合約簽署監(jiān)控規(guī)程一、概述

合約簽署監(jiān)控規(guī)程旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部合約簽署流程，確保簽署過程的合規(guī)性、安全性與高效性。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)控機(jī)制，降低簽署風(fēng)險(xiǎn)，提升合同管理效率。本規(guī)程適用于公司所有涉及合約簽署的業(yè)務(wù)部門及人員，涵蓋從簽署前準(zhǔn)備到簽署后的全流程監(jiān)控。

二、監(jiān)控范圍與目的

（一）監(jiān)控范圍

1.所有對(duì)外簽署的合同、協(xié)議、訂單及其他具有法律效力的文件。

2.簽署過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如文件審批、電子簽章使用、簽署確認(rèn)等。

3.簽署后的歸檔與跟蹤管理。

（二）監(jiān)控目的

1.防范簽署風(fēng)險(xiǎn)，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。

2.提高簽署效率，減少流程延誤。

3.便于審計(jì)追溯，確保流程可追溯性。

三、操作規(guī)程

（一）簽署前準(zhǔn)備階段監(jiān)控

1.文件審核要點(diǎn)：

(1)核對(duì)合同主體資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份等）。

(2)檢查合同條款是否完整，無遺漏或歧義。

(3)評(píng)估潛在法律風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)咨詢法務(wù)部門。

2.審批流程監(jiān)控：

(1)確認(rèn)審批路徑是否合規(guī)，審批人是否具備授權(quán)。

(2)記錄審批時(shí)間與意見，確保審批時(shí)效性。

（二）簽署過程監(jiān)控

1.電子簽章管理：

(1)使用公司統(tǒng)一授權(quán)的電子簽章系統(tǒng)。

(2)監(jiān)控簽章使用記錄，包括操作人、時(shí)間、文件版本。

2.簽署方式規(guī)范：

(1)紙質(zhì)合同需確保簽字蓋章清晰完整。

(2)電子合同需通過合規(guī)平臺(tái)簽署，留存簽署視頻或動(dòng)態(tài)圖像。

（三）簽署后管理

1.文件歸檔：

(1)紙質(zhì)合同需編號(hào)存檔，存放于指定位置。

(2)電子合同需上傳至合同管理系統(tǒng)，備份至安全存儲(chǔ)設(shè)備。

2.跟蹤與提醒：

(1)定期檢查未履行條款的合同，及時(shí)跟進(jìn)。

(2)對(duì)即將到期的合同進(jìn)行預(yù)警，提前安排續(xù)簽或終止流程。

四、監(jiān)控責(zé)任與權(quán)限

（一）責(zé)任部門

1.合同管理部門負(fù)責(zé)全流程監(jiān)控與流程優(yōu)化。

2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本領(lǐng)域合同的初步審核與提報(bào)。

（二）權(quán)限劃分

1.審批人權(quán)限：僅能審批其授權(quán)范圍內(nèi)的合同。

2.監(jiān)控人員權(quán)限：可查看監(jiān)控記錄，但無修改權(quán)限。

五、違規(guī)處理

1.若發(fā)現(xiàn)簽署過程存在漏洞（如未經(jīng)審批、簽章偽造等），立即暫停相關(guān)合同執(zhí)行。

2.根據(jù)公司制度對(duì)責(zé)任人進(jìn)行追責(zé)，并通報(bào)至相關(guān)部門。

六、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起執(zhí)行，合同管理部門負(fù)責(zé)解釋與修訂。各部門需定期培訓(xùn)，確保人員熟悉操作流程。

三、操作規(guī)程（續(xù)）

（一）簽署前準(zhǔn)備階段監(jiān)控（續(xù)）

1.文件審核要點(diǎn)（續(xù)）：

(1)核對(duì)合同主體資格（續(xù)）：

-檢查對(duì)方公司是否為獨(dú)立法人，需提供有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本掃描件或復(fù)印件，核對(duì)注冊(cè)信息是否與合同主體一致。

