銷售業(yè)務(wù)合同審核及簽訂流程表一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本流程表適用于企業(yè)各類銷售業(yè)務(wù)的合同管理場(chǎng)景，涵蓋常規(guī)產(chǎn)品銷售、定制化服務(wù)銷售、長(zhǎng)期合作框架協(xié)議等類型，適用于銷售部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)及相關(guān)審批崗位。具體包括但不限于：新客戶首次合作合同的簽訂；老客戶續(xù)簽合同、合同條款變更；涉及特殊交付條件、付款周期或定制化需求的銷售合同；金額達(dá)到公司規(guī)定審批標(biāo)準(zhǔn)的重大銷售合同。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)及客戶雙方合法權(quán)益。二、合同審核及簽訂全流程操作指引（一）需求發(fā)起與合同草案準(zhǔn)備責(zé)任部門(mén)/崗位：銷售部（銷售經(jīng)理*）操作內(nèi)容：需求收集：與客戶充分溝通，明確銷售標(biāo)的（產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量）、交付要求（時(shí)間、地點(diǎn)、方式）、付款條件（比例、周期、賬戶）、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心要素，形成《客戶需求確認(rèn)清單》（附件1）。草案擬定：根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或客戶提供的合同模板），結(jié)合需求確認(rèn)清單草擬合同文本。保證合同要素完整，包括：合同雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式）、標(biāo)的描述、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付、履行期限地點(diǎn)方式、保密條款、違約責(zé)任、不可抗力、爭(zhēng)議解決、生效條件等。內(nèi)部初審：銷售經(jīng)理*對(duì)照客戶需求及公司銷售政策，檢查合同條款與業(yè)務(wù)一致性（如價(jià)格是否符合報(bào)價(jià)審批單、交付周期是否滿足客戶要求），確認(rèn)無(wú)遺漏后，提交至法務(wù)部門(mén)審核。輸出成果：《客戶需求確認(rèn)清單》、合同草案（電子版+紙質(zhì)版）、銷售報(bào)價(jià)審批單（如有）。（二）合同內(nèi)部審核責(zé)任部門(mén)/崗位：法務(wù)部門(mén)（法務(wù)專員）、財(cái)務(wù)部門(mén)（財(cái)務(wù)主管）、銷售部（銷售經(jīng)理*）操作流程：1.法務(wù)審核審核重點(diǎn)：合同主體合法性（客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)等資質(zhì)文件是否齊全有效）；條款合規(guī)性（是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，如違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否約定管轄、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（是否存在顯失公平的條款，如客戶單方面解除合同權(quán)利過(guò)大）；格式規(guī)范性（合同編號(hào)、簽署頁(yè)信息是否完整，附件是否齊全）。輸出成果：《合同法務(wù)審核意見(jiàn)表》（附件2），明確“通過(guò)”“修改后通過(guò)”或“不通過(guò)”及具體修改意見(jiàn)。2.財(cái)務(wù)審核審核重點(diǎn)：付款條款與公司財(cái)務(wù)政策一致性（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、尾款支付條件是否合理，是否符合公司現(xiàn)金流管理要求）；稅務(wù)條款明確性（發(fā)票類型、稅率、開(kāi)具時(shí)間是否約定清晰）；價(jià)款計(jì)算準(zhǔn)確性（單價(jià)、數(shù)量、總價(jià)是否與報(bào)價(jià)單一致，是否存在折扣未注明的情況）。輸出成果：《合同財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)表》（附件3），確認(rèn)財(cái)務(wù)條款風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及修改建議。3.業(yè)務(wù)復(fù)核（銷售部）法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)反饋后，銷售經(jīng)理*根據(jù)意見(jiàn)修訂合同草案，再次與客戶確認(rèn)修改內(nèi)容（如涉及重大條款變更需客戶書(shū)面確認(rèn)）。修訂完成后，將最終版合同及各部門(mén)審核意見(jiàn)表匯總，提交至最終審批人。