn)行勾選確認(rèn)），并將認(rèn)證結(jié)果截圖歸檔；因特殊原因（如發(fā)票丟失）無法認(rèn)證的，需按稅務(wù)機(jī)關(guān)要求提供《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》等材料，確保不影響抵扣。臺賬管理：財務(wù)部門建立《進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理臺賬》，記錄發(fā)票代碼、號碼、開具日期、供應(yīng)商名稱、金額、稅額、認(rèn)證狀態(tài)、報銷狀態(tài)等信息，每月與財務(wù)賬套核對，確保進(jìn)項(xiàng)發(fā)票與成本費(fèi)用、應(yīng)付賬款匹配。（三）發(fā)票丟失與處理進(jìn)項(xiàng)發(fā)票丟失：業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)進(jìn)項(xiàng)發(fā)票丟失后，須在24小時內(nèi)告知財務(wù)部門，并立即聯(lián)系供應(yīng)商：丟失增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)：如發(fā)票聯(lián)未丟失，可憑發(fā)票聯(lián)復(fù)印件作為抵扣憑證；如發(fā)票聯(lián)也丟失，需供應(yīng)商提供加蓋其發(fā)票專用章的發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件及《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》，方可作為抵扣憑證；丟失增值稅普通發(fā)票：需供應(yīng)商提供加蓋其發(fā)票專用章的發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件，作為成本費(fèi)用核算依據(jù)；丟失電子發(fā)票：可通過供應(yīng)商重新發(fā)送或在“增值稅電子發(fā)票公共服務(wù)平臺”重新下載，確保電子發(fā)票原件可追溯。責(zé)任追究：因個人疏忽導(dǎo)致發(fā)票丟失，且無法通過補(bǔ)救措施挽回?fù)p失（如無法抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額、無法稅前扣除）的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)損失（如稅額部分由個人賠付）；情節(jié)嚴(yán)重的，按公司獎懲制度處理。五、發(fā)票報銷與歸檔（一）發(fā)票報銷流程報銷申請：員工或業(yè)務(wù)部門在獲取合規(guī)進(jìn)項(xiàng)發(fā)票后，填寫《費(fèi)用報銷單》或《采購付款申請單》，附上發(fā)票原件（電子發(fā)票需提供PDF版或打印件，打印件需注明“與電子原件一致”并簽字）及支撐材料（如合同、訂單、入庫單、出差申請單），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交財務(wù)部門。財務(wù)審核：財務(wù)部門按“先審核發(fā)票、再審核金額”的順序，檢查發(fā)票合規(guī)性（如真?zhèn)?、信息?zhǔn)確性）、支撐材料完整性，審核報銷金額是否與發(fā)票金額一致、是否符合公司費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（如差旅費(fèi)住宿標(biāo)準(zhǔn)）；審核通過后，提交財務(wù)負(fù)責(zé)人或公司管理層審批（按公司審批權(quán)限，如單筆報銷金額超5000元需總經(jīng)理審批）。付款與記賬：審批通過后，財務(wù)部門在5個工作日內(nèi)完成付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、公務(wù)卡還款），并將發(fā)票作為記賬憑證附件，按會計核算要求登記入賬；電子發(fā)票需將PDF版與記賬憑證關(guān)聯(lián)存儲，確保電子檔案可隨時調(diào)取。報銷退回：對發(fā)票不合規(guī)、支撐材料不全的報銷申請，財務(wù)部門需一次性告知退回原因（如“發(fā)票抬頭錯誤，請更換”“缺少入庫單，請補(bǔ)充”），業(yè)務(wù)部門需在15日內(nèi)整改后重新提交，逾期未整改的，視為放棄報銷。（二）發(fā)票歸檔管理歸檔范圍：銷項(xiàng)發(fā)票：已開具的銷項(xiàng)發(fā)票記賬聯(lián)、作廢發(fā)票全聯(lián)次、紅字發(fā)票全聯(lián)次及對應(yīng)的《發(fā)票開具申請單》、客戶退票說明；進(jìn)項(xiàng)發(fā)票：已認(rèn)證的增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)、已報銷的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票發(fā)票聯(lián)、發(fā)票查驗(yàn)截圖、丟失發(fā)票的補(bǔ)救材料；電子發(fā)票：電子發(fā)票PDF版、發(fā)送記錄、下載記錄；臺賬資料：《空白發(fā)票臺賬》《進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理臺賬》《發(fā)票開具臺賬》。歸檔要求：紙質(zhì)發(fā)票：按“月份+發(fā)票類型”分類裝訂（如“2024年1月增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)”），裝訂成冊后存入檔案柜，標(biāo)注歸檔日期與保管期限；電子發(fā)票：存儲于公司專用電子檔案系統(tǒng)，按“年份+月份+業(yè)務(wù)類型”建立文件夾，確保電子發(fā)票可通過發(fā)票代碼、號碼快速檢索；臺賬資料：《空白發(fā)票臺賬》《進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理臺賬》需每年打印紙質(zhì)版歸檔，電子臺賬需備份至公司服務(wù)器，避免數(shù)據(jù)丟失。保管期限：發(fā)票及相關(guān)臺賬的保管期限按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行，至少保存10年；保管期滿后，需由財務(wù)部門提出銷毀申請，經(jīng)公司管理層審批并報主管稅務(wù)機(jī)關(guān)備案后，按規(guī)定程序銷毀，嚴(yán)禁擅自銷毀。六、違規(guī)行為處理（一）違規(guī)行為界定開具端違規(guī)：虛開發(fā)票（為自己、他人開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票）、開具作廢發(fā)票后未留存全聯(lián)次、未經(jīng)審批擅自開具紅字發(fā)票、丟失稅控設(shè)備或空白發(fā)票未及時報備。獲取端違規(guī)：獲取虛開發(fā)票、偽造發(fā)票用于報銷、將個人消費(fèi)發(fā)票用于公司報銷、延遲獲取發(fā)票導(dǎo)致無法抵