-若對(duì)方為公司，需確認(rèn)其經(jīng)營(yíng)狀態(tài)是否正常（如無吊銷、注銷等異常記錄）；若為個(gè)人，需核實(shí)其身份信息的真實(shí)性。

-示例：通過公開的企業(yè)信息查詢平臺(tái)或第三方商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)驗(yàn)證對(duì)方資質(zhì)。

(2)檢查合同條款是否完整，無遺漏或歧義（續(xù)）：

-重點(diǎn)審核合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款。

-對(duì)合同中的定義、術(shù)語進(jìn)行明確，避免因表述模糊導(dǎo)致后續(xù)爭(zhēng)議。

-示例：對(duì)于“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”，應(yīng)明確約定具體參數(shù)或參照標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)，而非使用“合格即滿足”等模糊表述。

(3)評(píng)估潛在法律風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)咨詢法務(wù)部門（續(xù)）：

-對(duì)合同中的權(quán)利義務(wù)分配、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)等條款進(jìn)行合理性評(píng)估。

-對(duì)于金額較大或涉及復(fù)雜交易模式的合同，必須提交法務(wù)部門進(jìn)行專業(yè)意見輸出。

-示例：若合同中存在“單方面解除權(quán)”條款，需評(píng)估其觸發(fā)條件是否公平合理。

2.審批流程監(jiān)控（續(xù)）：

(1)確認(rèn)審批路徑是否合規(guī)，審批人是否具備授權(quán)（續(xù)）：

-根據(jù)公司內(nèi)部《合同審批管理辦法》，核對(duì)合同金額是否在審批權(quán)限范圍內(nèi)。

-確認(rèn)審批鏈完整，如需多級(jí)審批，需逐級(jí)完成且簽字/電子簽章有效。

-示例：金額在10萬元以下的合同由部門負(fù)責(zé)人審批，10-50萬元需加簽分管領(lǐng)導(dǎo)，超過50萬元需提交總經(jīng)理審批。

(2)記錄審批時(shí)間與意見，確保審批時(shí)效性（續(xù)）：

-使用電子審批系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄審批節(jié)點(diǎn)及耗時(shí)；若為紙質(zhì)審批，需在審批單上明確記錄時(shí)間。