注意事項(xiàng)：審核環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成（特殊情況可延長(zhǎng)，但需提前溝通）；審核意見(jiàn)存在分歧時(shí)，由銷售部協(xié)調(diào)召開(kāi)跨部門(mén)溝通會(huì)，形成統(tǒng)一意見(jiàn)。（三）客戶溝通與合同確認(rèn)責(zé)任部門(mén)/崗位：銷售部（銷售經(jīng)理*）操作內(nèi)容：合同傳遞：將內(nèi)部審核通過(guò)后的合同文本（含附件）正式提交給客戶，明確說(shuō)明審核修改內(nèi)容及生效要求。溝通反饋：耐心解答客戶疑問(wèn)，就合同條款（如交付時(shí)間、付款周期）進(jìn)行協(xié)商，保證雙方理解一致。若客戶提出修改意見(jiàn)，需及時(shí)反饋至法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)調(diào)整合同內(nèi)容。最終確認(rèn)：客戶確認(rèn)無(wú)誤后，獲取客戶方簽署蓋章的合同原件（或掃描件+蓋章頁(yè)原件），同步記錄合同簽署時(shí)間、接收方式（快遞/現(xiàn)場(chǎng)簽收）及簽收人信息。輸出成果：客戶簽字蓋章的合同原件、合同溝通記錄（郵件/書(shū)面）。（四）最終審批與用印責(zé)任部門(mén)/崗位：審批人（銷售總監(jiān)/總經(jīng)理）、行政部（公章管理員*）操作內(nèi)容：審批權(quán)限：合同金額≤10萬(wàn)元：銷售總監(jiān)*審批；合同金額＞10萬(wàn)元：總經(jīng)理*審批；特殊類型合同（如戰(zhàn)略客戶、長(zhǎng)期框架協(xié)議）需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)集體審批。審批流程：銷售經(jīng)理*將最終版合同、客戶確認(rèn)函、各部門(mén)審核意見(jiàn)表提交至審批人，審批人重點(diǎn)審核合同核心條款是否符合公司戰(zhàn)略及利益，審批通過(guò)后簽署《合同審批表》（附件4）。合同用?。簩徟瓿珊?，銷售經(jīng)理持《合同審批表》、客戶簽字蓋章的合同原件至行政部申請(qǐng)用印。公章管理員核對(duì)審批手續(xù)及合同文本一致性，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋公司公章（或合同專用章），同步登記《合同用印登記表》。輸出成果：蓋章生效的合同原件、《合同審批表》、《合同用印登記表》。（五）合同歸檔與執(zhí)行跟蹤責(zé)任部門(mén)/崗位：銷售部（銷售經(jīng)理）、財(cái)務(wù)部（會(huì)計(jì)）、法務(wù)部門(mén)（檔案管理員*）操作內(nèi)容：歸檔管理：銷售部：留存合同原件1份，建立《銷售合同臺(tái)賬》（附件5），記錄合同編號(hào)、客戶名稱、簽約時(shí)間、金額、履行狀態(tài)（履行中/已完成/終止）等關(guān)鍵信息；財(cái)務(wù)部：留存合同原件1份，作為應(yīng)收賬款、開(kāi)票及付款依據(jù)；法務(wù)部：留存合同原件1份（含審核意見(jiàn)表、審批表等全套資料），定期掃描存檔至公司合同管理系統(tǒng)，保證電子檔案與原件一致。執(zhí)行跟蹤：銷售經(jīng)理*根據(jù)合同約定，跟蹤訂單履行情況（如生產(chǎn)排期、發(fā)貨進(jìn)度、客戶驗(yàn)收），及時(shí)向客戶發(fā)送履約通知（如發(fā)貨通知、驗(yàn)收提醒）；財(cái)務(wù)部根據(jù)合同付款條款，跟蹤客戶付款進(jìn)度，對(duì)逾期未付款項(xiàng)及時(shí)發(fā)起催收（配合銷售部提供合同依據(jù)）；合同履行完畢后，銷售部收集客戶驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證等資料，歸入合同檔案。輸出成果：《銷售合同臺(tái)賬》、合同履約記錄、客戶驗(yàn)收證明、財(cái)務(wù)結(jié)算憑證。三、合同審核及簽訂流程表模板流程階段步驟編號(hào)操作內(nèi)容責(zé)任部門(mén)/崗位完成時(shí)限輸出成果備注需求準(zhǔn)備1.1收集客戶需求，明確標(biāo)的、交付、付款等核心要素銷售部（銷售經(jīng)理*）簽訂合同前3個(gè)工作日《客戶需求確認(rèn)清單》需客戶口頭或書(shū)面確認(rèn)1.2草擬合同文本，保證要素完整銷售部（銷售經(jīng)理*）需求確認(rèn)后1個(gè)工作日合同草案（電子版+紙質(zhì)版）對(duì)照公司標(biāo)準(zhǔn)模板1.3銷售部?jī)?nèi)部初審，確認(rèn)條款與業(yè)務(wù)一致性銷售部（銷售經(jīng)理*）草擬完成后0.5個(gè)工作日《銷售報(bào)價(jià)審批單》（如有）無(wú)遺漏后提交法務(wù)審核內(nèi)部審核2.1法務(wù)審核合同合法性、合規(guī)性、條款完整性法務(wù)部（法務(wù)專員*）收到合同后1個(gè)工作日《合同法務(wù)審核意見(jiàn)表》明確修改意見(jiàn)及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)2.2財(cái)務(wù)審核付款條款、稅務(wù)條款、價(jià)款計(jì)算準(zhǔn)確性財