-超過規(guī)定審批時(shí)限未完成審批的，需由合同管理部門協(xié)調(diào)推動(dòng)。

-示例：標(biāo)準(zhǔn)合同審批時(shí)限不超過3個(gè)工作日，緊急合同可申請(qǐng)優(yōu)先審批并說明原因。

（二）簽署過程監(jiān)控（續(xù)）

1.電子簽章管理（續(xù)）：

(1)使用公司統(tǒng)一授權(quán)的電子簽章系統(tǒng)（續(xù)）：

-僅能通過公司指定的電子簽章平臺(tái)（如“XX電子簽”或“XX合同云”）進(jìn)行操作，嚴(yán)禁使用非授權(quán)工具。

-確認(rèn)電子簽章賬戶密碼安全，定期更換，操作需綁定IP地址或手機(jī)驗(yàn)證。

-示例：電子簽章平臺(tái)需符合《電子簽名法》要求，具備數(shù)據(jù)加密、防篡改等安全功能。

(2)監(jiān)控簽章使用記錄，包括操作人、時(shí)間、文件版本（續(xù)）：

-系統(tǒng)自動(dòng)生成簽章日志，包括操作人工號(hào)/姓名、簽署時(shí)間（精確到秒）、簽署文件編號(hào)、IP地址等信息。

-每月由合同管理部門對(duì)簽章日志進(jìn)行抽檢，核對(duì)異常操作。

-示例：若發(fā)現(xiàn)同一時(shí)間同一賬戶在多地IP操作，需立即核查原因。

2.簽署方式規(guī)范（續(xù)）：

(1)紙質(zhì)合同需確保簽字蓋章清晰完整（續(xù)）：

-簽字需為法定代表人或授權(quán)代表親筆簽名，蓋章需為公章或合同專用章（依據(jù)合同性質(zhì)選擇）。

-蓋章位置需規(guī)范，公章應(yīng)蓋在合同標(biāo)題或合同款項(xiàng)處，騎縫章需在合同頁邊騎縫處加蓋。

-示例：對(duì)于金額超過20萬元的合同，必須加蓋公章及法定代表人簽字章。

(2)電子合同需通過合規(guī)平臺(tái)簽署，留存簽署視頻或動(dòng)態(tài)圖像（續(xù)）：

-優(yōu)先使用具備CA認(rèn)證或符合《電子簽名法》的電子合同平臺(tái)。

-簽署時(shí)需同步錄制簽署者的面部確認(rèn)視頻或動(dòng)態(tài)圖像，作為身份驗(yàn)證及簽署意愿憑證。

-示例：簽署完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成包含時(shí)間戳、簽署人生物信息（如人臉識(shí)別）的簽署憑證。

（三）簽署后管理（續(xù)）

1.文件歸檔（續(xù)）：

(1)紙質(zhì)合同需編號(hào)存檔，存放于指定位置（續(xù)）：

-建立合同編號(hào)規(guī)則（如“YYYYMMDD-部門縮寫-流水號(hào)”），確保唯一性。

-按編號(hào)順序存檔于防火、防潮的檔案柜中，重要合同可雙份存檔。

-示例：銷售合同歸檔于財(cái)務(wù)室，采購(gòu)合同歸檔于采購(gòu)部，編號(hào)規(guī)則需在制度中明確。

(2)電子合同需上傳至合同管理系統(tǒng)，備份至安全存儲(chǔ)設(shè)備（續(xù)）：

-簽署完成后24小時(shí)內(nèi)完成電子合同的歸檔，系統(tǒng)自動(dòng)分類并索引。

-電子合同需定期（如每月）同步至公司服務(wù)器或云存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。

-示例：可采用磁帶庫(kù)或?qū)Ｓ肗AS設(shè)備作為電子合同備份，設(shè)定雙機(jī)熱備策略。

2.跟蹤與提醒（續(xù)）：

(1)定期檢查未履行條款的合同，及時(shí)跟進(jìn)（續(xù)）：

-每季度由合同管理部門根據(jù)合同履行期限制作《合同履行監(jiān)控表》，重點(diǎn)關(guān)注即將到期的義務(wù)（如付款、交付等）。

-對(duì)于超期未履行的條款，需聯(lián)系業(yè)務(wù)部門確認(rèn)原因，必要時(shí)制定補(bǔ)救措施。

-示例：若采購(gòu)合同約定3月15日到貨，系統(tǒng)到期自動(dòng)預(yù)警，業(yè)務(wù)部門需在5個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)到貨情況。

(2)對(duì)即將到期的合同進(jìn)行預(yù)警，提前安排續(xù)簽或終止流程（續(xù)）：

-對(duì)于租賃、服務(wù)類合同，需在到期前30天啟動(dòng)續(xù)簽或終止談判。

-終止合同需按合同約定提前通知，并完成財(cái)產(chǎn)交接或款項(xiàng)結(jié)算。

-示例：年度服務(wù)合同到期前60天，需評(píng)估服務(wù)滿意度，決定是否續(xù)簽并啟動(dòng)招標(biāo)流程。

四、監(jiān)控責(zé)任與權(quán)限（續(xù)）

（一）責(zé)任部門（續(xù)）

1.合同管理部門負(fù)責(zé)全流程監(jiān)控與流程優(yōu)化（續(xù)）：

-負(fù)責(zé)制定和修訂本規(guī)程，組織全員培訓(xùn)。

-每月出具《合同管理報(bào)告》，分析簽署效率及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

-示例：合同管理部門需配備至少2名專職合同管理人員，持證上崗。

2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本領(lǐng)域合同的初步審核與提報(bào)（續(xù)）：

-負(fù)責(zé)收集合同需求，填寫《合同審批單》，附上業(yè)務(wù)背景說明。

-負(fù)責(zé)簽署后合同條款的初步落實(shí)，如付款對(duì)接、服務(wù)接收等。

-示例：銷售部負(fù)責(zé)客戶合同的提報(bào)，技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)服務(wù)合同的審核。

（二）權(quán)限劃分（續(xù)）

1.審批人權(quán)限（續(xù)）：

-審批人僅能修改其權(quán)限范圍內(nèi)的審批意見（如駁回并說明理由）。

-不得將審批權(quán)限轉(zhuǎn)借他人，審批行為由系統(tǒng)記錄其工號(hào)。

-示例：部門負(fù)責(zé)人可審批本部門合同，但金額超限額需加簽分管領(lǐng)導(dǎo)。

2.監(jiān)控人員權(quán)限（續(xù)）：

-監(jiān)控人員（如合同管理員）可查看所有合同的審批進(jìn)度及簽署記錄，但無修改權(quán)限。

-可導(dǎo)出監(jiān)控報(bào)表，但需符合數(shù)據(jù)保密要求，不得泄露敏感信息。

-示例：監(jiān)控人員需簽署《保密協(xié)議》，離職時(shí)需交還所有監(jiān)控資料。

五、違規(guī)處理（續(xù)）

1.若發(fā)現(xiàn)簽署過程存在漏洞（如未經(jīng)審批、簽章偽造等），立即暫停相關(guān)合同執(zhí)行（續(xù)）：

-暫停執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)包括：審批缺位、簽章無效、合同主體資格存疑等。

-暫停執(zhí)行后，需在3個(gè)工作日內(nèi)完成問題整改，經(jīng)復(fù)核后方可恢復(fù)執(zhí)行。

-示例：若發(fā)現(xiàn)電子簽章非授權(quán)人使用，需立即凍結(jié)該賬戶并上報(bào)管理層。

2.根據(jù)公司制度對(duì)責(zé)任人進(jìn)行追責(zé)，并通報(bào)至相關(guān)部門（續(xù)）：

-追責(zé)依據(jù)包括《員工手冊(cè)》《合同管理辦法》等內(nèi)部制度。

-追責(zé)形式包括警告、罰款、降職等，嚴(yán)重者需移交人力資源部門處理。

-涉及多個(gè)部門的，需聯(lián)合相關(guān)部門共同追責(zé)。

-示例：若因?qū)徟耸殞?dǎo)致合同簽署錯(cuò)誤，需扣除審批人當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金，并通報(bào)至所在部門。

六、附則（續(xù)）

1.本規(guī)程自發(fā)布之日起執(zhí)行，合同管理部門負(fù)責(zé)解釋與修訂（續(xù)）：

-每年至少修訂一次，根據(jù)業(yè)務(wù)變化或系統(tǒng)升級(jí)調(diào)整相關(guān)條款。

-修訂后的規(guī)程需重新發(fā)布并組織培訓(xùn)。

2.各部門需定期培訓(xùn)，確保人員熟悉操作流程（續(xù)）：

-新員工入職需接受合同管理培訓(xùn)，考核合格后方可接觸合同工作。

-每半年組織一次全員合同知識(shí)考試，成績(jī)與績(jī)效考核掛鉤。

-示例：可采用線上學(xué)習(xí)平臺(tái)或線下講座形式開展培訓(xùn)，確保覆蓋率達(dá)100%。

一、概述

合約簽署監(jiān)控規(guī)程旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部合約簽署流程，確保簽署過程的合規(guī)性、安全性與高效性。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)控機(jī)制，降低簽署風(fēng)險(xiǎn)，提升合同管理效率。本規(guī)程適用于公司所有涉及合約簽署的業(yè)務(wù)部門及人員，涵蓋從簽署前準(zhǔn)備到簽署后的全流程監(jiān)控。