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)主管*）收到合同后1個(gè)工作日《合同財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)表》與法務(wù)意見(jiàn)同步反饋銷售部2.3銷售部根據(jù)審核意見(jiàn)修訂合同，與客戶確認(rèn)修改內(nèi)容銷售部（銷售經(jīng)理*）收到審核意見(jiàn)后1個(gè)工作日修訂版合同、客戶確認(rèn)記錄重大變更需客戶書(shū)面確認(rèn)客戶溝通確認(rèn)3.1向客戶提交審核通過(guò)后的合同文本，溝通條款細(xì)節(jié)銷售部（銷售經(jīng)理*）修訂完成后1個(gè)工作日合同傳遞記錄（郵件/函件）保證客戶理解無(wú)歧義3.2獲取客戶簽字蓋章的合同原件銷售部（銷售經(jīng)理*）客戶確認(rèn)后1-3個(gè)工作日客戶簽署的合同原件記錄簽收時(shí)間、方式及簽收人最終審批用印4.1提交合同及全套資料至審批人銷售部（銷售經(jīng)理*）收到客戶合同后1個(gè)工作日《合同審批表》按金額分級(jí)審批4.2審批人簽署審批意見(jiàn)銷售總監(jiān)/總經(jīng)理收到資料后1個(gè)工作日審批通過(guò)的《合同審批表》超權(quán)限審批需集體決策4.3行政部核對(duì)審批手續(xù)，加蓋公司公章行政部（公章管理員*）審批通過(guò)后0.5個(gè)工作日蓋章生效的合同原件同步登記《合同用印登記表》歸檔與執(zhí)行跟蹤5.1銷售部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部分別留存合同原件，建立臺(tái)賬銷售部/財(cái)務(wù)部/法務(wù)部用印后1個(gè)工作日《銷售合同臺(tái)賬》、分部門(mén)合同檔案保證電子檔案與原件一致5.2跟蹤合同履行進(jìn)度（交付、驗(yàn)收、付款），收集履約憑證銷售部/財(cái)務(wù)部合同履行全周期履約記錄（發(fā)貨單、驗(yàn)收單、付款憑證）逾期情況及時(shí)上報(bào)并催收四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提示（一）合同條款風(fēng)險(xiǎn)防范主體資質(zhì)審查：簽約前務(wù)必核實(shí)客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照（副本復(fù)印件加蓋公章）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書(shū)（如簽約非法定代表人），保證簽約主體合法有效，避免與無(wú)民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約。條款明確性：避免使用“大概”“左右”“盡快”等模糊表述，如“交付時(shí)間：收到預(yù)付款后30日內(nèi)”需明確具體起算日（如“以客戶預(yù)付款到賬日次日起計(jì)算”）；違約責(zé)任需量化（如“逾期付款按應(yīng)付金額0.05%/日支付違約金”）。知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保密：涉及定制化產(chǎn)品或技術(shù)服務(wù)的合同，需明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如“成果歸甲方所有”）；保密條款應(yīng)明保證密范圍、期限及違約責(zé)任，避免商業(yè)秘密泄露。（二）審核與時(shí)效管理審核時(shí)效：各部門(mén)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，非緊急合同審核總時(shí)長(zhǎng)原則上不超過(guò)3個(gè)工作日，避免因拖延導(dǎo)致客戶流失或履約風(fēng)險(xiǎn)。審批權(quán)限：嚴(yán)禁越權(quán)審批，對(duì)金額超標(biāo)準(zhǔn)或特殊類型合同，必須經(jīng)相應(yīng)層級(jí)審批人簽字確認(rèn)，保證合同審批流程合規(guī)。（三）客戶溝通與記錄留存溝通書(shū)面化：與客戶的所有溝通（尤其是條款變更、協(xié)商結(jié)果）需通過(guò)郵件、函件等書(shū)面形式記錄，避免口頭約定導(dǎo)致的爭(zhēng)議?？蛻舸_認(rèn)的修改內(nèi)容需作為合同附件或補(bǔ)充協(xié)議，雙方簽字蓋章后生效。簽收規(guī)范：接收客戶簽署的合同時(shí)要求客戶在《文件簽收單》上注明簽收日期、份數(shù)及簽收人信息，保證合同接收過(guò)程可追溯。（四）歸檔與履約跟蹤檔案完整性：合同歸檔需包含全套資料（合同文本、審核意見(jiàn)表、審批表、客戶需求確認(rèn)清單、溝通記錄、履約憑證等），缺失任何一項(xiàng)可能導(dǎo)致后續(xù)維權(quán)困難。履約監(jiān)控：銷售部需定期更新合同履行狀態(tài)，對(duì)即將到期的交付、付款節(jié)點(diǎn)提前7天提醒相關(guān)部門(mén)及客戶，避免逾期履約；發(fā)生履約障礙（如客戶延遲驗(yàn)收、不可抗力）時(shí)，需及時(shí)書(shū)面通知客戶并收集證據(jù)，同步上報(bào)法務(wù)評(píng)估處理方案。（五）特殊情