二、監(jiān)控范圍與目的

（一）監(jiān)控范圍

1.所有對(duì)外簽署的合同、協(xié)議、訂單及其他具有法律效力的文件。

2.簽署過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如文件審批、電子簽章使用、簽署確認(rèn)等。

3.簽署后的歸檔與跟蹤管理。

（二）監(jiān)控目的

1.防范簽署風(fēng)險(xiǎn)，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。

2.提高簽署效率，減少流程延誤。

3.便于審計(jì)追溯，確保流程可追溯性。

三、操作規(guī)程

（一）簽署前準(zhǔn)備階段監(jiān)控

1.文件審核要點(diǎn)：

(1)核對(duì)合同主體資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份等）。

(2)檢查合同條款是否完整，無遺漏或歧義。

(3)評(píng)估潛在法律風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)咨詢法務(wù)部門。

2.審批流程監(jiān)控：

(1)確認(rèn)審批路徑是否合規(guī)，審批人是否具備授權(quán)。

(2)記錄審批時(shí)間與意見，確保審批時(shí)效性。

（二）簽署過程監(jiān)控

1.電子簽章管理：

(1)使用公司統(tǒng)一授權(quán)的電子簽章系統(tǒng)。

(2)監(jiān)控簽章使用記錄，包括操作人、時(shí)間、文件版本。

2.簽署方式規(guī)范：

(1)紙質(zhì)合同需確保簽字蓋章清晰完整。

(2)電子合同需通過合規(guī)平臺(tái)簽署，留存簽署視頻或動(dòng)態(tài)圖像。

（三）簽署后管理

1.文件歸檔：

(1)紙質(zhì)合同需編號(hào)存檔，存放于指定位置。

(2)電子合同需上傳至合同管理系統(tǒng)，備份至安全存儲(chǔ)設(shè)備。

2.跟蹤與提醒：

(1)定期檢查未履行條款的合同，及時(shí)跟進(jìn)。

(2)對(duì)即將到期的合同進(jìn)行預(yù)警，提前安排續(xù)簽或終止流程。

四、監(jiān)控責(zé)任與權(quán)限

（一）責(zé)任部門

1.合同管理部門負(fù)責(zé)全流程監(jiān)控與流程優(yōu)化。

2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本領(lǐng)域合同的初步審核與提報(bào)。

（二）權(quán)限劃分

1.審批人權(quán)限：僅能審批其授權(quán)范圍內(nèi)的合同。

2.監(jiān)控人員權(quán)限：可查看監(jiān)控記錄，但無修改權(quán)限。

五、違規(guī)處理

1.若發(fā)現(xiàn)簽署過程存在漏洞（如未經(jīng)審批、簽章偽造等），立即暫停相關(guān)合同執(zhí)行。

2.根據(jù)公司制度對(duì)責(zé)任人進(jìn)行追責(zé)，并通報(bào)至相關(guān)部門。

六、附則

本規(guī)程自發(fā)布之日起執(zhí)行，合同管理部門負(fù)責(zé)解釋與修訂。各部門需定期培訓(xùn)，確保人員熟悉操作流程。

三、操作規(guī)程（續(xù)）

（一）簽署前準(zhǔn)備階段監(jiān)控（續(xù)）

1.文件審核要點(diǎn)（續(xù)）：

(1)核對(duì)合同主體資格（續(xù)）：

-檢查對(duì)方公司是否為獨(dú)立法人，需提供有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本掃描件或復(fù)印件，核對(duì)注冊(cè)信息是否與合同主體一致。

-若對(duì)方為公司，需確認(rèn)其經(jīng)營(yíng)狀態(tài)是否正常（如無吊銷、注銷等異常記錄）；若為個(gè)人，需核實(shí)其身份信息的真實(shí)性。

-示例：通過公開的企業(yè)信息查詢平臺(tái)或第三方商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)驗(yàn)證對(duì)方資質(zhì)。

(2)檢查合同條款是否完整，無遺漏或歧義（續(xù)）：

-重點(diǎn)審核合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款。

-對(duì)合同中的定義、術(shù)語進(jìn)行明確，避免因表述模糊導(dǎo)致后續(xù)爭(zhēng)議。

-示例：對(duì)于“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”，應(yīng)明確約定具體參數(shù)或參照標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)，而非使用“合格即滿足”等模糊表述。

(3)評(píng)估潛在法律風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)咨詢法務(wù)部門（續(xù)）：

-對(duì)合同中的權(quán)利義務(wù)分配、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)等條款進(jìn)行合理性評(píng)估。

-對(duì)于金額較大或涉及復(fù)雜交易模式的合同，必須提交法務(wù)部門進(jìn)行專業(yè)意見輸出。

-示例：若合同中存在“單方面解除權(quán)”條款，需評(píng)估其觸發(fā)條件是否公平合理。

2.審批流程監(jiān)控（續(xù)）：

(1)確認(rèn)審批路徑是否合規(guī)，審批人是否具備授權(quán)（續(xù)）：

-根據(jù)公司內(nèi)部《合同審批管理辦法》，核對(duì)合同金額是否在審批權(quán)限范圍內(nèi)。

-確認(rèn)審批鏈完整，如需多級(jí)審批，需逐級(jí)完成且簽字/電子簽章有效。

-示例：金額在10萬元以下的合同由部門負(fù)責(zé)人審批，10-50萬元需加簽分管領(lǐng)導(dǎo)，超過50萬元需提交總經(jīng)理審批。

(2)記錄審批時(shí)間與意見，確保審批時(shí)效性（續(xù)）：

-使用電子審批系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄審批節(jié)點(diǎn)及耗時(shí)；若為紙質(zhì)審批，需在審批單上明確記錄時(shí)間。

-超過規(guī)定審批時(shí)限未完成審批的，需由合同管理部門協(xié)調(diào)推動(dòng)。

-示例：標(biāo)準(zhǔn)合同審批時(shí)限不超過3個(gè)工作日，緊急合同可申請(qǐng)優(yōu)先審批并說明原因。

（二）簽署過程監(jiān)控（續(xù)）

1.電子簽章管理（續(xù)）：

(1)使用公司統(tǒng)一授權(quán)的電子簽章系統(tǒng)（續(xù)）：

-僅能通過公司指定的電子簽章平臺(tái)（如“XX電子簽”或“XX合同云”）進(jìn)行操作，嚴(yán)禁使用非授權(quán)工具。

-確認(rèn)電子簽章賬戶密碼安全，定期更換，操作需綁定IP地址或手機(jī)驗(yàn)證。

-示例：電子簽章平臺(tái)需符合《電子簽名法》要求，具備數(shù)據(jù)加密、防篡改等安全功能。

(2)監(jiān)控簽章使用記錄，包括操作人、時(shí)間、文件版本（續(xù)）：

-系統(tǒng)自動(dòng)生成簽章日志，包括操作人工號(hào)/姓名、簽署時(shí)間（精確到秒）、簽署文件編號(hào)、IP地址等信息。

-每月由合同管理部門對(duì)簽章日志進(jìn)行抽檢，核對(duì)異常操作。

-示例：若發(fā)現(xiàn)同一時(shí)間同一賬戶在多地IP操作，需立即核查原因。

2.簽署方式規(guī)范（續(xù)）：

(1)紙質(zhì)合同需確保簽字蓋章清晰完整（續(xù)）：

-簽字需為法定代表人或授權(quán)代表親筆簽名，蓋章需為公章或合同專用章（依據(jù)合同性質(zhì)選擇）。

-蓋章位置需規(guī)范，公章應(yīng)蓋在合同標(biāo)題或合同款項(xiàng)處，騎縫章需在合同頁邊騎縫處加蓋。

-示例：對(duì)于金額超過20萬元的合同，必須加蓋公章及法定代表人簽字章。

(2)電子合同需通過合規(guī)平臺(tái)簽署，留存簽署視頻或動(dòng)態(tài)圖像（續(xù)）：

-優(yōu)先使用具備CA認(rèn)證或符合《電子簽名法》的電子合同平臺(tái)。

-簽署時(shí)需同步錄制簽署者的面部確認(rèn)視頻或動(dòng)態(tài)圖像，作為身份驗(yàn)證及簽署意愿憑證。

-示例：簽署完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成包含時(shí)間戳、簽署人生物信息（如人臉識(shí)別）的簽署憑證。

（三）簽署后管理（續(xù)）

1.文件歸檔（續(xù)）：

(1)紙質(zhì)合同需編號(hào)存檔，存放于指定位置（續(xù)）：

-建立合同編號(hào)規(guī)則（如“YYYYMMDD-部門縮寫-流水號(hào)”），確保唯一性。

-按編號(hào)順序存檔于防火、防潮的檔案柜中，重要合同可雙份存檔。

-示例：銷售合同歸檔于財(cái)務(wù)室，采購(gòu)合同歸檔于采購(gòu)部，編號(hào)規(guī)則需在制度中明確。

(2)電子合同需上傳至合同管理系統(tǒng)，備份至安全存儲(chǔ)設(shè)備（續(xù)）：

-簽署完成后24小時(shí)內(nèi)完成電子合同的歸檔，系統(tǒng)自動(dòng)分類并索引。

-電子合同需定期（如每月）同步至公司服務(wù)器或云存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。

-示例：可采用磁帶庫(kù)或?qū)Ｓ肗AS設(shè)備作為電子合同備份，設(shè)定雙機(jī)熱備策略。

2.跟蹤與提醒（續(xù)）：

(1)定期檢查未履行條款的合同，及時(shí)跟進(jìn)（續(xù)）：

-每季度由合同管理部門根據(jù)合同履行期限制作《合同履行監(jiān)控表》，重點(diǎn)關(guān)注即將到期的義務(wù)（如付款、交付等）。

-對(duì)于超期未履行的條款，需聯(lián)系業(yè)務(wù)部門確認(rèn)原因，必要時(shí)制定補(bǔ)救措施。

-示例：若采購(gòu)合同約定3月15日到貨，系統(tǒng)到期自動(dòng)預(yù)警，業(yè)務(wù)部門需在5個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)到貨情況。

(2)對(duì)即將到期的合同進(jìn)行預(yù)警，提前安排續(xù)簽或終止流程（續(xù)）：

-對(duì)于租賃、服務(wù)類合同，需在到期前30天啟動(dòng)續(xù)簽或終止談判。

-終止合同需按合同約定提前通知，并完成財(cái)產(chǎn)交接或款項(xiàng)結(jié)算。

-示例：年度服務(wù)合同到期前60天，需評(píng)估服務(wù)滿意度，決定是否續(xù)簽并啟動(dòng)招標(biāo)流程。

四、監(jiān)控責(zé)任與權(quán)限（續(xù)）

（一）責(zé)任部門（續(xù)）

1.合同管理部門負(fù)責(zé)全流程監(jiān)控與流程優(yōu)化（續(xù)）：

-負(fù)責(zé)制定和修訂本規(guī)程，組織全員培訓(xùn)。

-每月出具《合同管理報(bào)告》，分析簽署效率及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

-示例：合同管理部門需配備至少2名專職合同管理人員，持證上崗。

2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本領(lǐng)域合同的初步審核與提報(bào)（續(xù)）：

-負(fù)責(zé)收集合同需求，填寫《合同審批單》，附上業(yè)務(wù)背景說明。

-負(fù)責(zé)簽署后合同條款的初步落實(shí)，如付款對(duì)接、服務(wù)